О применении самостоятельно разработанной формы путевого листа для учета расходов в виде стоимости израсходованных ГСМ в целях налогообложения прибыли

Вопрос: Вправе ли организация применять самостоятельно разработанную форму путевого листа для учета расходов в виде стоимости израсходованных ГСМ в целях налогообложения прибыли?

Ответ:

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом первичные документы, подтверждающие расходы, должны быть составлены таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Об этом сказано в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и Порядок заполнения путевых листов (далее — Порядок).

Обязательные реквизиты и Порядок применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Согласно пункту 3 раздела II Порядка путевой лист должен содержать:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

— сведения о транспортном средстве;

— сведения о водителе.

При этом обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него (сведения о водителе) предусмотрено в пункте 1 статьи 23 Федерального закона от 10.12.95 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

Следовательно, самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, утвержденные приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Кроме того, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Основание: письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6.