Об утверждении Административного регламента по предоставлению архивным отделом управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам Люберецкого муниципального архива"

Постановление администрации Люберецкого муниципального района МО от 20.09.2011 N 2254-ПА

Документ утратил силу
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 01.07.2011 N 169-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", Уставом муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области, постановлением администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области от 02.09.2010 N 1772-ПА "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" постановляю:
1. Утвердить Административный регламент по предоставлению архивным отделом управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам Люберецкого муниципального архива".
2. Признать утратившим силу постановление администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области от 13.01.2011 N 44-ПА "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивного отдела управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области".
3. Разместить настоящее постановление в сети Интернет на официальном сайте администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области.
4. Опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя руководителя администрации В.В. Аборина.

Руководитель администрации И.Г. Назарьева

Утвержден постановлением администрации Люберецкого муниципального района Московской области от 20 сентября 2011 г. N 2254-ПА

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛЮБЕРЕЦКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ ЛЮБЕРЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА"


1. Общие положения

1.1. Административный регламент по представлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам Люберецкого муниципального архива" разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для получения муниципальной услуги, определяет требования к порядку исполнения муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области, ответственных за организацию исполнения и исполнение запросов граждан и организаций в архиве.
1.2. В настоящем Административном регламенте по исполнению архивным отделом управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области муниципальной услуги используются следующие сокращения:
- муниципальное образование Люберецкий муниципальный район Московской области - Люберецкий район;
- администрация муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области - администрация района;
- руководитель администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район, первый заместитель руководителя администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район, заместитель руководителя администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район - руководители администрации района;
- Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам Люберецкого муниципального архива" - Административный регламент;
- управление делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области - управление делами;
- архивный отдел управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области - архивный отдел;
- отдел по работе с обращениями граждан управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области - отдел по работе с обращениями граждан;
- отдел служебной корреспонденции управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области - отдел служебной корреспонденции;
- отдел информационных технологий управления делами администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район - отдел информационных технологий;
- муниципальная услуга "Исполнение запросов граждан и организаций по документам муниципального архива муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области" - муниципальная услуга;
- государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, - пользователь архивными документами;
- муниципальный архив муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области - муниципальный архив.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций

2.1. Наименование муниципальной услуги.
2.1.1. Муниципальная услуга "Исполнение запросов граждан и организаций по документам Люберецкого муниципального архива".
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел. Архивный отдел проводит работу по приему заявителей, консультированию по вопросам в пределах полномочий, анализу поступивших запросов, поиску информации в архивных документах, подготовке ответов заявителям, выдаче и отправке подготовленных документов.
2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
2.3.1. Информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных архивным отделом:
- архивная справка - документ архивного отдела, составленный на общем бланке администрации района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная выписка - документ архивного отдела, составленный на общем бланке администрации района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке администрации района;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке администрации района по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве Люберецкого района архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются начальником управления делами (в его отсутствие - начальником архивного отдела) и начальником архивного отдела (в его отсутствие - заместителем начальника архивного отдела), заверяются гербовой печатью администрации района, указываются фамилия, телефон исполнителя архивного документа.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления за рубеж, подписываются начальником управления делами (в его отсутствие - начальником архивного отдела) и начальником архивного отдела (в его отсутствие - заместителем начальника архивного отдела), заверяются гербовой печатью администрации района, указываются фамилия и телефон исполнителя архивного документа.
Информационное письмо подписывается начальником управления делами (в его отсутствие - начальником архивного отдела), указываются фамилия и телефон исполнителя архивного документа.
Ксерокопия архивного документа заверяется исполнителем документа с проставлением негербовой печати управления делами.
Запросы пользователей о порядке предоставления муниципальной услуги, режиме работы муниципального архива, составе документов, а также ответы на указанные запросы могут предоставляться по электронной почте.
2.3.2. Потребителями муниципальной услуги являются:
граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления;
от имени физических лиц заявления о выдаче архивным отделом документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;
от имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
2.3.3. В случае наличия причин приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с п. 2.8 Административного регламента направляется письменный ответ пользователю архивными документами, составленный по установленной форме (приложение N 1 к Административному регламенту) и подписанный начальником управления (в его отсутствие - начальником архивного отдела).
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
2.4.1. Запросы пользователей архивными документами исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальником управления делами (в его отсутствие - начальником архивного отдела) этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом пользователя.
2.4.2. Срок исполнения запроса, в котором содержатся сведения, обеспечивающие возможность его исполнения с использованием научно-справочного аппарата к архивным документам муниципального архива, - не более 15 дней со дня его регистрации.
2.4.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.
2.4.4. Сроки исполнения тематических запросов (о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту) граждан или организаций регламентируются разделом 2.4 настоящего Административного регламента.
В случае проведения объемной работы по поиску необходимых для их исполнения архивных документов архивный отдел письменно извещает пользователей о промежуточных результатах работы.
2.4.5. Срок исполнения запросов социально-правового характера (связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
С разрешения начальника управления делами (в его отсутствие - начальника архивного отдела) этот срок при необходимости может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя архивными документами.
2.4.6. Начальник управления делами (в его отсутствие - начальник архивного отдела) вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов социально-правового характера.
2.4.7. Срок исправления технических ошибок, допущенных работником архивного отдела при исполнении муниципальной функции, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в тексте информационного документа, подготовленного по результатам исполнения запроса.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237, 25.12.1993);
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 06.10.2003, N 40, ст. 3822);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", N 237 (3614), 27.10.2004);
- Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" ("Ежедневные новости. Подмосковье", N 189, 11.10.2006);
- Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 02.06.2007, N 97);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 169, 02.08.2010);
- Федеральным законом от 01.07.2011 N 169-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" ("Российская газета", N 142, 04.07.2011);
- постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет" ("Российская газета", N 113, 24.06.2009);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059);
- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации (Федеральное архивное агентство Российской Федерации, 2005 г.);
- решением Совета депутатов Люберецкого муниципального района Московской области от 09.12.2008 N 347/40 "Об утверждении Административного регламента по рассмотрению обращений граждан в администрации, муниципальных унитарных предприятиях, муниципальных учреждениях муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области";
- постановлением администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области от 02.09.2010 N 1772-ПА "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Заявитель должен предоставить самостоятельно:
письменный запрос (заявление) в адрес администрации района или архивного отдела в качестве основания для предоставления муниципальной услуги;
документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в том числе военнослужащих, документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца);
ксерокопию трудовой книжки при представлении запроса о подтверждении права на пенсионное обеспечение;
нотариально заверенную доверенность для получения сведений о других лицах.
2.6.2. Заявитель вправе предоставить по собственной инициативе (по почте, во время личного приема) документы, имеющие отношение к теме запроса и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
2.6.3. Запросы, поступающие в архивный отдел от физических лиц, должны содержать:
направленные по почте:
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства;
- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются иные документы (в копиях).
Предоставленные во время личного приема:
- письменное заявление (анкета-заявление) по установленному образцу (приложение N 2 к Административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в том числе военнослужащих, документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца).
В случае необходимости - другие документы для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.6.4. Запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема, должны содержать:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
В случае необходимости - другие документы для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
2.6.5. Запросы, поступающие по электронной почте (Интернет-обращения), должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления - администрация Люберецкого муниципального района Московской области (архивный отдел) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен;
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения;
- почтовый адрес места жительства;
- электронный адрес;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
2.6.6. При поступлении Интернет-обращения пользователя архивными документами в течение 5 дней со дня регистрации запроса заявителю на его почтовый адрес или адрес электронной почты направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению с указанием регистрационного номера, присвоенного ему в архивном отделе, или мотивированный отказ в исполнении.
2.6.7. Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации.
2.6.8. Вид информационного документа, подготавливаемого архивным отделом по запросу пользователя архивными документами, согласовывается с ним дополнительно, если об этом не указано в запросе.
Архивный отдел изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 3 экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса.
2.6.9. При исполнении запросов социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивными документами архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник архивного отдела проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
2.6.10. Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, ксерокопии архивных документов, информационные письма), подготавливаемые архивным отделом по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделом 5.9 раздела 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.
2.6.11. Проект информационного документа, подготовленный работником архивного отдела по результатам исполнения запроса пользователя архивными документами, подписывается им и представляется на подпись начальнику архивного отдела вместе с оригиналом запроса, бланком поручения с резолюцией по его исполнению и другими документами, необходимыми для исполнения запроса.
Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителям для доработки.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусматривает следующие обстоятельства:
- отсутствие в запросе или Интернет-обращении фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;
- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления о получении запрашиваемой информации, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица;
- текст письменного запроса не поддается прочтению;
- письменный запрос адресован в другую организацию.
2.8. В перечне оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги имеются следующие условия:
2.8.1. Запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме, хронологии запрашиваемой информации. В случае если пользователь архивной информацией не может предоставить дополнительных сведений по существу вопроса или хронологии запрашиваемой информации в момент обращения, готовится проект письма с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в архивный отдел, а также указывается справочный телефон архивного отдела.
2.8.2. Запрос не относится к составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве Люберецкого района. В течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя или пользователю направляется мотивированный отказ и даются соответствующие рекомендации.
2.8.3. Волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации.
2.8.4. Отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации, предусмотренного разделом 2.6 Административного регламента.
2.8.5. Ответ с указанием причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции вручается:
- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении муниципальной функции оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;
- при обращении заявителя по почте или при поступлении Интернет-обращения мотивированное решение о приостановлении исполнения или об отказе исполнения муниципальной функции оформляется в течение 5 дней и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
2.9.1. Запросы граждан и организаций, поступившие в администрацию района, исполняются архивным отделом безвозмездно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.10.1. При личном обращении пользователя архивными документами, а также для получения информации по процедуре исполнения муниципальной функции от уполномоченных работников архивного отдела не должно превышать 20 минут.
2.10.2. Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.
2.10.3. Непосредственную организацию приема осуществляет начальник архивного отдела.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
2.11.1. Запросы пользователей архивными документами и все связанные с их исполнением документы, поступившие по почте, адресованные непосредственно в архивный отдел, передаются под расписку в архивный отдел, где они регистрируются в течение 3 дней с момента поступления. Работники, ответственные за регистрацию запросов:
- в правом нижнем углу первой страницы заявления проставляют штамп с надписью "Архивный отдел. Администрация Люберецкого муниципального района Московской области" с указанием регистрационного номера и даты поступления, количества листов, на которых изложен текст заявления. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года;
- регистрируют запрос путем ввода информации о нем в компьютерную автоматизированную систему "Запросы граждан и организаций" или в журнале установленного образца.
2.11.2. Запросы пользователей архивными документами, адресованные администрации района или руководителям администрации района и присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, поступают в отдел служебной корреспонденции.
2.11.3. Работник отдела служебной корреспонденции, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов;
- прикладывает поступившие с обращением документы (паспорта, трудовые книжки, доверенности и другие подобные документы), а также прилагает конверт, в котором поступил запрос;
- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "письма в адрес администрации Люберецкого муниципального района нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт в двух экземплярах на заказные письма с уведомлениями, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых автором в описях на ценные письма. Акты утверждаются заместителем главы администрации - начальником управления делами, один экземпляр хранится в архивном отделе, второй приобщается к поступившему запросу.
2.11.4. После первичной обработки документов в отделе служебной корреспонденции запросы граждан - пользователей архивными документами и все связанные с их исполнением документы передаются под расписку в отдел по работе с обращениями граждан, где они регистрируются, аннотируются и направляются в архивный отдел на рассмотрение и исполнение согласно порядку, определенному подразделами 3.3 и 3.4 раздела 3 Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области, утвержденного решением Совета депутатов Люберецкого района от 09.12.2008 N 347/40.
В архивном отделе запросы граждан - пользователей архивными документами, поступившие из отдела по работе с обращениями граждан, учитываются в журнале установленного образца, информация о них вводится в компьютерную автоматизированную систему "Запросы граждан и организаций".
2.11.5. Запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие на имя руководителей администрации района, и все связанные с их исполнением документы регистрируются и поступают на рассмотрение и исполнение в архивный отдел согласно порядку, определенному подразделом 3.1 раздела III Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район Московской области, утвержденной распоряжением главы района от 11.09.2006 N 1252-РГ.
В архивном отделе запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие согласно резолюции соответствующего руководителя администрации района для рассмотрения и исполнения, учитываются в журнале установленного образца, информация о них вводится в компьютерную автоматизированную систему "Запросы граждан и организаций".
2.11.6. Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт администрации района по сети Интернет, принимаются работниками отдела информационных технологий, распечатываются и передаются под расписку в архивный отдел.
Поступившие запросы регистрируются в течение дня в компьютерной автоматизированной системе "Запросы граждан и организаций".
2.11.7. Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в архивном отделе.
Работник, ответственный за прием документов:
- принимает от заявителя письменный запрос, оформленный в произвольной или по установленной форме, указанной в приложении N 2 к Административному регламенту;
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя;
- проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим Административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса их мест жительства написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа;
- проводит первичную беседу - консультацию с получателем архивных документов;
- инструктирует о порядке заполнения заявления в соответствии с образцом, который расположен на информационном стенде архивного отдела;
- заявление в день поступления регистрируется принявшим его работником. Датой принятия архивным отделом запроса к рассмотрению считается дата его регистрации;
- вносит в установленном порядке в компьютерную автоматизированную систему "Запросы граждан и организаций" сведения о поступившем запросе (регистрационный номер, дату приема заявления, данные о заявителе, тему запроса);
- выдает пользователю архивными документами расписку установленной формы (приложение N 4 к Административному регламенту) с указанием регистрационного номера и даты приема заявления, количества принятых листов, телефона для справок. Отметок на копиях вторых экземпляров принятых заявлений не делается.
2.11.8. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего Административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной функции, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.
2.11.9. Работники архивного отдела в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь в пределах компетенции.
2.12. Требования к оборудованию мест предоставления муниципальной услуги.
2.12.1. Помещения, выделенные для исполнения муниципальной функции, должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
2.12.2. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:
- полное наименование архивного отдела;
- режим работы архивного отдела;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений Московской области, а также архивов городских поселений, входящих в состав Люберецкого района.
2.12.3. Помещения, предназначенные для исполнения муниципальной функции, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения.
2.12.4. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной функции.
2.12.5. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет-заявлений и иных форм документов.
2.12.6. На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы архивного отдела, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества должностных лиц администрации района, на которых возложены полномочия по организации и контролю за соблюдением установленных требований по исполнению муниципальной функции;
- фамилии, имена, отчества, должности работников архивного отдела, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера кабинетов, где осуществляется личный прием заявителей;
- номера телефонов архивного отдела, адрес электронной почты администрации района;
- перечень документов, необходимых для принятия архивным отделом управленческих решений о начале административных процедур по исполнению муниципальной функции;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов архивного отдела и образцы их заполнения;
- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной функции.
2.12.7. Режим работы архивного отдела регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации района.
Понедельник с 9.00 до 18.00.
Вторник с 9.00 до 18.00.
Среда с 9.00 до 18.00.
Четверг с 9.00 до 18.00.
Пятница с 9.00 до 16.45.
Суббота - выходной.
Воскресенье - выходной.
Перерыв с 13.00 до 14.00.
Приемные дни для пользователей архивными документами:
понедельник с 9.00 до 17.00;
четверг с 9.00 до 17.00.
2.12.8. Местонахождение архивного отдела и почтовый адрес для направления документов и обращений: Октябрьский проспект, д. 190, г. Люберцы, 140000.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
2.13.1. Показателями доступности и качества оказания муниципальных услуг являются следующие критерии: высшая степень удовлетворенности заявителей информационным продуктом, полученным из архива, соблюдение срока исполнения запроса, доступность информации о муниципальной услуге, потребность в муниципальной услуге, отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
2.13.2. Оценка доступности и качества муниципальной услуги осуществляется на основе анализа работы архива в предшествующий период.
В целях повышения доступности и качества предоставляемой муниципальной услуги:
2.13.3. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется посредством ее размещения:
- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе на официальном сайте администрации района в сети Интернет (e-mail: admin@lubreg.ru);
- в официальных средствах массовой информации Люберецкого района;
- на информационном стенде архивного отдела.
2.13.4. Информация по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в архивном отделе;
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личных обращениях.
2.13.5. По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами, поступившим в администрацию района, ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.13.6. По обращениям, поступившим в архивный отдел по каналам телефонной связи, работники отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок. Соединение с абонентом производится не позже пятого телефонного зуммера. В случае необходимости производится не более одной переадресации звонка другому сотруднику для ответа на вопрос обратившегося. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники архивного отдела подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам по телефонам для справок: (8-495) 503-40-09; (8-495) 554-02-23.
2.13.7. По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
2.13.8. Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной функции осуществляют начальник архивного отдела, работники архивного отдела в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи.
2.13.9. Письменные обращения пользователей архивными документами о порядке исполнения муниципальной функции рассматриваются работниками в срок, не превышающий 10 дней с момента получения письменного обращения.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку предоставления муниципальной услуги

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя административные процедуры, выполняемые в строгой последовательности (приложение N 3 к Административному регламенту):
- прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами;
- принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении;
- анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению запросов пользователей архивными документами;
- предоставление справочной информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами;
- выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в архивный отдел) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных архивным отделом по результатам исполнения его запроса.
3.2. После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами и все поступившие с ними документы, формируются в дела заявителей и направляются начальнику архивного отдела для рассмотрения и принятия решений по их исполнению.
3.3. Начальник архивного отдела осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;
- соответствия запроса составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве Люберецкого района.
По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений начальник архивного отдела определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимает решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении.
3.4. Регистрация запроса, последующее принятие решений руководством администрации района о направлении заявления на рассмотрение в архивный отдел и начальником архивного отдела - о направлении заявления для исполнения конкретному работнику архивного отдела осуществляются в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса в целях высвобождения основного времени для исполнения запроса.
3.5. После рассмотрения начальником архивного отдела запрос с соответствующей резолюцией поступает для рассмотрения и исполнения конкретному исполнителю архивного отдела.
Резолюция должна содержать:
- фамилию и инициалы работника архивного отдела, которому дается поручение;
- лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения;
- подпись руководителя с расшифровкой и датой.
В поручении может указываться несколько исполнителей, а также поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
Контроль за сроками исполнения запроса пользователя архивными документами, а также подготовку обобщенного ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению запроса, несет ответственность за некачественное и несвоевременное его исполнение.
3.6. По резолюции начальника архивного отдела работник архивного отдела, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в компьютерную автоматизированную систему "Запросы граждан и организаций" фамилию и инициалы исполнителя по каждому конкретному запросу и передает документы соответствующим работникам архивного отдела для исполнения.
3.7. Работники архивного отдела, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами:
- осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;
- определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);
- с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам муниципального архива Люберецкого района осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку проектов документов, являющихся результатом исполнения запросов, представляют их начальнику архивного отдела для рассмотрения и подписания.
3.8. По решению начальника архивного отдела о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении поступивших запросов пользователей архивными документами на основании положений раздела 2.8 Административного регламента в течение 3 дней с момента поступления документов на исполнение работник архивного отдела готовит проекты ответов-уведомлений заявителям и представляет их для рассмотрения и подписания начальнику архивного отдела.
3.9. Предоставление информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами:
3.9.1. Справочную работу по исполнению запросов пользователей архивными документами ведут уполномоченные работники архивного отдела.
3.9.2. Справки по вопросам исполнения муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций предоставляются работником архивного отдела по телефону и при личном обращении.
3.9.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о поступлении запроса в архивный отдел;
- о регистрационном номере, присвоенном запросу;
- сведения о нормативных правовых актах органов местного самоуправления Люберецкого района по вопросам исполнения муниципальной функции (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);
- перечень документов, необходимых для принятия архивным отделом управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению поступившего запроса;
- о начале административных процедур по исполнению запроса;
- о приостановлении исполнения запроса или об отказе в исполнении и причинах принятых решений;
- о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения;
- о результатах рассмотрения запроса.
3.9.4. В случае если запросы пользователей поступили непосредственно в архивный отдел (по почте, факсу, электронной почте, на приеме), информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в архивный отдел выдаются им под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов.
Получатель информационных документов, подготовленных архивным отделом, расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая паспортные данные (данные иного представленного документа) и дату их получения.
3.9.5. После завершения административных процедур по исполнению запросов граждан, поступивших на рассмотрение согласно резолюции руководства администрации района из отдела по работе с обращениями граждан, подлинники обращений и все материалы, относящиеся к их рассмотрению, передаются из архивного отдела в отдел по работе с обращениями граждан.
В правом нижнем углу на копии ответа начальник архивного ответа или лицо, давшее поручение, делает отметку о его направлении в дело, проставляет дату, указывает свои фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью.
3.9.6. Подготовленные ответы на запросы, поступившие на рассмотрение согласно резолюции руководства администрации района из отдела служебной корреспонденции, передаются вместе с подлинниками исполненных запросов в отдел служебной корреспонденции для регистрации и отправки заявителям. Подпись должностного лица, списывающего исполненный документ в дело, должна быть расшифрована.
3.9.7. Информационные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, копия архивного документа, информационное письмо) и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за предоставлением муниципальной услуги заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников архивного отдела при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.
4.2. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.3. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляют:
- в соответствии с предоставленными полномочиями Главное архивное управление Московской области - уполномоченный орган в сфере архивного дела в Московской области;
- заместитель руководителя администрации в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем руководителя и заместителем руководителя;
- начальник управления делами.
4.4. Плановый и оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, осуществляется начальником архивного отдела.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых архивным отделом при исполнении запросов пользователей архивными документами, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Должностные лица архивного отдела в случае неисполнения своих должностных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.3. Ответственность работников архивного отдела за соблюдение сроков и порядка исполнения запросов закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

Приложение N 1 к Административному регламенту

                      _____________________________________________________
                         (Ф.И.О. гражданина или наименование организации)
                      _____________________________________________________
                       (почтовый индекс и адрес гражданина или организации)
                                УВЕДОМЛЕНИЕ
               ОБ ОТКАЗЕ В ИСПОЛНЕНИИ ЗАПРОСА, ПОСТУПИВШЕГО
             В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
            МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛЮБЕРЕЦКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ
                         РАЙОН МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
___________________________________________________________________________
          (Ф.И.О. гражданина или наименование юридического лица)
По  результатам  рассмотрения  заявления,  зарегистрированного  в  архивном
отделе   Управления   делами   администрации   муниципального   образования
Люберецкий муниципальный район Московской области от "___" _______ 200__ г.
N _______________, представленного для получения информации, подготовленной
по   архивным   документам,   находящимся   на   муниципальном  хранении  в
муниципальном  архиве Люберецкого муниципального района Московской области,
принято решение об отказе в исполнении запроса. Причины отказа:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Вы  имеете  право  обжаловать  принятое  решение  в  порядке, установленном
законодательством Российской Федерации.
Начальник управления делами        _________ ______________________________
                                   (подпись)      (инициалы, фамилия)

Приложение N 2 к Административному регламенту

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ N ________ ДЛЯ НАВЕДЕНИЯ АРХИВНОЙ СПРАВКИ ПО ДОКУМЕНТАМ

┌─────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│1. Фамилия, имя, отчество, все изменения │                               │
│их, год и месяц рождения лица, о котором │                               │
│запрашивается архивная справка           │                               │
├─────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│2. Фамилия, имя, отчество лица,          │                               │
│запрашивающего архивную справку и        │                               │
│отношение к лицу, о котором запрашивается│                               │
│справка (для лиц, запрашивающих справку  │                               │
│о других лицах), наличие доверенности.   │                               │
│Адрес и N телефона заявителя             │                               │
├─────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│3. Куда и для какой цели запрашивается   │                               │
│архивная справка.                        │                               │
│Адрес, по которому выслать справку       │                               │
├─────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│4. О чем запрашивается архивная справка  │                               │
│(для лиц, запрашивающих справку о стаже, │                               │
│заработной плате, - точное название места│                               │
│работы, сведения о приеме, переводе,     │                               │
│увольнении, год, месяц, число, N и дата  │                               │
│приказа, должность, фамилия в период     │                               │
│работы)                                  │                               │
└─────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────┘

Подпись заявителя (с расшифровкой)
Дата

Приложение N 3 к Административному регламенту

БЛОК-СХЕМА ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛЮБЕРЕЦКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ

           ┌─────────┐                                ┌───────────┐
           │Гражданин│                                │Организация│
           └─────┬───┘                                └──┬────────┘
               ┌─┴───────────────────────────────────────┴─┐
               │Информирование о порядке исполнения запроса│
               └─────────────────────┬─────────────────────┘
                            ┌────────┴───────┐
            ┌───────────────┤Запрос заявителя├────────────────────┐
            │               └─┬────────────┬─┘                    │
       ┌────┴───┐      ┌──────┴─┐      ┌───┴─────────────┐     ┌──┴──┐
       │По почте│      │По факсу│      │Электронной почте│     │Лично│
       └─────┬──┘      └────┬───┘      └───┬─────────────┘     └──┬──┘
          ┌──┴──────────────┴──────────────┴───┐                  │
          │Прием и первичная обработка запросов│                  │
          └─────────────────────────┬──────────┘                  │
                          ┌─────────┴──────────┐                  │
                          │Регистрация запросов├──────────────────┘
                          └─────────┬──────────┘
    ┌───────────────────────────────┴─────────────────────────────────┐
    │Принятие решения о начале административных процедур по исполнению│
    │запроса, приостановлении исполнения или отказе в исполнении      │
    └───────────────────────────────┬─────────────────────────────────┘
 ┌────────────┐   ┌─────────────────┴──────────┐   ┌─────────────────────┐
 │Уведомление │   │Анализ тематики поступившего│   │Уведомление заявителя│
 │заявителя   │   │запроса, подготовка проектов│   │о направлении запроса│
 │об отказе   ├───┤документов по результатам   ├───┤на исполнение        │
 │в исполнении│   │исполнения запроса          │   │в организацию        │
 │запроса     │   │                            │   │по принадлежности    │
 └────────────┘   └─────────────────┬──────────┘   └─────────────────────┘
           ┌────────────────────────┴─────────────────────────┐
           │Информирование заявителя о ходе исполнения запроса│
           └────────────────────────┬─────────────────────────┘
     ┌──────────────────────────────┴───────────────────────────────┐
     │Выдача (отправка по почте) заявителю информационных документов│
     └──────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение N 4 к Административному регламенту

ОБРАЗЕЦ РАСПИСКИ В ПОЛУЧЕНИИ ЗАЯВЛЕНИЯ

                           Архивный отдел
                         Управления делами
              администрации муниципального образования
                  Люберецкий муниципальный район
         140000, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 190, комн. 112
                   Телефон: 503-40-09, 554-02-23
                         Прием населения:
                     понедельник и четверг
               с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00
           Регистрационный N _____________________________
           Дата получения ответа (плановая) ______________

Похожие документы: