Об утверждении Порядка организации и ведения архивного дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

В целях совершенствования организации работы с управленческой документацией, установления единого порядка подготовки и передачи документов на хранение в отдел архивных документов Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве, а также обеспечения сохранности и учета переданных на хранение документов приказываю:

1. Утвердить Порядок организации и ведения архивного дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве (далее — Порядок) согласно приложению.

2. Возложить на начальников отделов Управления персональную ответственность за соблюдение требований Порядка.

3. Признать утратившим силу приказ Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве от 14.12.2009 N 78 "Об утверждении Порядка организации и ведения архивного дела в Управлении Федеральной регистрационной службы по Москве".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Управления Погольшу Н.И.

Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД, Издательство стандартов, 2003), методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 07.09.2010 N П/491 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии", иными нормативными правовыми актами.

Порядок призван обеспечить организацию и эффективное ведение архивного дела в Управлении, а также дополнительно регламентирует организацию документов в делопроизводстве и деятельность отделов Управления по подготовке исполненных документов к последующему хранению.

Применение настоящего Порядка отделами Управления в части сохранности, описания, учета и использования документов, подлежащих хранению в архиве управленческой документации (далее — архив), и документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, является обязательным.

Порядок не распространяется на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности Управления, составляет его документальный фонд.

1.2. Архивное хранение документов относится к функциям отдела делопроизводства Управления.

1.3. Прием архивных документов от отделов Управления, обеспечение их учета, сохранности, упорядочения и использования осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства, ответственными за архив.

1.4. Архив представляет собой архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления и организаций-предшественников, которые являлись фондообразователями и имели между собой логически обусловленные связи: подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение.

1.5. Отдел делопроизводства временно хранит документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России.

1.6. Главархив Москвы осуществляет контроль за обеспечением сохранности, учетом, хранением, комплектованием и использованием документов в архиве в соответствии с Соглашением об отношениях и сотрудничестве Управления и Главархива Москвы от 08.06.2010 N 31.

2.1. Основными задачами являются:

— комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Управления;

— учет и обеспечение сохранности документов;

— создание научно-справочного аппарата к документам архива;

— использование хранящихся в архиве документов;

— подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на хранение в Государственный архив в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации и Главархивом Москвы.

2.2. В целях выполнения задач по формированию архива отдел делопроизводства осуществляет следующие функции:

— осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в отделах Управления;

— принимает упорядоченные документы от отделов Управления;

— учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

— создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

— проводит экспертизу ценности документов и представляет на заседание экспертной комиссии (далее — ЭК) Управления архивные описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

— осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет использования;

— участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу Управления.

2.3. Для выполнения основных задач и функций по формированию архива отдел делопроизводства имеет право:

— требовать от отделов своевременной передачи документов в упорядоченном состоянии;

— контролировать применение правил в работе с документами в отделах;

— запрашивать от отделов необходимые для работы сведения;

— участвовать в мероприятиях по вопросам архивного дела и документационного обеспечения, проводимых Федеральной архивной службой России и Главархивом Москвы.

3.1. Отдел делопроизводства совместно с курирующим заместителем руководителя Управления несет ответственность за следующие нарушения:

— несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

— утрату и несанкционированное уничтожение документов;

— необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу при ликвидации организации или изменении формы собственности;

— нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

4.1. Комплектование архива Управления — это систематическое пополнение архива законченными делопроизводством документами отделов.

4.2. Комплектование архива включает:

— определение состава документов, подлежащих приему в архив;

— организацию передачи документов в архив на постоянное хранение.

4.3. Документы передаются в архив на хранение по акту приема-передачи установленной формы (приложение 15).

4.4. Основным документом, обеспечивающим организацию документов в делопроизводстве, их учет, сохранность и оформление, является сводная номенклатура дел Управления.

5.1. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

5.2. Экспертиза ценности документов в Управлении проводится:

— в отделе делопроизводства при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;

— ответственными за архив сотрудниками в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

5.3. Экспертиза ценности документов в Управлении проводится на основе:

— действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению Управления;

— сводной номенклатуры дел Управления;

— нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и Главархива Москвы в области архивного дела;

— Порядка проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве от 25.05.2012 N 222;

— Положения об экспертной комиссии, утвержденного приказом Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве от 30.03.2012 N 136.

6.1. Архив Управления комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

6.2. В архив передаются также документы организаций-предшественников.

7.1. Оформление дел.

7.1.1. Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в отделах Управления, в обязанности которых входит ведение и формирование документов в соответствии с номенклатурой дел, при методической помощи сотрудников, ответственных за архив.

7.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

7.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

— систематизацию документов внутри дела в хронологическом порядке;

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов дела;

— составление листа-заверителя;

— составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

— оформление обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение крайних дат, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2. Переплет дел.

7.2.1. Документы, составляющие дела постоянного хранения, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

7.2.2. Дела постоянного хранения и по личному составу хранятся в закрытых твердых папках или в архивных коробах.

7.2.3. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

7.2.4. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела по мере необходимости — бланк внутренней описи документов дела.

7.3. Нумерация листов дел.

7.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

7.3.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

7.3.3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

7.3.4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

7.3.5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

7.3.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7.3.7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.

7.3.8. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

7.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.

7.4. Составление листа-заверителя.

7.4.1. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе.

7.4.2. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 6):

— количество пронумерованных листов дела указывается цифрами и прописью;

— отдельно указывается количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

— лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

7.4.3. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

7.5. Внутренняя опись документов дела.

7.5.1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых диктуется спецификой данной документации, а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

7.5.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 7), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов.

7.5.3. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.5.4. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

7.6. Оформление обложки дела.

7.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 8), в которой указываются наименование организации, отдела, индекс дела согласно номенклатуре, архивный шифр дела, заголовок дела.

7.6.2. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Управления будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

7.6.3. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел Управления, согласованной с ЦЭПК Главархива Москвы. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

7.6.4. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

7.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

7.6.6. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

7.6.7. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за… год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

7.6.8. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительные документы (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты регистрации или составления самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

7.6.9. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

7.6.10. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

7.6.11. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

7.6.12. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

8.1. Опись.

8.1.1. Для обеспечения комплектования архива в Управлении на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

8.1.2. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

8.1.3. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

8.1.4. Отдельная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись.

8.1.5. Обязательным элементом оформления описи является титульный лист (приложение 9). На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

— название фонда;

— номер фонда;

— номер описи;

— название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

— крайние даты дел, включенных в опись.

8.1.6. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Управления.

8.1.7. К законченной описи обязательно составляется предисловие, а также (по необходимости) оглавление и список сокращенных слов при наличии последних.

8.1.8. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

8.1.9. Описи дел постоянного хранения и по личному составу подлежат рассмотрению ЭК Управления, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

8.1.10. Согласованные описи направляются на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы в количестве четырех экземпляров.

8.1.11. После утверждения описей ЦЭПК Главархива Москвы следует утверждение руководителем Управления, затем три экземпляра описи в качестве контрольных передаются в Главархив Москвы, один экземпляр остается в Управлении.

8.1.12. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Акты утверждаются руководителем Управления после согласования описей дел за этот период ЦЭПК Главархива Москвы.

8.2. Предисловие к описи дел.

8.2.1. К описям дел постоянного хранения и по личному составу составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат описи.

8.2.2. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи, а также:

— дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

— указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

— отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

— дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

— освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

8.2.3. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и начальником отдела делопроизводства.

8.3. Оглавление описи дел.

8.3.1. Оглавление составляется, если в описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, объемный справочный аппарат.

9.3.2. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

9.1. Передача дел в отдел делопроизводства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками отделов, передающих документы в архив, и утвержденному курирующим заместителем руководителя Управления.

9.2. Передача дел в отдел делопроизводства осуществляется на основании акта приема-передачи установленной формы (приложение 15).

9.3. В период подготовки дел отделом к передаче в архив Управления сотрудниками отдела делопроизводства, ответственными за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в акт приема-передачи, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

9.4. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить.

9.5. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

9.6. Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за хранение документов в архиве, в присутствии работника, передающего документы отдела.

9.7. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив сотрудниками передающих документы отделов.

10.1. Учетно-классификационная единица хранения.

10.1.1. В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

10.1.2. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

10.1.3. Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится ответственными за архив сотрудниками Управления при подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив.

10.2. Схема систематизации документов в фонде.

10.2.1. Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

10.2.2. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков: структурного, хронологического, функционального, тематического, номинального.

10.2.3. В архиве Управления используется хронологически-структурная схема систематизации, которая применяется по отношению к фондам Управления и ликвидированных организаций. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по отделам Управления.

10.2.4. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

10.2.5. Дела по личному составу систематизируются по хронологическому признаку.

10.2.6. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности — приказы о зачислении на службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

10.2.7. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий.

11.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.

11.2. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

11.3. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;

— расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;

— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;

— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;

— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

11.4. Документы размещают на стеллажах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов. Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных папках, а документы временного хранения — в связках.

11.5. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

12.1. Общие требования к учету архивных документов.

12.1.1. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

12.1.2. Архив осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве Управления, и представляет учетные сведения в Главархив Москвы.

12.1.3. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

12.2. Архивный шифр.

12.2.1. Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

12.2.2. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, описи, единицы хранения.

12.2.3. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

12.3. Система учетных документов архива.

12.3.1. Система учетных документов архива — это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, которые отражают количество и состав документов архива Управления, их изменения и являются составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

12.3.2. Учет документов ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящим Порядком и обязательны для архива Управления.

12.3.3. Основными учетными документами в архиве являются:

— лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле (приложение 6);

— опись дел (приложения 1, 2, 3) для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;

— журнал учета выдачи дел из архива Управления (приложение 11).

12.3.4. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве Управления ежегодно составляется паспорт архива Управления, хранящего управленческую документацию, на 1 декабря 20… г. (приложение 14).

12.3.5. Вспомогательными учетными документами являются: карточки учета выбытия дел, внутренние описи дел (приложение 7) и т.д.

12.3.6. Основанием для учета поступления и выбытия дел из архива Управления являются:

— сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложение 5);

— акт приема-передачи документов из структурного подразделения на архивное хранение (приложение 15);

— акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (приложение 16);

— акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4);

— акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 17);

— акт о неисправимых повреждениях документов (приложение 18);

— акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 19);

— акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.) (приложение 20).

12.4. Описи дел.

12.4.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, документов архивной коллекции.

12.4.2. Описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.

12.4.3. Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру — 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый, следующий учетный номер.

12.4.4. При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп "Выбыло".

12.4.5. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.

12.4.6. Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указываются количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках — прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

12.4.7. Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

13.1. Система научно-справочного аппарата.

13.1.1. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива Управления — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

13.1.2. Элементами СНСА архива Управления являются описи, базы данных, исторические справки к архивным фондам.

13.1.3. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава научно-справочного аппарата, методики описаний, в установлении необходимой очередности работ.

13.2. Описи дел.

13.2.1. Опись дел — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя (приложение 6) и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

13.2.2. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения.

13.2.3. В справочный аппарат описи входят: титульный лист, предисловие, в отдельных случаях содержание (оглавление), список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.

На титульном листе описи помещаются: название фонда (название организации со всеми предыдущими переименованиями), номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда, аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию), состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

13.3. Историческая справка.

13.3.1. К каждому архивному фонду в архиве Управления составляется историческая справка — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

13.3.2. Первый раздел — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

— даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

— задачи и функции организации и их изменения;

— масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

— место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

— изменения в названии и подчиненности организации;

— структура организации и ее изменения.

13.3.3. Второй раздел — история фонда — включает следующие сведения:

— дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

— изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

— степень сохранности документов;

— особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

— сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

— состав научно-справочного аппарата к фонду.

13.3.4. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, об отсутствующих документах и причинах отсутствия, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

13.3.5. Справка подписывается исполнителем и начальником отдела делопроизводства Управления.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в архиве организации.

13.3.6. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

14.1. Понятие использования документов архива.

14.1.1. Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

14.1.2. Документы архива Управления являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в архиве Управления, определяется настоящим Порядком.

14.1.3. Основными формами использования документов архива являются:

— исполнение запросов руководства и начальников отделов Управления по выдаче информации, содержащейся в документах архива;

— исполнение запросов социально-правового характера от граждан и организаций;

— использование документов в средствах массовой информации;

— выдача документов для работы в рабочей комнате архива;

— выдача документов во временное пользование.

14.1.4. Информирование и исполнение запросов руководителя Управления, начальников отделов, а также других организаций осуществляется архивом по архивным документам в соответствии с тематикой запроса.

Информирование руководителя Управления может производиться в форме тематической подборки копий документов, в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам документов с указанием дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри Управления, подписываются начальником отдела делопроизводства; при выполнении запроса другой организации — письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются начальником отдела делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом на подпись курирующему заместителю руководителя Управления.

14.2. Исполнение запросов социально-правового характера от граждан и организаций.

14.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка — официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных.

Архивная копия — дословное воспроизведение всего текста архивного документа, официально заверенное архивом, с указанием поисковых данных.

Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста архивного документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное, с указанием поисковых данных документа.

При исполнении запроса социально-правового характера от учреждения или организации может быть подготовлено информационное письмо.

Информационное письмо — это официальное письмо за подписью курирующего заместителя руководителя Управления, содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. В письме по запросу учреждения должны быть даны ответы на поставленные вопросы.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива — не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

14.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

Архивные справки составляются по установленной форме (приложения 21, 22) на бланке организации. Рекомендуется архивную справку о подтверждении заработной платы начинать со слов: "Выдана — Ф.И.О. человека, от которого поступил запрос, в родительном падеже, — работавшему(ей) на (в) — название организации, где человек работал, — в том, что его заработок, учитываемый при исчислении пенсии, составляет: …".

Архивную справку о подтверждении трудового стажа — со слов: "В документах фонда — название фонда — имеются следующие сведения о работе — Ф.И.О. человека, о ком запрашивают, на (в) — название организации, где человек работал".

В справке приводятся названия документов, их номера и даты. В справке излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения, которые используются при повторных упоминаниях. В случае изменения названия организации в интересующий заявителя период и наличия информации в архивных документах (имеется в виду как формулировка названий организации на делах, так и в тексте документов) все переименования в течение запрашиваемого периода следует перечислить в первой фразе архивной справки, указав дату переименования (если архив располагает такими сведениями).

В случае запроса информации на третье лицо (по доверенности) в адресате (в правом верхнем углу бланка) и в тексте справки пишется Ф.И.О. человека, на которого запрашивается информация.

В случае перемены фамилии гражданином в запрашиваемый им период в адресате справки указывается фамилия гражданина по паспорту на момент подачи анкеты. В тексте архивной справки пишется: "Выдана — Ф.И.О. по паспорту — на — Ф.И.О. по архивным документам". Если имеются сведения о точной дате перемены фамилии по приказу, это следует отразить в справке.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

Архивная справка по заработной плате составляется по установленной форме (приложения 21, 22), сведения даются только за пять лет. Если необходимы сведения за больший период, например, за 7 лет, то первые пять лет (в хронологическом порядке) даются на первом листе, два года — на втором. Причем форма справки, состоящая из граф на 5 лет, не меняется.

Сведения о заработной плате включаются в архивную справку так, как они изложены в архивных документах: суммирование начислений не допускается. При наличии в запрашиваемый период месяцев, в течение которых работник не работал или работал не полностью, в справку включаются данные за другие предшествующие/последующие месяцы. То есть отсутствие начислений в начале или конце запрашиваемого периода восполняется за счет предшествующих/последующих месяцев, но так, чтобы общее количество месяцев, в которых были начисления, не превышало количество месяцев, указанных в запросе.

В случае проставления в лицевом счете, расчетно-платежной ведомости за один месяц более одной суммы все они вносятся в архивную справку, а в примечании пишется: "в лицевом счете за… (месяцы) в графе "итого" ("всего начислено" и т.п.) указаны две (три, …) суммы". Если за один месяц имеется более одного лицевого счета, то в архивную справку вносятся все итоговые суммы, а в примечании оговаривается, что "за… (месяц) два (три, …) лицевых счета".

В случае отсутствия начислений в лицевых счетах, составленных как отдельно на каждый месяц, так и на год, в архивной справке ставится прочерк, а в примечании пишется: "в лицевом(ых) счете(ах) по заработной плате за… месяц(ы) начислений нет".

В случае отсутствия лицевых счетов, составленных отдельно на каждый месяц, в примечании пишется: "лицевой(ые) счет(а) за… месяц(ы) отсутствует(ют)". В случае отсутствия лицевых счетов, составленных на год, в примечании пишется: "лицевой(ые) счет(а) за… год(ы) отсутствует(ют)".

В случае если лицевые счета или расчетно-платежные ведомости не прошли научно-техническую обработку, допускается выдача заявителю архивных копий документов по заработной плате. При этом в сопроводительном письме даются ссылки на постановления вышестоящих органов, допускающих к рассмотрению для исчисления пенсии заверенных копий лицевых счетов или расчетно-платежных ведомостей.

Также в примечании к архивной справке о заработной плате необходимо указывать сведения об отчислениях в Пенсионный фонд РФ (с 01.01.1991):

"с включенных в справку сумм отчисления в Пенсионный фонд произведены по установленным тарифам".

В случае отсутствия в архиве сведений о регистрационном и идентификационном номерах плательщика в архивной справке следует писать фразу "сведений не имеется".

При отсутствии основных документов по заработной плате (лицевых счетов, расчетно-платежных ведомостей) должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты — на основании приказов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номер фонда, описи и дел, а также номера листов в делах).

Для подготовки архивной справки о подтверждении трудового стажа используются приказы по личному составу и личные карточки формы Т-2. При отсутствии какого-либо документа первой значимости данный факт сообщается в информационном письме в обязательном порядке.

Документы личных дел: листки по учету кадров, анкеты, автобиографии — не могут служить основанием для выдачи архивных справок по трудовому стажу, за исключением случая проверки имеющихся в них сведений на основании предоставленных подлинных документов и отметки о данном факте. При необходимости сведения, содержащиеся в них, письменно сообщаются заявителю.

Архивная справка подписывается заместителем руководителя Управления и начальником отдела делопроизводства. Справка заверяется гербовой печатью Управления; копия архивной справки хранится в архиве в соответствии с номенклатурой дел.

14.2.3. В случае небрежного оформления документов, поступивших на хранение в архив, неоднозначного прочтения текста архивных документов, сложностей в текстовом изложении архивного документа либо документов, не прошедших научно-техническую обработку, а также в спорных случаях или по просьбе заявителя архив готовит ответ на запрос в виде архивной копии. При этом предусматривается составление сопроводительного письма за подписью курирующего заместителя руководителя Управления и начальника отдела делопроизводства.

Архивные выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа "Архивная выписка".

Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью курирующего заместителя руководителя Управления и гербовой печатью Управления.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть прошиты, пронумерованы и на месте скрепления заверены гербовой печатью и подписью курирующего заместителя руководителя Управления. Весь комплект архивных копий заверяется начальником отдела делопроизводства и гербовой печатью Управления.

14.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным курирующим заместителем руководителя Управления.

Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с действующим законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

14.2.5. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Архив Управления обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

14.2.6. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения курирующего заместителя руководителя Управления заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам на основании нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Судебным органом и прокуратурой из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия, или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа — основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

14.2.7. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов, текст письма должен быть заверен печатью организации.

14.3. Выдача дел во временное пользование.

14.3.1. Дела выдаются во временное пользование в отделы Управления на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен сотрудником архива после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.

14.3.2. Выдача дел во временное пользование производится на основании служебной записки, подписанной начальником отдела, запрашивающего документы.

14.3.3. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом (приложение 10). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

Органам суда и органам прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе судебным органам и органам прокуратуры, допускается в особых случаях с разрешения курирующего заместителя руководителя Управления по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

14.4. Порядок выдачи дел из хранилища.

14.4.1. Выдача документов из хранилища регистрируется в журнале учета выдачи дел из архива (приложение 11).

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

14.4.2. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение 12).

14.4.3. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю или начальнику отдела, использовавшего документы, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.

14.4.4. При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

14.5. Учет использования дел и архивных документов.

14.5.1. Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах:

— журнал учета выдачи дел из архива (приложение 11);

— журнал учета выдачи архивных справок (приложение 23).

15.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве Управления, передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого Управление является фондообразователем и источником комплектования.

15.2. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

15.3. В Управлении установлены предельные сроки временного хранения архивных документов — до 10 лет.

15.4. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с Главархивом Москвы.