Без рубрики
О совершенствовании организации работы с документами в Департаменте и внесении изменений в распоряжение Департамента от 15.12.2010 N 05-14-519/0
Распоряжение ДЖКХиБ г. Москвы от 31.08.2012 N 05-14-354/2
В целях реализации постановления Правительства Москвы от 22.05.2012 N 238-ПП "О совершенствовании порядка подготовки проектов правовых актов города Москвы органами исполнительной власти города Москвы и внесении изменений в постановление Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП", а также повышения эффективности работы с документами в Департаменте жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы:
1. Внести следующие изменения в распоряжение Департамента от 15.12.2010 N 05-14-519/0 "О Регламенте Департамента" (в редакции распоряжений Департамента от 27.07.2011 N 05-14-448/1, от 24.10.2011 N 05-14-693/1, от 06.02.2012 N 05-14-27/2):
1.1. Пункт 4.1 приложения к распоряжению после слов "Регламентом Правительства Москвы" дополнить словами "постановлением Правительства Москвы от 22.05.2012 N 238-ПП "О совершенствовании порядка подготовки проектов правовых актов города Москвы органами исполнительной власти города Москвы и внесении изменений в постановление Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП".
1.2. Абзац второй пункта 4.1 приложения к распоряжению изложить в следующей редакции:
"В целях обеспечения соблюдения Регламента Правительства Москвы, иных правовых актов, определяющих порядок подготовки и согласования проектов правовых актов, исполнитель проекта распорядительного документа Правительства Москвы до направления проекта на согласование в органы исполнительной власти города Москвы, а также заинтересованным лицам обязан представить на согласование экземпляр проекта статс-секретарю и ответственному за правовое обеспечение подготовки проектов правовых актов Департамента".
1.3. Приложение к распоряжению дополнить пунктом 4.2.1.4 в следующей редакции:
"4.2.1.4. Согласование проекта распорядительного документа действительно в течение двух месяцев.
В случае необходимости продления срока действия согласования исполнитель обращается к согласующему должностному лицу Департамента с просьбой подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется письмом в произвольной форме или дополнительным визированием в течение двух рабочих дней.".
1.4. Пункты 4.2.1.4, 4.2.1.5, 4.2.1.6 приложения к распоряжению считать соответственно пунктами 4.2.1.5, 4.2.1.6, 4.2.1.7.
1.5. Пункт 4.4 приложения к распоряжению изложить в следующей редакции:
"4.4. Рассылка распорядительных документов.
4.4.1. Подписанные документы тиражируются и рассылаются оперативно-распорядительным отделом Управления делами Департамента в соответствии со списком рассылки в течение 2 календарных дней с момента регистрации.
4.4.2. Оригиналы распорядительных документов хранятся:
— распоряжения и приказы по основной деятельности — в оперативно-распорядительном отделе Управления делами Департамента;
— приказы по кадровым вопросам — в Управлении государственной службы, кадров и охраны труда;
— приказы по вопросам ведения бюджетной росписи Департамента и сводной бюджетной росписи бюджета города Москвы — в Управлении планирования.".
1.6. В пункте 5.1.16 приложения к распоряжению слова "до 16.30" заменить словами "до 12.00".
1.7. В пункте 5.1.17 приложения к распоряжению слова "после 16.30" заменить словами "после 12.00".
1.8. В пункте 5.1.24 приложения к распоряжению слова "до 15.00" заменить словами "до 14.00".
1.9. Приложение к распоряжению дополнить пунктами 5.5.5-5.5.9 в следующей редакции:
"5.5.5. Все поступающие в Департамент обращения граждан вносятся и отрабатываются посредством системы электронного документооборота Правительства Москвы.
5.5.6. Общий порядок подготовки ответов на обращения граждан в системе ЭДО устанавливается разделами 5-7 настоящего Регламента.
5.5.7. Обращения граждан, поступившие посредством СЭД, отрабатываются в установленные сроки. В системе ЭДО должны быть размещены информация о порядке прохождения документа (кому и когда доложено, какое принято решение), дате направления ответа, электронный образ ответа.
5.5.8. Ответы заявителям направляются в электронном виде (в соответствии с пунктами 5.5.1-5.5.4 настоящего Регламента) или на бумажном носителе с учетом наличия в письме того или иного адреса.
5.5.9. Официальная отправка писем на обращения граждан осуществляется только после предоставления в Отдел документационного обеспечения Управления делами оригинала ответа автору обращения на бумажном носителе, подписанного соответствующим должностным лицом Департамента (оригинал и визовый экземпляр). При несоблюдении данного порядка подготовленный ответ в электронной форме на соответствующее сопроводительное письмо официальной службой отправки корреспонденции к регистрации не принимается.".
1.10. В пункте 5.7.7 приложения к распоряжению слово "пятнадцатидневный" заменить словом "тридцатидневный".
1.11. Приложение к распоряжению дополнить пунктом 5.9 в следующей редакции:
"5.9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой определяются служебной необходимостью.
5.9.2. Руководитель Департамента в пределах своей компетенции определяет:
— категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
— порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
— порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;
— организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
5.9.3. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
5.9.4. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
5.9.5. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
5.9.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
— на обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа;
— подписанные документы передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет;
— к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
— передаются работникам подразделений под расписку;
— пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
— размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения Департамента. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
5.9.7. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
5.9.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "Для служебного пользования". Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
5.9.9. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения Департамента.
5.9.10. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем структурного подразделения Департамента".
1.12. Пункты 5.9, 5.9.1-5.9.10 считать соответственно пунктами 5.10, 5.10.1-5.10.10.
1.13. Приложение к распоряжению дополнить пунктами 5.10.11-5.10.18 в следующей редакции:
"5.10.11. Общий порядок оформления электронных документов в Департаменте соответствует порядку работы с документами на бумажном носителе, установленному разделом 5 настоящего Регламента.
5.10.12. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЭДО.
5.10.13. Электронные документы создаются с использованием электронной цифровой подписи и (или) электронной подписи (далее — ЭЦП и (или) ЭП) в случае их адресования должностным лицам, органам исполнительной власти города Москвы, учреждениям города Москвы, являющимся участниками ЭДО. Электронные документы, адресованные в органы исполнительной власти города Москвы, учреждения города Москвы, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и отправляются адресату. В ЭДО сохраняется электронная копия указанного документа.
5.10.14. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес Департамента, осуществляются Управлением делами.
5.10.15. Доставка и отправка электронных документов осуществляются по информационно-телекоммуникационным сетям.
5.10.16. Электронные документы в Управлении делами проходят первичную обработку и регистрацию. В ЭДО электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.
5.10.17. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия ЭЦП, наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату автору обращения.
5.10.18. В ЭДО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника ЭДО).".
1.14. Приложение к распоряжению дополнить пунктом 5.8.3 в следующей редакции:
"5.8.3. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания.
5.8.3.1. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания — специальный вид обращения депутата муниципального Собрания, группы депутатов муниципального Собрания к должностным лицам Департамента по вопросам местного значения или по вопросам осуществления органами местного самоуправления переданных государственных полномочий.
5.8.3.2. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания направляется с выпиской из решения муниципального Собрания, содержащей сведения о признании обращения депутата муниципального Собрания депутатским запросом депутата муниципального Собрания.
5.8.3.3. Руководитель Департамента или должностное лицо, к которому обращен депутатский запрос депутата муниципального Собрания, дают письменный ответ в 15-дневный срок со дня регистрации депутатского запроса депутата муниципального Собрания или в иной согласованный срок.
5.8.3.4. Обращение депутата муниципального Собрания, не содержащее признания его депутатским запросом на муниципальном Собрании, рассматривается в порядке, установленном пунктом 5.7.7 настоящего Регламента.".
1.15. Дефис четвертый пункта 6.3.4 приложения к распоряжению изложить в следующей редакции:
"- подготовка и представление лицу, давшему поручение, отчета в произвольной форме, в том числе устной, о выполнении документа в целом.".
1.16. Дополнить приложение к распоряжению пунктом 7.2.4 в следующей редакции:
"7.2.4. Требования к оформлению исходящей электронной корреспонденции, отправляемой посредством системы электронного документооборота Правительства Москвы, аналогичны требованиям к оформлению документа на бумажном носителе, указанным в пп. 7.2, 7.2.2 настоящего приложения. Для оформления указанных документов используется электронная версия утвержденного бланка Департамента.".
1.17. Изложить раздел 13 приложения к распоряжению в следующей редакции:
"13. Порядок рассмотрения и согласования конкурсной (аукционной) документации
13.1. Рассмотрение документации по торгам в соответствующих структурных подразделениях Департамента осуществляется в срок не более трех рабочих дней с момента поступления такой документации в соответствующее отраслевое подразделение.
13.2. Визы начальников соответствующих структурных подразделений должны находиться внизу титульного листа документации по торгам.
13.3. Рассмотрение и представление замечаний по отдельным разделам документации по торгам не допускается.
13.4. В случае выявления нарушений действующего законодательства РФ, неточностей и ошибок в тексте документации по торгам документация возвращается заказчику.
13.5. В целях рационального использования рабочего времени допускается оформление замечаний в виде правок по тексту представленной документации по торгам.
13.6. Устранение причин, послуживших основанием для возврата документации по торгам, осуществляется заказчиком в срок не более одного рабочего дня, следующего за днем возврата проекта документации по торгам.
13.7. Документация с учетом внесенных изменений подлежит повторному рассмотрению в соответствующих структурных подразделениях Департамента в срок не более двух рабочих дней, следующих за днем поступления на рассмотрение такой документации в соответствующее структурное подразделение.
13.8. Повторное рассмотрение документации соответствующим структурным подразделением Департамента допускается только в части разделов, по которым им ранее были даны замечания.
13.9. При представлении документации по торгам на повторное рассмотрение без учета либо с учтенными не в полном объеме замечаниями, полученными от соответствующего структурного подразделения Департамента, заказчиком должна быть представлена пояснительная записка, содержащая краткое, обоснованное изложение разногласий по документации по торгам.
13.10. Пояснительная записка составляется в свободной форме, подписывается должностным лицом заказчика и должна содержать следующие сведения:
— наименование документации по торгам;
— замечания (предложения) соответствующего структурного подразделения Департамента;
— заключение ("замечание не учтено" или "учтено частично", привести обоснование).
13.11. Отсутствие пояснительной записки (пункт 13.10) к документации по торгам, представленной на повторное рассмотрение без учета либо с учтенными не в полном объеме замечаниями соответствующего структурного подразделения Департамента, является основанием для возврата документации по торгам заказчику без рассмотрения.
13.12. Соответствующее структурное подразделение Департамента, рассмотрев представленную пояснительную записку, вправе согласовать документацию по торгам с учетом разногласий либо отказать в согласовании и вернуть заказчику, указав о наличии неустраненных замечаний в соответствующем разделе сопроводительного листа (пункт 13.16).
13.13. Окончательное решение по неурегулированным разногласиям, возникшим в процессе согласования документации по торгам с соответствующими структурными подразделениями Департамента, принимается руководителем Департамента.
13.14. Персональная ответственность за внесение в документацию по торгам изменений и дополнений, не относящихся к замечаниям, полученным от соответствующих структурных подразделений Департамента, возлагается на должностных лиц заказчика.
13.15. Учет движения документации по торгам фиксируется в сопроводительном листе, в котором должны содержаться следующие сведения:
— наименование согласующего структурного подразделения;
— дата и время поступления документации по торгам в согласующее структурное подразделение/подписи ответственных исполнителей;
— дата и время возврата на доработку документации по торгам с замечаниями в соответствующее структурное подразделение/подписи ответственных исполнителей;
— дата и время повторного предоставления доработанной документации по торгам в согласующее структурное подразделение/подписи ответственных исполнителей;
— дата и время возврата согласованной документации по торгам/подписи ответственных исполнителей.
13.16. Сопроводительный лист составляется по форме в соответствии с приложением 3 к настоящему Регламенту.
13.17. Общий срок подготовки, согласования и утверждения документации по торгам не должен превышать пятнадцати рабочих дней.
13.18. Порядок согласования документации по торгам следующий:
— соответствующее структурное подразделение Департамента;
— Отдел размещения городского государственного заказа;
— Управление планирования и/или Управление финансирования, учета и отчетности;
— Правовое управление.
13.19. На основании собранных виз начальников соответствующих структурных подразделений на титульном листе документации по торгам заместитель руководителя Департамента по соответствующему направлению утверждает документацию по торгам с последующей передачей в отдел размещения государственного городского заказа.
13.20. Утвержденная Департаментом документация публикуется на сайте www.zakupki.gov.ru.
13.21. После проведения процедуры размещения государственного городского заказа документация по торгам должна храниться в архиве отдела размещения государственного городского заказа не менее трех лет.".
1.17. Дополнить приложение к распоряжению приложением 3 в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя начальника Управления делами Департамента Шустрова А.М.
Руководитель Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы А.В. Цыбин
Приложение к распоряжению Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы от 31 августа 2012 г. N 05-14-354/2
Приложение 3 к Регламенту
СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТОРГАМ ___________________________________________________________ (название процедуры торгов)┌───┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ │Согласование _______________________________ с _____________________________________ ││ │ (название проекта документации) (название согласующего подразделения) │├───┼────────────┬─────────────────┬──────────────┬─────────────┬──────────────┬──────────┤│ │Дата и время│Дата и время │Дата и время │Наличие │Дата и время │Примечание││ │поступления │возврата на │предоставления│пояснительной│возврата │ ││ │проекта │доработку проекта│доработанного │записки │согласованного│ ││ │документации│документации по │проекта │ │проекта │ ││ │ │торгам заказчику/│документации │ │документации │ ││ │ │подпись │по торгам/ │ │заказчику/ │ ││ │ │ответственного │подпись │ │подпись │ ││ │ │исполнителя │ответственного│ │ответственного│ ││ │ │заказчика │лица │ │лица │ ││ │ │ │структурного │ │структурного │ ││ │ │ │подразделения │ │подразделения │ ││ │ │ │Департамента │ │Департамента │ │├───┼────────────┼─────────────────┼──────────────┼─────────────┼──────────────┼──────────┤│ │ │ │ │ │ │ │└───┴────────────┴─────────────────┴──────────────┴─────────────┴──────────────┴──────────┘