Без рубрики
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области
Приказ Госадмтехнадзора МО от 02.03.2004 N 24-Пр
Cтр. 1
В целях совершенствования работы с документами в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области и обеспечения их сохранности приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области (далее — Инструкция).
2. Ввести в действие Инструкцию с 15 марта 2004 года.
Ответственный — начальник общего отдела Скворцова В.В.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам Госадмтехнадзора Московской области с момента введения руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
Ответственные — начальники структурных подразделений.
4. Начальнику организационного управления Чечкину Г.А. обеспечить изготовление Инструкции в необходимом количестве для выдачи структурным подразделениям Госадмтехнадзора Московской области.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя начальника Кабанова В.Б.
Начальник — главный государственный административно-технический инспектор Московской области Н.П. Пищев
Утверждена приказом Главного управления государственного административно-технического надзора Московской области от 2 марта 2004 г. N 24-Пр
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области (далее — Госадмтехнадзор Московской области) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами в Госадмтехнадзоре Московской области: порядок приема, учета, оформления, использования и хранения документов, контроль за их исполнением.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, законодательными актами Московской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления <1>, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 N 1193-РГ.
Инструкция устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан и депутатов в Госадмтехнадзоре Московской области.
1.4. Соблюдение требований Инструкции обязательно для всех работников Госадмтехнадзора Московской области. Организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области осуществляет организационное управление.
1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области возлагается на их руководителей.
1.7. Делопроизводство в центральном аппарате Госадмтехнадзора Московской области ведется с использованием средств организационной и вычислительной техники, технологий системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее — САДД).
1.8. Применение САДД и других автоматизированных технологий в делопроизводстве Госадмтехнадзора Московской области должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции.
1.9. Методическое руководство и контроль за состоянием ведения делопроизводства в Госадмтехнадзоре Московской области осуществляет общий отдел во взаимодействии с соответствующими подразделениями аппарата Правительства и центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области (далее — государственные органы) в пределах их компетенции.
———————————
<1> Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
II. Состав управленческих документов Госадмтехнадзора Московской области
Деятельность Госадмтехнадзора Московской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Госадмтехнадзора Московской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Московской области, государственными органами, другими органами управления и организациями.
Полномочия Госадмтехнадзора Московской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Документы, образующиеся в Госадмтехнадзоре Московской области в результате правоприменительной практики государственных административно-технических инспекторов Московской области, относятся к процессуальным документам. Состав, форма, порядок заполнения этих документов (акт осмотра территории, протокол, постановление, определение, предписание, уведомление, извещение и другие) регулируются Инструкцией по административной практике в Госадмтехнадзоре Московской области, согласованной с Главным управлением Минюста России по Московской области и утвержденной распоряжением Госадмтехнадзора Московской области.
2.1. Нормативные правовые акты
Нормативными правовыми актами Госадмтехнадзора Московской области являются акты, содержащие правовые нормы, которые действуют на всей территории Московской области и обязательны для государственных органов и государственных учреждений Московской области, а также органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, юридических лиц независимо от форм собственности и физических лиц.
Нормативные правовые акты Госадмтехнадзора Московской области могут издаваться в виде распоряжений Госадмтехнадзора Московской области, которые подписывает начальник.
2.2. Распорядительные документы
Распорядительные документы — вид письменных документов, в которых фиксируются решения по вопросам основной деятельности, а также решения организационных, кадровых, административно-хозяйственных и других вопросов. К распорядительным документам относятся приказ начальника Госадмтехнадзора Московской области (далее — приказ) и распоряжение Госадмтехнадзора Московской области (далее — распоряжение).
Распорядительные документы подлежат обязательному исполнению работниками Госадмтехнадзора Московской области.
Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят руководители структурных подразделений центрального аппарата Госадмтехнадзора Московской области на основании поручений начальника Госадмтехнадзора Московской области и его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливаются отделом государственной службы и кадров Госадмтехнадзора Московской области.
2.3. Организационные документы
Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции Госадмтехнадзора Московской области, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о Госадмтехнадзоре Московской области, об управлениях (Организационное, Информационно-плановое, по работе с территориями), об отделах (правовой, по обеспечению деятельности Госадмтехнадзора Московской области, общий, информационно-плановый, сводно-аналитический, связи и информатизации, контроля за производством работ, контроля за содержанием объектов, разрешительно-технической документации, бухгалтерского учета и отчетности), должностные инструкции работников, правила, инструкции, структура, штатное расписание.
2.3.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Госадмтехнадзора Московской области.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, которые подписываются начальником Госадмтехнадзора Московской области или утверждаются в установленном порядке.
Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение о Госадмтехнадзоре Московской области, о структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию его работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы (приложения N 30, 31).
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.3.2. Штатное расписание.
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав Госадмтехнадзора Московской области с указанием должностных окладов работников.
В штатном расписании указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.
Штатное расписание утверждается распоряжением.
2.3.3. Должностная инструкция.
Должностная инструкция имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности), заключительные положения (приложение N 32).
Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами "обязан", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
2.4. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.
2.4.1. Протокол.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, заседания коллегии), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (приложение N 23 — не приводится).
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем — приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали — выступили — постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
2.4.2. Служебные письма.
Служебные письма в Госадмтехнадзоре Московской области готовятся:
— как ответы о выполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства Московской области;
— как исполнение поручений Губернатора и Правительства Московской области в связи с обращениями граждан по вопросам, относящимся к деятельности Госадмтехнадзора Московской области;
— как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и актов Правительства Московской области;
— как ответы на запросы юридических и физических лиц;
— как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Письма оформляются на бланках письма Госадмтехнадзора Московской области (приложение N 2 — не приводится), в территориальных отделах — на бланках территориального отдела Госадмтехнадзора Московской области (приложение N 3 — не приводится).
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания.
2.4.3. Акт.
Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события (приложение N 24).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению начальником Госадмтехнадзора Московской области.
2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение N 25).
Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие (приложение N 26).
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки (приложение N 27).
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной (служебной) записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками, с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки) могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Служебные, докладные, объяснительные записки, адресованные начальнику Госадмтехнадзора Московской области, регистрируются в общем отделе и передаются начальнику Госадмтехнадзора Московской области сотрудником общего отдела или лично.
Исполненные записки передаются в общий отдел на хранение.
Докладные, объяснительные, служебные записки, адресованные начальникам структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях работником, ответственным за делопроизводство.
2.4.5. Стенограмма.
Стенограмма — дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
2.4.6. План.
План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
— наименование (содержание) работы или мероприятия;
— исполнитель;
— срок исполнения;
— отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
2.4.7. Отчет.
Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет подписывает руководитель структурного подразделения, в котором он подготовлен. Кроме того, отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
III. Подготовка и оформление нормативных правовых и распорядительных актов, их учет и рассылка
3.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных актов
3.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области необходимо руководствоваться порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с Регламентом Правительства Московской области и Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области.
Нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Московской области и Правительства оформляются на бланках установленного образца, утвержденных Губернатором Московской области и изготовленных типографским способом.
3.1.2. В Госадмтехнадзоре Московской области нормативные правовые акты и распорядительные документы оформляются на бланках установленной формы, утвержденных начальником Госадмтехнадзора Московской области и изготовленных типографским способом (приложения N 5, 6 — не приводятся).
Текст печатается на компьютере на одной стороне листа (приложение N 14 — не приводится).
Использование ксерокопий бланков запрещено.
3.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу органов или организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).
3.1.4. Исключен. — Приказ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 N 107-Пр.
3.1.5. Обязательными реквизитами нормативных правовых и распорядительных актов являются:
— Герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле листа над реквизитом) "Наименование органа (должностного лица)";
— наименование органа (должностного лица) — автора документа;
— название вида документа (приказ, распоряжение);
— дата, регистрационный номер, место принятия документа;
— заголовок;
— текст документа;
— подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией через пробел), фамилия лица, подписавшего документ);
— печать;
— лист согласования (на оборотной стороне последнего листа документа).
3.1.6. Датой принятия нормативного правового и распорядительного акта является дата его подписания.
Датой принятия совместного нормативного правового и распорядительного акта является последняя дата его подписания.
3.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.
3.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовых и распорядительных актов
При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов (далее — приказ (распоряжение) необходимо соблюдать следующие требования:
3.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "О чем (о ком)?" и располагается в центральной части листа перед текстом документа. Точка в конце заголовка не ставится.
Распоряжения могут не иметь заголовка.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 13, 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.2.2. Текстовая часть приказа (распоряжения), как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленном на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) — автора документа, дата, регистрационный номер, содержание документа (например: "в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области").
Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно — Российская Федерация), МО (правильно — Московская область) и т.д.
Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.
Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в этой части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в приказах завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами вразрядку и после которого ставится двоеточие.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения…". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Если содержание приказа (распоряжения) не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только распорядительную часть.
В распорядительной части приказа (распоряжения) в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа (распоряжения) должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Если в качестве исполнителя указывается структурное подразделение, то после названия структурного подразделения в скобках указываются фамилия и инициалы его руководителя в именительном падеже, например: "Начальнику организационного управления Чечкину Г.А." или "Организационному управлению Госадмтехнадзора Московской области (Чечкин Г.А.)…".
3.2.3. Распорядительная часть текста приказа (распоряжения), как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками и предусматривают:
— конкретные поручения руководителям структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области;
— сроки исполнения поручений;
— указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу нормативных правовых актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой или распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;
— указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого;
— указания об осуществлении контроля за исполнением приказа (распоряжения).
Если подготавливаемый приказ (распоряжение) влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.
3.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера по форме:
Приложение N _____________ к приказу Госадмтехнадзора Московской области от ______________ N ______
или
Приложение N ___________ к распоряжению Главного управления государственного административно-технического надзора Московской области от _______________ N _______
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (например: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).
Если в тексте приказа (распоряжения) записано: "утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф утверждения:
УТВЕРЖДЕН (в роде, соответствующем виду документа) приказом (распоряжением) начальника Госадмтехнадзора Московской области от __________________ N ___________
Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.
3.2.5. Если в приказе (распоряжении) неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области (далее — Инструкция)".
Наименования упоминаемых в приказе (распоряжении) государственных органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).
3.3. Порядок согласования, подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых и распорядительных актов
3.3.1. Согласование проектов приказов (распоряжений) Госадмтехнадзора Московской области осуществляется путем его последовательного визирования должностными лицами на листе согласования с указанием конкретной даты.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемому образцу (приложение N 15).
Отпечатанный на соответствующем бланке проект приказа (распоряжения) визируется:
— исполнителем и руководителем структурного подразделения, представившим проект;
— руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;
— начальниками управлений;
— начальником общего отдела;
— в отделе бухгалтерского учета и отчетности (при необходимости);
— начальником правового отдела, который проверяет его на соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам;
— заместителями начальника Госадмтехнадзора Московской области в соответствии с распределением обязанностей;
— первым заместителем начальника Госадмтехнадзора Московской области.
При наличии приложений к проекту приказа (распоряжения) они визируются руководителем подразделения, подготовившего (внесшего) проект.
При необходимости к проекту подготавливается служебная записка (подписанная должностным лицом, представляющим проект документа) с кратким изложением причин и целей разработки документа, направляемого на согласование.
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
При наличии замечаний и предложений они излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).
Срок рассмотрения должностными лицами Госадмтехнадзора Московской области поступивших на согласование проектов документов не должен превышать 3 рабочих дней.
Редакционные правки (синтаксис, орфография, грамматика и стиль), не меняющие сути документа, не требуют повторного согласования и вносятся в проект исполнителем.
Отказ в визировании не допускается.
По завершении согласования проект документа со всеми приложениями (на электронном и бумажном носителях) и расчетом рассылки передается исполнителем в общий отдел.
Общий отдел в установленном порядке представляет проект документа для подписания начальником Госадмтехнадзора Московской области (или по его поручению первым заместителем начальника), а затем регистрирует и рассылает его по списку рассылки, подготовленному исполнителем.
Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его у должностного лица, представившего проект, а также в правовом отделе. Прежний вариант проекта с визами прилагается.
Ответственность за качественную подготовку проектов приказов (распоряжений) и их согласование возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Правильность оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью общего отдела.
3.3.2. Подписанные приказы (распоряжения) вступают в силу с момента их подписания, если в тексте не указано другого срока.
Общий отдел регистрирует подписанные приказы, распоряжения по основной деятельности, организационным и административно-хозяйственным вопросам; отдел государственной службы и кадров — по кадровым вопросам в специальных журналах установленной формы в течение календарного года (приложения N 18, 19).
Регистрация приказов Госадмтехнадзора Московской области ведется в порядке возрастания номеров раздельно по видам приказов и состоит:
— из порядкового номера и буквенного индекса "Пр" — для приказов по основной деятельности;
— из порядкового номера и буквенного индекса "лс" — для приказов по личному составу по вопросам приема, увольнения, перемещения, поощрения, премирования, о долгосрочных командировках (в том числе за рубеж), долгосрочных отпусках сотрудников;
— из порядкового номера и буквенного индекса "к" — для приказов по личному составу о краткосрочных внутрироссийских командировках, очередных и учебных отпусках и взысканиях сотрудников.
Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис. Пример: для приказов по основной деятельности — N 22-Пр, для приказов по личному составу — N 123-лс или N 147-к.
Регистрация распоряжений производится в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".
3.3.3. Подписанные документы тиражируются, каждый экземпляр документа заверяется штампом "Копия верна" и подписью ответственного работника общего отдела.
Общий отдел в течение трех рабочих дней обязан организовать ознакомление указанных в списке рассылки лиц с распоряжениями (приказами) под расписку в используемой учетной форме (приложение N 20).
Дополнительное ознакомление и выдача копий документов осуществляются общим отделом по согласованию с исполнителем.
Замена разосланных экземпляров приказов (распоряжений) в случае обнаружения редакционных и технических ошибок может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения начальника Госадмтехнадзора Московской области.
3.3.4. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актов после их тиражирования и рассылки хранятся в общем отделе в течение двух календарных лет, а затем передаются в архив Госадмтехнадзора Московской области.
3.3.5. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания начальнику Госадмтехнадзора Московской области (либо его заместителям в соответствии с распределением обязанностей), их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним, а также порядок их хранения определяются законодательством Российской Федерации и Московской области, а также Регламентом Госадмтехнадзора Московской области и утвержденным начальником Госадмтехнадзора Московской области Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, заключаемых Госадмтехнадзором Московской области.
IV. Подготовка и оформление документов
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы Госадмтехнадзора Московской области должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 12 — не приводится).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный.
Для бланков поручений установлены форматы А6 (105 х 148 мм) и А7 (210 х 210 мм).
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
4.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.
4.1.3. Установлены следующие виды бланков документов Госадмтехнадзора Московской области:
— бланк письма (приложение N 2);
— общий бланк (приложение N 4 — не приводится);
— бланк письма территориального отдела (приложение N 3);
— бланки поручений (приложение N 44) —
а также бланки конкретного вида документа (кроме письма):
— бланк приказа Госадмтехнадзора Московской области (приложение N 5);
— бланк распоряжения Госадмтехнадзора Московской области (приложение N 6);
— абзац исключен. — Приказ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 N 107-Пр.
4.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков
4.2.1. Бланки документов с воспроизведением Герба Московской области (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
4.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
4.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков Губернатора, Правительства, аппарата Правительства Московской области и Госадмтехнадзора Московской области ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале (приложение N 21).
Хранение, учет использования (в том числе и испорченных) гербовых бланков Губернатора, Правительства и аппарата Правительства Московской области, Госадмтехнадзора Московской области производится в общем отделе. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Гербовые бланки письма Госадмтехнадзора Московской области выдаются общим отделом работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях. Учет использования (в том числе и испорченных) бланков письма Госадмтехнадзора Московской области производится в структурных подразделениях, при этом в учетной форме указывают, как они были использованы (N бланка; фамилия, И.О. сотрудника, использующего бланк, — исполнителя, исходящий N документа или отметка о том, что бланк испорчен). Испорченные бланки сдаются в общий отдел. Уничтожение гербовых бланков осуществляется общим отделом по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
4.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Госадмтехнадзора Московской области возлагается на отдел по обеспечению деятельности.
4.2.5. Контроль за учетом, использованием, хранением гербовых бланков Губернатора, Правительства, аппарата Правительства Московской области, Госадмтехнадзора Московской области возлагается на общий отдел.
4.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
4.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие обязательные реквизиты (приложения N 12, 13 — не приводится):
— Герб Московской области;
— наименование организации или должностного лица, справочные данные об организации;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— гриф ограничения доступа к документу;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле (в необходимых случаях);
— текст документа;
— отметка о наличии приложения (в необходимых случаях);
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— печать (в необходимых случаях);
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о поступлении документа.
В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:
4.3.2. Наименование организации.
Наименование организации или должностного лица должно соответствовать полному наименованию, закрепленному в учредительных документах, — Главное управление государственного административно-технического надзора Московской области.
Под полным наименованием организации указывают ее сокращенное наименование — Госадмтехнадзор Московской области.
4.3.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.
4.3.4. Наименование вида документа.
Используются следующие наименования основных видов документов: приказ, распоряжение, распоряжение начальника, протокол, акт, справка, докладная, служебная, объяснительная записка, план, отчет.
4.3.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.
Если авторами документа помимо Госадмтехнадзора Московской области являются еще одна или более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок их вступления в силу.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 июля 2004 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 29.04.2004). При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "письмо… от 29.04.2003 N 225".
Если порядковый номер месяца или числа месяца состоит из одной цифры, то перед ней проставляется ноль, например: 08.07.2004.
При обозначении в документах временного периода (план 2003-2005 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию на…", например: "с 2003 по 2005 гг.", "за период с 15.07.2004 по 31.08.2004", "по состоянию на 15.07.2004". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается ("в июле 2004 года", а не "в июле месяце 2004 года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой ("в I квартале 2004 года"). Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2004 года".
4.3.6. Регистрационный номер документа.
Реквизит "Регистрационный номер документа" — цифровое обозначение, присваиваемое подготовленному в организации документу при его регистрации.
Регистрационный номер распорядительного документа (приказа, распоряжения), акта, протокола — порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение календарного года.
Служебные письма в Госадмтехнадзоре Московской области регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (приложение N 17). Им присваивается регистрационный номер (индекс), который состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (управления), подготовившего письмо, и порядкового номера по журналу регистрации, проставляемого через дефис (например: N 03-123 исх.).
Регистрационный номер документа, составленного совместно с другими органами и ведомствами (двумя и более), состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
4.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа (входящего)" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
4.3.8. Гриф "для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
4.3.9. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, в именительном падеже (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа), например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник — главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области
Личная подпись Н.П. Пищев 10 сентября 2003 г.
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. В этом случае гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2000 N 451-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания координационного
совета Главного управления региональной
безопасности Московской области
от 21.06.2002 N 10
4.3.10. Визы согласования документа.
Визирование документа является его согласованием внутри Госадмтехнадзора Московской области. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник правового отдела Личная подпись (инициалы, фамилия) 28.07.2003
Отказ от визирования документа не допускается. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник правового отдела Личная подпись (инициалы, фамилия) 28.07.2003
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации (распоряжение, распоряжение начальника, приказ Госадмтехнадзора Московской области, служебные записки), визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа (на листе согласования).
Для документа, подлинник которого отправляют из организации (письмо, докладные записки в Правительство Московской области, отчеты и другие), визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта отправляемого документа. Завизированный проект документа хранится в общем отделе.
4.3.11. Адресат.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Главное управление Госадмтехнадзора Московской области Управление по работе с территориями
или
Министерство экономики Московской области
или
Администрация Ленинского района Московской области
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией через пробел, например:
Управление аппарата Правительства Московской области по работе с обращениями граждан Начальнику Управления В.П. Кудину
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору ОАО "Мосэнерго" А.Н. Ремезову
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:
Главам муниципальных образований Московской области
или
Начальникам территориальных отделов Главного управления Госадмтехнадзора Московской области
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.П. Сидорову ул. Триумфальная, д. 5, кв. 36 г. Королев, Московская область, 143204
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа печатается на бланке и подписывается. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Почтовый адрес не проставляется на документах при направлении их в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам. Могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
4.3.12. Гриф утверждения документа.
На документах, подлежащих утверждению должностным лицом, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ Начальник Госадмтехнадзора Московской области - главный государственный административно-технический инспектор Московской области (подпись) Н.П. Пищев 30.04.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Документ может быть утвержден коллегиальным органом либо специально издаваемым распорядительным документом (приказом, распоряжением). В таком случае реквизит "гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО приказом Госадмтехнадзора Московской области от _____________ N ______
4.3.13. Резолюция.
Резолюция — реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Резолюция может быть написана непосредственно на поступившем документе либо оформлена на специальном бланке поручений формата А6, на нижнем поле которого указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложение N 44 — не приводится).
В резолюции определяются должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей (наименование управлений, отделов, сторонних организаций), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Г.А. Чечкину А.И. Власенко Прошу принять срочные меры. Доложить к 19.08.2003 Личная подпись Н.П. Пищев 09.08.2003
В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, подготовка ответа (доклада).
Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
4.3.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.
Заголовок должен формулироваться, как правило, с помощью отглагольных существительных ("Об отмене…", "О выделении…", "О назначении…").
Заголовок к тексту должен согласовываться в падеже с наименованием вида документа, например:
Страницы документа: