Об утверждении и введении в действие Положения об архиве Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы и Положения об Объединенном архиве Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы

В целях упорядочения работы по хранению и использованию документов Департамента и иных документов по личному составу организаций, переданных на хранение в Департамент, приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие:

1.1. Положение об архиве Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы (приложение 1 к настоящему приказу).

1.2. Положение об Объединенном архиве Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы (приложение 2 к настоящему приказу).

2. Передать полномочия по организационно-техническому обеспечению деятельности архива Департамента и Объединенного архива Департамента Государственному бюджетному учреждению "Малый бизнес Москвы".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Департамента Петруцу Р.В.

1.1. Документы Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы (далее — Департамент), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда города Москвы, подлежат постоянному хранению в Центре хранения документов после 1917 года Государственного бюджетного учреждения города Москвы "Центральный государственный архив Москвы" (ГБУ "ЦГА Москвы").

1.2. До передачи на постоянное хранение эти документы временно в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами РФ, хранятся в Департаменте.

1.3. Департамент обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Москвы, образующихся в процессе его деятельности. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, Департамент обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы".

1.4. Все работы, связанные с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей на постоянное хранение архивных документов в ГБУ "ЦГА Москвы", производятся силами и за счет Департамента.

1.5. За утрату и порчу документов Архивного фонда города Москвы должностные лица Департамента несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.6. В Департаменте создается архив для хранения документов Архивного фонда Москвы и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы".

Департамент обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.7. Архив Департамента создается как необособленное подразделение в составе Управления делами Департамента (далее — Управление). Ответственность за работу архива Департамента возлагается приказом руководителя Департамента на начальника Управления.

1.8. В своей работе архив Департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, Законом города Москвы от 28.11.2001 N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах", постановлениями и распоряжениями Мэра и Правительства Москвы, указаниями вышестоящих организаций, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Главного архивного управления города Москвы, приказами Департамента и настоящим Положением.

1.9. Положение об архиве Департамента разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается приказом Департамента по согласованию с экспертно-проверочной комиссией ГБУ "ЦГА Москвы".

1.10. Архив Департамента работает по планам, утвержденным заместителем руководителя Департамента, курирующим Управление делами, и отчитывается перед руководством о своей работе.

1.11. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель руководителя, курирующий Управление делами.

1.12. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Департамента осуществляет Главархив Москвы.

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Департамента, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу Департамента.

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" с соблюдением нормативных требований по архивному делу.

3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Департамента.

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями.

4.2. Разрабатывает и согласовывает с ГБУ "ЦГА Москвы" графики представления описей и графики передачи документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы".

4.3. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Департамента и экспертно-проверочной комиссии ГБУ "ЦГА Москвы".

4.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

4.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.

4.6. Организует использование документов:

— информирует руководство и работников Департамента о составе и содержании документов архива;

— выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования, для работы в помещении архива.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Департамента.

4.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Департамента, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.

4.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Департамента.

4.10. Ежегодно представляет в ГБУ "ЦГА Москвы" сведения (паспорт) о составе и объеме документов по установленной форме.

4.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" документы Архивного фонда Москвы.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Департамента.

5.2. Запрашивать от структурных подразделений Департамента сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Лицо, ответственное за архив, в соответствии с возложенными на архив задачами и функциями:

6.1. Разрабатывает и руководит выполнением планов работы архива, согласовывая их с курирующим заместителем руководителя.

6.2. Организует, координирует и контролирует работу всех направлений деятельности архива, обеспечивающих комплектование, сохранность, учет, использование документов Департамента, создание научно-справочного аппарата.

6.3. Контролирует правильное формирование и оформление документов в делопроизводстве структурных подразделений Департамента.

6.4. Участвует в отборе и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Москвы в ГБУ "ЦГА Москвы" (совместно с экспертной комиссией Департамента) в соответствии с установленными требованиями.

6.5. Несет ответственность за качество выполнения возложенных на архив задач и функций.

1.1. Объединенный архив Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы (далее — Объединенный архив) осуществляет хранение, учет и использование документов организаций, связанных соподчиненностью и находящихся в ведении Департамента, а также организаций, входивших ранее в систему Главного управления местной промышленности (Главмосместпрома) и его организаций предшественников и преемников, в ведении которого был создан архив.

1.2. Объединенный архив был образован 31.07.1987 на основании приказа N 79 Главмосместпрома во исполнение решения исполкома Моссовета от 30.12.1985 N 4324, п. 8 на базе архивов ликвидированных предприятий Управления специализированных предприятий, применяющих труд инвалидов, Управления металлообрабатывающей промышленности и химической промышленности в целях наиболее рационального и экономичного централизованного хранения и использования документов организаций, входивших ранее в отрасли, оказания практической и методической помощи организациям в работе с документами и подготовке их к передаче на хранение в Объединенный архив.

1.3. Объединенный архив в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах", приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 588 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", постановлениями и распоряжениями Мэра и Правительства Москвы, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства, Главархива Москвы, распоряжениями Департамента и настоящим Положением.

1.4. Объединенный архив является необособленным подразделением в административно-информационном секторе Управления делами Департамента. Непосредственное руководство деятельностью Объединенного архива осуществляет сотрудник сектора, на которого возложены функции заведующего архивом.

1.5. Деятельность Объединенного архива осуществляется за счет средств Департамента. Департамент обеспечивает Объединенный архив необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.

1.6. Реорганизация и ликвидация Объединенного архива производится Департаментом в установленном порядке.

1.7. Положение об Объединенном архиве согласовывается с Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива Москвы и утверждается приказом руководителя Департамента.

1.8. Объединенный архив осуществляет свою деятельность на основе текущих планов.

1.9. Контроль за деятельностью Объединенного архива осуществляет руководство Департамента.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью Объединенного архива осуществляет Главное архивное управление города Москвы.

В состав документов Объединенного архива входят:

2.1. Документы Департамента, законченные делопроизводством:

2.1.1. Документы постоянного срока хранения, создаваемые в процессе деятельности Департамента и отнесенные к составу Архивного фонда Москвы, до передачи их в соответствии с установленными сроками на хранение в ГБУ "ЦГА Москвы".

2.1.2. Документы по личному составу.

2.2. Документы по личному составу организаций — предшественников Департамента: Департамент промышленности, Департамент промышленности и потребительского рынка, Комитет промышленности и материальных ресурсов г. Москвы (Моспромснабкомитет), Комитет по координации развития промышленности г. Москвы Мосгорисполкома (Моспромкомитет), Московское городское производственное специализированное объединение по выпуску товаров народного потребления (МГПСО "Мосгорпром"), Главное управление местной промышленности Мосгорисполкома (Главмосместпром), Управление спецпредприятий, применяющих труд инвалидов, Управление металлообрабатывающей промышленности и Управление химической промышленности, Департамент науки и промышленной политики города Москвы, Департамент поддержки и развития малого и среднего предпринимательства города Москвы.

2.3. Документы по личному составу ликвидированных организаций и их организаций-предшественников, входивших в систему Главмосместпрома.

2.4. Объединенный архив хранит учетные документы (список фондов, дела фондов и др.) и научно-справочный аппарат к документам архива (описи, указатели и др.), а также ведомственные издания, дополняющие документы архива.

3.1. Основными задачами Объединенного архива являются:

3.1.1. Обеспечение сохранности и ведение учета хранящихся в архиве документов.

3.1.2. Комплектование архива документами, относящимися к его профилю.

3.1.3. Создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата к документам архива, ведение информационно-поисковых систем.

3.1.4. Организация использования документов архива по запросам физических и юридических лиц.

3.1.5. Осуществление методической помощи организациям, которые находятся в ведомственном подчинении Департамента, по формированию и своевременному упорядочению дел.

3.1.6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" с соблюдением требований, установленных законодательными актами по архивному делу.

4.1. В соответствии с возложенными на него задачами Объединенный архив осуществляет следующие функции:

4.1.1. Осуществляет хранение и рациональное размещение документов архива, обеспечивает поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, соблюдение правил пожарной безопасности и доступа в архивохранилища, регулярно проводит проверки наличия и состояния дел.

4.1.2. Принимает меры по улучшению физического состояния документов Объединенного архива.

4.1.3. Ведет предусмотренный действующими правилами учет документов, хранящихся в Объединенном архиве.

4.1.4. Осуществляет прием документов, относящихся к профилю Объединенного архива, своевременно информирует Главархив Москвы в установленном порядке о принятых документах.

4.1.5. Проводит экспертизу ценности документов с истекшими сроками хранения, находящихся в Объединенном архиве Департамента.

4.1.6. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Объединенном архиве фондам и документам.

4.1.7. По истечении сроков временного хранения организует в установленном порядке передачу на хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" документов постоянного срока хранения, отнесенных к составу Архивного фонда Москвы в соответствии с разработанными графиками передачи.

4.1.8. Внедряет в практику работы Объединенного архива современные информационно-поисковые системы к документам архива, созданные с применением ПЭВМ.

4.1.9. Организует использование документов:

— информирует руководство Департамента, Главархив Москвы, а также другие заинтересованные организации о составе и содержании документов Объединенного архива;

— выдает в установленном порядке архивные дела и документы для служебного, практического и научного использования в рабочем помещении Объединенного архива, а также во временное пользование;

— исполняет в установленном порядке запросы организаций и заявления граждан о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы и другим вопросам социально-правового характера, а также тематические запросы; в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки и выписки, а также невостребованные ранее трудовые книжки;

— ведет в установленном режиме прием населения и представителей организаций, консультирует обратившихся лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

— осуществляет регистрацию поступивших запросов и ответов, ведет учет использования документов, хранящихся в Объединенном архиве.

4.1.10. Участвует в работе экспертной комиссии Департамента.

4.1.11. Осуществляет мероприятия по повышению деловой квалификации сотрудников архива, принимает участие в занятиях по повышению квалификации, проводимых для работников архива и службы делопроизводства Департамента.

4.1.12. Ежегодно представляет в Главное архивное управление города Москвы согласно установленным формам статистические сведения (паспорт) о составе и объеме документов Объединенного архива, о количестве поступивших и исполненных запросов, изменении в списке фондов.

4.1.13. Участвует в организации и проведении совещаний, семинаров и других мероприятий по обмену опытом по вопросам архивного дела и делопроизводства.

5.1. Для выполнения возложенных задач и функций Объединенный архив имеет право:

5.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений Департамента и организаций, которые находятся в ведомственном подчинении Департамента, соблюдения законодательства по архивному делу и установленных правил работы архивов организаций.

5.1.2. Запрашивать от структурных подразделений Департамента и организаций, которые находятся в ведомственном подчинении Департамента, сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Объединенный архив задач и функций.

5.1.3. Получать в установленном порядке от Департамента и Главархива Москвы нормативно-методические документы, пособия, информационные материалы, необходимые для работы с документами архива и повышения деловой квалификации работников Объединенного архива.

5.1.4. Информировать руководителей Департамента о состоянии архивного дела, вносить предложения по вопросам материально-технического обеспечения деятельности Объединенного архива, улучшению условий труда сотрудников.

6.1. Объединенный архив возглавляет сотрудник административно-информационного сектора Департамента, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем Департамента, или иное лицо, на которое возложены функции заведующего архивом на основании распоряжения Департамента.

6.2. Заведующий Объединенным архивом:

6.2.1. Организует деятельность архива и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов архива, качественное выполнение возложенных на архив задач, соблюдение правил внутреннего распорядка, пожарной безопасности, утрату, несанкционированное уничтожение документов и нарушение правил использования документов.

6.2.2. Определяет потребности архива в техническом оборудовании, расходных материалах, канцелярских принадлежностях, представляет заявки в соответствующее подразделение Департамента.

6.2.3. Ведет прием граждан, рассматривает их заявления и жалобы, осуществляет контроль за своевременным исполнением запросов.

6.2.4. Заверяет выдаваемые архивом копии, выписки и справки по поступающим запросам юридических и физических лиц.

6.2.5. Представляет Объединенный архив по вопросам, входящим в компетенцию архива, является членом Экспертной комиссии Департамента.

6.3. При смене лица, на которое возложены функции заведующего архивом, проводится проверка наличия и состояния Объединенного архива с составлением акта приема-передачи.

6.4. Объединенный архив имеет круглую печать со своим наименованием.