Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в Архивное управление администрации Клинского муниципального района"

Постановление администрации Клинского муниципального района МО от 26.05.2014 N 1078

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Клинского муниципального района постановляю:
1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в Архивное управление администрации Клинского муниципального района" (прилагается).
2. Постановление администрации Клинского муниципального района от 17.06.2011 N 963 считать утратившим силу в связи с принятием данного постановления.

И.о. руководителя администрации Клинского муниципального района А.Д. Сокольская

Утвержден постановлением администрации Клинского муниципального района Московской области от 26 мая 2014 г. N 1078

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ, УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ В АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ КЛИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"


Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Предмет регулирования

1.1. Настоящий Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в Архивное управление администрации Клинского муниципального района" (далее - муниципальная услуга) устанавливает последовательность и сроки административных процедур (действий) и (или) принятия решений по предоставлению муниципальной услуги, осуществляемых по запросу (заявлению) физического и/или юридического лица либо их уполномоченных представителей (далее - Регламент).

2. Лица, имеющие право на получение муниципальной услуги

2.1. В качестве лиц, имеющих право на получение муниципальной услуги, могут выступать юридические и физические лиц (далее - заявители), обратившиеся с заявлением о предоставлении муниципальной услуги.
2.2. Интересы заявителей могут представлять иные лица, уполномоченные заявителем в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы Архивного управления администрации Клинского муниципального района (далее - Архивное управление) содержится в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
3.2. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги также можно получить:
- непосредственно в Архивном управлении;
- с использованием средств телефонной связи: 8(49624) 2-78-50, 2-01-04;
- в сети Интернет на официальном сайте администрации Клинского муниципального района www.klincity.ru;
- на информационных стендах Архивного управления, предоставляющего муниципальную услугу;
- на портале федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: http://gosuslugi.ru (далее - Единый портал);
- на портале государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Московской области" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: http://pgu.mosreg.ru (далее - Портал Московской области).
Консультирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в устной форме бесплатно.
Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются должностными лицами Архивного управления (далее - специалисты).
При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
Если суть поставленного в телефонном звонке вопроса не относится к компетенции специалиста, принявшего телефонный звонок, звонок должен быть переадресован (переведен) на специалиста с необходимой компетенцией, или заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, или предложено изложить суть обращения в письменной форме.
Специалисты, осуществляющие прием и консультирование (лично или по телефону), обязаны относиться к обратившимся заявителям корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
3.3. На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов, размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- извлечения из текста настоящего Регламента с приложениями;
- блок-схема (приложение N 2 к настоящему Регламенту - не приводится) и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги, а также требования, предъявляемые к этим документам;
- график приема заявителей;
- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты органов и организаций, в которых заявитель может получать документы, необходимые для получения муниципальной услуги.

Раздел II. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

4. Наименование муниципальной услуги

4.1. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в Архивное управление администрации Клинского муниципального района.

5. Наименование муниципального архива, непосредственно отвечающего за предоставление муниципальной услуги

5.1. Полномочия по предоставлению муниципальной услуги осуществляются Архивным управлением администрации Клинского муниципального района.

6. Результат предоставления муниципальной услуги

6.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- акт приема-передачи документов;
- информационное письмо;
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- ответ об отсутствии в Архивном управлении запрашиваемых сведений;
- уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие органы и организации;
- подлинники архивных документов, возвращенные собственнику из архива (подлинники сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), подлинник собственной трудовой книжки, подлинники других личных документов;
- сделанные пользователем в читальном зале выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых систем к ним.

7. Срок регистрации запроса (заявления) заявителя

7.1. Срок регистрации запроса (заявления) заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления запроса (заявления) в Архивное управление.
7.2. При поступлении в Архивное управление Интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Максимальный срок направления уведомления о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированного отказа в рассмотрении не может превышать одного рабочего дня, не считая дня получения запроса.
В случае поступления обращения, в том числе в форме электронного документа, с использованием сайтов, электронных почтовых адресов, принадлежащих другим лицам, через опосредованных лиц в уведомлении гражданину дается разъяснение, что выбранная им форма общения через опосредованных лиц не гарантирует защиту его персональных данных и неразглашение сведений, содержащихся в обращении и касающихся его частной жизни, и предложение гражданину обратиться с интересующим его вопросом непосредственно в муниципальный архив в письменной форме или в форме электронного документа на официальный сайт администрации Клинского муниципального района.
Принятое к рассмотрению Интернет-обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном настоящим Регламентом порядке.

8. Срок предоставления муниципальной услуги

8.1. Общий срок предоставления муниципальной услуги включает срок межведомственного взаимодействия органов власти и организаций в процессе предоставления муниципальной услуги и не может превышать установленные законодательством сроки для каждой процедуры:
8.1.1. Хранение и учет архивных документов, поступивших в Архивное управление:
- проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке в срок не более 30 дней не реже чем 1 раз в 10 лет; в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя Архивного управления проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп);
- архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:
- до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам Архивного управления (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);
- до трех месяцев - фондообразователям;
- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения начальника Архивного управления;
- описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней.
8.1.2. Комплектование архивными документами, поступившими в Архивное управление:
- прием документов от организаций осуществляется Архивным управлением в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем администрации Клинского муниципального района Московской области;
- внеплановый прием документов, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации.
Прием документов осуществляется в течение одного рабочего дня и оформляется актом приема-передачи документов на хранение.
8.1.3. Использование архивных документов, поступивших в Архивное управление:
30 календарных дней со дня регистрации запроса, если иной срок не установлен законодательством.
Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации запроса. С разрешения начальника Архивного управления этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 календарных дней с одновременным информированием об этом заявителя и с указанием причин продления.
Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату Архивного управления - не более 15 календарных дней с момента его регистрации.
Срок исполнения запроса для выдачи сведений об объектах недвижимости - до 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архивном управлении архивных документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
8.2. Срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня, следующего за днем регистрации запроса (заявления).
В общий срок предоставления муниципальной услуги не включается срок, на который приостанавливается предоставление муниципальной услуги.

9. Срок прекращения предоставления муниципальной услуги

9.1. Предоставление муниципальной услуги прекращается на основании волеизъявления заявителя, выраженного в письменной форме, в том числе в форме электронного документа, об отзыве заявления о предоставлении муниципальной услуги (приложение N 3 к Административному регламенту).

10. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги

10.1. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет один рабочий день со дня регистрации ответа:
заявителю направляются по почте или по электронной почте документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, или письменный ответ с указанием причин отказа в предоставлении муниципальной услуги;
заявитель уведомляется о возможности получения ответа на запрос на руки (в случае, если в запросе содержалось требование выдать ответ на руки).
Документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, или письменный ответ с указанием причин отказа в предоставлении муниципальной услуги выдаются заявителю при личном обращении в любой день после регистрации ответа в соответствии с графиком работы Архивного управления.
10.2. Гражданину, направившему обращение по сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, сообщается в десятидневный срок со дня регистрации о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
10.3. В случае если в обращении обжалуется судебное решение, обращение в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, его направившему, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

11. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

11.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Законом Российской Федерации от 27.04.1993 N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст. 4970; 2009, N 7, ст. 772, "Российская газета", 1993, N 89);
Федеральным законом от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594, "Российская газета", N 145, 30.07.1997);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);
Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010, Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038);
Основами законодательства Российской Федерации о культуре, утвержденными Верховным Советом Российской Федерации от 09.10.1992 N 3612-1 ("Российская газета", 1992, N 248);
Законом Московской области N 164/2006-ОЗ от 05.10.2006 "О рассмотрении обращений граждан" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 11.10.2006, N 189);
Законом Московской области N 65/2007-ОЗ от 25.05.2007 "Об архивном деле в Московской области" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 02.06.2007, N 97);
приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344);
приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14.11.2013, регистрационный N 30386)
приказом Росархива от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";
Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (М., 1985);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);
распоряжением администрации Клинского муниципального района от 26.10.2012 N 658-л "Об утверждении Положения об Архивном управлении администрации Клинского муниципального района".

12. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

12.1. При обращении за получением муниципальной услуги заявитель предоставляет:
- письмо организации в адрес Архивного управления о приеме архивных документов на хранение, оформленное на бланке организации за подписью руководителя организации;
- заявление физического лица на имя начальника Архивного управления о приеме архивных документов личного происхождения;
- обращение организации в адрес Архивного управления о приеме на временное хранение архивных документов, оформленное на бланке организации за подписью руководителя организации;
- личное заявление (письмо организации) о допуске к работе в читальный зал Архивного управления, составленное в произвольной форме с указанием фамилии, имени, отчества пользователя, должности, ученого звания, ученой степени, темы и хронологических рамок исследования;
- запрос организации или физического лица для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Архивного управления (приложение N 4);
- письменное заявление гражданина на получение сохранившегося в муниципальном архиве подлинника собственной трудовой книжки и подлинников других личных документов.
12.1.2. В запросе организации или физического лица для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Архивного управления указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, год и место его рождения, место жительства, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества (последнее - при наличии) родителей (для справки о рождении);
- о стаже работы и о размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, время работы, в качестве кого работали;
- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, место работы в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность.
По желанию заявителя к запросу могут быть приложены копии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса;
- о предоставлении сведений об объектах недвижимости - свидетельство о государственной регистрации, договор купли-продажи, дарения, свидетельство о смерти собственника, завещание, определение суда и другие документы, подтверждающие право собственности на имущество.
Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является исчерпывающим.
12.2. По желанию заявителя могут быть представлены иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
12.3. В случае обращения за оказанием муниципальной услуги представителя заявителя дополнительно предоставляется документ, подтверждающий его полномочия, а также паспорт или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
12.4. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действия от имени заявителя, могут быть представлены:
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности;
- оформленный в соответствии с законодательством Российской Федерации запрос адвоката.
12.5. Положения пункта 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 05.04.2013) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" о запрете требовать предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, не распространяются на документы, представляемые в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа, Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в Архивное управление.
12.6. Заявитель может подать запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр) только в случае, если между Архивным управлением и многофункциональным центром заключено соглашение о взаимодействии в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

13. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

13.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
- представленные заявителем документы не соответствуют требованиям, установленным настоящим Регламентом;
- в представленных заявителем документах содержатся противоречивые сведения.
Перечень оснований отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является исчерпывающим.
13.2. Письменное решение об отказе в приеме запроса (заявления) и документов, представленных на бумажной основе и в электронной форме, необходимых для получения муниципальной услуги, подписывается начальником Архивного управления и выдается (направляется) заявителю с указанием причин отказа.
13.3. По требованию заявителя решение об отказе в приеме запроса (заявления) и документов предоставляется в электронной форме или может выдаваться лично или направляться по почте в письменной форме либо выдается через МФЦ.

14. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

14.1. Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является:
- необеспечение в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, подготовки к передаче в упорядоченном состоянии документов на хранение в Архивное управление;
- в представленных заявителем документах содержится недостаточно сведений для проведения поиска информации;
- неполный состав представленных документов;
- невозможность рассмотрения обращений без получения необходимых документов и личной подписи автора (в соответствии с требованиями настоящего Регламента);
- отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.
Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги является исчерпывающим.
14.2. Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги по запросу на бумажной основе и в электронной форме подписывается начальником Архивного управления и выдается (направляется) заявителю с указанием причин и срока приостановления.
14.3. Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги выдается (направляется) заявителю не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения о приостановлении предоставления муниципальной услуги.
14.4. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
- в обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, либо реквизиты заявителя или указанный адрес не поддаются прочтению;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- в обращении обжалуется судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; текст обращения не поддается прочтению.
Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги является исчерпывающим.
14.5. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по запросу на бумажной основе и в электронной форме подписывается начальником Архивного управления с указанием причин отказа, выдается заявителю лично, либо направляется по почте, либо выдается через МФЦ не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

15. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги

15.1. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

16. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление муниципальной услуги

16.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

17. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления такой услуги

17.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

18. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги

18.1. Вход в здание, в котором располагается Архивное управление, оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием Архивного управления.
18.2. Места получения информации для предоставления муниципальной услуги, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.
18.3. Помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать комфортное расположение граждан и должностного лица Архивного управления.
18.4. В местах приема граждан предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов).
18.5. Для ожидания гражданами приема, а также для заполнения необходимых для предоставления муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой, ручками, бланками документов.
18.6. Окна для приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
номера окна;
фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги (бейджик).
18.7. Рабочие места муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.
18.8. В помещении Архивного управления соблюдаются режимы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

19. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

19.1. Основным показателем качества и доступности муниципальной услуги является оказание муниципальной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и Московской области.
19.2. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:
- предоставление возможности получения муниципальной услуги в электронной форме и по принципу "одного окна" на базе многофункциональных центров;
- предоставление возможности получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;
- транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
- обеспечение беспрепятственного доступа лицам с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте органа местного самоуправления Московской области, информационных стендах, Едином портале, Портале Московской области;
- возможность знакомиться с документами и материалами, касающимися предоставления муниципальной услуги;
- открытый доступ для заявителей к информации о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц Архивного управления, предоставляющих муниципальную услугу.
19.3. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- соблюдение установленного времени ожидания в очереди при подаче запроса (заявления) и при получении результата предоставления муниципальной услуги;
- своевременное направление уведомлений заявителям о предоставлении или прекращении предоставления муниципальной услуги;
- степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе;
- отсутствие жалоб на принятое решение или на действия (бездействие) должностных лиц Архивного управления.

Раздел III. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

20. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

20.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
20.1.1. Прием (получение) запроса (заявления) и документов (информации), необходимых для предоставления муниципальной услуги.
20.1.2. Обработка документов (информации), необходимых для предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 12.1 настоящего Регламента:
- письма гражданина на имя начальника Архивного управления о включении гражданина в список граждан - источников комплектования муниципального архива или исключении из указанного списка;
- письма организации о включении документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Московской области;
- заявления физического лица на имя начальника Архивного управления;
- запроса организации или физического лица на имя начальника Архивного управления (приложение N 4);
- письма организации, личного заявления физического лица об оформлении в читальный зал Архивного управления с указанием фамилии, имени, отчества пользователя, должности, ученого звания, ученой степени, темы и хронологических рамок исследования;
- письма гражданина на имя начальника Архивного управления о получении сохранившихся в архиве подлинников в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера и подлинников собственных трудовых книжек, подлинников других личных документов.
20.1.3. Формирование результата предоставления муниципальной услуги:
- хранение архивных документов;
- прием архивных документов;
- подготовка акта приема-передачи архивных документов на хранение;
- проверка наличия и состояния архивных документов;
- регистрация запроса;
- подготовка разрешения на работу в читальном зале;
- оформление анкеты пользователя;
- заполнение пользователями заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов;
- заполнение пользователем по результатам работы листа использования архивных документов;
- оформление акта об изъятии из архивного дела подлинника документа.
20.1.4. Выдача (направление) заявителю документов и (или) информации, подтверждающих предоставление муниципальной услуги (отказ в предоставлении муниципальной услуги):
- уведомление заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (приложение N 5);
- уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений (приложение N 6);
- подготовка и направление заявителю архивной справки, выписки, копии (приложения N 7, 8);
- возвращение заявителю подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), подлинника собственной трудовой книжки, подлинников других личных документов.

20.3. Хранение архивных документов, поступивших в муниципальный архив

20.3.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление на хранение архивных документов, оформленное актом приема-передачи документов на хранение.
Реализация процедуры обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, проверкой наличия и состояния архивных документов перед выдачей дел из архивохранилища и при их возврате, соблюдением сроков выдачи дел, контролем за сохранностью выданных дел.
20.3.2. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий (помещений), занимаемых Архивным управлением;
- созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях Архивного управления;
- применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).
20.3.3. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в Архивном управлении в плановом порядке в срок не более 30 дней 1 раз в 10 лет (цикличная проверка наличия и состояния архивных документов); уникальных документов - ежегодно.
Внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех архивных документов или их отдельных частей (групп) проводится в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника Архивного управления.
20.3.4. Проверку наличия проводят два работника Архивного управления.
В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает установление полноты учетных данных на проверяемые фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов и проверку правильности составления их итоговых записей.
20.3.5. Результатом выполнения процедуры проверки наличия и состояния архивных документов является составление листа проверки наличия и состояния архивных документов и акта проверки наличия и состояния архивных документов.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов проставляются штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
20.3.6. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
20.3.7. Результаты проверки физического и технического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.
20.3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
20.3.9. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в Архивном управлении, так и в других организациях.
Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются лицу, ответственному за учет, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание", в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью начальника Архивного управления.
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
20.3.10. Выдача архивных документов осуществляется с письменного разрешения начальника Архивного управления.
20.3.11. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит начальник сектора по организации хранения и учета документов в архиве. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет начальник сектора по организации хранения и учета документов в архиве, ответственный за работу читального зала.
20.3.12. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
- уникальные документы и особо ценные документы;
- несброшюрованные архивные документы;
- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
- дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
20.3.13. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
- выемку архивных документов;
- сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
- полистную проверку архивных дел - в установленных случаях;
- проставление отметки о проведенной полистной проверке в листе-заверителе;
- подкладку на место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел карты-заместителя.
Срок проверки наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища не должен превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
20.3.14. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов.
Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.
Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов во временное пользование.
20.3.15. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти рабочих дней. Выдача описей дел оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов.
20.3.16. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения срока возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов.
20.3.17. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников муниципального архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме.
20.3.18. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицированно как повреждение архивного документа), начальник Архивного управления обращается с соответствующим заявлением в ОМВД по Клинскому муниципальному району, в трехдневный срок информирует Главное архивное управление Московской области, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
20.3.19. Конечным результатом процедуры является обеспечение хранения архивных документов в соответствии с нормативными режимами их хранения.

20.4. Комплектование архивными документами

20.4.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление письма гражданина о включении в список граждан - источников комплектования Архивного управления или исключении из указанного списка письма организации о включении документов, находящихся в частной собственности, в состав о приеме документов на хранение в Архивное управление.
20.4.2. Сотрудник Архивного управления в течение 30 календарных дней готовит справку, экспертное заключение о включении гражданина в список источников комплектования Архивного управления или исключении его из указанного списка (далее - справка, экспертное заключение).
20.4.3. Начальник Архивного управления представляет справку, экспертное заключение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области.
20.4.4. По итогам рассмотрения справки, экспертного заключения на заседании экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области принимается решение о включении (невключении) или исключении гражданина в список источников комплектования Архивного управления.
20.4.5. Подготовка и заключение договора дарения осуществляются юридической службой администрации Клинского муниципального района при участии сотрудника Архивного управления.
20.4.6. Прием документов от граждан в муниципальный архив осуществляется на основании решения экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
При отрицательном решении вопроса о приеме Архивным управлением указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. После подписания актов один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
20.4.7. Прием документов, находящихся в частной собственности, в Архивное управление осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и Архивным управлением. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, комплектованию, учету и использованию документов.
20.4.8. Прием на хранение в Архивное управление документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами.
20.4.9. Максимальный срок выполнения данной административной процедуры составляет один рабочий день.
20.4.10. Результатом выполнения административной процедуры является оформление акта приема-передачи документов на хранение.

20.5. Учет архивных документов, поступивших в Архивное управление

20.5.1. Основанием начала выполнения административной процедуры является поступление на хранение архивных документов, оформленное актом приема-передачи документов на хранение и (или) актом приема-передачи на хранение документов личного происхождения.
20.5.2. Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в муниципальную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения.
К акту прилагаются сдаточная опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области о приеме этих документов на хранение в муниципальный архив.
Необходимые изменения вносятся начальником Архивного управления и специально выделенным работником, ответственным за ведение учета документов, в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. При этом в случае:
- выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел делается соответствующая отметка;
- выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд и акт, на основании которого он выбыл.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд Архивного управления.
20.5.3. Учет документов, принятых по договору на хранение в Архивное управление на основании акта приема-передачи архивных документов на хранение, осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:
- в книге учета поступлений документов указывается собственник или владелец архивных документов, номер и дата акта приема-передачи, дата подписания договора о передаче и срок действия договора;
- при включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах, единицах учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в Архивное управление, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.
При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с истечением его хранения в соответствии с договором его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
Принятые по договору на хранение в архив документы, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.
20.5.4. Максимальный срок выполнения данной административной процедуры составляет один рабочий день.
20.5.5. Результатом выполнения административной процедуры является внесение записей о поступлениях архивных документов в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

20.6. Организация работы по использованию архивных документов

20.6.1. Исполнение запросов пользователей.
20.6.1.1. Основанием начала выполнения административной процедуры является регистрация запроса.
Заявителю предоставляется также возможность получения данного вида муниципальной услуги по принципу "одного окна", в соответствии с которым предоставление муниципальной услуги осуществляется после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом. Взаимодействие Архивного управления с многофункциональным центром осуществляется без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и при наличии соглашения о взаимодействии между Архивным управлением и многофункциональным центром, заключенным в установленном порядке. При предоставлении данного раздела муниципальной услуги универсальными специалистами многофункциональных центров исполняются следующие административные процедуры:
- прием заявления и документов, необходимых для предоставления данного раздела муниципальной услуги;
- формирование и направление межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении муниципальной услуги;
- выдача документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги.
Административные процедуры по приему заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, а также выдаче документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, осуществляются универсальными специалистами многофункциональных центров по принципу экстерриториальности.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
20.6.1.2. Сотрудниками Архивного управления на основании проведенной поисковой работы осуществляется подготовка ответов заявителям. Ответ может быть подготовлен в виде:
- письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий архив, орган или организацию;
- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
20.6.1.3. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, сотрудником Архивного управления составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ.
20.6.1.4. На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых документов исполнитель готовит архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Аутентичность выданных по запросам архивных справок, архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архивного управления и печатью Архивного управления администрации Клинского муниципального района.
В архивной справке, архивной выписке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архивного управления администрации Клинского муниципального района.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью Архивного управления администрации Клинского муниципального района и подписью начальника Архивного управления.
20.6.1.5. Срок выполнения административной процедуры - не более 30 календарных дней.
С разрешения начальника Архивного управления этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 календарных дней с одновременным информированием об этом заявителя и с указанием причин продления.
Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату Архивного управления - не более 15 календарных дней с момента его регистрации.
Для выдачи сведений об объектах недвижимости срок исполнения запроса - до 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архивном управлении архивных документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
20.6.1.6. После оформления архивные справки, архивные выписки и архивные копии, информационные письма в случае личного обращения выдаются заявителям на руки под роспись при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности или высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
20.6.1.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
20.6.2. Обслуживание пользователя в читальном зале.
20.6.2.1. Основанием начала выполнения административной процедуры является поступление письма организации, личного заявления физического лица об оформлении в читальный зал Архивного управления.
20.6.2.2. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
20.6.2.3. Разрешение на работу в читальный зал дается начальником Архивного управления на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с начальником Архивного управления.
20.6.2.4. На каждого пользователя начальником сектора организации хранения и учета документов в архиве оформляется анкета пользователя.
20.6.2.5. Архивные дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов. Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
20.6.2.6. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10 дел. С учетом специфики состава документов начальником сектора организации хранения и учета документов в архиве могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.
Срок выдачи описей дел, документов и других материалов устанавливается начальником сектора организации хранения и учета документов в архиве, но не должен превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 календарных дней, особо ценные документы - до 5 календарных дней, уникальные документы - на один день, дела - на один месяц.
Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками Архивного управления;
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю.
20.6.2.7. При получении описей дел, документов, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника Архивного управления.
20.6.2.8. По заказам пользователей с учетом технических возможностей Архивного управления изготавливаются копии архивных документов.
20.6.2.9. После завершения работы с документом пользователь по результатам работы заполняет лист использования архивных документов.
20.6.3. Возвращение подлинников архивных документов.
20.6.3.1. Основанием начала административной процедуры является поступление письма гражданина на имя начальника Архивного управления о получении подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), подлинника собственной трудовой книжки, подлинников других личных документов.
20.6.3.2. Начальник Архивного управления рассматривает письменное заявление на получение сохранившихся в архиве подлинников архивных документов, указанных в пункте 20.6.3.1, и принимает решение о возвращении архивного документа собственнику или отказе в изъятии документа.
20.6.3.3. В случае принятия положительного решения с изымаемых архивных документов сотрудником Архивного управления делается копия, которая приобщается к делу.
Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях, в описях дел, документов.
20.6.3.4. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов, подготавливаемым сотрудниками Архивного управления.
20.6.3.5. Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.
20.6.3.6. Максимальный срок выполнения данной административной процедуры составляет один рабочий день.
20.6.3.7. Результатом выполнения административной процедуры является возвращение подлинников архивных документов, оформленное в установленном Правилами порядке.

Раздел IV. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

21.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Архивного управления положений Регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений осуществляется начальником Архивного управления.
21.2. Текущий контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны Главного архивного управления Московской области осуществляется путем проведения проверок за соблюдением требований законодательства Российской Федерации и Московской области в сфере архивного дела.
21.3. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок соблюдения законодательства в области архивного дела, полноты и качества предоставления муниципальной услуги устанавливаются планом проведения плановых проверок органов государственной власти Московской области, администрации Клинского муниципального района Московской области, Главного архивного управления Московской области.
План проведения плановых проверок органов государственной власти Московской области утверждается руководителем соответствующего органа государственной власти Московской области, план проведения плановых проверок Главного архивного управления Московской области утверждается начальником Главного архивного управления Московской области, план проведения плановых проверок администрации Клинского муниципального района утверждается руководителем администрации Клинского муниципального района.
Внеплановые проверки проводятся при рассмотрении поступивших в администрацию Клинского муниципального района Московской области, в Главное архивное управление Московской области обращений, содержащих жалобу на действие (бездействие) должностных лиц Архивного управления.
21.4. По результатам контроля привлечение к ответственности виновных должностных лиц осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Раздел V. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ

22.1. Заявитель имеет право обратиться в Архивное управление и/или в администрацию Клинского муниципального района Московской области, в структуру которого входит Архивное управление, с жалобой, в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса (заявления) Заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами;
- требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами;
- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, руководителя или специалиста органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
22.2. Право на подачу жалоб имеют физические или юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), обратившиеся в Архивное управление с запросом (заявлением) о предоставлении муниципальной услуги.
22.3. Жалоба подается в Архивное управление и/или администрацию Клинского муниципального района Московской области, в структуру которого входит Архивное управление, в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме.
22.4. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа местного самоуправления Московской области, Единого портала либо Портала Московской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
22.5. Жалоба должна содержать:
- наименование архива, предоставляющего муниципальную услугу, фамилию, имя и отчество начальника либо специалиста Архивного управления (если они известны), решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архивного управления, предоставляющего муниципальную услугу, его руководителя либо специалиста;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Архивного управления, предоставляющего муниципальную услугу, его руководителя либо специалиста.
Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
22.6. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
22.7. Жалоба, поступившая в Архивное управление и/или в администрацию Клинского муниципального района Московской области, в структуру которого входит Архивное управление, подлежит рассмотрению начальником Архивного управления и/или специалистом администрации Клинского муниципального района Московской области, уполномоченным на рассмотрение жалоб, которые обеспечивают:
- прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованием Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Архивного управления.
22.8. Жалоба, поступившая в Архивное управление и/или администрацию Клинского муниципального района Московской области, подлежит регистрации в муниципальном архиве и/или органе местного самоуправления Московской области не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.
Жалоба подлежит рассмотрению:
- в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации в Архивном управлении и/или администрации Клинского муниципального района Московской области, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены руководителем органа, уполномоченного на ее рассмотрение.
- в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации в Архивном управлении и/или администрации Клинского муниципального района Московской области - в случае обжалования отказа Архивного управления, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений.
22.9. Жалоба может быть подана заявителем на личном приеме.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
22.10. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:
- официального сайта Правительства Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
- официального сайта администрации Клинского муниципального района Московской области, в структуру которой входит Архивное управление, предоставляющее муниципальную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
- Единого портала;
- Портала Московской области.
22.11. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 22.6 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
22.12. Жалоба может быть подана заявителем через многофункциональный центр. При поступлении жалобы многофункциональный центр обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение орган в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центом и Архивным управлением, предоставляющим муниципальную услугу, и/или администрацией Клинского муниципального района Московской области (далее - соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.
22.13. В случае если заявителем подана в Архивное управление и/или администрацию Клинского муниципального района Московской области жалоба, решение по которой не входит в компетенцию названных органов, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации в Архивном управлении и/или администрации Клинского муниципального района Московской области жалоба перенаправляется в уполномоченный на ее рассмотрение орган, о чем в письменной форме информируется заявитель.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.
22.14. По результатам рассмотрения жалобы Архивное управление и/или администрация Клинского муниципального района принимают одно из следующих решений:
- удовлетворяют жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Архивным управлением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;
- отказывают в удовлетворении жалобы.
22.15. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 22.14 Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется начальником Архивного управления и/или руководителем администрации Клинского муниципального района Московской области.
22.16. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
- основания для принятия решения по жалобе;
- принятое по жалобе решение.
В случае если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
22.17. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается начальником Архивного управления и/или руководителем администрации Клинского муниципального района.
22.18. При удовлетворении жалобы Архивное управление и/или администрация Клинского муниципального района принимают исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
22.19. Архивное управление и/или администрация Клинского муниципального района отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями Регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
22.20. В случае установления в ходе или в результате рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
22.21. Архивное управление и/или администрация Клинского муниципального района отказывают в рассмотрении жалобы в следующих случаях:
- наличия вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том предмете и по тем же основаниям;
- подачи жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
- наличия решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями Регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы;
- подачи жалобы с нарушением требований к ее содержанию, установленных пунктом 22.5 Регламента.
22.22. Архивное управление и/или администрация Клинского муниципального района вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:
а) наличия в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
б) отсутствия возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе.
22.23. Заявитель вправе обжаловать принятое по жалобе решение в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1 к Административному регламенту

СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О МЕСТЕ НАХОЖДЕНИЯ, ГРАФИКЕ РАБОТЫ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ, АДРЕСАХ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЦЕНТРОВ И ОРГАНИЗАЦИЙ, УЧАСТВУЮЩИХ В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

1. Администрация Клинского муниципального района.
Место нахождения: Московская область, г. Клин, ул. Карла Маркса, д. 68а.
График работы:

Понедельник - четверг
С 8.30 до 17.45, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00
Пятница
С 8.30 до 16.30, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00
Суббота, воскресенье
Выходные дни

Почтовый адрес: 141600, Московская обл., г. Клин, ул. К. Маркса, д. 68а.
Контактный телефон: 8(49624) 2-59-49.
Официальный сайт администрации: http://www.klincity.ru.
Адрес электронной почты администрации: oir@klincity.ru, klin@mosreg.ru.
2. Архивное управление.
Место нахождения: Московская область, г. Клин, ул. Гагарина, дом 3/2.
График работы:

Понедельник - четверг
С 8.30 до 17.45, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00
Пятница
С 8.30 до 16.30, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00
Суббота, воскресенье
Выходные дни

График приема населения:

Понедельник - четверг
9.00-13.00

График работы читального зала Архивного управления:

Вторник, четверг
13.00-17.00

Почтовый адрес: 141600, Московская обл., г. Клин, ул. Гагарина, д. 3/2.
Контактные телефоны: 8(49624) 2-78-50, 2-01-04.
Телефон/факс: 8(49624) 2-78-50, 2-01-04.
Адрес электронной почты: arhivklin@mail.ru.
3. Многофункциональный центр Клинского муниципального района.
Место нахождения: Московская область, г. Клин, Советская площадь, д. 18а.
График работы многофункционального центра:

Понедельник - среда
С 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.45
Четверг
С 9.00 до 20.00 (без обеденного перерыва)
Пятница
С 9.00 до 16.45, обеденный перерыв с 13.00 до 13.45
Суббота, воскресенье
Выходные дни
Вторая суббота каждого месяца
Рабочая с 9.00 до 13.00

Почтовый адрес: 141600, Московская область, г. Клин, Советская площадь, д. 18а.
Телефоны: 8(49624) 3-34-60, 8(49624) 3-39-02.
Официальный сайт: http://www.klincity.ru/mfc.
Адрес электронной почты: zayavitel.mfc@yandex.ru.

Приложение N 3 к Административному регламенту

                                            Начальнику Архивного управления
                                            администрации Клинского
                                            муниципального района
                                            _______________________________
                                 ЗАЯВЛЕНИЕ
         об отзыве заявления о предоставлении муниципальной услуги
___________________________________________________________________________
 (Ф.И.О. физического лица, полное и сокращенное наименование юридического
             лица или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя)
в лице ____________________________________________________________________
       (наименование должности и Ф.И.О. руководителя или данные документа,
            удостоверяющего личность индивидуального предпринимателя)
отзывает заявление о предоставлении муниципальной услуги __________________
Местонахождение заявителя _________________________________________________
                                     (индекс, юридический адрес)
___________________________________________________________________________
                         (индекс, почтовый адрес)
___________________________________________________________________________
                  (телефон (факс) с указанием кода города)
___________________________________________________________________________
Руководитель юридического лица (индивидуальный предприниматель, гражданин)
_______________ __________________________________________
   (подпись)              (расшифровка подписи)

Приложение N 4 к Административному регламенту

ЗАПРОС (обращение) для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии (нужное подчеркнуть) по документам Архивного управления администрации Клинского муниципального района

Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя данную анкету, Вы даете согласие на обработку персональных данных.

ФИО запрашивающего архивную справку



Данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность

ФИО, год рождения лица, о котором запрашивается архивная справка

указать изменения фамилии, имени, отчества, указать статус (пенсионер, безработный, служащий, работник, студент)

Тема запроса (обращения) (нужное подчеркнуть):
1. Трудовой стаж, декретный отпуск, отпуск по уходу; командировки; учебный отпуск.
2. Зарплата.
3. Награждение.
4. Квартира: выделение, приватизация, акты приема-передачи.
5. Жилой дом: акты сдачи в эксплуатацию, правовая регистрация.
6. Земля: выделение, передача в собственность (платно, бесплатно), копии свидетельств, похозяйственных книг.
7. Почтовые адреса: изменение, присвоение.
8. Гаражи: выделение земли, разрешение строительства.
9. Актовые записи, нотариальные действия
Хронологические рамки, название организации (исполнительный комитет, администрация, совхоз, предприятие), номер документа
Цель запроса

Выслать по почте или передать при личном посещении

Адрес фактического проживания

Адрес регистрации

Контактный телефон


____________________ 20____ г.                             ________________
       (дата)                                                 (подпись)

Приложение N 5 к Административному регламенту

                                   Форма
                       запроса (обращения) заявителя
Бланк письма архива                                        Ф.И.О. заявителя
                                                           Адрес
                             Уважаемый(ая)...!
    В  ответ  на  Ваш  запрос  от ___  о  подтверждении  трудового  стажа и
заработной  платы сообщаем, что документы по личному составу работников ___
(название  организации)  на  хранение  в  архив  не  поступали.  Ваш запрос
направлен  для рассмотрения и исполнения по месту нахождения документов - в
... (название организации) по адресу ___________.
Руководитель архива              Подпись                Расшифровка подписи
Исполнитель
Телефон

Приложение N 6 к Административному регламенту

                                   Форма
             письма архивного учреждения заявителю о пересылке
        запроса в профильную организацию (организацию-правопреемник)
Бланк письма архива                                        Ф.И.О. заявителя
                                                           Адрес
                             Уважаемый(ая)...!
    Для  подтверждения  факта  получения  Вами  Почетной грамоты ... просим
уточнить  название  организации, выдавшей Вам грамоту, и годы работы в ней.
Для выявления данной информации Вы можете использовать трудовую книжку, а в
случае ее утери - грамоты и др. поощрения, полученные Вами за годы работы в
данной  организации,  или  обратиться в архив, в котором хранятся документы
вышестоящей организации.
    При  повторном  обращении  в  архив просим указать номер и дату данного
письма.
Руководитель архива              Подпись                Расшифровка подписи
Исполнитель
Телефон

Приложение N 7 к Административному регламенту

                                   Форма
             письма архивного учреждения заявителю об уточнении
                сведений, необходимых для исполнения запроса
_______________________________                    Адресат
       (название архива)
_______________________________
   (почтовый индекс, адрес,
_______________________________
         телефон, факс)
                             Архивная справка
_______________ N _____________
    (дата)
на N __________ от ____________
Основание:
Нач. Архивного управления      _____________    ___________________________
                                 (подпись)         (расшифровка подписи)
М.П.
Исполнитель
___________________________________________________________________________
Телефон
___________________________________________________________________________

Приложение N 8 к Административному регламенту

Бланк архива                                                        Адресат
Архивная выписка
из протокола заседания исполкома
районного Совета депутатов трудящихся
г. ____________
АССР
от 11 июня 19___ г. N ________
СЛУШАЛИ:          Заявление от супругов ______________ и _________________,
                  проживающих: ул. _____________, дом N _____, кв. ____, об
                  усыновлении ____________________________, рождения 19____
                  года, _____ сентября.
РЕШИЛИ:           Разрешить супругам _________________ и __________________
                  усыновить _________________________, рождения 19___ года,
                  ____________ сентября, с изменением фамилии и отчества на
                  ____________. Считать отцом ребенка ____________________,
                  матерью _____________.
Зам. председателя исполкома
_____________________ райсовета         Подпись         Расшифровка подписи
И.о. секретаря исполкома
_____________________ райсовета         Подпись         Расшифровка подписи
Основание: ф. _______, оп. ______, д. _____, лл. ______, _____ об., ___ об.
Нач. Архивного управления               Подпись         Расшифровка подписи
                                        Печать
Исполнитель
Телефон

Похожие документы: