Без рубрики
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
Распоряжение Губернатора МО от 05.08.2008 N 314-РГ
Cтр. 1
В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Правительства Московской области, установления единого порядка ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее — Инструкция) и ввести ее в действие с 1 сентября 2008 года.
2. Руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, государственных учреждений Московской области, министру Правительства Московской области — руководителю аппарата Правительства Московской области Агапову Р.В. обеспечить соблюдение Инструкции в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области.
3. Управлению по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области (Манушкин Ю.А.) обеспечить изготовление Инструкции в необходимом количестве.
4. Признать утратившими силу с 1 сентября 2008 года:
распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2002 N 1193-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";
распоряжение Губернатора Московской области от 30.06.2006 N 395-РГ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области".
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области Агапова Р.В.
Губернатор Московской области Б.В. Громов
Утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 5 августа 2008 г. N 314-РГ
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее — Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Московской области, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и устанавливает единые правила работы со служебными документами в высшем исполнительном органе государственной власти Московской области — Правительстве Московской области, аппарате Правительства Московской области, центральных и территориальных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее — государственные органы).
1.2. Настоящая Инструкция является примерной для государственных учреждений Московской области, реализующих отдельные функции государственного управления (далее — государственные учреждения).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.
Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения с информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах и государственных учреждениях Московской области, утвержденным Правительством Московской области и настоящей Инструкцией.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в государственных органах возлагается на их руководителей.
1.6. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в государственных органах и государственных учреждениях осуществляют специальная комиссия, создаваемая Губернатором Московской области, и уполномоченные исполнительные органы государственной власти Московской области в соответствии с законодательством.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Общие правила подготовки и оформления документов
В процессе подготовки документов на бланках необходимо соблюдать следующие правила оформления с указанием обязательных реквизитов: герб Московской области, наименование государственного органа, справочные данные о государственном органе, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования документа, визы согласования документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложений, подпись документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.1.1. Воспроизведение герба Московской области является обязательным реквизитом в документах. Герб Московской области воспроизводится в соответствии с Законом Московской области "О гербе Московской области" на бланках строгой отчетности установленного образца, изготовляемых типографским способом.
2.1.2. Наименование государственного органа.
Наименование государственного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать официальному его наименованию, закрепленному в положении о нем.
При оформлении реквизита "Справочные данные о государственном органе" указываются почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты.
2.1.3. Наименование вида документа.
Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, план, отчет, заявление, письмо, договор (соглашение).
2.1.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) датой является дата утверждения. Этапы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение и т.д.) датируются.
Если документ подлежит принятию двумя и более государственными органами, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в их тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок вступления их в силу.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются словесно-цифровым способом, например, 12 августа 2008 г. или цифровым способом (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 12.08.2008). При ссылке в тексте на нормативный правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "постановление… от 21.07.2008 N…" "письмо… от 12.08.2008 N…".
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например, 08.05.2008.
При обозначении в документах временного периода, например, план на 2004-2008 гг., второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" (без слова "включительно") или слов "по состоянию на…", например: "с 2004 по 2008 гг.", "за период с 01.08.2008 по 31.12.2008", "по состоянию на 15.07.2008". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается, например: "в ноябре 2008 года", а не "в ноябре месяце 2008 года". Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой, например: "в I квартале 2008 года". Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2008 года".
2.1.5. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению государственного органа индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте — цифровым обозначением, присваиваемым документу при его регистрации, и др.
2.1.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
2.1.7. Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа.
2.1.8. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Министр экономики Правительства Московской области Личная подпись И.О. Фамилия дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.05.2008 N 451-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания координационного
совета Главного управления региональной
безопасности Московской области
от 20.06.2008 N 10
2.1.9. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Министр экономики Правительства Московской области Личная подпись И.О. Фамилия дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Министр экономики Правительства Замечания прилагаются Московской области Личная подпись И.О. Фамилия дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, лицом, визирующим документ, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в государственном органе, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
В случае если подлинник документа отправляют из государственного органа, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению государственного органа полистное визирование документа и приложения к нему.
Порядок согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 2.6.10-2.6.11 настоящей Инструкции.
2.1.10. Адресат.
Документы адресуют в государственные органы, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименования государственного органа, организации и их структурных подразделений указываются в именительном падеже, например:
Аппарат Правительства Московской области Управление кадров
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например:
Министерство потребительского рынка и услуг Московской области Заместителю министра И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю государственного органа или организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору ОАО "Мосэнерго" И.О. Фамилияили Главе Раменского муниципального района И.О. Фамилия
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их наименования указываются обобщенно, например:
Главам муниципальных образований Московской областиили Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Московской области
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ГУП Московской области "Автохозяйство" 1-й Дорожный проезд, д. 6а, Москва, 117545
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Храмцову В.И. ул. Пролетарская, д. 5, кв. 36 г. Химки, Московская область, 141400
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам, для их отправки применяются конверты с заранее напечатанными адресами.
2.1.11. Гриф утверждения документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Министр экономики Правительства Московской области
(подпись) И.О. Фамилия дата
При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮГубернатор Московской области Губернатор Тверской области(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилиядата дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", из наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в соответствующем роде и числе с названием утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 16.04.2008 N 101
2.1.12. Резолюция.
Резолюция — реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках для поручений формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложения N 37, 53). В случае если резолюция оформляется на документе, то она должна проставляться не на текстовой его части. Резолюции на кадровых документах пишутся непосредственно на поле документа.
В резолюции определяются государственные органы, организации, их структурные подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей или наименования государственных органов, их структурных подразделений, сторонних организаций, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Петрову В.Ю.
Никитину П.С.
Прошу принять срочные меры.
Доложить к 19.08.2008
Личная подпись
Дата
или
Министерство культуры Московской области
Администрация Лотошинского муниципального района
Просьба рассмотреть вопросы,
находящиеся в Вашей компетенции,
и о результатах сообщить заявителям
Личная подпись
Дата
При наличии нескольких исполнителей и если нет поручения конкретному исполнителю, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
2.1.13. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий предмет, которому посвящен документ. Заголовок должен быть кратким и отвечать на вопрос "о чем?". Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.
2.1.14. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.1.15. Текст документа.
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа и государственного органа-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Во второй, заключительной части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, Times DL размером N 12, 13, 14 и межстрочный интервал одинарный или полуторный.
2.1.16. Оформление приложений к документу.
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми актами и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется после текста, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющей приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Министерства финансов Московской области от 17.07.2008 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 3 л.
В приложении к нормативному правовому акту и распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: "Приложение N " с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1 к постановлению Правительства Московской области от 23.07.2008 N 601/27
2.1.17. Подпись документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Начальник Управленияпо связи и информатизации (подпись) П.В. Сергеев
При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления (подпись) А.В. СидоровГлавный бухгалтер (подпись) Е.Д. Брынкина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директорапо научной работе по охране труда(подпись) Ю.Г. Демидов (подпись) К.И. Игнатьев
Если должностное лицо, на подпись которому представляется проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) И.Б. ГайдайЧлены комиссии (подпись) К.М. Артемьева (подпись) С.В. Нелюбин (подпись) В.А. Филатов
2.1.18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.19. Отметка о заверении копии.
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения, например:
Подпись (инициалы, фамилия)ВерноНачальник Управления кадроваппарата Правительства Московской области (подпись) И.О. Фамилиядата
При пересылке копии с документа в другие государственные органы, организации или выдаче ее на руки физическим лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области.
2.1.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с применением размера шрифта N 10, 11, 12 и включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
А.В. Ямова
975 41 51
2.1.21. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа и проставляется в виде штампа в правом нижнем углу.
2.1.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Заявителю дан ответот 26.08.2008 N 03-15/131В дело (подпись) (инициалы и фамилия)27.08.2008илиИздан приказ от 28.05.2008 N 120"О создании экспертной комиссии".В дело N 01-46.(подпись) (инициалы и фамилия)29.05.2008
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения государственного органа, в котором исполнен документ, или исполнителем документа.
2.1.23. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в государственном органе.
2.2. Нормативные правовые акты
Нормативные правовые акты Московской области издаются на основе и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области.
Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
К нормативным правовым актам Московской области относятся Устав Московской области; законы Московской области; договоры Московской области с федеральными органами государственной власти по вопросам разграничения полномочий; договоры Московской области с другими субъектами Российской Федерации; договоры Московской области в сфере внешнеэкономических и международных связей; постановления Московской областной Думы; постановления Губернатора Московской области, имеющие нормативный характер; постановления Правительства Московской области, имеющие нормативный характер, и иные нормативные правовые акты Московской области.
Постановление — нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важнейших принципиальных задач, направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, правил.
Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области по вопросам, находящимся в их компетенции, вправе принимать распоряжения, имеющие нормативный характер, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области.
Распоряжения центральных исполнительных органов государственной власти Московской области действуют на всей территории Московской области и обязательны для государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, а также органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, юридических и физических лиц.
Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Нормативные правовые акты Московской области должны быть официально опубликованы в порядке, установленном законом Московской области.
Неопубликованные нормативные правовые акты Московской области применению не подлежат, за исключением случаев, прямо предусмотренных федеральными законами.
Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами и организациями, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других государственных органов. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.
Виза включает в себя наименование должности руководителя государственного органа или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника нормативного правового акта.
Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений государственного органа с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости — организации, привлекаемые к этой работе.
В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридическая служба государственного органа.
Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими государственными органами, могут создаваться рабочие группы.
В процессе работы над проектом нормативного правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.
Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть — преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
При подготовке нормативных правовых актов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты.
Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.
Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.
Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими государственными органами, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими государственными органами.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.
Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.
Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации и законодательству Московской области, а также правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы государственного органа.
Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа или лицом, исполняющим его обязанности.
Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие реквизиты:
наименование органа (органов), издавшего нормативный правовой акт;
наименование вида нормативного правового акта и его название;
дата подписания (утверждения) нормативного правового акта и его номер;
наименование должности и фамилия лица, подписавшего нормативный правовой акт.
Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими государственными органами, должен иметь соответствующие номера и единую дату.
Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату регистрации является обязательным.
2.3. Распорядительные документы
Распорядительный документ — вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов, их подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ.
Распоряжения принимаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
Распоряжения, издаваемые Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области (далее — Вице-губернатор), первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области — министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области — министрами Правительства Московской области, министром Правительства Московской области — руководителем аппарата Правительства Московской области, министром Правительства Московской области — постоянным представителем Губернатора Московской области в Московской областной Думе, имеют обязательную силу для должностных лиц, государственных органов и организаций, которым распоряжение адресовано.
Приказ принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.
Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности государственных органов.
Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие структурные подразделения государственных органов на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке.
Текст распоряжения и приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения и приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если распоряжение и приказ издаются на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.
Если распоряжение и приказ изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения…". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.4. Организационные документы
Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции государственных органов, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия их структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о государственных органах, их структурных подразделениях, правила, инструкция, структура, штатное расписание, должностной регламент государственных гражданских служащих Московской области, замещающих должности в государственных органах (далее — государственные гражданские служащие, сотрудники).
2.4.1. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции государственного органа.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение о государственном органе, структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение о государственном органе имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и основные задачи, полномочия, организация деятельности.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами и должны иметь названия. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.4.2. Должностной регламент
Текст должностного регламента государственного гражданского служащего носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения должностного регламента в действие является дата его утверждения (если в тексте не указана другая дата).
Должностной регламент доводится до сведения государственного гражданского служащего под расписку.
2.5. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная и служебная записки, стенограмма, план, отчет, объяснительная записка, заявление и др.
2.5.1. Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Если постановление (решение) прилагается к протоколу, то его текст не печатается, а делается запись "постановление (решение) N… прилагается".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
2.5.2. Служебные письма
Служебные письма в государственных органах готовятся:
как ответы о выполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства Московской области;
как исполнение поручений Губернатора Московской области и Правительства Московской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и Правительства Московской области;
как ответы на запросы юридических и физических лиц;
как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например, "Министерство считает…", "Управление наград рассмотрело…".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу…", "направляю…".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с нового абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. Изготовление бланков писем с воспроизведением герба Московской области средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.
Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах.
2.5.3. Докладная, служебная и объяснительная записки
Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.
Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной и служебной записок может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Докладные и служебные записки должны регистрироваться в подразделениях лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и передаваться по назначению строго по внутреннему реестру. Второй экземпляр с визами исполнителя остается в подразделении.
Записки, составляемые сотрудниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.5.4. Заявление
Заявление — это вид обращения гражданина, выражающего его просьбу о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Заявления, составляемые сотрудниками, могут быть оформлены как рукописным, так и печатным способами на стандартном листе бумаги. Заявление должно быть подписано собственноручно сотрудником.
2.5.5. Стенограмма
Стенограмма — дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
2.5.6. План
План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
2.5.7. Отчет
Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
2.5.8. Акт
Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.
2.6. Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов
2.6.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области — министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области — министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе (далее — нормативные правовые акты и распорядительные документы) государственные органы руководствуются Регламентом Правительства Московской области, настоящей Инструкцией, Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, рекомендованных Советом Государственной Думы.
2.6.2. Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области и изготовляемых типографским способом в установленном порядке (приложения N 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26), протоколы заседаний Правительства Московской области оформляются на бланках установленной формы (приложение N 30).
(Приложения N 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26, 30 утратили силу. — Распоряжение Губернатора МО от 19.06.2009 N 399-РГ)
В государственных органах нормативные правовые акты и распорядительные документы (распоряжения, приказы) оформляются на бланках, утверждаемых руководителями соответствующих государственных органов (приложения N 51, 52).
Страницы документа: