Без рубрики
Об утверждении Инструкции по делопроизводству Управления Федерального казначейства по Московской области
Приказ УФК по МО от 14.07.2009 N 01-04/229
Cтр. 1
В целях унификации текстов управленческих документов, обеспечения единого порядка работы с документами Управления Федерального казначейства по Московской области (далее — Управление) приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 14 июля 2009 года Инструкцию по делопроизводству Управления (далее — Инструкция) (приложение N 1).
2. Начальникам отделов Управления организовать изучение настоящей Инструкции, обеспечить организацию делопроизводства в соответствии с указанной Инструкцией.
3. Руководителям отделений Управления организовать изучение настоящей Инструкции, в соответствии с указанной Инструкцией обеспечить организацию делопроизводства, разработать Инструкцию по делопроизводству отделения в составе разделов 1-5, Инструкцию отделения направить на согласование центральной экспертной комиссии Управления до 14 августа 2009 г. (текущего года).
4. Признать утратившим силу приказ Управления от 14 февраля 2008 г. N 12-10/34 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Управления Федерального казначейства по Московской области".
5. Установить персональную ответственность руководителей отделений и начальников отделов Управления за соблюдение требований Инструкции.
6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя В.И. Коскова.
Руководитель А.А. Дильман
Приложение N 1 к приказу Управления Федерального казначейства по Московской области от 14 июля 2009 г. N 01-04/229
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ УПРАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными документами Министерства финансов Российской Федерации, с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст), Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (Москва, 2003, ВНИИДАД), на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, и с учетом приказов и распоряжений руководителя Управления Федерального казначейства по Московской области (далее — Управление).
1.2. Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в Управлении, в том числе обязательные для всех работников Управления основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также порядок осуществления контроля своевременности их исполнения.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы ДСП), установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Управлении осуществляются административным отделом.
Ответственность за организацию работы с документами, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах Управления возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих отделах (далее — делопроизводители).
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Управления (за исключением внутренних документов) оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) типографским способом с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
2.1.2. В Управлении применяются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:
— бланк для передачи писем по электронной почте (приложение 1);
— продольный бланк письма (приложение 2);
— бланк письма угловой (приложение 3);
— общий бланк (используется для изготовления любых видов документов — приказов, протоколов и др., кроме писем) (приложение 4).
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Управления. Соответствующие предложения вносятся административным отделом вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
При оформлении документов используются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа;
наименование организации (исполнителя документа);
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
идентификатор электронной копии документа.
При оформлении реквизитов "резолюция", "подпись", "визы согласования", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "отметка об ознакомлении с документом" и др. не следует пользоваться гелевыми ручками, т.к. паста таких ручек выцветает спустя 2-3 года, а последующее восстановление вышеперечисленных реквизитов вызывает определенные затруднения.
Правильность расположения реквизитов сверяется с формой бланка (все приложения к Инструкции).
2.2.1. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" располагается на верхнем поле бланка документа, над серединой реквизита "наименование организации". Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
2.2.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Располагается на бланках писем ниже справочных данных об организации, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.
2.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Располагается на бланках писем ниже справочных данных об организации.
2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Располагается на бланках писем ниже справочных данных об организации.
2.2.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Используется в унифицированных формах документов (должностные инструкции, формы бухгалтерской и статистической отчетности, штатное расписание и др.). Располагаются в месте, определенном формой документа.
2.2.6. Наименование организации, являющейся автором документа (Управление Федерального казначейства по Московской области). Над наименованием организации указывается сокращенное наименование вышестоящей организации (Федеральное казначейство). Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного (УФК по Московской области). Располагается в соответствии с требованиями вида бланка.
2.2.7. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, в случае необходимости банковские реквизиты. Располагаются ниже наименования организации.
2.2.8. Наименование вида документа (приказ, протокол, справка, акт и др.) располагается по центру (кроме документов на бланках с угловым расположением реквизитов) выше реквизитов "дата" и "регистрационный номер документа" либо в соответствии с требованиями унифицированных форм документации. Наименование вида документа для текстовых документов (кроме писем) печатается полужирным шрифтом в разрядку. Разрядка, то есть пробел после каждого знака, используется в том случае, если наименование документа составляет менее 8 знаков. При написании наименования документа "Должностная инструкция" (должностной регламент) разрядка не используется, а вот слово "Акт" принято писать с двойной разрядкой.
2.2.9. Дата документа.
Датой издания документа и вступления его в силу (распорядительные документы, письма) считается дата его подписания руководителем, если в самом документе не указан иной срок.
Датой протокола или акта является дата события, зафиксированного в документе, для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дату документа оформляют словесно-цифровым способом: 05 января 2007 г. либо цифровым способом: 05.01.2007. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.
В финансовых документах дата проставляется только словесно-цифровым способом.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа проставляется от границы левого поля документа либо в соответствии с требованиями унифицированных форм учетной документации.
2.2.10. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера.
Пример: 13-17/26.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
2.2.12. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.2.13. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
— при адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указываются в именительном падеже, например:
Федеральное казначейство Управление бюджетного учета и отчетности
— при направлении документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:
Федеральное казначейство Управление режима секретности и безопасности информации Начальнику Управления А.В. Косулину
— если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям отделений УФК по Московской области
— при адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д. Иванову
В состав реквизита "адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи;
— при адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
— при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Волгодонск, Ростовская область, 347421
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, а при адресовании физическому лицу — после.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
2.2.14. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) дата
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом, постановлением, решением, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива от 16.10.2006 N 1505
2.2.15. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить ответ Срок до 03.10.2006 личная подпись дата
Основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих установленные сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.2.16. Заголовок составляется к документу независимо от его назначения, кроме телеграмм и телефонограмм. Заголовок к тексту печатается от границы левого поля бланка документа. Заголовок к тексту приказа, протокола, акта, положения выравнивается по центру, если данные документы печатаются на бланке с продольным расположением реквизитов. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту должен быть максимально кратким и точным. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно, например:
ПРИКАЗ27 марта 2009 г. N 01-04/100 Москва Об изменении штатного расписания
Заголовок должен отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
О создании аттестационной комиссии; о выделении денежных средств;
чего (кого)?, например:
Должностной регламент ведущего специалиста-эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
2.2.17. Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.
2.2.18. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
Тексты документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов вышестоящих органов, других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
В текст документа, оформляемого на бланке Управления, в состав наименования отдела, готовившего документ, название Управления не входит. Например: "Отдел кадров Управления просит сообщить…", а не "Отдел кадров Управления Федерального казначейства по Московской области просит сообщить…".
В текстах актов, договоров указывается вначале полное наименование Управления, а далее по тексту допускается делать оговорку: далее — Заказчик, в этом случае в дальнейшем по тексту всего документа слово "Заказчик" будет писаться с прописной буквы.
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
— от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
— от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Если обозначение даты в тексте документа состоит только из года, слово "год" пишется полностью: план на 2006 год, смета на 2006 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2006 г.; в октябре — ноябре 2006 г.; в I квартале 2006 г., в III-IV кварталах 2006 г., в первом полугодии 2006 г.
2.2.19. Отметка о наличии приложения.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение: на 4 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N):
Приложения: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка о нем оформляется следующим образом:
Приложение: договор аренды от 03.04.1998 N 7 и приложения к нему, всего на 12 л.
Приложения к распорядительным документам (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям) содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:
Приложение N 1
к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 23.01.2007 N 25
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля бланка документа без абзаца.
2.2.20. Подпись — обязательный реквизит документа. От имени Управления документы подписываются руководителем или заместителем руководителя.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (печатается от границы левого поля документа), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Руководитель (личная подпись) А.Н. ИвановЗаместитель руководителя (личная подпись) В.В. Сидоров
Допускается при подписании документа указывать классный чин наряду с указанием наименования должности.
Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается его фактическая должность и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности подписавших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
В подписанные и утвержденные документы внесение каких-либо исправлений и добавлений без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.
2.2.21. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования например: СОГЛАСОВАНО.
Представленные на подпись руководителю документы должны быть завизированы исполнителем, согласованы с начальниками отделов, заместителями руководителя и другими должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Формой внутреннего согласования проекта документа является визирование. Виза согласования включает в себя должность визирующего документ, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе и обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Иванов 28.01.2007
Для документа, подлинник которого остается в Управлении, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из Управления, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии (второго экземпляра) отправляемого документа.
Возможно оформление виз согласования документа на отдельном листе согласования.
Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.
Внешнее согласование проекта документа проводится с органами Управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.
Внешнее согласование оформляется "грифом согласования", который располагается ниже реквизита "подпись", от границы левого поля документа или на отдельном листе согласования (на документе делается отметка "Лист согласования прилагается") и включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
СОГЛАСОВАНОРуководитель УправленияФедерального казначействапо Московской областиЛичная подпись (И.О.Ф.)16.10.2007
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНОПисьмо Российской академиимедицинских наукот 05.10.2006 N 10-13/39
2.2.22. Оттиск печати Управления.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами, например, на трудовых книжках. Кроме того, печать проставляется в случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, при установлении фактов, вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей, на уставах, положениях организаций и предприятий, на доверенностях, договорах, удостоверениях.
Печать (не гербовая) может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при рассылке.
Место нанесения печати может обозначаться символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов.
При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита "Подпись" на свободном месте листа.
2.2.23. Отметка о заверении копии документа.
Копия документа может воспроизводиться на бланке и должна заверяться подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Копия документа изготовляется и выдается с разрешения начальника соответствующего отдела. Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита "Подпись" заверительной надписи "Верно", наименования должности работника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:
ВерноВедущий специалист-эксперт отдела кадров личная подпись М.В. Завалов07.10.2006
Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Управления.
2.2.24. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, от границы левого поля документа, например:
В.А. Жуков924 45 67
2.2.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа в левой его части и включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или, если письменный ответ не готовится, то на документе отражаются краткие сведения о его исполнении, которые подписываются начальником отдела; слова "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ, дату направления в дело и подпись исполнителя.
Например:
Отправлен факс от 01.07.2009 N 12 В дело N 01-15 Личная подпись Дата
или
Издан приказ от 01.06.2008 N 124 "О создании экспертной комиссии" В дело N 01-02 Личная подпись Дата
2.2.26. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты), проставляется в виде штампа в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа документа.
2.2.27. Отметка об ознакомлении с документом.
При необходимости ознакомления всех либо определенного количества работников с текстом поступившего или внутреннего документа составляется "лист ознакомления" (передачи, если копии определенного документа остаются у перечисленных в списке работников) с документом, в котором указывается: наименование вида документа, с которым знакомят работников, его дата, номер, заголовок (краткое содержание), наименование должностей и И.О.Ф. работников, которых необходимо ознакомить, в соответствии с поручением руководства, начальника отдела (приложение 5).
Допускается проставление отметки (должность, И.О.Ф., подпись, дата) об ознакомлении работников Управления на оборотной стороне последнего листа документа.
2.2.28. Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.
2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Проекты нормативных правовых актов подготавливаются Управлением в пределах компетенции, в соответствии с Положением об Управлении, в виде приказов, положений, правил и инструкций.
2.3.1. Приказ
2.3.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления.
Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят отделы на основании поручений руководителя или его заместителей в установленные ими сроки. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются руководителем Управления или лицом, исполняющим его обязанности по приказу.
Обеспечение подготовки проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами, представление на подпись руководителю, заверение в установленном порядке возлагаются на исполнителей, которые готовят и вносят проект.
2.3.1.2. Проекты приказов и приложения к ним, представляемые руководителю на подпись, должны быть завизированы исполнителем, согласованы с начальниками отделов и заместителями руководителя, курирующими отделы, работниками, которым в проекте документа предусмотрены задания и поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
До утверждения руководством приказы Управления проходят юридическую экспертизу в юридическом отделе.
2.3.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года и формируются в дела отдельно:
— приказы по основной деятельности нумеруются и формируются в дела в административном отделе;
— приказы по личному составу нумеруются и формируются в дела в отделе кадров.
2.3.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью Управления (не гербовой), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки (листом ознакомления), который составляется и подписывается исполнителем.
2.3.1.5. Приказы имеют следующие реквизиты:
Наименование организации.
Наименование вида документа — ПРИКАЗ.
Дата и номер — дата печатается от границы левого поля бланка, номер — от границы правого поля бланка.
Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N", индекса подразделения и порядкового номера приказа, например:
15 мая 2007 г. N 12-10/21
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Управлении Федерального казначейства по Московской области
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку (п р и к а з ы в а ю) от границы левого поля бланка.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об отделе или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения…". Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки (листе ознакомления), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части или на бланке листа согласования и ознакомления (приведен в приложении 6).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает руководитель Управления, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.
Образец расположения реквизитов при подготовке проектов приказов приведен в приложении 7.
Приложения к приказу визируются начальником отдела, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. В правом верхнем углу первого листа приложения проставляется ссылка на дату и номер соответствующего приказа, например:
Приложение к приказу УФК по Московской области от __________ N _______
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.3.1.6. Совместные приказы двух и более организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — ПРИКАЗ располагается по центру;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
2.3.1.7. Приказы по личному составу подготавливает отдел кадров по формам в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
2.3.2. Положение, правила, инструкция
2.3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются руководителем.
Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Управления.
2.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов локальных нормативных актов.
2.3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Управления. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (должностной регламент главного специалиста-эксперта).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение локального нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Нумерация глав, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.3.3. Протокол
2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.3.3.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.3.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий;
Секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместители руководителя Управления.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.
2.3.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
2.3.3.7. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование организации.
Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата", "номер" и "место составления" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности (председательствующий) печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в приложении 8.
Образец оформления краткого протокола приведен в приложении 9.
2.3.4. Служебные письма
2.3.4.1. Служебные письма Управления готовятся:
— как ответы на запросы Федерального казначейства, Правительства Московской области;
— как исполнение поручений Федерального казначейства;
— как сопроводительные письма к документам Федерального казначейства;
— как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления;
— как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
— как инициативные письма.
2.3.4.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя Управления. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками отделов.
2.3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; размер шрифта N 14; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например:
"УФК по Московской области считает…", "УФК по Московской области рассмотрело…".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма печатается через 1 межстрочный интервал.
2.3.5.5. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в Положении об Управлении, в том числе в положениях структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
3. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Управлении, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Управления, Кратким руководством пользователя по работе с документами в ППО "LanDocs", настоящей Инструкцией, положениями об отделах Управления, должностными инструкциями и должностными регламентами.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Управление осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, курьером (нарочным).
С помощью фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция особой важности.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, документы электронной почты.
3.3. Порядок приема, регистрации и доставки исполнителям поступающих документов
3.3.1. Прием поступающей в Управление корреспонденции на бумажных носителях осуществляется работниками административного отдела, которые производят ее первичную обработку.
Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Управлении распределения обязанностей между руководителем и его заместителями.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично", которые передаются по назначению, а также конвертов в конкурсную комиссию Управления с надписью "Не вскрывать", которые вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии), проверяется правильность доставки и целостность вложений. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений", некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа работником административного отдела проставляется соответствующая отметка.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается работником административного отдела отправителю с соответствующим сопроводительным письмом.
Нарочная корреспонденция от организаций и граждан принимается административным отделом согласно установленному режиму работы Управления.
3.3.2. Вся поступающая корреспонденция (почтовая, нарочная и по каналам электронной связи) до 16 часов подлежит учету и регистрации в день ее получения в регистрационно-контрольной форме в базе данных учета документов и при отсутствии программной продукции в бумажном варианте (далее — журнал регистрации) (приложение 14). Корреспонденция, полученная после 16 часов, регистрируется следующим днем. На первом листе с лицевой стороны документа в правом нижнем углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящего номера, при необходимости время поступления документа.
Документы, поступающие по каналам факсимильной связи из отделений Управления, не регистрируются в административном отделе, а передаются адресатам в день их приема.
Срочные документы в адрес руководства доставляются работниками административного отдела незамедлительно.
Административным отделом не регистрируются документы по вопросам, изложенным в приложении 10.
3.3.3. Для доклада руководителю направляются документы:
— поступившие от Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, руководителей федеральных органов исполнительной власти, Правительства Московской области, Прокуратуры Московской области, председателей Счетной палаты Российской Федерации, Банка России, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Управления и требующие решения руководства;
— документы по вопросам, относящимся к компетенции отделов, работу которых координирует руководитель Управления.
3.3.4. Для доклада заместителям руководителя направляются документы, отнесенные к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между заместителями руководителя, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем Управления.
3.3.5. Начальникам отделов направляются документы информационного характера, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность по исполнению федерального бюджета и т.д., решение которых не требует предварительного согласования с курирующим заместителем руководителя Управления.
Документы, поступающие из судебных органов, — повестки, решения и определения судов, не требующие отдельных решений руководителя, направляются в юридический отдел без доклада руководителю.
Исковые заявления и дополнения к ним проходят регистрацию в административном отделе и передаются под роспись в отдел расходов и обслуживания силовых ведомств.
Страницы документа: