Без рубрики
Об утверждении Инструкции по делопроизводству у мирового судьи Московской области
Распоряжение Управления по обеспечению деятельности мировых судей МО от 14.02.2012 N 9
Документ утратил силу
Cтр. 1
В целях совершенствования общего и судебного делопроизводства, установления единых правил работы с документами у мировых судей Московской области:
1. Утвердить и ввести в действие с 20 февраля 2012 года Инструкцию по делопроизводству у мирового судьи Московской области (далее — Инструкция) (приложение N 1).
2. Установить, что в случаях, не урегулированных Инструкцией, следует руководствоваться действующим законодательством, соответствующими нормативными правовыми актами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, распорядительными актами Управления по обеспечению деятельности мировых судей Московской области.
3. Контроль над исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя начальника Управления А.Б. Кузьминского.
Начальник Управления Е.А. Сидорук
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Управления по обеспечению деятельности мировых судей Московской области Е.А. Сидорук 14 февраля 2012 года
СОГЛАСОВАНО
Председатель Московского областного суда В.М. Волошин 10 февраля 2012 года
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления Судебного департамента в Московской области В.Г. Кузьмич 3 февраля 2012 года
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ У МИРОВОГО СУДЬИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
Инструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области (далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования общего и судебного делопроизводства и устанавливает единые правила работы со служебными документами у мировых судей Московской области (далее — мировой судья).
Инструкция разработана в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 N 36 (в ред. приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.08.2005 N 85, от 27.12.2006 N 146, от 23.01.2007 N 6, от 03.12.2010 N 270, с изм., внесенными решением Верховного Суда РФ от 21.05.2007 N ГКПИ06-1601); постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (в ред. постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751); Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ (в ред. распоряжений Губернатора МО от 02.04.2009 N 147-РГ, от 19.06.2009 N 399-РГ, от 08.12.2009 N 670-РГ, от 31.12.2010 N 489-РГ); ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью компьютерной техники.
Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
II. Организация делопроизводства
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы со служебными документами аппарата суда возлагается на мирового судью.
Непосредственное ведение делопроизводства возлагается в соответствии с должностными регламентами на руководителя аппарата мирового судьи, секретаря суда и секретаря судебного заседания аппарата мирового судьи.
Методическое руководство организацией делопроизводства осуществляется Управлением по обеспечению деятельности мировых судей Московской области (далее — Управление). Контроль соблюдения требований Инструкции осуществляется Управлением совместно с Управлением Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области (далее — Управление Судебного департамента).
III. Общее делопроизводство
3.1. Состав документационной базы
Деятельность мирового судьи Московской области обеспечивается комплексом документов, включающим в себя следующие группы документов: распорядительные, информационно-справочные.
3.1.1. Распорядительные документы
Распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности мирового судьи и его аппарата.
К распорядительным документам, образующимся в общем делопроизводстве мирового судьи, относятся приказы.
Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным и другим вопросам, исключая кадровые (утверждаются график приема граждан, пропускной режим на судебном участке, содержание информационных материалов и порядок их размещения на информационных стендах, график работы архива, создаются комиссии, утверждается их персональный состав и др.).
3.1.2. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К основным информационно-справочным документам относятся протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебные записки, план, отчет.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, последовательность их выполнения, а также определяющий конкретных исполнителей.
Акт — документ, подготовленный работниками аппарата мирового судьи, подтверждающий установленные ими факты и события. В акте излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной работы, установленные факты и события, а также выводы и рекомендации.
Докладная, служебная и объяснительная записки.
Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется работниками аппарата мирового судьи при необходимости уведомления руководителя о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание.
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние — адресуются мировому судье, внешние — Управлению.
Докладную записку подписывает ее автор с указанием должности. В случае необходимости внешняя докладная записка может быть завизирована мировым судьей.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки. Служебные записки обеспечивают связь объектов на горизонтальном уровне (между сотрудниками аппаратов мировых судей).
В зависимости от содержания и назначения служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в план.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
Служебные письма готовятся как:
— сопроводительные письма к докладным запискам, актам, отчетам, направляемым должностным лицам;
— ответы на обращения юридических и физических лиц;
— инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией мирового судьи на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Сроки подготовки ответов на обращения граждан устанавливаются Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 29.06.2010 N 126-ФЗ, от 27.07.2010 N 227-ФЗ) и Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденным постановлением Президиума Совета судей РФ от 21.06.2010 N 229.
Сроки подготовки инициативных писем определяются мировым судьей или руководителем аппарата мирового судьи.
3.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
Доставка корреспонденции в адрес мирового судьи осуществляется средствами почтовой, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
Прием, первоначальная обработка, регистрация корреспонденции производятся секретарем суда.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.
Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт (приложение N 1) в двух экземплярах: первый остается у секретаря суда, второй направляется отправителю документа.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Конверты с грифом "Лично" передаются по назначению.
Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 2). При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь — количество повторных поступлений. Например: 119 — номер первого документа по определенному вопросу, второй документ по этому же вопросу будет зарегистрирован за N 119/1, третий — за N 119/2 и т.д.
Полученный документ регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение N 3). В правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит дату и регистрационный номер.
После регистрации документы передаются на рассмотрение мировому судье в тот же день. К документам, требующим указаний по исполнению, оформляется резолюция. Резолюция мирового судьи по исполнению документа оформляется непосредственно на документе или на бланке поручений (приложение N 4) и содержит: фамилии и инициалы исполнителей, конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; порядок и сроки исполнения; подпись мирового судьи и дату.
При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.
Рассмотренные мировым судьей документы не позднее следующего рабочего дня после получения возвращаются секретарю суда, который вносит в журнал регистрации входящей корреспонденции содержание резолюции, а документ передает на исполнение под роспись. Все последующие отметки о прохождении и исполнении документов вносятся работником в журнал регистрации входящей корреспонденции.
Поступившие телеграммы принимаются секретарем суда под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются (кроме поздравительных), а затем передаются на рассмотрение мировому судье и на исполнение.
3.2.1. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу мирового судьи и сотрудников его аппарата, а также запросов пользователей информацией, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством
Все поступающие в судебный участок от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы (далее — обращения) и запросы пользователей информацией (далее — запросы) регистрируются в журнале (форма N 23) с указанием даты их поступления.
Дубликаты, а также дополнительные обращения и запросы регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившие, с указанием даты их поступления. Повторные обращения и запросы регистрируются с присвоением нового номера.
Дубликатами считаются обращения и запросы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам или одному и тому же адресату, если не истек срок рассмотрения по первому обращению.
Обращения и запросы считаются повторными, если они поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случаях:
а) если заявитель не удовлетворен данным ему по первоначальному обращению ответом;
б) если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения, а ответ заявителю не дан.
Рассмотрение обращений и запросов граждан, юридических лиц непроцессуального характера осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Федеральным законом "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов Российской Федерации" от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ.
Зарегистрированные обращения и запросы в тот же день передаются мировому судье, который определяет исполнителя и срок рассмотрения.
Отдельные обращения и запросы могут быть поставлены мировым судьей на контроль, о чем делается отметка в журнале (форма N 23).
В соответствии с резолюцией мирового судьи обращения и запросы передаются исполнителю не позднее следующего рабочего дня под расписку в журнале.
Руководитель аппарата систематически просматривает журнал регистрации и по всем обращениям и запросам, по которым истекает установленный срок разрешения, заблаговременно докладывает мировому судье.
Обращения и запросы считаются разрешенными и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией мирового судьи. Разрешенные обращения и запросы вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в соответствующий наряд. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале (форма N 23).
3.3. Правила подготовки и оформления документов
Документы общего делопроизводства, образующиеся в процессе деятельности мирового судьи, подготавливаются на соответствующих бланках или стандартных листах формата А4.
3.3.1. Бланки документов
Документы общего делопроизводства оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках писем мирового судьи является угловой. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мм), продольное расположение реквизитов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: не менее 20 мм — верхнее, нижнее, левое; не менее 10 мм — правое.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (нарядах) (кроме ксерокопий).
Бланки документов изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.
В деятельности мирового судьи используются следующие виды бланков документов с воспроизведением герба Московской области (далее — гербовые бланки):
— бланк письма мирового судьи (приложение N 5);
— бланк приказа мирового судьи (приложение N 6), которые являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
Изображение герба Московской области регламентируется Законом Московской области от 15.07.2005 N 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области" (в ред. Законов МО от 10.03.2006 N 30/2006-ОЗ, от 18.07.2007 N 116/2007-ОЗ, от 23.11.2007 N 202/2007-ОЗ, от 30.10.2008 N 158/2008-ОЗ, от 28.01.2010 N 6/2010-ОЗ, от 11.11.2011 N 182/2011-ОЗ). На бланках писем и приказов мирового судьи воспроизводится одноцветный гербовый щит Московской области.
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения (при наличии таковой) ведется без использования бланков.
Гербовые бланки подлежат учету. На них специальным нумератором или типографским способом проставляются учетные порядковые номера.
Учет гербовых бланков на судебном участке ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале (приложение N 7).
Гербовые бланки хранятся в сейфе или надежно запираемом шкафу. Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется по акту (приложение N 8) не реже одного раза в год. Копия акта передается в Управление.
Организацию изготовления и выдачу гербовых бланков на судебные участки осуществляет Управление.
Контроль учета, использования и хранения гербовых бланков на судебном участке обеспечивает мировой судья.
3.3.2. Оформление реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов мирового судьи могут быть использованы следующие реквизиты: герб Московской области, справочные данные о судебном участке, наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф утверждения документа, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Справочные данные о судебном участке включают: почтовый адрес; номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (28 февраля 2006 г.) или цифровым (28.02.2006) способами. При ссылке в тексте на нормативный правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "Федеральный закон от 02.05.2006…".
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.01.2006.
При обозначении в документах временного периода (план на 2007-2008 годы) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" (без слов "включительно") или слов "по состоянию на…", например: "с 2005 по 2007 год", "за период с 15.12.2003 по 31.12.2004", "по состоянию на 15.12.2004". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами; не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается ("в марте 2006 года", а не "в марте месяце 2007 года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой ("в I квартале 2004 года"). Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2004 года".
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться цифровыми и буквенными индексами, записанными через дефис.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Адресат.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным и физическим лицам.
При адресовании документов в организации адресат указывается в именительном падеже, например:
Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области
При адресовании документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном, например:
Управление Судебного департамента в Московской области Финансово-экономический отдел консультанту Т.П. Гордееву
При адресовании документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата, например:
Начальнику Управления по обеспечению деятельности мировых судей Московской области Е.А. Сидоруку
При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям указывают только обобщенное название должности, а фамилии опускают, например:
Главам муниципальных образований Московской области
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (далее — Правила почтовой связи).
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Кудрящовой А.П. ул. Петроградская, д. 85, кв. 64 г. Павловск, Павловский район Воронежской области, 394004
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу — после нее.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Главному редактору Издательского дома "Московия" И.И. Иванову
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ Мировой судья... Московской области (подпись) А.А. Андреев _____________ 01.02.2009
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например, гриф утверждения Положения:
УТВЕРЖДЕНО Приказом начальника Управления по обеспечению деятельности мировых судей Московской области от 25.10.2008 N 149
Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Например:
Петрову В.Ю.
Никитину П.С.
Прошу подготовить документы.
Доложить к 19.08.2008
Личная подпись
Дата
В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции (мирового судьи), дата.
Резолюция может оформляться на документе, бланке поручения или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий предмет, которому посвящен документ. Заголовок должен быть кратким и отвечать на вопрос "о чем?". Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласоваться с наименованием документа.
Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.
Текст документа.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или сочетания этих форм.
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: письма — просьбу без пояснения, справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы нумеруются римскими цифрами. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, Times DL размером N 12, 13, 14 и межстрочный интервал одинарный или полуторный.
Отметка о наличии приложений.
Приложения к документу могут быть трех видов:
— приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (например, приказами);
— приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
— приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 2 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минюста России от 17.02.1994 N 01-72 и приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2 к постановлению Правительства Московской области от 22.03.2001 N 93/12
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 3 л.
Подпись документа.
В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Например:
Глава Дмитровского муниципального района Московской области (подпись) В.В. Гаврилов
При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, а если текст переходит на второй или третий листы, то должность указывается полностью.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Начальник управления (подпись) Е.А. Сидорук Главный бухгалтер (подпись) С.В. Подседова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по охране труда (подпись) Ю.Г. Демидов (подпись) К.И. Игнатьев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). При этом не разрешается ставить надпись от руки "за" или косую черту перед наименованием должности.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) И.Б. Гайдай Члены комиссии (подпись) К.М. Артемьева (подпись) С.В. Нелюбин (подпись) В.А. Филатов
Визы согласования документа.
Согласование проектов документов осуществляется путем визирования.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему).
Оттиск печати.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.
Отметка о заверении копии.
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно руководитель аппарата мирового судьи Личная подпись И.О. Фамилия 01.06.2000
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа с применением размера шрифта N 10, 11, 12.
Отметка включает фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя документа и номер его телефона (включая код города или оператора сотовой связи).
Например:
Теслер Юлия Игоревна
(495) 391 71 84
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, например:
Материалы отправлены факсом 26.02.2002 В дело (наряд) N ... (подпись) (инициалы, фамилия) 27.02.2008
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована мировым судьей.
3.3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Приказ.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в соответствии с" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном (или соответственно в дательном) падеже, его дата, номер и заголовок.
Например: "в соответствии с Федеральным законом…", "в целях повышения эффективности…".
Преамбула в приказах завершается словом "приказываю".
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов распорядительной части текста содержит ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами "Признать утратившим силу пункт 5 приказа от … N …" или "Отменить приказ от … N …".
В приказе может отсутствовать констатирующая часть. В таком случае текст начинается непосредственно с пунктов, формирующих распорядительные действия. Текст распорядительной части сопровождается словами: "назначить", "поручить", "согласовать", "обязать" и др.
Положение, правила.
Текст положения (правил) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Протокол.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
— председатель или председательствующий;
— секретарь;
— присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем — приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
— повестка дня;
— докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
Докладная, служебная и объяснительная записки.
Текст докладной и служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.
Докладная, служебная, объяснительная записки оформляются печатным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
Объяснительные записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
План.
План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
— наименование (содержание) работы или мероприятия;
— исполнитель;
— срок исполнения;
— отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению мировым судьей.
Отчет.
Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
Акт.
Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению мировым судьей.
Служебные письма.
Служебные письма оформляются на стандартных бланках формата А4 и содержат следующие реквизиты: наименование адресата, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись мирового судьи, фамилию, имя, отчество исполнителя, его телефон.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине в верхней части листа арабскими цифрами.
Текст письма излагается от 1-го лица единственного числа: "направляю…", "представляю…".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются предложения, выводы, рекомендации и т.д.
Датой письма является дата его подписания.
3.4. Правила работы исполнителей с документами
При работе с документами исполнителям необходимо руководствоваться следующими требованиями:
сотрудники аппарата мирового судьи несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате ими служебного документа составляется акт при участии мирового судьи, в аппарате которого работает сотрудник, потерявший документ, копия которого направляется в Управление. При необходимости начальником Управления назначается служебное расследование;
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у сотрудника;
не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан передать все числящиеся за ним документы по акту правопреемнику.
3.5. Обработка и отправка исходящих документов
Документы, отправляемые на судебном участке мирового судьи, передаются почтовой и телеграфной связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем суда.
Подготовленный исполнителем и подписанный мировым судьей документ регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение N 9), при этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
Исходящие документы оформляются на бланках писем мирового судьи. Служебные письма, оформленные на бланках, подписывает мировой судья.
Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и номера его телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.
С отправляемого документа снимается копия и подшивается в соответствующее дело (наряд).
Телеграммы на отправку принимаются секретарем суда оформленными в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (в ред. постановлений Правительства РФ от 16.02.2008 N 93, от 03.06.2008 N 425, от 10.03.2009 N 219).
Текст телеграммы должен быть предельно сжатым, без переноса слов, по возможности без союзов, предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается его содержание).
Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в телеграфное отделение, а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле (наряде).
Если телеграмма адресуется более чем в 4 адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
3.6. Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело (наряд), учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование мирового судьи о состоянии исполнения документов. Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные в делопроизводстве документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах и распорядительных документах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.
В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно трехдневный или десятидневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).
Контроль исполнения поручений обеспечивается руководителем аппарата. Сведения о сроках исполнения входящих документов вносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции. Впоследствии в нем отмечается ход исполнения данного документа.
Для осуществления комплексного контроля поручений мирового судьи на судебном участке может быть заведен отдельный журнал.
Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя мирового судьи, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок. О дате изменения мировым судьей срока исполнения сообщается исполнителю.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения или признания мировым судьей невозможности его исполнения по объективным причинам.
В справке об исполнении документа или поручения за подписью исполнителя должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа или поручения.
Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов или поручений.
Если на документ требуется письменный ответ, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.
В случае если по представленным материалам даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Снятие документов с контроля производится мировым судьей на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.
Доклад мировому судье о состоянии исполнения документов и поручений осуществляется руководителем аппарата с установленной мировым судьей периодичностью — еженедельно, ежемесячно или ежеквартально.
При этом по указанию мирового судьи доклад может быть полным или сокращенным (только по мероприятиям с нарушенными сроками исполнения).
Доклад, как правило, включает:
— докладную записку со сводным анализом состояния исполнения документов с указанием общих причин вскрытых недостатков, тенденций развития исполнения документов и предлагаемых мер по исправлению положения;
— статистический анализ состояния исполнения документов за отчетный период или нарастающим итогом (обычно с начала года);
— таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками исполнения.
3.7. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты
3.7.1. Факсимильная связь
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Прием и передача служебных документов по каналам факсимильной связи осуществляется секретарем суда.
При этом необходимо руководствоваться следующими требованиями:
— объем передаваемого/принимаемого документа (текста, схемы), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, как правило, не должен превышать 5 листов;
— ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на мирового судью, подписавшего документ, предназначенный к передаче по факсу;
— запрещается передавать секретные сведения и тексты из документов с пометкой "Для служебного пользования";
— подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело;
— поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением номера и даты в правом нижнем углу первого листа документа;
— зарегистрированные факсограммы передаются на ознакомление мировому судье, который налагает резолюцию, а затем вручаются исполнителю в соответствии с резолюцией.
3.7.2. Электронная почта
Электронная почта (далее — ЭП) используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники. ЭП используется для связи с гражданами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Прием и отправку ЭП осуществляет руководитель аппарата. Прием ЭП должен осуществляться не реже двух раз в день, отправка ЭП — по мере необходимости.
При этом необходимо руководствоваться следующими требованиями:
— поступившие на официальный адрес ЭП письма распечатываются и регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, и дальнейшая работа с ними ведется в общем порядке;
— запрещается передавать секретные сведения и тексты из документов с пометкой "Для служебного пользования";
— документы после передачи по ЭП распечатываются и возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки или подшиваются в наряд; в случае необходимости к ним может прилагаться распечатанное письмо об отправке по ЭП.
3.8. Требования к учету, использованию и хранению печатей, штампов
Печать заверяет подлинность подписи мирового судьи на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Диаметр круглой печати составляет 38 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 15 мм до 66 x 30 мм в зависимости от разновидности штампа.
У мирового судьи используются круглые гербовая и негербовая печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы: "Судебное", "Заказная повестка с уведомлением (при вручении вскрыть)" и др.
Перечень печатей и штампов, используемых в работе мирового судьи, и их описание утверждается приказом начальника Управления. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности мирового судьи, осуществляется Управлением.
Все печати и штампы, изготовленные Управлением, закрепляются за материально ответственным лицом соответствующего судебного участка, которое выдает их под расписку в специальном журнале мировому судье или работнику его аппарата. Печати и штампы хранятся в надежно закрытых и опечатанных сейфах или металлических шкафах.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность мировой судья и Управление. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится в установленном порядке Управлением.
Ответственность и контроль соблюдения порядка использования печатей и штампов, их хранения возлагается на мирового судью и руководителя аппарата. При смене материально ответственного лица, получившего печати и штампы, последние передаются по акту.
IV. Судебное делопроизводство
Регистрация и учет судебных дел, материалов, корреспонденции и иных документов производятся в учетных формах (карточки, журналы и другие формы), приведенных в приложении к действующей Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Инструкция по делопроизводству в районном суде).
Указанные учетные формы заводятся в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде и заполняются, за исключением значений, не относящихся к судебному делопроизводству у мирового судьи.
Далее по тексту настоящей Инструкции используются ссылки на соответствующие формы.
Пример:
Форма N 1 — журнал учета входящей корреспонденции по Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.
Статистическая карточка на подсудимого заводится по форме, установленной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ "Об утверждении статистической карточки на подсудимого".
4.1. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в аппарат мирового судьи, принимаются, а также отправляются по назначению секретарем суда.
При регистрации входящей корреспонденции секретарь суда вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп в нижнем правом углу, в котором указываются дата поступления и регистрационный номер.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт (приложение N 1), один экземпляр которого направляется отправителю, а второй приобщается к полученным документам.
Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, апелляционных, частных жалоб и представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
Поступившие дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).
Страницы документа: