Об упорядочении работы с документами

В целях улучшения работы с документами и повышения ответственности за их подготовку, своевременного и качественного исполнения приказываю:

1. Утвердить Порядок работы с документами в Управлении жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства (приложение).

2. Заместителям начальника Управления, начальникам отделов:

2.1. Неукоснительно руководствоваться в своей работе требованиями Регламента Правительства Москвы, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 17.09.2002 N 754-ПП, а также Порядком работы с документами в Управлении жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства (п. 1).

2.2. Довести настоящий приказ до сведения всех сотрудников Управления.

3. Приказ по Управлению от 24 марта 2000 г. N 5-28/0 считать утратившим силу.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника организационно-распорядительного отдела Завалова С.А.

1. Прием и отправка корреспонденции осуществляется сектором работы с корреспонденцией Управления.

2. Регистрация документов производится сектором работы с корреспонденцией в день поступления, после чего документы отправляются на рассмотрение:

— адресованные начальнику Управления — начальнику организационно-распорядительного отдела для подготовки проектов резолюций по исполнению документов;

— адресованные заместителям начальника Управления — по принадлежности заместителям;

— без указания конкретного адресата — по принадлежности заместителям начальника Управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

3. Исполнение документов.

3.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции) должно производиться ежедневно, но не более 3 дней с момента поступления.

3.2. Все документы (с резолюциями), зарегистрированные в канцелярии Управления, направляются на исполнение через сектор работы с корреспонденцией для фиксирования информации, содержащейся в резолюции.

3.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации в секторе работы с корреспонденцией, а по документам, направленным с поручениями из Мэрии и Правительства Москвы, — срок исполнения исчисляется со дня регистрации в аппарате Мэрии.

4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенного ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

5. При подготовке ответов и справок по исполнению поручений за подписью начальника Управления обязательно вместе с проектом ответа, завизированным исполнителем, начальником отдела и заместителем начальника Управления, курирующим данный вопрос, представлять исходный материал с поручениями.

6. На подпись начальнику Управления представляются приказы и распоряжения по Управлению, ответы и инициативные письма в вышестоящие организации, в органы федеральной власти, ответы депутатам Государственной и городской Дум, членам Правительства Москвы, а также письма стратегического, концептуального и финансового характера, кадровой политики.

7. Вся корреспонденция, представляемая на подпись начальнику Управления, включая распорядительные документы по Управлению, предварительно сдается начальнику организационно-распорядительного отдела для проверки соответствия оформления документа Регламенту Мэрии, утвержденному постановлением Правительства Москвы от 17.09.2002 N 754-ПП, с последующим докладом начальнику Управления.

После подписи начальником Управления корреспонденция исполнителем передается в сектор работы с корреспонденцией для регистрации и отправки адресатам в течение суток.