Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области

В соответствии с распоряжением Главного архивного управления Московской области от 21.03.2011 N 14-р "Об экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области":

Утвердить прилагаемое Положение об экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области.

1.1. Экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления Московской области (далее — ЭПК) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Московской области, а также с определением в его составе особо ценных и уникальных документов.

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", Положением о Главном архивном управлении Московской области, приказами начальника Главного архивного управления Московской области, решениями ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве, настоящим Положением.

1.3. Решения ЭПК, принятые в пределах ее компетенции, утверждаются начальником Главного архивного управления Московской области, после чего вступают в силу и являются обязательными для исполнения архивными учреждениями, другими организациями Московской области.

ЭПК самостоятельно принимает решения, связанные с определением сроков хранения архивных документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.

1.4. Состав ЭПК утверждается начальником Главного архивного управления Московской области. В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК из числа специалистов Главного архивного управления Московской области, государственных архивов Московской области, представителей органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Московской области, научных, учебных и других организаций.

2.1. Основными задачами ЭПК являются:

2.1.1. Определение состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов, видов и состава документов, относящихся к Архивному фонду Московской области и подлежащих приему на хранение в архивы.

2.1.2. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава документов Архивного фонда Московской области, принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций.

2.1.3. Осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) государственных и муниципальных архивов, организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

2.1.4. Рассмотрение проблемных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

2.1.5. Рассмотрение результатов работы государственных и муниципальных архивов по выявлению в составе Архивного фонда Московской области уникальных документов.

2.2. В соответствии с возложенными на нее задачами ЭПК рассматривает представленные документы и принимает решения:

2.2.1. Об утверждении:

2.2.1.1. Сводного списка организаций (физических лиц) — источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области, а также изменений и дополнений к нему.

2.2.1.2. Описей дел постоянного хранения организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.

2.2.1.3. Примерных и типовых номенклатур дел организаций — источников комплектования государственных архивов Московской области.

2.2.1.4. Актов о выделении к уничтожению документов, находящихся в государственных, муниципальных архивах.

2.2.1.5. Переработанных описей дел постоянного срока хранения, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Московской области.

2.2.1.6. Перечней и описей особо ценных и уникальных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, описей особо ценных дел, представляемых организациями — источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.

2.2.1.7. Описей дел постоянного хранения, составленных в государственных и муниципальных архивах Московской области.

2.2.2. О согласовании:

2.2.2.1. Списков учреждений (физических лиц) — источников комплектования государственных и муниципальных архивов, изменений и дополнений к спискам.

2.2.2.2. Описей дел по личному составу и долговременного хранения организаций.

2.2.2.3. Инструкций по делопроизводству организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.

2.2.2.4. Переработанных описей дел по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Московской области.

2.2.2.5. Актов об утрате, о неисправимом повреждении документов в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.

2.2.2.6. Актов о выделении к уничтожению документов из организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.

2.2.2.7. Актов описания архивных документов, переработки описей.

2.2.2.8. Примерных, типовых номенклатур дел и номенклатур дел организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.

2.2.2.9. Заключений о целесообразности переработки описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Московской области.

2.2.2.10. Порядка ведения и передачи уполномоченным органом местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в муниципальный архив Московской области.

2.2.2.11. Образца книги регистрации надмогильных сооружений (надгробий), порядка ее ведения и подготовки для постоянного хранения.

2.2.3. Об одобрении:

2.2.3.1. Проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, разработанных государственными и муниципальными архивами, организациями — источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

2.2.3.2. Предложений органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов, организаций Московской области по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения архивных документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения, сроков временного хранения документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.

2.2.3.3. Заключений о необходимости приобретения документов в собственность Московской области для их последующего государственного хранения.

2.2.3.4. Докладов и отчетов о работе экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) исполнительных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Московской области.

2.2. ЭПК выносит рекомендации:

2.2.1. О целесообразности разработки (переработки) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения архивных документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения, сроков временного хранения документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.

2.2.2. По решению спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, возникающих при отборе и подготовке к передаче на хранение документов Архивного фонда Московской области.

2.2.3. По докладам и отчетам о работе экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) исполнительных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Московской области.

Рекомендации ЭПК по этим вопросам (пункты 2.2.1-2.2.3 настоящего Положения) в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.

3.1. Требовать от государственных, муниципальных архивов, архивов организаций соблюдения действующих правил по вопросам экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве, запрашивать в необходимых случаях акты о выделении документов к уничтожению.

3.2. Ставить перед руководством Главного архивного управления Московской области вопрос о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении правил хранения, комплектования, учета и использования документов.

3.3. Запрашивать предложения организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний, материалы к ним и информацию о деятельности экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) органов государственной власти и местного самоуправления Московской области.

3.4. Информировать руководителей исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Московской области, организаций о деятельности их экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) и ЭПК.

3.5. Рекомендовать государственным, муниципальным архивам, органам государственной власти, органам местного самоуправления Московской области, организациям принятие мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.

3.6. Председатель ЭПК руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач. Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседания комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на ЭПК, специалистов государственных, муниципальных архивов, органов государственной власти, органов местного самоуправления Московской области, других организаций в качестве экспертов и консультантов.

3.7. Секретарю ЭПК предоставляется право требовать от исполнителей соблюдения Регламента работы ЭПК.

4.1. Председателем ЭПК является первый заместитель начальника Главного архивного управления Московской области. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК, председательствует на заседаниях ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.

4.2. Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников структурных подразделений Главного архивного управления Московской области, обеспечивающих подготовку вопросов для рассмотрения ЭПК.

4.3. Организация работы экспертно-проверочной комиссии осуществляется в соответствии с административными регламентами исполнения государственных функций Главного архивного управления Московской области и настоящим Положением.

4.4. Работа в ЭПК сотрудников Главного архивного управления Московской области и государственных архивов Московской области предусматривается в планах работы и дополнительной оплате не подлежит.

Оплата работы экспертов, не являющихся сотрудниками архивных органов и учреждений, может производиться по договорам.

4.5. ЭПК организует свою работу на плановой основе. Проект годового плана работы ЭПК согласовывается со структурными подразделениями Главного архивного управления Московской области. Секретарь ЭПК организует работу по разработке проекта плана ЭПК на год и представляет его на утверждение председателю ЭПК не позднее 1 декабря года, предшествующего очередному. Секретарь комиссии ежеквартально информирует ЭПК о выполнении годового плана работы.

4.6. Заседания ЭПК проводятся не реже 1 раза в месяц. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава ЭПК.

4.7. Документы (пункт 2.2 настоящего Положения) представляются секретарю ЭПК с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем (гражданином — для физических лиц), и заключением руководителя муниципального архива или уполномоченного сотрудника государственного архива Московской области о качестве представляемых на ЭПК документов.

4.8. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов по существу является оформление представленных документов с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059).

4.9. Рассмотрение представленных документов по существу осуществляется в течение 30 дней со дня поступления документов в Главное архивное управление Московской области.

4.10. Исполнителя из состава членов ЭПК, сотрудников Главного архивного управления Московской области и государственных архивов Московской области, отвечающего за подготовку вопроса на заседание ЭПК, а также привлекаемых экспертов из организаций определяет председатель ЭПК.

4.11. Проект повестки дня предстоящего заседания формируется секретарем ЭПК и представляется на утверждение председателю ЭПК не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания.

4.12. Проекты решений ЭПК доводятся до сведения членов ЭПК и обсуждаются на ее заседании, после чего происходит голосование по принимаемому решению. Решения ЭПК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе и прилагаются к нему в письменном виде.

4.13. Время для докладов на заседаниях ЭПК предоставляется до 15 минут, для содокладов — до 10 минут, для выступлений — до 5 мин.

4.14. Секретарь ЭПК не позднее 10 рабочих дней после проведения очередного заседания ЭПК оформляет протокол заседания, выписки из протокола заседания и представляет их на подпись председателю ЭПК.

4.15. Подписанный председателем ЭПК и секретарем ЭПК протокол утверждается начальником Главного архивного управления Московской области.

4.16. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК, как правило, определены в тексте решения, в случае их отсутствия — устанавливаются председателем ЭПК.

4.17. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК по информации секретаря ЭПК. Контрольные карточки снятых с контроля решений и документов с соответствующими пометками концентрируются в контрольно-справочной картотеке ЭПК.

4.18. Секретарь ЭПК организует учет и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения поступивших документов.