Инструкция по делопроизводству в администрации Пушкинского муниципального района

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в администрации Пушкинского муниципального района (далее — администрация) и ее структурных подразделениях.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами Московской области, Уставом Пушкинского района, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТом Р 511-41-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Организационно-методическое, информационное и документационное обеспечение администрации осуществляет отдел регистрационно-технологического прохождения документов (далее — отдел регистрации документов) Управления делами.

1.4. Делопроизводство в администрации ведется с использованием средств электронного документооборота Office Media "Делопроизводство" (далее — система "Делопроизводство").

Программное и информационное обеспечение системы делопроизводства в процессе ее эксплуатации осуществляется отделом программирования и технического обеспечения компьютерной техники Управления делами.

1.5. Применение системы "Делопроизводство" и других автоматизированных технологий в делопроизводстве в администрации и ее структурных подразделениях должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

1.7. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации осуществляется отделом регистрации документов Управления делами.

1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурного подразделения обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.9. При утрате документов руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует отдел регистрации документов Управления делами.

1.10. Требования к работе с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц и сотрудников администрации.

1.11. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержания в них служебной информации.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных администрации, предназначенная для должностных лиц и сотрудников администрации при выполнении ими своих обязанностей и не относящаяся к категории открытой информации (в том числе затрагивающая права и интересы граждан).

1.12. Несоблюдение требований настоящей Инструкции должностными лицами и сотрудниками администрации влечет дисциплинарную ответственность сотрудника, установленную законодательством.

Деятельность администрации и ее структурных подразделений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.

Ее состав определяется компетенцией администрации, ее структурных подразделений, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями, государственными органами, другими органами управления и организациями.

Функции управления в администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:

— нормативные правовые акты;

— распорядительные документы;

— организационные документы;

— информационно-справочные документы.

Под нормативными правовыми актами понимаются изданные в установленном порядке акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление — нормативно-правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Постановления главы Пушкинского муниципального района принимаются в соответствии и на основании законов нормативных правовых актов Московской области, постановлений и распоряжений Правительства Московской области, Устава Пушкинского района.

Постановления главы Пушкинского муниципального района не могут противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Московской области.

Постановления издаются (принимаются) исключительно главой муниципального района, а в его отсутствие — лицом, исполняющим его обязанности.

Распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.

2.2.1. Распоряжение — ненормативный правовой акт (т.е. не содержащий в себе правовых норм), носит правоприменительный индивидуальный характер и содержит обязательные для определенного круга лиц предписания по конкретным вопросам.

Распоряжения, издаваемые главой Пушкинского муниципального района в целях разрешения оперативных вопросов в процессе деятельности администрации района, имеют обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконным актом и делятся на две группы: распоряжения по основной деятельности и распоряжения по личному составу.

2.2.2. Приказ — правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.

Приказы издаются с целью разрешения оперативных организационных и других вопросов деятельности структурных подразделений.

В администрации дано право издавать приказы руководителям структурных подразделений в целях разрешения задач, стоящих перед подразделением.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующий (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

В случае если предписываемое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения…". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

2.2.3. Указание — распорядительный служебный документ, содержащий предписываемое действие конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения нормативных, правовых, распорядительных документов.

Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции администрации, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: Положения о структурных подразделениях, инструкция, структура, штатное расписание, должностные инструкции работников.

2.3.1. Положения, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Положение о структурных подразделениях является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

Положение о структурном подразделении разрабатывается его руководителями и утверждается главой муниципального района.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Порядок подготовки проекта Положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст проекта Положения, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен" "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту Положения, инструкции отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью Положения, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст Положения, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3.2. Штатное расписание — закрепляет должностной и численный состав администрации и ее структурных подразделений с указанием должностных окладов работников с приложением расчетов фонда оплаты труда.

Штатное расписание утверждается главой муниципального района.

2.3.3. Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность должностного лица.

Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, квалификационные требования.

Должностные инструкции заместителей главы администрации, председателей комитетов, начальников управлений утверждаются главой муниципального района. Должностные инструкции работников администрации и ее структурных подразделений утверждаются заместителем главы администрации согласно распределению обязанностей.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

2.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

— председатель или председательствующий;

— секретарь;

— присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем — приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;

— повестка дня;

— докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

В отдельных случаях (оперативные совещания, отраслевые совещания, встречи главы муниципального района с населением, "прямой эфир" и др.) применяется краткая форма протокола в виде протокола поручений. При оформлении протокола поручений используются следующие реквизиты:

номер протокола;

дата проведения;

повестка дня;

список присутствующих, поручения.

Протокол поручений, как правило, утверждает глава муниципального района.

2.4.2. Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии, при расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

При необходимости акт подлежит утверждению главой муниципального района.

2.4.3. Письмо. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Тексты отдельных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

— письмо оформляется на должностном бланке;

— письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводится ссылка на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Объяснительные записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.4.5. Стенограмма — дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.д.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

2.4.6. План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

— наименование (содержание) работы или мероприятия;

— исполнитель;

— срок исполнения;

— отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

2.4.7. Справка — документ информационно-справочного, аналитического, служебного, отчетного характера или подтверждающий биографические и другие сведения.

2.4.8. Доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

— полное наименование организации;

— Ф.И.О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати организации и подписью руководителя или уполномоченного лица;

— фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

— содержание и объем полномочий;

— дата выдачи доверенности;

— срок действия доверенности.

2.4.9. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть сначала застенографирована и записана с помощью звукозаписывающей техники с последующей расшифровкой. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список адресатов с номерами их телефонов. Телефонограммы оформляются обычно на чистом листе бумаги или на общем бланке.

Телефонограммы регистрируются в журналах структурных подразделений.

2.4.10. Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько пунктов и нескольким адресатам необходимо сдавать на телеграф столько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указано адресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кроме перечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимо указывать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.

Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче большому количеству адресатов и во многие населенные пункты (города), должны быть подготовлены в каждый пункт (город) и каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать лишь один экземпляр телеграммы с приложением списка рассылки всех адресатов, остальные экземпляры телеграммы размножаются с указанием на каждом размноженном экземпляре отдельного адреса, куда следует его доставить. Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

Отправка подписанных должностным лицом телеграмм осуществляется структурным подразделением, подготовившим документ.

2.4.11. Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

3.1.1. Доставка документов в администрацию района осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.

Телеграммы на имя главы муниципального района доставляются в приемную главы муниципального района.

Сообщения по электронной почте принимаются и распечатываются в отделе программирования и технического обеспечения компьютерной техники Управления делами. Документы, адресованные на имя главы муниципального района, заместителей главы администрации, передаются для регистрации в отдел регистрации документов.

Документы, поступившие по факсимильной связи, принимаются и учитываются в отделе регистрации документов и передаются по назначению в структурные подразделения администрации.

Служебная корреспонденция с грифом "С", "СС" получается сотрудниками отдела мобилизационной работы и региональной безопасности администрации Пушкинского муниципального района согласно доверенности через отделения спецсвязи. Вышеназванный отдел осуществляет регистрацию и контроль указанных документов.

3.2.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей в администрацию корреспонденции производится в централизованном порядке в отделе регистрации документов Управления делами.

3.2.2. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению, ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на оборотной стороне листа документа проставляется соответствующая отметка.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Корреспонденция с пометкой "лично", поступившая на имя главы муниципального района и заместителей главы администрации, вскрывается в отделе регистрации документов. В случае если письмо, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, оно регистрируется в отделе регистрации документов.

3.2.3. Корреспонденция, поступившая в администрацию, подлежит регистрации в день ее поступления.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему документооборота. Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется штамп с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.

При этом в компьютер вводятся данные: сведения об авторе (корреспонденте), вид документа, дата, исходящий номер документа, дата поступления, входящий номер документа, заголовок или его краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа "в дело".

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь — количество повторных поступлений. Например: 123 — номер первого документа (по определенному вопросу), второй — по этому же вопросу будет зарегистрирован за N 123/1, третий — за N 123/2 и т.д.

3.2.4. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются специалистами отдела регистрации документов, а затем направляются по назначению.

3.2.5. После регистрации корреспонденция передается на рассмотрение главе муниципального района, заместителям главы администрации исходя исключительно из их содержания независимо от того, на чье имя оно адресовано, согласно распределению обязанностей.

3.2.6. Результаты рассмотрения руководителем корреспонденции отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа.

3.2.7. Резолюция оформляется на бланке поручения (приложение N 2), прилагаемого к документу, и включает фамилии исполнителей (исполнителя), конкретные поручения исполнителям (исполнителю), которым направляется документ, предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя и дату.

3.2.8. Ответственным за исполнение поступившего документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа для исполнения, а соисполнителям передаются копии документов. Ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.

3.2.9. Документы, по которым имеется поручение Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области, министров Правительства Московской области, депутатские запросы, протесты и представления прокуратуры, деловые и финансовые предложения и другая корреспонденция, имеющая особую важность для жизнедеятельности района, направляется главе Пушкинского муниципального района.

Заместителям главы администрации направляются документы по вопросам, относящимся к деятельности подчиненных им структурных подразделений.

Документы с резолюциями руководителей администрации направляются отделом регистрации документов на исполнение структурным подразделениям администрации после введения всех сведений о прохождении документа в компьютерную базу данных.

3.2.10. Корреспонденция, зарегистрированная в отделе регистрации документов, доставляется заместителям главы администрации их помощниками ежедневно.

3.2.11. На документах с отметкой "Контроль" и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату".

3.2.12. Документы, направляемые структурными подразделениями администрации в отдел регистрации документов, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, фамилию исполнителя и телефон.

3.2.13. Списанные в дело и сданные в отдел регистрации документов исполненные документы формируются в дела текущего архива в соответствии с номенклатурой дел.

3.3.1. Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: нормативные правовые акты и распорядительные документы, переписка, обращения граждан и другие.

3.4.1. Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы и подписываются руководителями администрации и должностными лицами в пределах своей компетенции (приложения N 3, 4, 5).

3.4.2. Ответы на поручения Губернатора Московской области, акты прокурорского реагирования, на поручения главы муниципального района с отметкой "Контроль" готовятся только за подписью главы муниципального района.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации, ответ подписывается этим должностным лицом.

3.4.3. Ответы на поручения главы района готовятся за подписью должностного лица, которому дано поручение.

3.4.4. Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.4.5. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, возвращаются исполнителю для доработки.

4.1. Организация работы с документами, ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемых руководителями структурных подразделений, в соответствии с должностными инструкциями.

В обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, входят:

— прием и распределение документов, поступающих в структурное подразделение;

— направление документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и в соответствии с его поручением — исполнителю;

— оформление исходящих документов и их отправка;

— контроль за прохождением документов в структурных подразделениях, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

— организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

— разработка номенклатуры дел структурного подразделения; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

— прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи.

4.2. Учет поступления, прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях осуществляется с использованием персональных компьютеров либо посредством записей в журналах установленной формы (приложения N 6, 7).

4.3. В соответствии с содержанием документа (поручения) руководители структурных подразделений осуществляют следующие основные мероприятия:

— разрабатывают план по исполнению документа или поручения и при необходимости выносят его на оперативное совещание с руководителями взаимодействующих подразделений с целью распределения задач и определения порядка взаимодействия в работе;

— дают конкретные, вытекающие из содержания документа поручения сотрудникам подчиненного структурного подразделения;

— организуют контроль исполнения документа по вопросам, относящимся к компетенции структурного подразделения;

— своевременно информируют руководителей при возникновении угрозы срыва выполнения контролируемого вопроса или возникновения условий, требующих внесения кардинальных изменений в принятое ранее решение.

4.4. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Все остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов, документов, справок, сведений и т.д.).

4.5. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений главы муниципального района структурные подразделения администрации руководствуются порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных документов в соответствии с Регламентом администрации Пушкинского муниципального района и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланках установленного образца, утвержденных главой муниципального района и изготовленных типографским способом (приложения N 8, 9). Текст печатается на компьютере на одной стороне листа. Текст документов рекомендуется печатать с использованием шрифтов Times Hew Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 текстового редактора Word for Windows версии от 6,0 и выше.

5.1.3. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу нормативных правовых и распорядительных документов, являются:

— герб Пушкинского муниципального района (на бланке изображен на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование организации (должностного лица)";

— название вида документа (постановление, распоряжение);

— дата, регистрационный номер;

— заголовок;

— текст документа;

— подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией) лица, подписавшего документ);

— лист согласования на оборотной стороне первого экземпляра.

5.1.4. Датой принятия нормативного правового и распорядительного документа является дата его подписания, если не указана дата введения в распорядительной части документа.

5.1.5. Совместные нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, с указанием всех обязательных реквизитов организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ (реквизиты располагаются на одном уровне). Наименование вида документа центрируется. Датой совместного нормативного правового и распорядительного документа является дата его подписания (единая, соответствует дате более поздней подписи).

Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Подписи должностных лиц располагаются ниже текста на одном уровне.

5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

5.1.7. Нормативные правовые и распорядительные акты главы муниципального района, изданные и вступившие в силу в установленном порядке, имеют обязательную силу для исполнения и соблюдения их всеми расположенными или действующими в Пушкинском муниципальном районе организациями и предприятиями независимо от формы собственности и физическими лицами.

5.1.8. Наиболее важные нормативные правовые акты в соответствии с Уставом муниципального образования "Пушкинский район" по решению главы Пушкинского муниципального района публикуются (полностью или в изложении) в средствах массовой информации.

5.1.9. Нормативные правовые и распорядительные акты главы муниципального района, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных документов следует соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту дается в краткой форме, точно отражая содержание документа, формулируется в виде вопроса о чем (о ком) и располагается в левой верхней части листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных документов подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами, могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, например:

"Во исполнение статьи 5 Федерального закона от 26 января 2006 г. N…".

В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных документов, указываются их реквизиты, например:

"в соответствии с постановлением главы Пушкинского муниципального района от 14.04.2006 N 123 "О…".

Текст документа должен быть предельно кратким, излагается простым и доступным языком, не допускающим возможности двойного толкования.

Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. При использовании сокращений должно соблюдаться единообразие в пределах одного документа.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений главы муниципального района завершается словом "постановляю", после которого ставится двоеточие, в распоряжениях двоеточие ставится сразу же после констатирующей части.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты, подпункты (абзацы), которые нумеруются арабскими цифрами.

В постановляющей (распорядительной) части документа в повелительной форме указывается кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается организация или структурное подразделение администрации, после названия организации (структурного подразделения) в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя организации (структурного подразделения) в именительном падеже.

Например: "Комитету по управлению имуществом (Ф.И.О. председателя комитета)…" или "Председателю Комитета по управлению имуществом Ф.И.О.".

5.2.3. Проекты постановлений, распоряжений в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:

— поручения должностным лицам по осуществлению контроля за исполнением данного документа;

— сроки исполнения поручений;

— указания на обязательность опубликования в официальных изданиях (для документов, затрагивающих права человека и гражданина);

— указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов, если вновь принимаемый распорядительный документ исключает их действие;

— указание о снятии с контроля ранее принятого распорядительного документа в случае его выполнения либо если новый документ издается взамен ранее принятого.

Проекты нормативных правовых и распорядительных актов главы муниципального района, требующие решения вопросов о бюджетных ассигнованиях, вносятся при указании источников финансирования.

Если подготавливаемый документ влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого документа или представляются одновременно в виде отдельного проекта документа.

Текст документа с заголовком "О внесении изменений и дополнений в…" должен содержать пункт "Внести изменения (или дополнения) в…", при этом каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (или подпунктом).

Нормативные правовые и распорядительные документы администрации, в которые неоднократно вносились изменения и (или) дополнения, издаются в новой редакции.

Если в постановляющей части какой-либо пункт отменяет ранее принятое постановление либо распоряжение главы муниципального района, в заголовке к тексту (в фабуле) также четко указывается N и дата отмененного либо утратившего силу правового акта главы муниципального района.

5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативно-правового акта, его даты и номера по форме:

 Приложение к постановлению (распоряжению) главы Пушкинского муниципального района от ___________ N ______

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы.

Если в тексте документа записано: "Утвердить Положение, Устав, Регламент, Акт, состав комиссии или иной документ (прилагается), то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

 Утвержден (в роде, соответствующем виду документа) постановлением главы Пушкинского муниципального района от __________ N _____

В соответствующих пунктах в обязательном порядке делается ссылка на приложение (пишется "прилагается"), и приложение к нормативному правовому или распорядительному документу является неотъемлемой частью названного документа.

Если утвержденный документ имеет большой объем (карта, генплан, межевое дело и т.д.), то в обязательном порядке указывается, где хранится подлинник.

Последний лист каждого приложения визируется заместителем главы администрации района, курирующим данное направление, подписывается исполнителем по следующей форме:

личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках — сокращенное наименование (по форме "далее именуется" или "далее"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "Согласно Инструкции по делопроизводству в администрации Пушкинского муниципального района (далее именуется Инструкция)".

Наименование упомянутых в документе центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным учредительными документами: положениями об этих органах и организациях, Уставами.

5.2.6. Исполнитель (структурное подразделение), которому поручена подготовка проекта нормативного правового и распорядительного документа, проводит редакторскую обработку текста (проверяет цифровые данные, фамилии, имена и отчества, адреса) и согласование проекта с должностными лицами.

5.2.7. Проект постановления (распоряжения) согласовывается путем визирования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа первого экземпляра проекта, где обозначена подпись главы муниципального района.

На листе согласования указываются фамилии, инициалы должностных лиц, согласующих проект, дата визирования.

В левой нижней части листа согласования размещается расчет рассылки документа и фамилия, инициалы исполнителя, номер служебного телефона.

Рассмотрение и согласование проектов нормативных правовых и распорядительных актов главы муниципального района в структурных подразделениях производятся в течение одного рабочего дня, если не требуется дополнительной проверки, в течение трех рабочих дней, если требуется согласование внутри подразделения.

При наличии разногласий по проекту постановления (распоряжения) и невозможности найти взаимоприемлемое решение замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "замечания прилагаются", личная подпись, дата.

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сущности.

В этом случае делается запись "замечания сняты", личная подпись должностного лица, внесшего замечания, дата.

Обязательными являются согласования заместителя главы администрации, курирующего данное направление, правового управления администрации. Остальные подписи согласования определяет ответственное должностное лицо, готовящее документ.

Последовательность визирования: руководитель структурного подразделения, готовящего документ, другие руководители структурных подразделений, указанные в листе согласования, заместитель главы администрации, курирующий данное направление, заместитель главы администрации, указанный в листе согласования, начальник (сотрудник) правового управления.

В случае отсутствия должностного лица (командировка, отпуск, болезнь) напротив его фамилии делается отметка об его отсутствии и документы визируются лицом, исполняющим его обязанности, с указанием фамилии и инициалов.

В случае подписания главой муниципального района документа без согласующих виз, по указанию главы муниципального района документ регистрируется без согласования (делается отметка "без виз").

При возникновении обоснованного замечания, которое излагается согласующим лицом в письменном виде, документ направляется на доклад главе муниципального района.

5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений на бланке и другие информационные материалы передаются исполнителем в сектор учета и контроля, исполнения документов Управления делами администрации.

5.3.2. Начальник сектора учета и контроля, исполнения документов комплектует папки документов "для подписи" главе муниципального района, проверяет оформление документов на соответствие требованию Инструкции по делопроизводству в администрации Пушкинского муниципального района (наличие виз, приложений и т.п.).

В случае нарушения установленных требований начальник сектора учета и контроля, исполнения документов имеет право возвращать исполнителям документы на доработку.

5.3.3. Начальник сектора учета и контроля, исполнения документов передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений главы муниципального района управляющему делами для последующего доклада и подписи главе муниципального района.

5.3.4. Подписанные главой муниципального района постановления (распоряжения) возвращаются в сектор учета и контроля, исполнения документов для регистрации, оформления, тиражирования и рассылки.

Регистрация постановлений (распоряжений) производится их нумерацией арабскими цифрами в пределах одного календарного года с указанием порядкового номера в порядке возрастания раздельно по видам распорядительной документации.

К номеру распоряжения по основной деятельности добавляется буква "р", к номеру распоряжения по личному составу с постоянным сроком хранения добавляются буквы "рк" и "рл" — со сроком хранения пять лет.

5.3.5. Все нормативные правовые и распорядительные акты главы муниципального района вносятся в базу данных.

Сектор учета и контроля, исполнения документов наряду с журнальной формой использует и компьютерную систему регистрации постановлений.

5.3.6. Размноженные экземпляры постановлений (распоряжений) заверяются управляющим делами администрации, распоряжения по личному составу — начальником отдела по работе с кадрами и удостоверяются печатью Управления делами.

Реквизиты "отметка о заверении копии" располагается ниже реквизита "подпись". Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись "верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия), например:

Верно:Управляющий делами подпись (Ф.И.О.)

Копии рассылаются в течение трех дней.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров копий документа возлагается на исполнителя нормативно-правовых документов.

Выписка из постановления (распоряжения) — это копия определенной части подлинного документа, имеющая все реквизиты постановления (распоряжения) до распорядительной части. А из распорядительной части записывается только тот пункт, который нужен в конкретном случае или касается конкретного лица. Выписка из постановления аналогично копии заверяется управляющим делами, ставится печать "Управление делами".

5.3.7. Внесение изменений и исправлений в подлинные нормативные правовые акты и распорядительные акты и их копии не допускается.

Замена разосланных экземпляров (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только с разрешения управляющего делами и при согласовании с исполнителем документа с обязательным возвратом всех экземпляров ранее разосланных актов в сектор учета и контроля, исполнения документов.

5.3.8. Копии постановлений главы муниципального района в соответствии с утвержденным порядком направляются в районную прокуратуру.

5.3.9. Рассылка копий документов производится в соответствии с расчетом рассылки заказчикам, гражданам — через исполнителя документа.

5.3.10. Ознакомление с нормативными правовыми, распорядительными актами, а также получение копий документа осуществляется заявителем в секторе учета и контроля, исполнения документов на основании оформленной соответствующим образом заявки и с разрешения управляющего делами.

Копии выдаются только лицам, указанным в постановляющей части, либо их представителям по доверенности, заверенной нотариально, а также по запросу суда. Другим лицам документы не выдаются.

5.3.11. Подлинники нормативных правовых и распорядительных документов после их тиражирования и рассылки хранятся в текущем архиве сектора учета и контроля, исполнения документов Управления делами, а по личному составу в отделе по работе с кадрами в течение пяти лет, а затем сдаются в архивный отдел администрации.

6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль строится на базе регистрационных данных.

6.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из вышестоящих органов государственной власти — с даты подписания (утверждения), из других организаций и учреждений — с даты их регистрации.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством:

— служебная корреспонденция (письма) предприятий — в срок до одного месяца; письма, не требующие уточнения фактов, дополнительных консультаций или разъяснений специалистов, рассматриваются в срок не более 15 рабочих дней; письма, не требующие специального изучения и (или) проверки, рассматриваются безотлагательно в срок не более 7 рабочих дней;

— депутатские запросы — в течение 15 дней;

— обращения депутатов, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, — в месячный срок (регистрирует, осуществляет сопровождение контроля главный специалист сектора писем, ведущий направление "письменные обращения граждан"), остальная депутатская переписка квалифицируется как служебная корреспонденция;

— постановления, решения вышестоящих органов — согласно указанному сроку или один месяц, если срок не указан.

6.4. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель структурного подразделения или должностное лицо, на которое возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения, с дальнейшей подготовкой промежуточного ответа о продлении срока инициатору документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.