Об архиве Главного управления социальных коммуникаций Московской области

В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области "Об архивном деле в Московской области", Основными правилами работы архивов организаций, в целях обеспечения сохранности, учета и упорядочения документов, образующихся в процессе деятельности Главного управления социальных коммуникаций Московской области, приказываю:

утвердить Положение об архиве Главного управления социальных коммуникаций Московской области (прилагается).

1.1. Документы Главного управления социальных коммуникаций Московской области (далее — ГУСК Московской области), имеющие историческое, экономическое и социальное значение, входят в состав Архивного фонда Московской области и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее — ГКУ МО ЦГАМО).

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве ГУСК Московской области (не более 10 лет).

1.2. ГУСК Московской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе его деятельности и отнесенных к составу Архивного фонда Московской области. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.

1.3. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов ГУСК Московской области на хранение в ГКУ МО ЦГАМО, производятся силами и за счет средств ГУСК Московской области.

1.4. За утрату и порчу документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, должностные лица ГУСК Московской области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.5. Для хранения документов, законченных делопроизводством ГУСК Московской области, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в секретариате руководителя ГУСК Московской области создается архив.

1.6. Организация и ведение архива входят в должностные обязанности работников общего отдела организационно-правового управления ГУСК Московской области.

1.7. Лица, ответственные за архив, в своей работе руководствуются законодательными актами Российской Федерации и Московской области, приказами и распоряжениями ГУСК Московской области, Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), иными нормативными правовыми актами федеральных органов государственной исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства, методическими рекомендациями Главного архивного управления Московской области и ГКУ МО ЦГАМО и настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель руководителя ГУСК Московской области.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива ГУСК Московской области осуществляют Главное архивное управление Московской области и ГКУ МО ЦГАМО.

Архив ГУСК Московской области хранит:

2.1. Законченные делопроизводством ГУСК Московской области документы постоянного хранения, документы временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3.1. Основными задачами архива ГУСК Московской области являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством, Главным архивным управлением Московской области и ГКУ МО ЦГАМО.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве ГУСК Московской области.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив ГУСК Московской области осуществляет следующие функции:

3.2.1. Прием в течение двух лет после завершения делопроизводства, учет и хранение документов ГУСК Московской области, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры РФ.

3.2.2. Разработка и согласование с ГКУ МО ЦГАМО графиков представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) Главного архивного управления Московской области и передачи документов ГУСК Московской области на постоянное хранение.

3.2.3. Составление и представление не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертной комиссии ГУСК Московской области и ЭПК Главного архивного управления Московской области.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ МО ЦГАМО.

3.2.6. Организует использование документов, хранящихся в архиве, а именно:

— в установленном порядке выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

— исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

— ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Экспертной комиссии ГУСК Московской области.

3.2.8. Оказывает методическую помощь работникам ГУСК Московской области в составлении номенклатуры дел ГУСК Московской области, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив ГУСК Московской области.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников ГУСК Московской области по архивным вопросам.

3.2.10. Ежегодно представляет в ГКУ МО ЦГАМО сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ МО ЦГАМО документы ГУСК Московской области, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области.

Для выполнения возложенных на него задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил архивной работы с документами в ГУСК Московской области.

4.2. Запрашивать от работников ГУСК Московской области сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.1. Работа архива организуется в соответствии с настоящим Положением.

5.2. Архив работает по плану-графику приема дел в архив, согласованному со структурными подразделениями ГУСК Московской области.

5.3. Архив организует инструктаж сотрудников ГУСК Московской области по вопросам организации архивного дела по мере необходимости.

Лица, ответственные за архив ГУСК Московской области, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области.