Об утверждении Положения об архиве администрации города Чехова

В целях установления единого порядка ведения архива администрации города Чехова, совершенствования организации хранения и использования архивных документов в администрации города Чехова, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации":

1. Утвердить Положение об архиве администрации города Чехова (прилагается).

2. Организационному отделу (Зайцева Ю.В.) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Степанова В.А.

1.1. Администрация города Чехова (далее — Администрация) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение в районный архив администрации Чеховского муниципального района (далее — районный архив).

1.2. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

1.3. Функции ведения архива возлагаются на общий отдел Администрации.

1.4. Документы Администрации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в районном архиве.

1.5. До передачи на государственное хранение документы постоянного срока хранения временно, в течение 10 лет, хранятся в архиве Администрации. До передачи их на хранение в архив Администрации данные документы в течение 3 лет хранятся в структурных подразделениях Администрации.

1.6. Документы Администрации по личному составу хранятся в течение 75 лет в архиве Администрации. Документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив Администрации, они хранятся в структурных подразделениях Администрации в течение сроков их хранения.

1.7. В своей работе архив Администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, муниципальными правовыми актами города Чехова, правилами и другими нормативно-методическими документами районного архива и настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива Администрации осуществляет глава города Чехова.

2.1. В архив поступают следующие документы:

2.1.1. Законченные документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.1.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Администрации.

2.1.3. Документы, регламентирующие работу Администрации и порядок работы архива.

2.1.4. Справочные и отчетные документы по работе архива.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременное формирование дел, отнесенных к Архивному фонду Московской области, на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле Московской области", Главным архивным управлением Московской области и районным архивом.

3.1.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, обработанные в соответствии с требованиями районного архива, установленными Федеральным архивным агентством.

3.2.2. Составляет и предоставляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации и ЭПК Главного архивного управления Московской области.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4. Организует использование документов:

— информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива;

— выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования для работы в помещении Администрации;

— исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

— ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.6. Составляет номенклатуру дел Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях Администрации, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации.

3.2.7. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников, ответственных за ведение архива и делопроизводство Администрации.

3.2.8. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в районный архив документы Администрации, отнесенные к Архивному фонду Московской области.

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.1. Общий отдел Администрации, ответственный за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.