Об утверждении Положения об экспертной комиссии Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области и Положения об архиве Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области

В целях обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов, образующихся в деятельности Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области (далее — Министерство), а также для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение архивных документов, образующихся в деятельности Министерства, в Архивный фонд Московской области приказываю:

1. Создать экспертную комиссию Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области (далее — экспертная комиссия) в следующем составе:

Сазанович А.А. — председатель экспертной комиссии, первый заместитель министра;

Евсикова Н.В. — секретарь экспертной комиссии, начальник Организационного отдела Организационного управления.

Члены Экспертной комиссии:

Куренкова Е.А. — начальник Финансово-экономического управления — главный бухгалтер;

Миронова Т.А. — начальник Организационного управления;

Тен Е.В. — начальник отдела по вопросам государственной гражданской службы и кадров Управления правовой и кадровой работы;

Самойлова В.А. — консультант Организационного отдела Организационного управления;

Малютина Е.С. — консультант отдела правового обеспечения Управления правовой и кадровой работы.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области (прилагается).

3. Утвердить Положение об архиве Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области (прилагается).

4. Организационному управлению:

4.1. Разместить настоящий приказ на сайте Министерства в сети Интернет.

4.2. Ознакомить с настоящим приказом государственных гражданских служащих Министерства, указанных в пункте 1.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника Организационного управления Миронову Т.А.

1.1. Постоянно действующая Экспертная комиссия (далее — ЭК) Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области (далее — Министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Московской области, образующихся в деятельности Министерства.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после их утверждения министром физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области. В необходимых случаях решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Главного архивного управления Московской области.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), методическими рекомендациями Главного архивного управления Московской области и государственного казенного учреждения Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее — ГКУ МО ЦГАМО), настоящим Положением.

1.4. Персональный состав ЭК назначается приказом министра физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области, ЭК возглавляет первый заместитель министра физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области, ее секретарем является лицо, ответственное за архив Министерства.

В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители Главного архивного управления Московской области и ГКУ МО ЦГАМО.

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с ГКУ МО ЦГАМО работу по ежегодному отбору документов Министерства для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство в процессе работы по экспертизе ценности документов Министерства, подготовки их к архивному хранению и разработки номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЭПК Главного архивного управления Московской области, а затем на утверждение министру:

описи дел постоянного хранения управленческой документации.

3.3.2. На согласование ЭПК Главного архивного управления Московской области, а затем на утверждение министру:

номенклатуру дел Министерства;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

акты о выделении к уничтожению документов со сроками хранения 10 лет и более и с пометкой "ЭПК" в Перечне;

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

3.4. Совместно с лицом, ответственным за архив, осуществляет консультативную работу по вопросам работы с архивными документами.

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации работникам Министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления дел.

4.2. Запрашивать у работников Министерства:

— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях работников Министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Министерства, входящих в состав Архивного фонда Московской области, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов работников Министерства, представителей Главного архивного управления Московской области и ГКУ МО ЦГАМО, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением требований, установленных государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

5.1. ЭК работает во взаимодействии с ЭПК Главного архивного управления Московской области.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее чем за 10 дней с момента их поступления.

5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие большинство присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты, эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях — по согласованию с Главным архивным управлением Московской области).

5.4. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения министром экономики Московской области.

5.5. Организационное и документационное обеспечение деятельности ЭК осуществляет Организационный отдел Организационного управления.

1.1. Положение об архиве Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области (далее по тексту — Министерство) разработано в целях обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов, образующихся в процессе деятельности Министерства.

1.2. Министерство по вопросам архивного дела руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министром культуры Российской Федерации 25.08.2010 N 558, методическими рекомендациями Главного архивного управления Московской области, государственного казенного учреждения Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее по тексту — ГКУ МО ЦГАМО) и настоящим Положением.

1.3. Архивные документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, составляют архив Министерства, состоящий из документов структурных подразделений Министерства.

1.4. Документы Министерства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющие историческое, культурное и социальное значение, входят в состав Архивного фонда Московской области, являются государственной собственностью и подлежат хранению в ГКУ МО ЦГАМО:

1.4.1. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения в течение 3 лет после завершения их делопроизводством хранятся в структурных подразделениях Министерства.

1.4.2. Документы Министерства постоянного срока хранения до передачи их на государственное хранение в ГКУ МО ЦГАМО в течение 10 лет хранятся в архиве Министерства.

1.4.3. Документы структурных подразделений Министерства по личному составу в течение 75 лет хранятся в архиве Министерства или по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией (далее по тексту — ЭПК) Главного архивного управления Московской области в случае ликвидации Министерства при отсутствии правопреемника, передаются на государственное хранение.

1.5. Документы Министерства временного (до 10 лет включительно) срока хранения не подлежат передаче в архив. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

1.6. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов Министерства на хранение в ГКУ МО ЦГАМО, производятся за счет средств Министерства.

1.7. Организация и ведение архива возлагаются на сотрудников Организационного управления и Управления правовой и кадровой работы Министерства. Ответственность за хранение, учет и использование документов архива вменяется в функциональные обязанности этого сотрудника в соответствии с его должностным регламентом.

1.8. За утрату и порчу документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, руководители структурных подразделений Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.9. Контроль за состоянием архивного дела в структурных подразделениях Министерства осуществляет Организационное управление Министерства.

1.10. Организационно-методическое руководство архивным делом Министерства осуществляет Главное архивное управление Московской области и ГКУ МО ЦГАМО.

2.1. Архив Министерства включает следующие документы:

2.1.1. Архивные документы, законченные делопроизводством, постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений.

2.1.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности.

2.1.3. Документы по личному составу.

2.2. Документы, регламентирующие порядок работы с архивами структурных подразделений Министерства.

2.3. Справочные и отчетные документы по работе с архивами структурных подразделений Министерства.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 данного Положения.

3.1.2. Учет и обеспечение сохранности документов.

3.1.3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива.

3.1.4. Использование хранящихся в архиве документов.

3.1.5. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Московской области, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области".

3.1.6. Осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве Министерства, а также архивного дела.

3.2. Ответственный за архив Министерства в соответствии с возложенными задачами и функциями выполняет следующие виды работ:

3.2.1. Принимает через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и обеспечивает хранение архивных документов структурных подразделений Министерства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКУ МО ЦГАМО графики представления описей на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области и передачи документов Министерства на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу структурных подразделений Министерства на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства (далее по тексту — ЦЭК) и ЭПК Главного архивного управления Московской области.

3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архивном фонде документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ МО ЦГАМО.

3.2.5. Организует использование документов архивного фонда Министерства:

— в установленном порядке выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы;

— исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

— ведет учет использования документов архива.

3.2.6. Организует проведение экспертизы ценности документов структурных подразделений Министерства, участвует в работе ЭК Министерства физической культуры, спорта и работы с молодежью Московской области.

3.2.7. Составляет сводную номенклатуру дел Министерства, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях Министерства, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства.

3.2.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации государственных гражданских служащих Министерства по архивному делу.

3.2.9. Ежегодно представляет в ГКУ МО ЦГАМО сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ МО ЦГАМО документы Министерства, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области.

3.2.11. Представляет начальнику Организационного управления Министерства предложения в планы мероприятий по совершенствованию архивного дела в Министерстве.

3.2.12. Контролирует выполнение установленных правил архивной работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

4.1. Ответственный за архив Министерства имеет право:

4.1.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением возложенных задач, и осуществлению своих функций.

4.1.2. Участвовать, в пределах установленных должностных обязанностей, в проведении плановых и целевых проверок по вопросам архивного дела.

4.1.3. Принимать участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров и других организационных мероприятий Министерства по вопросам архивного дела и документационного обеспечения.

4.1.4. Контролировать выполнение установленных правил архивной работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

4.1.5. Требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

4.1.6. Запрашивать от структурных подразделений Министерства необходимые для работы архива сведения.

5.1. Работа архива организуется в соответствии с настоящим Положением.

5.2. Архив информирует руководство Министерства об итогах работы.

5.3. Архив организует проведение инструктажа структурных подразделений Министерства по вопросам архивного дела.

5.4. Архив проводит проверки организации и состояния хранения документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства.

6.1. Лицо, на которое возложены обязанности за ведение архива Министерства, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

6.2. Обязанности и ответственность работника, отвечающего за ведение архива, определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.