О принятии Положения об архиве администрации городского поселения Запрудня

Рассмотрев предложения и выводы комиссии по муниципальной собственности и местному самоуправлению о внесении изменений и дополнений в проект Положения об архиве администрации городского поселения Запрудня Талдомского района Московской области, Совет депутатов решил:

1. Принять Положение об архиве администрации городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района Московской области с изменениями и дополнениями.

2. Положение по п. 1 вступает в силу с момента опубликования в СМИ.

1.1. Документы администрации городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района Московской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в администрации городского поселения Запрудня (далее по тексту — Администрация).

1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и средствами Администрации.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Администрация образует архив.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив Администрации создается как подразделение в составе отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации городского поселения Запрудня.

1.5. В своей работе архив Администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, другими законами в области архивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Положением об Архивном фонде РФ и Положением о Федеральной архивной службе России, основными правилами работы архивов организаций и другими нормативно-методическими документами, и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского поселения Запрудня, в том числе методическими документами Районного архива администрации Талдомского муниципального района.

1.6. Положение об архиве Администрации городского поселения Запрудня разработано на основании основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и утверждается Советом депутатов городского поселения Запрудня.

1.7. Архив Администрации работает по планам, утверждаемым руководством Администрации, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава городского поселения Запрудня.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет Районный архив администрации Талдомского муниципального района.

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Администрации документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Служебные и ведомственные издания.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочной программы, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЭПК районного архива администрации Талдомского муниципального района графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК районного архива администрации Талдомского муниципального района.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочную программу к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом районного архива администрации Талдомского муниципального района.

3.2.6. Организует использование документов.

3.2.7. Информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива.

3.2.8. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования для работы в помещении архива.

3.2.9. Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.10. Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, участие в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.11. Оказание методической помощи службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контроль за правильностью формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовка дел к передаче в архив учреждения.

3.2.12. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.

3.2.13. Ежегодное представление в районный архив администрации Талдомского муниципального района сведений о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.14. Подготовка и в установленном порядке передача на хранение в районный архив администрации Талдомского муниципального района документов Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением, несут начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности и консультант по работе с архивными документами названного отдела.

5.2. На консультанта отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации городского поселения Запрудня по работе с архивными документами возлагается персональная ответственность за:

5.2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций.

5.2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.).

5.2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов.

5.2.4. Соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

5.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в архиве, и соблюдение правил пожарной безопасности.

5.3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.