Без рубрики
О Рекомендациях по ведению делопроизводства в территориальной избирательной комиссии
Решение Мосгоризбиркома от 06.12.2010 N 75/125
Cтр. 1
Московская городская избирательная комиссия решила:
1. Утвердить Рекомендации по ведению делопроизводства в территориальной избирательной комиссии (приложение).
2. Признать утратившим силу решение Московской городской избирательной комиссии от 26 апреля 2005 г. N 66/2 "Об Инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии".
3. Опубликовать настоящее решение в официальных изданиях Московской городской избирательной комиссии.
Председатель комиссии В.П. Горбунов
Секретарь комиссии Ф.Ф. Халилулин
Приложение к решению Московской городской избирательной комиссии от 6 декабря 2010 г. N 75/125
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
1. Общие положения
Делопроизводство — направление в деятельности организации, обеспечивающее документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение).
1.1. Ведение делопроизводства в территориальной избирательной комиссии обеспечивается в соответствии с Федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об Архивном деле в Российской Федерации", другими федеральными законами и иными нормативными актами, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 24.01.2003 N 169/1426-3 "О примерной инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии", Избирательным кодексом города Москвы, решениями Московской городской избирательной комиссии, территориальной избирательной комиссии.
1.2. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии (далее — Комиссия) ведется в автоматизированной системе или в журналах и карточках.
1.3. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний Комиссии, оформление принятых решений и протоколов заседаний, за организацию работы с документами, обеспечение сохранности документов Комиссии и передачу их в Московскую городскую избирательную комиссию возлагается на председателя Комиссии.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции производятся председателем (заместителем, секретарем) Комиссии.
2.2. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в Комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан, путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в регистрационной системе: автоматизированной или в журнальной (приложение N 1).
2.3. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем Комиссии и после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям под расписку.
2.4. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем Комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Комиссии.
3. Оформление отправляемой документации
3.1. Отправляемые письма подписываются председателем Комиссии. Документы регистрируются в журнале или автоматизированной системе (приложение N 2).
3.2. Документы должны быть оформлены в соответствии с основными требованиями, предъявляемыми к их оформлению (приложение N 3).
3.3. При оформлении ответных документов следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается номер, который состоит, как правило, из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера отправляемого документа, разделенных косой чертой. Этот номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация отправляемых документов осуществляется в пределах календарного года.
3.4. При оформлении документов указывается полный почтовый адрес.
3.5. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для отправляемых документов.
3.6. Копия отправляемого документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
4. Работа с обращениями граждан
4.1. Учет обращений (жалоб), поступивших в Комиссию, ведется отдельно от других видов документов.
4.2. Все поступившие обращения (жалобы), в том числе и переадресованные в Комиссию из других организаций, регистрируются в день их поступления (приложение N 4). Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.
4.3. Если обращения (жалобы) граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.
4.4. Все письменные обращения (жалобы) ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
4.5. Обращения (жалобы) о нарушении закона в ходе избирательной кампании рассматриваются и по ним принимаются решения в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, решения принимаются немедленно. Если содержащиеся в обращениях факты требуют дополнительной проверки, по ним решения принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
4.6. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
4.7. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает председатель Комиссии.
5. Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии. Протокол заседания Комиссии
5.1. Проект повестки дня заседания Комиссии готовит секретарь Комиссии.
5.2. Документы, представляемые к рассмотрению на заседании Комиссии, должны включать проект решения и указанные в тексте проекта приложения.
5.3. К проекту решения приобщаются подлинники документов, являющиеся основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.
5.4. Секретарь Комиссии комплектует для членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, папки с копиями документов, подлежащих рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии.
5.5. Решения Комиссии подписывают председатель и секретарь Комиссии. Номер решения, как правило, состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой.
5.6. Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
5.7. На заседании Комиссии ведется протокол. Протокол заседания Комиссии оформляется в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня заседания.
5.8. В основной части протокола перечисляются инициалы и фамилии членов Комиссии и других лиц, присутствующих на заседании, вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение Комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования.
К протоколу прилагаются подлинные экземпляры решений и документов, приложенных к ним.
5.9. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем Комиссии.
6. Контроль за исполнением документов
6.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, решения Московской городской избирательной комиссии, решения Комиссии, планы мероприятий, поступившие документы, отправленные письма, требующие ответа, обращения граждан.
6.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя Комиссии.
6.3. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
6.4. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок.
6.5. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем Комиссии.
6.6. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Снять документ с контроля может только председатель Комиссии, который поставил его на контроль, при этом на документе и в карточке или журнале делается отметка о снятии с контроля.
6.7. Решение Комиссии снимается с контроля по ее же решению на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в указанный срок.
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел Комиссии, передача дел на дальнейшее хранение, уничтожение дел, не подлежащих хранению
7.1. Делопроизводство в Комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
7.2. При составлении номенклатуры дел Комиссия руководствуется Примерной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии, разработанной ЦИК России и Московской городской избирательной комиссией (приложение N 5).
7.3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
7.4. Номенклатура дел на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых в предстоящем году.
7.5. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
7.6. Номенклатура дел подписывается секретарем Комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
7.7. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, необходимо сделать на документе запись об их местонахождении;
протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии, в том числе подлинные решения Комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола;
обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
7.8. Порядок хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением федеральных выборов, референдума, утверждает Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, при проведении региональных выборов, референдума — утверждает Московская городская избирательная комиссия, при проведении муниципальных выборов, референдума — комиссия муниципального образования по согласованию с соответствующими государственными архивными органами.
7.9. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
7.10. Оформление дел, подлежащих передаче для дальнейшего хранения в архив, предусматривает: формирование документов дела; оформление реквизитов обложки; нумерацию листов; составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела; подшивку и переплет.
Количество листов одного тома не должно превышать 250 листов.
7.11. Обложка дела оформляется по форме (приложение N 6).
Все надписи на обложках делаются разборчиво, без сокращений.
Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата — это дата самого раннего, а конечная дата — дата самого позднего документа в деле.
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения числа и год проставляются прописью без сокращения.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами (черная шариковая ручка).
7.12. Листы нумеруются карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
7.13. Заверительным листом заканчивается каждое дело (приложение N 7).
В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, ставятся дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указываются его должность, инициалы и фамилия.
7.14. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.
7.15. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона и переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций к ним.
7.16. После оформления документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение N 8).
7.17. Документы Комиссии передаются в вышестоящие избирательные комиссии по сдаточным описям и актам (приложение N 9) в папках и связках.
7.18. На документы, подлежащие уничтожению, составляются акты установленной формы (приложение N 10). Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
7.19. Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения допускается в исключительных случаях и только с разрешения председателя Комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
Приложение N 1 к Рекомендациям
Журнал регистрации поступивших документов
┌───┬────────────────┬───────┬───────┬────────────┬──────────┬───────────┬───────────┬──────────┬──────────┬───────────┐│N │Регистрационный │Дата │Коррес-│Номер и дата│Краткое │Резолюция │Исполнитель│Контроль, │Отметка об│Номер дела,││п/п│номер (очередной│поступ-│пондент│поступившего│содержание│руководства│ │срок │исполнении│куда ││ │при поступлении)│ления │ │документа │документа │ │ │исполнения│ │помещен ││ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │исполненный││ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │документ │├───┼────────────────┼───────┼───────┼────────────┼──────────┼───────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────────┤│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │└───┴────────────────┴───────┴───────┴────────────┴──────────┴───────────┴───────────┴──────────┴──────────┴───────────┘
Приложение N 2 к Рекомендациям
Журнал регистрации отправленных документов
┌───────────┬────────────┬───────┬──────────┬────────┬──────┬─────────────┐│Дата │Регистра- │Адресат│Краткое │Кто │Испол-│Номер дела с ││отправления│ционный │ │содержание│подписал│нитель│копией ││документа │номер │ │документа │документ│ │отправленного││ │(очередной │ │ │ │ │документа ││ │при │ │ │ │ │(где хранится││ │отправлении)│ │ │ │ │копия ││ │ │ │ │ │ │документа) │├───────────┼────────────┼───────┼──────────┼────────┼──────┼─────────────┤│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │└───────────┴────────────┴───────┴──────────┴────────┴──────┴─────────────┘
Приложение N 3 к Рекомендациям
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
При составлении и оформлении служебных документов необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
2. При подготовке и оформлении документов используются следующие основные реквизиты:
Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола — это дата заседания (принятия решения), для акта — дата составления.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: 12.01.2010.
Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п.
Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 03 марта 2010 г.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только при оформлении писем, включается в бланк проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.
Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Верховный Суд Российской Федерации Судебная коллегия по гражданским делам
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Например:
Окружная газета "Центр"
Главному редактору
Инициалы, фамилия
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю руководителя управления Федеральной налоговой службы России по г. Москве инициалы, фамилия
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти города Москвы, адрес не указывается.
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации Проспект Вернадского, 84, Москва, 117606
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям территориальных избирательных комиссий города Москвы
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. Подлинник такого документа остается у отправителя, копии направляются в указанные адреса.
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Петрову П.П. ул. Лесная, дом 4, кв. 5, Москва, 127000
Реквизит "Заголовок к тексту". Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)".
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.
Он может формулироваться с помощью словосочетаний ("Об организации…", "О состоянии…", "О приеме…").
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ Председатель территориальной избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия Дата
При утверждении документа решением, протоколом реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО решением территориальной избирательной комиссии от 22 августа 2010 года N 45/3
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Реквизит "Резолюция" оформляется на документе или отдельном листе, приложенном к документу. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
Иванову И.И. Петрову П.П. Прошу подготовить проект письма к (дата) Личная подпись (дата)
Реквизит "Текст документа". Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема, как правило, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами.
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используются следующие формы изложения:
От первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение").
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить").
От третьего лица единственного числа ("Территориальная избирательная комиссия считает возможным").
Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 4 л. в 1 экз. 2. Номенклатура дел на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Московской городской избирательной комиссии от 30.01.2010 N 07-000/10 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.
В решениях Комиссии сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению приложение относится:
Приложение к решению территориальной избирательной комиссии от 20 сентября 2010 года N 46/2
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.
Например: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.
Реквизит "Подпись". В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию.
Например:
Председатель подпись инициалы, фамилия
Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия.
Например:
Председатель подпись инициалы, фамилиятерриториальнойизбирательнойкомиссии
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилияСекретарь комиссии подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
В документе, подготовленном Комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей.
Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилияЧлены комиссии подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Реквизит "Гриф согласования" состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами, отделяется от последующих строк полуторным интервалом), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО Секретарь Московской городской избирательной комиссии Подпись, инициалы, фамилия дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Московской городской избирательной комиссии от 08.12.2010 N 15
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись".
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего.
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются личная подпись, инициалы, фамилия дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, в том числе на финансовых документах.
Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Реквизит "Отметка о заверении копии". Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. По общему правилу для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа) N __________ за ________ г. Верно: Должность Подпись И.О. Фамилия Дата Печать
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
П.П. Иванов
203-14-96
Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись.
Приложение N 4 к Рекомендациям
Журнал регистрации обращений граждан
┌───────────┬───────────────┬──────────┬───────────┬────────────┬───────────┬────────────┬──────────┐│Дата │Регистрационный│Ф.И.О., │Содержание │Резолюция │Контроль, │Исполнитель │Отметка об││поступления│номер │адрес │обращения │руководства │срок │ │исполнении││ │ │места │ │ │исполнения │ │документа,││ │ │жительства│ │ │ │ │номер дела││ │ │заявителя,│ │ │ │ │ ││ │ │телефон │ │ │ │ │ │├───────────┼───────────────┼──────────┼───────────┼────────────┼───────────┼────────────┼──────────┤│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │├───────────┼───────────────┼──────────┼───────────┼────────────┼───────────┼────────────┼──────────┤│ │ │ │ │ │ │ │ │└───────────┴───────────────┴──────────┴───────────┴────────────┴───────────┴────────────┴──────────┘
Приложение N 5 к Рекомендациям
УТВЕРЖДАЮ Председатель территориальной избирательной комиссии ______________________________________ (наименование) __________________ (инициалы, фамилия) "____" ____________ 20__ года Примерная номенклатура дел территориальной избирательной комиссии┌───┬───────────────────────────────────────────┬───────┬───────────────────┬──────────────────────┐│N │Заголовок дела │Кол-во │Срок хранения и │Примечание ││п/п│ │ед. хр.│номера статей по │ ││ │ │ │перечню │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │├───┼───────────────────────────────────────────┴───────┴───────────────────┴──────────────────────┤│ │01. Организационно-распорядительная документация │├───┼───────────────────────────────────────────┬───────┬───────────────────┬──────────────────────┤│1 │Федеральные законы "Об основных гарантиях │ │ДМН │ ││ │избирательных прав и права на участие в │ │ст. 1б │ ││ │референдуме граждан Российской Федерации", │ │ │ ││ │"О выборах Президента Российской │ │ │ ││ │Федерации", "О выборах депутатов │ │ │ ││ │Государственной Думы Федерального Собрания │ │ │ ││ │Российской Федерации", Закон города Москвы │ │ │ ││ │"Избирательный кодекс города Москвы". Копии│ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│2 │Документы и иные нормативные акты ЦИК │ │ДМН │ ││ │России. Решения Московской городской │ │ст. 1б │ ││ │избирательной комиссии. Копии │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│3 │Протоколы заседаний, решения │ │Постоянно │ ││ │территориальной избирательной комиссии и │ │ст. 18а │ ││ │документы к ним │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│4 │Переписка с Московской городской │ │5 лет │ ││ │избирательной комиссией по │ │ст. 84 │ ││ │организационно-правовым вопросам │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│5 │Переписка с участковыми избирательными │ │5 лет │ ││ │комиссиями по организационно-правовым │ │ст. 84 │ ││ │вопросам │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│6 │Переписка: │ │5 лет │ ││ │с законодательными и исполнительными │ │ст. 84 │ ││ │органами государственной власти; │ │ │ ││ │с органами местного самоуправления; │ │ │ ││ │с правоохранительными и судебными органами;│ │ │ ││ │со средствами массовой информации; и др. │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│7 │Переписка с кандидатами в депутаты, │ │5 лет │ ││ │депутатами, политическими партиями, │ │ст. 184 │ ││ │общественными объединениями │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│8 │Переписка по жалобам (избирателей, членов │ │5 лет │ ││ │избирательных комиссий, кандидатов в │ │ст. 183в │ ││ │депутаты, депутатов, представителей │ │ │ ││ │партий), поступившим в территориальную │ │ │ ││ │избирательную комиссию │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│9 │Документы (журналы, книги │ │5 лет │ ││ │контрольно-ревизионной службы при │ │ст. 176, 177 │ ││ │территориальной избирательной комиссии │ │ │ ││ │(справки, материалы и др.) │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│10 │Переписка с государственными органами, │ │5 лет │ ││ │политическими партиями и др. организациями │ │ст. 183в │ ││ │по вопросам деятельности │ │ │ ││ │контрольно-ревизионной службы при │ │ │ ││ │территориальной избирательной комиссии │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┴───────┴───────────────────┴──────────────────────┤│ │02. Бухгалтерский учет и отчетность │├───┼───────────────────────────────────────────┬───────┬───────────────────┬──────────────────────┤│11 │Отчет о поступлении и расходовании средств │ │Не менее 5 лет со │Не ранее подписания ││ │федерального бюджета, бюджета города │ │дня официального │акта о проведенной ││ │Москвы, выделенных избирательной комиссии │ │опубликования │ревизии ││ │на подготовку и проведение выборов, │ │результатов │ ││ │приложенные к ним первичные финансовые │ │выборов, а затем │ ││ │документы (кассовые, банковские документы, │ │уничтожаются по │ ││ │корешки банковских чековых книжек и др.) │ │акту │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│12 │Акты ревизий финансовой деятельности │ │5 лет │ ││ │территориальной избирательной комиссии │ │ст. 145 │ │├───┼───────────────────────────────────────────┴───────┴───────────────────┴──────────────────────┤│ │03. Документационное обеспечение территориальной избирательной комиссии │├───┼───────────────────────────────────────────┬───────┬───────────────────┬──────────────────────┤│13 │Инструкция по делопроизводству в │ │После замены новой │ ││ │территориальной избирательной комиссии │ │ст. 27б │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│14 │Номенклатура дел территориальной │ │До замены новой │ ││ │избирательной комиссии │ │ст. 200б │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│15 │Журналы регистрации документов: поступающих│ │5 лет │ ││ │в территориальную избирательную комиссию, │ │ст. 258г │ ││ │отправляемых из территориальной │ │ │ ││ │избирательной комиссии │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│16 │Журнал регистрации жалоб и обращений │ │5 лет │ ││ │(граждан, избирательных объединений, │ │ст. 258е │ ││ │кандидатов в депутаты и др.) │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│17 │Описи дел постоянного и временного │ │Постоянно │ ││ │хранения, акты передачи документов в архив │ │ст. 248 │ ││ │и в Московскую городскую избирательную │ │ │ ││ │комиссию │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┴───────┴───────────────────┴──────────────────────┤│ │04. Документация по выборам Президента Российской Федерации │├───┼───────────────────────────────────────────┬───────┬───────────────────┬──────────────────────┤│18 │Второй экземпляр протокола территориальной │ │Срок хранения │ ││ │избирательной комиссии об итогах │ │определяется в │ ││ │голосования и приобщенный к нему второй │ │соответствии с │ ││ │экземпляр сводной таблицы об итогах │ │федеральными │ ││ │голосования, включающий в себя полные │ │законами и │ ││ │данные всех поступивших протоколов │ │постановлением ЦИК │ ││ │участковых избирательных комиссий об итогах│ │России о порядке │ ││ │голосования, заверенные копии особых мнений│ │хранения и передачи│ ││ │членов территориальной избирательной │ │в архив документов,│ ││ │комиссии с правом решающего голоса, не │ │связанных с │ ││ │согласных с протоколами в целом или с │ │подготовкой и │ ││ │отдельными их положениями, заверенные копии│ │проведением выборов│ ││ │жалоб (заявлений) на нарушения Федерального│ │Президента │ ││ │закона "О выборах Президента Российской │ │Российской │ ││ │Федерации", поступивших в территориальную │ │Федерации │ ││ │избирательную комиссию в день голосования и│ │ │ ││ │до окончания подсчета голосов избирателей, │ │ │ ││ │и принятых по ним решений территориальной │ │ │ ││ │избирательной комиссии │ │ │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│19 │Вторые экземпляры протоколов участковых │ │Срок хранения │ ││ │избирательных комиссий об итогах │ │определяется в │ ││ │голосования с приобщенными к ним │ │соответствии с │ ││ │заверенными копиями особых мнений членов │ │федеральными │ ││ │участковых избирательных комиссий с правом │ │законами и │ ││ │решающего голоса, поступивших в │ │постановлением ЦИК │ ││ │избирательную комиссию в день голосования и│ │России о порядке │ ││ │до окончания подсчета голосов избирателей; │ │хранения и передачи│ ││ │жалоб (заявлений) на нарушения Федерального│ │в архив документов,│ ││ │закона "О выборах Президента Российской │ │связанных с │ ││ │Федерации", а также принятых по указанным │ │подготовкой и │ ││ │жалобам (заявлениям) решений участковой │ │проведением выборов│ ││ │избирательной комиссии и составленных │ │Президента │ ││ │комиссией актов и реестров │ │Российской │ ││ │ │ │Федерации │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│20 │Протоколы заседаний участковых │ │Постоянно │ ││ │избирательных комиссий и документы к ним │ │ст. 18а │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│21 │Вторые экземпляры актов о получении │ │Срок хранения │ ││ │территориальной избирательной комиссией │ │определяется в │ ││ │избирательных бюллетеней, о передаче их │ │соответствии с │ ││ │участковым избирательным комиссиям, о │ │федеральными │ ││ │погашении неиспользованных избирательных │ │законами и │ ││ │бюллетеней, хранившихся в территориальной │ │постановлением ЦИК │ ││ │избирательной комиссии, вторые экземпляры │ │России о порядке │ ││ │актов о выдаче территориальной │ │хранения и передачи│ ││ │избирательной комиссией избирателям │ │в архив документов,│ ││ │открепительных удостоверений, о передаче их│ │связанных с │ ││ │участковым избирательным комиссиям, о │ │подготовкой и │ ││ │погашении неиспользованных открепительных │ │проведением выборов│ ││ │удостоверений; другие акты и реестры, │ │Президента │ ││ │составленные территориальной избирательной │ │Российской │ ││ │комиссией │ │Федерации │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│22 │Составленные участковыми избирательными │ │Срок хранения │ ││ │комиссиями акты, реестры и ведомости, │ │определяется в │ ││ │приложенные ко вторым экземплярам │ │соответствии с │ ││ │протоколов об итогах голосования │ │федеральными │ ││ │ │ │законами и │ ││ │ │ │постановлением ЦИК │ ││ │ │ │России о порядке │ ││ │ │ │хранения и передачи│ ││ │ │ │в архив документов,│ ││ │ │ │связанных с │ ││ │ │ │подготовкой и │ ││ │ │ │проведением выборов│ ││ │ │ │Президента │ ││ │ │ │Российской │ ││ │ │ │Федерации │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│23 │Копия финансового отчета территориальной и │ │Срок хранения │ ││ │отчеты участковых избирательных комиссий о │ │определяется в │ ││ │поступлении и расходовании средств, │ │соответствии с │ ││ │выделенных на подготовку и проведение │ │федеральными │ ││ │выборов │ │законами и │ ││ │ │ │постановлением ЦИК │ ││ │ │ │России о порядке │ ││ │ │ │хранения и передачи│ ││ │ │ │в архив документов,│ ││ │ │ │связанных с │ ││ │ │ │подготовкой и │ ││ │ │ │проведением выборов│ ││ │ │ │Президента │ ││ │ │ │Российской │ ││ │ │ │Федерации │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│24 │Первичные финансовые документы к финансовым│ │Срок хранения │ ││ │отчетам территориальной и участковых │ │определяется в │ ││ │избирательных комиссий по непосредственным │ │соответствии с │ ││ │и централизованным расходам средств, │ │федеральными │ ││ │выделенных на подготовку и проведение │ │законами и │ ││ │выборов │ │постановлением ЦИК │ ││ │ │ │России о порядке │ ││ │ │ │хранения и передачи│ ││ │ │ │в архив документов,│ ││ │ │ │связанных с │ ││ │ │ │подготовкой и │ ││ │ │ │проведением выборов│ ││ │ │ │Президента │ ││ │ │ │Российской │ ││ │ │ │Федерации │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│25 │Составленные участковыми избирательными │ │Срок хранения │ ││ │комиссиями акты и реестры, не приложенные к│ │определяется в │ ││ │протоколам об итогах голосования │ │соответствии с │ ││ │ │ │федеральными │ ││ │ │ │законами и │ ││ │ │ │постановлением ЦИК │ ││ │ │ │России о порядке │ ││ │ │ │хранения и передачи│ ││ │ │ │в архив документов,│ ││ │ │ │связанных с │ ││ │ │ │подготовкой и │ ││ │ │ │проведением выборов│ ││ │ │ │Президента │ ││ │ │ │Российской │ ││ │ │ │Федерации │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│26 │Опечатанные избирательные бюллетени; │ │Срок хранения │ ││ │опечатанные открепительные удостоверения; │ │определяется в │ ││ │списки избирателей; доверенности на │ │соответствии с │ ││ │получение открепительных удостоверений; │ │федеральными │ ││ │заявления избирателей о выдаче │ │законами и │ ││ │открепительных удостоверений; заявления │ │постановлением ЦИК │ ││ │(обращения) избирателей о предоставлении │ │России о порядке │ ││ │возможности проголосовать вне помещения для│ │хранения и передачи│ ││ │голосования │ │в архив документов,│ ││ │ │ │связанных с │ ││ │ │ │подготовкой и │ ││ │ │ │проведением выборов│ ││ │ │ │Президента │ ││ │ │ │Российской │ ││ │ │ │Федерации │ │├───┼───────────────────────────────────────────┼───────┼───────────────────┼──────────────────────┤│27 │Неиспользованные специальные знаки (марки),│ │Срок хранения │ ││ │находящиеся в территориальной избирательной│ │определяется в │ ││ │комиссии, а также листы (часть листа) от │ │соответствии с │ ││ │использованных марок, переданные │ │федеральными │ ││ │участковыми избирательными комиссиями, и │ │законами и │ ││ │акты о порче марок │ │постановлением ЦИК │ ││ │ │ │России о порядке │ ││ │ │ │хранения и передачи│ │
Страницы документа: