Без рубрики
Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в администрации города Сергиев Посад
Постановление администрации городского поселения Сергиев Посад Сергиево-Посадского муниципального района МО от 17.10.2011 N 819-п
Cтр. 1
В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации", Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" (в редакции Законов Московской области от 22.12.2006 N 242/2006-ОЗ, от 25.04.2007 N 55/207-ОЗ, от 30.05.2008, от 10.07.2009 N 84/2009-ОЗ, от 07.03.2011 N 26/2011-ОЗ), а также с целью установления единого порядка ведения делопроизводства и создания системы документационного обеспечения деятельности администрации городского поселения Сергиев Посад постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации городского поселения Сергиев Посад и ввести ее в действие с 17.10.2011 (прилагается).
2. Заместителям руководителя администрации и руководителям структурных органов назначить ответственных лиц за ведение делопроизводства и обеспечить соблюдение Инструкции работниками в подчиненных структурных органах.
3. Начальнику управления делами Бабичевой А.А. обеспечить передачу Инструкции в электронном виде в структурные органы администрации до 19.10.2011.
4. Постановление главы администрации от 26.10.2007 N 262-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Сергиев Посад" признать утратившим силу.
5. Аттестационной комиссии в срок до 01.01.2012 провести собеседование на знание муниципальными служащими Инструкции.
6. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Руководитель администрации городского поселения Сергиев Посад Ю.А. Калмыков
Утверждена постановлением администрации городского поселения Сергиев Посад Московской области от 17 октября 2011 г. N 819-п
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СЕРГИЕВ ПОСАД
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского поселения Сергиев Посад (далее — Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Уставом городского поселения Сергиев Посад и устанавливает единые правила работы со служебными документами в администрации городского поселения Сергиев Посад (далее — Администрация).
1.2. Настоящая Инструкция является примерной для муниципальных организаций, предприятий и учреждений городского поселения Сергиев Посад (далее — муниципальные организации).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в Администрации возлагается на руководителей структурных органов.
1.5. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в Администрации осуществляет специальная комиссия, создаваемая руководителем Администрации в соответствии с законодательством.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Общие правила подготовки и оформления документов
В процессе подготовки и оформления документов Администрации на бланках используют следующие реквизиты:
герб городского поселения Сергиев Посад;
наименование Администрации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф ограничения доступа к документу;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.1.1. Воспроизведение герба городского поселения Сергиев Посад является обязательным реквизитом на документах Администрации. Герб городского поселения Сергиев Посад воспроизводится на бланках установленного образца, изготовляемых типографским способом, в соответствии с Положением о гербе муниципального образования "Городское поселение Сергиев Посад" Сергиево-Посадского муниципального района Московской области, утвержденного решением Совета депутатов городского поселения Сергиев Посад.
2.1.2. Наименование Администрации.
Наименование Администрации должно соответствовать официальному ее наименованию, закрепленному в учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
2.1.3. Справочные данные об Администрации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номер телефона справочной службы, факса, адрес электронной почты и др.).
2.1.4. Наименование вида документа определяется Уставом городского поселения Сергиев Посад и другими правовыми актами городского поселения Сергиев Посад.
Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, протокол, акт, справка, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, план, отчет, заявление, письмо, договор (соглашение), муниципальный контракт.
2.1.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) датой является дата утверждения. Этапы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение и т.д.) датируются.
Если документ подлежит принятию двумя и более органами местного самоуправления, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в их тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок вступления их в силу.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются словесно-цифровым способом, например 12 августа 2011 г., или цифровым способом (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например 12.08.2011). При ссылке в тексте на нормативный правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "постановление… от 21.07.2011 N…", "письмо… от 12.08.2011 N…".
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например 08.05.2011.
При обозначении в документах временного периода, например, план на 2004-2011 гг., второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" (без слова "включительно") или слов "по состоянию на…", например: "с 2004 по 2011 гг.", "за период с 01.08.2011 по 31.12.2011", "по состоянию на 15.07.2011". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается, например: "в ноябре 2011 года", а не "в ноябре месяце 2011 года". Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой, например: "в I квартале 2011 года". Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2011 года".
2.1.6. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из даты и порядкового номера документа, который присваивается при регистрации и дополняется при необходимости индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
2.1.8. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
2.1.9. Адресат.
Документы могут быть адресованы в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименования организации и (или) ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Аппарат Правительства Московской области Управление кадров
При направлении документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:
Министерство потребительского рынка и услуг Московской области Заместителю министра И.О. Фамилия
При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору ОАО "Мосэнерго" И.О. Фамилияили Главе Сергиево-Посадского муниципального района И.О. Фамилия
Если документ направляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их наименования указываются обобщенно, например:
Главам муниципальных образований Московской областиили Руководителям структурных органов Администрации
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору Издательского дома И.О. Фамилия
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ГУП Московской области "Автохозяйство" 1-й Дорожный проезд, д. 6а, Москва, 117545
Если документ адресован физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Храмцову В.И. ул. Гагарина, д. 5, кв. 36 г. Сергиев Посад, Московская область, 141310
Почтовый адрес допускается не проставлять на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти и органы государственной власти Московской области.
2.1.10. Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа.
2.1.11. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Администрации городского поселения Сергиев Посад Московской области (подпись) И.О. Фамилия дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Администрации городского поселения Сергиев Посад Московской области (подпись) И.О. Фамилия дата
При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
УТВЕРЖДАЮ: УТВЕРЖДАЮ:Руководитель Администрации Руководитель Администрации городагородского поселения Сергиев Посад Балашиха Московской областиМосковской области(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия дата дата
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в соответствующем роде и числе с названием утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕН Постановлением Администрации города от 16.04.2011 N 01-Пили УТВЕРЖДЕНО Распоряжением Администрации города от 16.01.2011 N 01-Р
2.1.12. Резолюция.
Резолюция — реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках для поручений формата А6 (п. 2.9 настоящей Инструкции), в нижнем левом углу которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция. В случае если резолюция оформляется на документе, то она должна проставляться не на текстовой его части. Резолюции на кадровых документах пишутся непосредственно на поле документа.
В резолюции определяются должностные лица или организации, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей или наименования сторонних организаций, содержание поручения, подпись и дату. При необходимости в резолюции указывается срок исполнения и ответственное должностное лицо, контролирующее исполнение. Например:
Петрову В.Ю.
Никитину П.С.
Прошу принять срочные меры и
о результатах сообщить заявителям.
Личная подпись
Дата
или
Иванову В.В.
Павлову А.П.
МУП "Сергиево-Посадская теплосеть"
Прошу рассмотреть вопросы,
находящиеся в Вашей компетенции.
Павлову А.П.
Доложить к 19.08.2011
Личная подпись
Дата
При наличии нескольких исполнителей и если нет поручения конкретному исполнителю, контролирует исполнение названный первым и он является ответственным исполнителем.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
2.1.13. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы о чем? (о ком?), например:
Распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
должностная инструкция (кого?) главного специалиста.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, и ответам на обращения граждан и юридических лиц заголовок, как правило, не составляется. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
2.1.14. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". При необходимости может указываться контрольная дата исполнения.
2.1.15. Текст документа.
Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
При составлении текста в виде таблицы графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: распоряжения — распорядительную часть без констатирующей; письма — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
В документах (постановление, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу"…).
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы.
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
— от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
— от третьего лица единственного числа ("Администрация не возражает", "Отдел по транспорту и связи считает возможным").
При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 10, 11, 14 и межстрочный интервал одинарный или полуторный.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
2.1.16. Оформление приложений к документу.
Приложения к документу могут быть трех видов:
— приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми актами или распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями);
— приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
— приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется после текста, например:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
или
Приложение: указанное по тексту на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Министерства финансов Московской области от 17.07.2011 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 3 л.
В приложении к правовому акту и распорядительному документу (постановления, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишется "Приложение N" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1 к постановлению Администрации от 23.07.2011 N 28-П
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к распоряжению Администрации от 05.06.2011 N 25-Р
2.1.17. Подпись.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
При оформлении на гербовом номерном бланке Администрации города СергиевПосад: Заместитель руководителя Администрации (подпись) П.В. СергеевПри оформлении без бланка: Заместитель руководителя Администрации городского поселения Сергиев Посад (подпись) П.В. Сергеев
При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов.
Реквизит "Подпись" рекомендуется располагать под текстом документа на расстоянии, кратном трем или четырем одинарным междустрочным интервалам.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления (подпись) А.В. Сидоров Главный бухгалтер (подпись) Е.Д. Брынкина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:
Заместитель руководителя Заместитель руководителяАдминистрации АдминистрацииПодпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, на подпись которому представляется проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:
Председатель Антитеррористической комиссии городскогопоселения Сергиев Посад Московской области Подпись И.О. ФамилияСекретарь Антитеррористической комиссии городскогопоселения Сергиев Посад Московской области Подпись И.О. Фамилия
На документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись И.О. ФамилияЗаместитель председателя комиссии Подпись И.О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
При этом фамилии членов комиссии рекомендуется располагать в алфавитном порядке.
2.1.18. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО:
Руководитель Администрации
городского поселения Сергиев Посад
Московской области
Подпись И.О. Фамилия
дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО:
Письмо Администрации города
от 30.05.2011 N 125-АГ
Допускается в реквизите согласования документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
СОГЛАСОВАНО:
Протокол заседания
антитеррористической
комиссии городского
поселения Сергиев Посад
Московской области
от 20.06.2011 N 10
При согласовании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
СОГЛАСОВАНО: СОГЛАСОВАНО:Руководитель Администрации Руководитель Администрации городагородского поселения Сергиев Посад Балашиха Московской областиМосковской области(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия дата дата
2.1.19. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Заместитель руководителя Администрации Подпись И.О. Фамилия дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаютсяЗаместитель руководителя Администрации Подпись И.О. Фамилия дата
или
Замечания прилагаютсяЗаместитель руководителя Администрации Подпись И.О. Фамилия дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, лицом, визирующим документ, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, при этом необходимо указывать, к какому документу прилагается лист согласования. Допускается по усмотрению Администрации полистное визирование документа и приложения к нему.
Порядок согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 2.6.10-2.6.11 настоящей Инструкции.
2.1.20. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.21. Отметка о заверении копии.
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Копия верна"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения, например:
Подпись (инициалы, фамилия)Копия вернаНачальник управления делами (подпись) И.О. Фамилиядата
Копия с документа заверяется руководителем того структурного органа Администрации, в котором на момент заверения хранится оригинал документа.
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки физическим лицам заверительная подпись удостоверяется печатью, определяемой по усмотрению Администрации, без воспроизведения герба городского поселения Сергиев Посад.
Порядок заверения нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 2.8.8 настоящей Инструкции.
2.1.22. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с применением размера шрифта N 10, 11, 12 и включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
А.В. Ямова975 41 51
2.1.23. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер (при необходимости через дробь проставляется индекс дела согласно номенклатуре дел) и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты) и проставляется в виде штампа в правом нижнем углу.
2.1.24. Идентификатором электронной копии документа является отметка в верхнем левом углу (лицевой или оборотной стороны документа) и служит для формирования электронной базы документов. Содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в системе электронного документооборота в Администрации.
2.1.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и расшифровку подписи руководителя, направившего документ в дело, например:
Направлен ответ по электронной почте 26.08.2011 Подпись И.О. Фамилияили В дело Подпись И.О. Фамилия 27.08.2011или Издано распоряжение Администрации города от 28.05.2011 N 75-Р
Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело" должна быть подписана и датирована руководителем Администрации.
Если к документу подшивается копия ответа, подписанного руководителем, допускается направление документа в дело без резолюции руководителя.
2.2. Правовые акты
Правовые акты Администрации издаются на основе и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области, решений Совета депутатов городского поселения Сергиев Посад Московской области.
Правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом местного самоуправления в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь под правовой нормой принято понимать обязательное предписание постоянного или временного характера.
К правовым актам Администрации городского поселения Сергиев Посад относятся: постановления и распоряжения Администрации, договоры Администрации с федеральными органами государственной власти по вопросам разграничения полномочий; договоры Администрации с органами государственной власти Московской области; договоры Администрации в сфере внешнеэкономических и международных связей, муниципальные контракты.
Постановление — правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важнейших принципиальных задач, направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, правил.
Администрация по вопросам, находящимся в ее компетенции, вправе принимать распоряжения, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу и законам Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области, Уставу городского поселения Сергиев Посад и постановлениям Администрации.
Постановления Администрации, изданные в пределах своей компетенции, действуют на всей территории городского поселения Сергиев Посад и обязательны для муниципальных организаций городского поселения Сергиев Посад, а также юридических и физических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории городского поселения Сергиев Посад, независимо от организационно-правовых форм собственности.
Издание правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Правовые акты Администрации должны публиковаться в порядке, установленном Уставом городского поселения Сергиев Посад.
Проект правового акта подлежит согласованию с заинтересованными органами местного самоуправления и иными организациями, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других исполнительных органов городского поселения Сергиев Посад. Согласование правового акта оформляется визами в листе согласования.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта (образец листа согласования приведен в приложении N 11). Лист согласования включает в себя указатель рассылки, в котором перечисляются должностные лица, которым осуществляется рассылка правового акта. При необходимости лист согласования правового акта может быть оформлен на отдельном листе с обязательным указанием номера и даты документа, к которому относятся визы в листе согласования.
Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату визирования.
Подлежат обязательному визированию нормативные правовые акты, касающиеся:
— финансовых вопросов — заместителем руководителя Администрации, руководителем финансового управления Администрации и руководителем органа, являющегося главным распорядителем бюджетных средств, который осуществляет финансирование;
— земельно-кадастровых вопросов, а также вопросов контроля за использованием земель поселения — заместителем руководителя Администрации и руководителем управления по архитектуре и градостроительству Администрации.
Правовые акты, в которых рассматриваются вопросы учета, предоставления, распределения и обмена жилой площади, издаваемые Администрацией, визируются начальником юридического отдела, заместителем руководителя Администрации соответствующего направления и начальником управления делами.
Подготовка проекта правового акта возлагается на один или несколько структурных органов Администрации с учетом их функций и компетенции, или на должностное лицо Администрации. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости — организации, привлекаемые к этой работе.
Проекты правовых актов Администрации подлежат обязательному согласованию с юридическим отделом и управлением делами.
Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области и Правительства Московской области, а также указаний главы городского поселения Сергиев Посад (далее — Глава) и руководителя Администрации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен иной срок.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими органами местного самоуправления и (или) организациями, могут создаваться рабочие группы.
В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.
Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
Для разъяснения целей и мотивов принятия правового акта в проекте дается вступительная часть — преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
При подготовке правовых актов рекомендуется применять шрифт Times New Roman размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, 15, Times DL размером N 11, 12, 13, 14 через 1, 1,5, 2 интервала.
При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, Московской области, городского поселения Сергиев Посад, которые должны иметь ссылки на эти акты.
Если в правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.
Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.
Правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими органами местного самоуправления и (или) организациями, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими органами местного самоуправления и (или) организациями.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст правового акта.
Если при подготовке правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.
Подготовленный проект правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, Московской области и городского поселения Сергиев Посад в юридическом отделе Администрации, а также правилам русского языка в управлении делами.
Правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем Администрации или лицом, исполняющим его обязанности.
Подписанный (утвержденный) правовой акт должен иметь следующие реквизиты:
наименование органа (органов), издавшего правовой акт;
наименование вида правового акта и его название;
дата подписания (утверждения) правового акта и его номер;
наименование должности и фамилия лица, подписавшего нормативный правовой акт.
Правовой акт, изданный совместно с другими органами местного самоуправления и (или) организациями, должен иметь соответствующие номера, проставляемые через дробь, и единую дату.
Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
При опубликовании и рассылке правового акта указание на номер и дату регистрации является обязательным.
2.3. Распорядительные документы
Распорядительный документ — вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации, ее структурных органов и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение.
Распоряжения принимаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
Распоряжения, издаваемые руководителем Администрации, имеют обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения готовят и вносят соответствующие структурные органы Администрации на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке.
Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".
В распоряжение не следует включать пункт "Распоряжение довести до сведения…". Должностные лица, до сведения которых доводится распоряжение, указываются в указателе рассылки, который включается исполнителем в лист согласования проекта распорядительного документа (образец листа согласования приведен в приложении N 11).
Согласование распоряжений осуществляется так же, как и согласование нормативных правовых документов (пункт 2.2 данной Инструкции), за исключением распоряжений, касающихся кадровых вопросов.
Распоряжения по кадровым вопросам руководителя Администрации визируются:
курирующим заместителем руководителя Администрации, начальниками юридического отдела, финансового, кадрового органа Администрации.
2.4. Организационные документы
Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции органов Администрации, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия ее структурных органов, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: Регламент Администрации, положения о структурных органах Администрации, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные инструкции муниципальных служащих Администрации, замещающих должности в Администрации (далее — муниципальные служащие, сотрудники).
2.4.1. Положения, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции структурного органа.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение об Администрации, структурном органе является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение об Администрации имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и основные задачи, полномочия, организация деятельности.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами и должны иметь названия. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.4.2. Должностная инструкция.
Текст должностной инструкции муниципального служащего носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения должностной инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).
Должностная инструкция доводится до сведения муниципального служащего под расписку.
2.5. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная и служебная записки, стенограмма, план, отчет, объяснительная записка, заявление и др.
2.5.1. Протокол.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, в которой указывается перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Если постановление (решение) прилагается к протоколу, то его текст не печатается, а делается запись "постановление (решение) N… прилагается".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
2.5.2. Служебные письма.
Служебные письма в Администрации готовятся:
как ответы о выполнении поручений Главы, Совета депутатов городского поселения Сергиев Посад (далее — Совет депутатов), руководителя Администрации, заместителей руководителя Администрации;
как исполнение поручений Главы, Совета депутатов, руководителя Администрации, заместителей руководителя Администрации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
как сопроводительные письма к проектам правовых актов Администрации;
как ответы на запросы юридических и физических лиц;
как инициативные письма.
Сроки подготовки ответов на письма устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответов на письма должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например: "Администрация городского поселения Сергиев Посад сообщает…", "Управление делами рассмотрело…".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу…", "направляю…".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с нового абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. Изготовление и использование бланков писем с воспроизведением герба городского поселения Сергиев Посад средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.
Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях, в том числе в положениях о структурных органах, в должностных регламентах.
2.5.3. Докладная, служебная и объяснительная записки.
Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.
Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной и служебной записок может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Докладные и служебные записки должны регистрироваться в органах Администрации лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и передаваться по назначению. Второй экземпляр с визами исполнителя остается в органе Администрации.
Записки, составляемые сотрудниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.5.4. Заявление.
Заявление — это вид обращения гражданина, выражающего его просьбу о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Заявления, составляемые сотрудниками, могут быть оформлены как рукописным, так и печатным способами на стандартном листе бумаги. Заявление должно быть подписано собственноручно сотрудником.
Страницы документа: