Об итогах создания единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления и планах по ее дальнейшему развитию

Распоряжение префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10.10.2008 N 823-рп

Cтр. 1

Во исполнение распоряжения префекта от 27.12.2002 N 1726-рп "О создании электронного документооборота в префектуре и районных управах Зеленоградского административного округа в 2003 г." для обеспечения деятельности органов исполнительной власти Зеленограда в 2003 году была проведена работа по созданию Единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ЕАСДОУ) и вводу в промышленную эксплуатацию (акт N 3/2 сдачи-приемки работ по договору N 32-1/2003 от 17.03.2003). В соответствии с распоряжением префекта от 03.03.2006 N 228-рп "О ходе работ по развитию электронного документооборота в системе управления Зеленограда", с целью обеспечения безопасности обработки информации, подготовки государственных служащих для работы в ЕАСДОУ, реализации новых возможностей за период с 2006 года осуществлен комплекс организационно-технологических мероприятий.

В системе управления кадрами реализован механизм информирования об увольнении и приеме на работу сотрудников префектуры для оперативной блокировки и создания учетных записей пользователей ЕАСДОУ, внесены изменения в должностные регламенты государственных служащих префектуры и управ районов, сформированы требования к аттестации сотрудников префектуры и управ в части использования ЕАСДОУ. Также создан модуль мониторинга использования сотрудниками префектуры информационных ресурсов ЕАСДОУ, формирующий историю работы сотрудников в системе документооборота.

В сфере обеспечения безопасности ЕАСДОУ внедрена систематическая процедура генерации и замены паролей входа в соответствии с требованиями распоряжения префекта N 120-рп от 04.02.2005, разработан регламент подключения к ресурсам ЕАСДОУ дополнительных автоматизированных рабочих мест, а также принимаемых на работу сотрудников. Для расширения технического потенциала развития ЕАСДОУ закуплено и введено в эксплуатацию серверное оборудование, организовано автоматическое ежедневное резервное копирование информации ЕАСДОУ в электронную дисковую библиотеку. Все оборудование размещено в Центре обработки данных префектуры, обеспечивающем необходимые условия электроснабжения, климат-контроля, контроля доступа в помещение. Дальнейшее развитие производительности ЕАСДОУ связано с тонкой настройкой функционирования ЛВС, серверного и клиентского оборудования, устранения узких мест программного обеспечения. В целях проверки исполнения требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", приказа префекта N 211-пп от 21.07.2008, распоряжения префекта от 18.01.2008 N 22-рп "О результатах работ по созданию системы защиты информации за 2006-2007 гг. и задачах на 2008 г." была проведена комплексная проверка префектуры, управ и муниципалитетов Зеленоградского округа.

Финансирование эксплуатации и модернизации ЕАСДОУ ведется за счет средств традиционного бюджета. Для этого во исполнение постановления Правительства Москвы от 24.06.2003 N 496-ПП "О единой системе классификации и кодирования и едином реестре информационных ресурсов и систем города Москвы" ЕАСДОУ была внесена в Реестр информационных ресурсов и систем города Москвы (регистрационное свидетельство N СОО 103 от 04.11.2003). С учетом постоянной динамики модернизации и расширения ЕАСДОУ реализована процедура регулярного формирования и согласования паспорта ЕАСДОУ и формирования сметы на эксплуатацию.

За период с 2006 года также были созданы новые информационные ресурсы. Введены в эксплуатацию с технологией электронного документооборота модули "Проекты распорядительных документов", "Письма граждан", "Прием населения", "Входящая служебная корреспонденция", "Исходящая служебная корреспонденция", "Часто задаваемые вопросы использования ЕАСДОУ и других автоматизированных систем префектуры", тач-скрин управления по работе с обращениями граждан; база данных для регистрации документов, выдаваемых вне режима "одного окна". За отчетный период дважды производился залповый ввод образов распоряжений префекта в электронную библиотеку документов — первоначально за период с 2001 по 2005 г., затем за 1996-2001 гг. В настоящее время электронная библиотека префектуры содержит более 40000 многостраничных документов.

В целях дальнейшего развития единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления, интеграции с окружными организациями, реализации режима "одного окна":

1. Одобрить накопленный опыт и ход работ по развитию единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — ЕАСДОУ) в 2006-2008 годах.

2. Утвердить План развития ЕАСДОУ на 2008-2009 годы (приложение 1).

3. Утвердить План внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления в ГУ "Инженерная служба" (приложение 2).

4. Утвердить регламенты промышленной эксплуатации модулей "Входящая служебная корреспонденция" и "Исходящая служебная корреспонденция", "Обращения через Интернет", "Одно окно", "Письма граждан" (приложения 3, 4, 5, 6).

5. Утвердить Регламент эксплуатации информационной системы "Распоряжения префекта" для подготовки документов в последней редакции с внесенными изменениями (приложение 7), Регламент создания связей между документами информационных систем "Распорядительные документы вышестоящих организаций" и "Служебная корреспонденция" (приложение 8), Временный регламент опытной эксплуатации информационной системы обработки SMS/MMS-обращений в префектуру (приложение 9), Временный регламент потокового сканирования входящей и исходящей корреспонденции префектуры (приложение 10).

6. Отменить действие распоряжения префекта от 14.01.2005 N 15-рп в части исполнения регламентов информационных систем "Обращения через Интернет", "Распоряжения префекта", "Одно окно", "Письма граждан" в связи с вводом в действие уточненных регламентов по п. 5 настоящего распоряжения.

7. Руководителю аппарата префектуры Г.Н. Дымочка совместно с начальником отдела службы "одного окна" и информатизации (Коробова А.Н.) в срок до 01.01.2009 провести анализ сокращения расхода бумажных носителей при работе в системе электронного документооборота и оценить возможность исключения создания бумажных копий.

8. Отделу службы "одного окна" и информатизации (Коробова А.Н.):

8.1. В срок до 01.06.2009 организовать проведение аудита архитектуры ЕАСДОУ с целью определения основных направлений ее оптимизации и увеличения быстродействия обработки информации в ЕАСДОУ.

8.2. В срок до 01.12.2008 подготовить рабочие места и пользовательскую документацию и развернуть модуль "Служебная корреспонденция подразделений" в управлениях и отделах префектуры в соответствии с графиком по приложению 11.

8.3. В срок до 01.11.2008 подготовить запрос в Управление информатизации г. Москвы о финансировании работ по сканированию архива ГУ "Инженерная служба" в соответствии с п. 7.

8.4. В срок до 01.11.2008 подготовить предложения по созданию базы данных поэтажных планов зданий и сооружений в среде ГИС-Зеленоград и ее использованию ГУ ИС для решения задач эксплуатации зданий и сооружений.

8.5. Совместно с Управлением по организации работы с документами и обращениями граждан (Московкин В.Г.) в срок до 01.06.2009 разработать систему кластерной и интеллектуальной обработки обращений по вопросам, поступающим в префектуру и управы районов, ОДС с использованием геоинформационной системы для выявления взаимосвязей обращений и системного их решения.

9. Начальнику Управления экономики и перспективного развития Истратовой Е.Н. предусмотреть в 2009 году средства в размере 1500 тыс. руб. на выполнение мероприятий по пп. 8.1, 8.4, 8.5 за счет дополнительных расходов бюджета, финансируемых с окружного уровня.

10. Руководителю Контрольно-организационного управления (Америков В.Г.) обеспечить контроль над исполнением регламентов "Эксплуатация информационной системы "Распоряжения префекта" для подготовки документов в последней редакции с внесенными изменениями" и "Создание связей между документами информационных систем "Распорядительные документы вышестоящих организаций" и "Служебная корреспонденция".

11. Руководителю ГУ "Инженерная служба" (Стрельбицкий В.Т.), ГУ "Озеленение и благоустройство" (Елманов В.Н.) в срок до 01.04.2009 организовать внедрение ЕАСДОУ и обеспечить выполнение требований распоряжения префекта от 18.02.2008 N 22-рп "О результатах работ по созданию системы защиты информации на 2006-2007 гг. и задачах на 2008 г.".

12. Руководителям подразделений префектуры в срок с 01.12.2008 обеспечить сканирование и размещение образов всей входящей и исходящей корреспонденции подразделений в информационной системе "Служебная корреспонденция подразделений".

13. Главам управ районов Матушкино-Савелки, Панфиловского, Крюково (Ласточкин В.П., Чеботарев А.В., Бодаданов Д.А.), директору ГУ "Инженерная служба" (Стрельбицкий В.Т.), директору ГУ "Озеленение и благоустройство" (Елманов В.Н.) обеспечить сканирование и размещение в ЕАСДОУ всех ответов, справок и других материалов, подготавливаемых по поручениям префектуры и управ районов.

14. Контроль выполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя префекта Михальченкова А.И.

О ходе выполнения распоряжения доложить префекту в срок до 30.12.2009.

Префект А.Н. Смирнов

Приложение 1 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. N 823-рп

ПЛАН РАЗВИТИЯ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА 2008-2009 ГОДЫ

┌────┬───────────────────────────────────┬──────────────────┐│N │Наименование работ │Отчетные документы││п/п │ │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │IV квартал 2008 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│1.1.│Ввод в действие регламента │Ведомость обучения││ │подготовки распоряжений префекта │ ││ │в последней редакции с внесенными │ ││ │изменениями. Модернизация модуля │ ││ │"Распоряжения префекта" │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│1.2.│Ввод в тестовую эксплуатацию │Технический акт ││ │средств интеграции модулей │ ││ │"Служебная корреспонденция" │ ││ │и "Распорядительные документы" │ ││ │для создания связей между │ ││ │документами общей тематики. │ ││ │Модернизация модулей │ ││ │"Распорядительные документы" │ ││ │и "Служебная корреспонденция" │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│1.3.│Внедрение в тестовую эксплуатацию │Технический акт ││ │модулей регистрации исходящей │ ││ │корреспонденции подразделений │ ││ │префектуры │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│1.4.│Модернизация модулей службы "одного│Технический акт ││ │окна" и "Обращение через Интернет" │ ││ │для реализации уведомлений │ ││ │для зарегистрированных │ ││ │пользователей SMS-сервисов │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│1.5.│Создание системы │Технический акт ││ │автоматизированного контроля │ ││ │прохождения корреспонденции │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│1.6.│Модернизация модулей ПН, ПГ, ОИ, │Технический акт ││ │Факсы. РД, проекты РД, СК для │ ││ │формирования единого формата │ ││ │регистрации событий изменения РКК │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│1.7.│Сверка и актуализация справочников │Акт │

│ │исполнителей, учетных записей │ ││ │с информацией, предоставленной │ ││ │отделом кадров │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │I квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│2.1 │Внедрение в тестовую эксплуатацию │Технический акт ││ │модуля SMS/MMS-обращений │ ││ │в префектуру │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│2.2.│Внедрение в опытную эксплуатацию │Технический акт ││ │модулей регистрации исходящей │ ││ │корреспонденции подразделений │ ││ │префектуры │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│2.3.│Интеграция системы электронного │Технический акт ││ │документооборота префектуры │ ││ │с системой документооборота ГУИС │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│2.4.│Проведение мероприятий │Технический акт ││ │по подготовке серверов ЕАСДОУ │ ││ │к обеспечению защищенного Интернет-│ ││ │доступа к служебным модулям │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│2.5 │Создание механизма формирования │Технический акт ││ │сводных напоминаний │ ││ │для ответственных исполнителей │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│2.6.│Подготовка плана мероприятий │План мероприятий ││ │по устранению выявленных нарушений │ ││ │в ходе комплексной проверки │ ││ │префектуры, управ и муниципалитетов│ ││ │Зеленоградского округа исполнения │ ││ │требований Федерального закона │ ││ │от 27.07.2006 N 152-ФЗ │ ││ │"О персональных данных", приказа │ ││ │префекта N 211-пп от 21.07.2008, │ ││ │распоряжения префекта от 18.01.2008│ ││ │N 22-рп "О результатах работ │ ││ │по созданию системы защиты │ ││ │информации за 2006-2007 гг. │ ││ │и задачах на 2008 г." │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│2.7.│Сверка и актуализация справочников │Акт ││ │исполнителей, учетных записей │ ││ │с информацией, предоставленной │ ││ │отделом кадров │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │II квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│3.1.│Внедрение в тестовую эксплуатацию │Технический акт ││ │средств интеграции с системой │ ││ │управления контрактами │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│3.2.│Внедрение в промышленную │Технический акт ││ │эксплуатацию модулей регистрации │ ││ │исходящей корреспонденции │ ││ │подразделений префектуры │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│3.3.│Внедрение в опытную эксплуатацию │Технический акт ││ │модуля SMS/MMS-обращений │ ││ │в префектуру │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│3.4.│Проработка вопроса установки │Технический акт, ││ │рабочих мест ЕАСДОУ │ведомость обучения││ │в муниципалитетах и окружных │ ││ │управлениях Зеленоградского АО │ │

│ │(анализ технических возможностей, │ ││ │заключение соглашения │ ││ │об информационном обмене и др.). │ ││ │Подключение пользователей │ ││ │муниципалитетов и окружных │ ││ │управлений к системе │ ││ │документооборота (при возможности │ ││ │выполнения организационно- │ ││ │технических условий подключения) │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│3.5.│Аудит работы в системе электронного│Отчет ││ │документооборота сотрудников │ ││ │префектуры │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│3.6.│Разработка системы кластерной │Отчеты ││ │и интеллектуальной обработки │с определением ││ │обращений по вопросам, поступающим │зависимостей ││ │в префектуру и управы районов, ОДС │ ││ │с использованием геоинформационной │ ││ │системы для выявления взаимосвязей │ ││ │обращений и системного их решения │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│3.7.│Сверка и актуализация справочников │Акт ││ │исполнителей, учетных записей │ ││ │с информацией, предоставленной │ ││ │отделом кадров │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │III квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│4.1.│Внедрение в опытную эксплуатацию │Технический акт ││ │средств интеграции с системой │ ││ │управления контрактами │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│4.2.│Генерация и замена паролей входа │Отметка в журнале ││ │в среду Лотус в соответствии │регистрации ││ │с Положением по организации │паролей ││ │парольной защиты при работе │ ││ │на объектах информатизации │ ││ │префектуры Зеленоградского │ ││ │административного округа города │ ││ │Москвы (утв. распоряжением префекта│ ││ │N 120-рп от 04.02.2005) │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│4.3.│Внедрение в промышленную │Технический акт ││ │эксплуатацию модуля SMS/MMS- │ ││ │обращений в префектуру │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│4.4.│Сверка и актуализация справочников │Акт ││ │исполнителей, учетных записей │ ││ │с информацией, предоставленной │ ││ │отделом кадров │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │IV квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│5.1.│Разработка и согласование плана │План ││ │развития ЕАСДОУ на 2010 г. │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│5.2.│Внедрение в промышленную │Технический акт ││ │эксплуатацию средств интеграции │ ││ │с системой управления контрактами │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│5.3.│Сверка и актуализация справочников │Акт ││ │исполнителей, учетных записей │ ││ │с информацией, предоставленной │ ││ │отделом кадров │ │└────┴───────────────────────────────────┴──────────────────┘

Приложение 2 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. N 823-рп

ПЛАН ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ГУИС

┌────┬───────────────────────────────────┬──────────────────┐│N │Наименование работ │Отчетные документы││п/п │ │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │IV квартал 2008 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│1. │Обследование ГУИС. Подготовка │Предложения │

│ │предложений по адаптации системы │ ││ │электронного документооборота │ ││ │к требованиям ГУИС │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│2. │Развертывание локальной версии │Акт ││ │системы электронного │Ведомость обучения││ │документооборота в канцелярии ГУИС │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│3. │Подготовка предложений по закупке │Предложения ││ │специализированных модулей системы │ ││ │электронного документооборота │ ││ │по обеспечению производственной │ ││ │деятельности: диспетчеризация, │ ││ │договоры, планирование и другое - │ ││ │к требованиям ГУ ИС │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │I квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│4. │Подготовка заявки в Управление │Акт ││ │информатизации города Москвы │ ││ │на закупку аппаратных средств, │ ││ │необходимых для функционирования │ ││ │системы электронного документа │ ││ │и специализированных модулей │ ││ │(в случае положительного решения │ ││ │вопроса по п. 3) │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│5. │Закупка программного обеспечения │Акт ││ │и его внедрение на базе локальной │ ││ │вычислительной сети ГУИС │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │II квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│6. │Развертывание первой очереди │Акт ││ │распределенной системы │Ведомость обучения││ │электронного документооборота (12 │ ││ │рабочих мест) │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│7. │Сканирование архива ГУИС. Создание │Акт ││ │БД поэтажных планов зданий │ ││ │и сооружений в среде ГИС - │ ││ │Зеленоград (первая очередь) │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │III квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│8. │Развертывание второй очереди │Акт ││ │распределенной системы │Ведомость обучения││ │электронного документооборота │ ││ │(руководители, канцелярия, │ ││ │бухгалтерия) │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│9. │Интеграция с системой │Акт ││ │документооборота префектуры │ │├────┼───────────────────────────────────┴──────────────────┤│ │IV квартал 2009 г. │├────┼───────────────────────────────────┬──────────────────┤│10. │Внедрение технологии безбумажного │Акт ││ │документооборота при работе │ ││ │с документами внутри ГУИС │ │├────┼───────────────────────────────────┼──────────────────┤│11. │Расчет потребности в │Заявка ││ │финансировании на обслуживание │ ││ │системы по п. 3. Подготовка заявки │ ││ │в Управлении информатизации г. │ ││ │Москвы (при положительном решении │ ││ │вопроса по п. 3) │ │└────┴───────────────────────────────────┴──────────────────┘

Приложение 3 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. N 823-рп

РЕГЛАМЕНТ ПРОМЫШЛЕННОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ МОДУЛЯ "СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ"

Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры со служебной корреспонденцией.

Регламент разработан в соответствии с регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года N 112-ПП.

Все положения настоящего регламента, требующие использования ЭЦП, обязательны только для лиц, имеющих действующие ключи e-token.

Настоящий регламент действует в соответствии с распоряжением префекта Зеленоградского АО N РП-7/8 от 01.06.2008 "О вводе в эксплуатацию технологии безбумажного документооборота служебной корреспонденции" о передаче модуля "Служебная корреспонденция" в промышленную эксплуатацию.

Модуль "Служебная корреспонденция" (входящая)

Общие положения

СК ЕАСДОУ префектуры Зеленограда обеспечивает переход на технологию безбумажного документооборота при обработке служебной корреспонденции.

Постановлением Правительства РФ N 65 от 28.01.2002 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия на 2002-2010 годы", распоряжением Мэра Москвы от 20 июля 2001 года N 715-РМ "О разработке комплексной программы движения Москвы к информационному обществу" отмечается приоритетность для информатизации городского управления внедрения современной автоматизированной системы документооборота и делопроизводства.

В соответствии с данным постановлением в префектуре ЗелАО была начата подготовка и проведение работ по созданию системы электронного документооборота (распоряжение префекта N 1726-рп от 27.12.2002 "О создании электронного документооборота в префектуре и районных управах Зеленоградского округа в 2003 г."). Были введены в эксплуатацию отдельные модули ЕАСДОУ ЗелАО.

Ввод в опытную, а затем промышленную эксплуатацию модуля СК был осуществлен в соответствии с распоряжениями префекта ЗелАО N РП-228/6 от 03.03.2006 "О ходе работ по развитию электронного документооборота в системе управления Зеленограда" и N РП-7/8 от 01.06.2008 "О вводе в эксплуатацию технологии безбумажного документооборота служебной корреспонденции".

Эксплуатация модуля СК ЕАСДОУ и операции по обработке служебной корреспонденции обеспечиваются подразделениями префектуры ЗелАО и управ районов ЗелАО: Управлением по организации работы с документами и обращениями граждан, секретариатом заместителей префектов и управ.

Требования к порядку работы с модулем "Служебная корреспонденция"

Модуль СК ЕАСДОУ предназначен для регистрации, обработки и контроля исполнения поручений по служебной корреспонденции. СК ЕАСДОУ предоставляет специалистам префектуры Зеленоградского АО, управ и организаций информацию об интересующих их документах, ходе и результатах их исполнения, обеспечивает контроль сроков исполнения документов, а также позволяет создавать статистические отчеты об исполнении обращений.

Основные функции по работе с автоматизированной системой осуществляют специалисты Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры Зеленоградского АО и секретари заместителей префекта (специалисты управы). Прием обращений на имя префекта и его заместителей для первичной обработки и регистрации специалистами осуществляется по адресу: Зеленоград, Центральный проспект, д. 1, к. 105. Регистрация вновь поступивших обращений осуществляется в течение трех рабочих дней.

Специалисты Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры ЗелАО префектуры выполняют также запросы организаций и государственных учреждений относительно хода исполнения документов по телефонам: 957-91-41, 957-98-62, 957-98-59.

Основные процедуры при работе с модулем "Служебная корреспонденция ЕАСДОУ"

1. Корреспонденция от юридических лиц/организаций в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК ЕАСДОУ. В качестве входных данных для первичной регистрации используются реквизиты поступившего документа, в процессе регистрации заполняются поля регистрационной карточки, каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер и штрих-код для дальнейшего сканирования.

2. В процессе регистрации обращения сотрудником Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формируется проект поручения в РКК в соответствии с установленными правилами. В зависимости от тематики обращения назначается исполнитель, курирующий соответствующее направление деятельности в префектуре. Проект поручения распечатывается на бумажном носителе и передается вместе с бумажным оригиналом документа на подпись префекта.

Если обращение адресовано на имя одного из заместителей префекта, поручение формируется на указанного заместителя и направляется ему на исполнение.

Срок выполнения операций пп. 1, 2 — 3 рабочих дня с момента поступления письма.

3. После подписания префектом бумажный оригинал документа вместе с карточкой резолюции префекта передается на сканирование, после окончания сканирования документа его электронный образ автоматически прикрепляется к РКК документа.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

4. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры ЗелАО на основании резолюции префекта формирует в модуле поручение по исполнению служебной корреспонденции. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Поручения формируются на каждого исполнителя, указанного в резолюции префекта, при их сохранении в модуле СК происходит автоматическая рассылка поручений на адреса электронной почты исполнителей. (Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры ЗелАО подписывает поручение личной ЭЦП и передает электронным способом в адрес секретаря первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов.) Вместе с сообщением о поручении исполнитель получает по почте ссылку на соответствующий документ, по которой он может просмотреть РКК документа и прикрепленный к ней ЭОД оригинала документа. Бумажные документы передаются секретарям ответственных исполнителей в установленном порядке.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

6. Секретари заместителей префекта/специалисты управы формируют в модуле СК проект поручения, распечатывают проект поручения на бумажном носителе и передают комплект бумажных документов на резолюцию заместителю префекта/главе управы. Внутреннюю переписку между секретарем и специалистами префектуры/управы по подготовке проекта поручения от заместителя префекта/главы управы рекомендуется проводить с использованием средств модуля СК.

Срок выполнения операций — 1 (один) рабочий день с момента поступления электронного поручения.

7. После получения секретарем заместителя префекта/специалистом управы бумажных документов с резолюцией заместителя префекта/главы управы секретарь/специалист управы при необходимости корректирует в модуле СК электронное поручение, подписывает личной ЭЦП, выбирает схему формирования уведомлений об исполнении и передает его начальнику отдела/специалисту электронным способом на исполнение секретарем заместителя префекта/специалистом управы.

Срок выполнения операции — 1 рабочий день с момента поступления электронного поручения.

8. Начальники отделов/специалисты просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. В случае поступления электронного поручения по п. 7 начальники отделов/специалисты организуют исполнение поручений. Ответственный исполнитель выполняет поручения в соответствии с указанным в поручении сроком. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ и поставить признак "Уведомить ответственного исполнителя". Прочитав ответ, ответственный исполнитель закрывает поручение (поставив дату исполнения) или оставляет поручение на контроле в случае неудовлетворительного содержания представленного соисполнителем.

За 14, 10, 5, 3, 1 день до даты контроля поручения и далее каждый день исполнители получают по электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении срока выполнения поручения. С момента ввода в эксплуатацию механизма формирования сводных напоминаний все просроченные поручения объединяются в единое напоминание. Рассылка отдельных напоминаний при этом не производится.

Внутреннюю переписку между начальниками отделов и специалистами отделов/подразделений по подготовке ответа на письмо рекомендуется проводить с использованием средств модуля СК.

Срок выполнения операции с момента поступления электронного поручения начальнику отдела/специалисту — в соответствии со сроком, установленным лицом, создавшим поручение.

9. Исполнитель распечатывает подготовленный по поручению ответ на бланке префекта/заместителя префекта и передает комплект бумажных документов заместителю префекта/главе управы на утверждение лично или через секретаря.

Срок выполнения операции — 1 рабочий день.

10. После утверждения ответа заместителем префекта/главой управы ответственный исполнитель (или лицо, которому поручено подготовить окончательную редакцию документа) прикрепляет электронный образ документа, утвержденного руководителем, в карточку поручения РКК, подписывает его своей электронной подписью и передает исполненное поручение электронным способом секретарю заместителя префекта (главы управы)/специалисту управы. Секретарь заместителя префекта/главы управы закрывает поручение исполнителя. Комплект бумажных документов передается в канцелярию в установленном порядке.

Срок выполнения операции — 1 рабочий день.

11. Утверждение ответа у префекта выполняется в установленном порядке без использования технологии электронного документооборота.

12. После утверждения ответа префектом специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан закрывает в РКК в модуле СК все поручения, выданные префектом по данному обращению.

13. В случае если префект не утвердил ответ, повторяются действия 4-11 настоящего регламента с формированием в модуле СК нового поручения.

Модуль "Служебная корреспонденция" (инициативная исходящая)

14. Корреспонденция для юридических лиц/организаций в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК ЕАСДОУ, каждому письму присваивается уникальный регистрационный номер, письмо сканируется и прикрепляется в виде ЭОД к РКК документа.

15. При получении письма от юридических лиц/организаций, содержащего ответ на исходящую корреспонденцию префектуры, ответ в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК. Каждому ответу присваивается связанный с первичным исходящим документом номер, состоящий из последовательно записанного регистрационного номера исходящей корреспонденции и порядкового номера ответа.

16. В процессе регистрации ответа специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формирует проект поручения по ответу, распечатывает его на бумажном носителе и передает вместе с оригиналом документа на резолюцию префекту.

После регистрации исходящего письма или ответа на него их бумажные оригиналы передаются на сканирование и прикрепляются в виде ЭОД к РКК документа.

Срок выполнения операций пп. 15, 16 — 3 рабочих дня с момента поступления письма.

17. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан на основании резолюции префекта формирует в модуле поручение по работе над ответом (в зависимости от вида корреспонденции выбирается схема формирования уведомлений об исполнении), подписывает его личной ЭЦП и передает электронным способом в адрес секретаря первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов. Бумажные документы передаются секретарям ответственных исполнителей в установленном порядке.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

Далее работы осуществляются в соответствии с пп. 5-12 настоящего регламента.

Примечание. Требование на использование ЭЦП распространяется на сотрудников, обладающих указанными средами аутентификации, и только после проведенного обучения правилам использования в ЕАСДОУ.

Приложение 4 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. N 823-рп

РЕГЛАМЕНТ ПРОМЫШЛЕННОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ОБРАЩЕНИЯ ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ" (ИНТЕРНЕТ И WAP-ВЕРСИИ ПОРТАЛА)

1. Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры с обращениями граждан, поступающими через официальный сайт префектуры с использованием ИС "Обращения через Интернет" ЕАСДОУ префектуры (Интернет и WAP-версии портала).

2. Обращения граждан, поступившие через гостевую книгу официального сайта префектуры, передаются для регистрации в ИС "Обращения через Интернет" ЕАСДОУ (далее — ИС) в папку "Новые поступления" представление "Из Web". В случае если заявитель при заполнении карточки обращения сделал отметку о желании получить уведомление о готовности ответа по SMS, проводится автоматическая проверка соответствия запроса указанному заявителю. После подтверждения по SMS-каналам желания получить рассылку в карточке появляется отметка "Подтвержденный запрос SMS-уведомления". В случае отсутствия подтверждения SMS-уведомление не производится. Регистрация обращений без необходимости производить SMS-рассылку уведомления производится в установленном порядке. Каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер.

3. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формирует в ИС проект поручения по обращению и передает его электронным способом начальнику Управления организационно-методического обеспечения работы с документами и обращениями граждан. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо указанное в резолюции первым.

Срок выполнения операций пп. 1, 2 — 2 (два) рабочих дня с момента публикации обращения на сайте префектуры.

4. Начальник Управления организационно-методического обеспечения работы с документами и обращениями граждан формирует в ИС окончательный вариант электронного поручения, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом в адрес секретарей заместителя префекта или глав управ районов.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

5. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных обращений. В случае поступления электронного поручения по п. 3 распечатывают из ИС бумажное поручение и передают заместителю префекта/главе управы для оформления поручения.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

6. После получения резолюции заместителя префекта секретарь заместителя префекта (специалист управы) на основании бумажного поручения формирует в ИС электронное поручение, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом исполнителю. Секретарь несет ответственность за соответствие между поручением, введенным в ИС, и поручением, подписанным заместителем префекта (главой управы). Бумажное поручение с резолюцией заместителя префекта подшивается секретарем в соответствующую папку или передается исполнителю.

7. Исполнители просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Ответственный исполнитель выполняет поручения в соответствии с указанным в поручении сроком. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ и поставить признак "Уведомить ответственного исполнителя". Прочитав ответ, ответственный исполнитель закрывает поручение (поставив дату исполнения) или оставляет поручение на контроле в случае неудовлетворительного содержания представленного соисполнителем.

Исполнитель вводит текст ответа в электронное поручение, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом секретарю заместителя префекта (специалисту управы) для утверждения или публикует на сайте (в зависимости от поручения заместителя префекта). Если в поручении стоит признак "Уведомить ответственного исполнителя", уведомление о готовности ответа соисполнителя получает ответственный исполнитель. Закрытие поручений в этом случае производится ответственным исполнителем. В случае публикации ответов обращений с отметкой "Подтвержденный запрос SMS-уведомления" производится автоматическая передача уведомления о готовности следующего содержания: "На Ваше обращение в портале zelao.ru N ГК xxxx/xx опубликован ответ" по SMS-каналам. Запись об отправлении уведомления производится в истории изменений документа.

8. В случае наличия поручения о подготовке ответа исполнитель распечатывает ответ на бумажном носителе и передает ответ секретарю заместителя префекта (специалисту управы) для утверждения.

9. После утверждения ответа заместителем префекта (главой управы) секретарь при необходимости корректирует ответ в ИС, подписывает его личной ЭЦП и публикует ответ. Секретарь несет ответственность за соответствие между ответом, введенным в ИС, и ответом, подписанным заместителем префекта (главой управы). Процедура SMS-уведомления о готовности реализуется в соответствии с описанной в п. 6 настоящего регламента. Специалисту Управления по организации работы с документами и обращениями граждан автоматически отправляется электронное уведомление о публикации ответа на обращение. Ответ, утвержденный заместителем префекта, подшивается секретарем в соответствующую папку. После публикации ответа на обращения все поручения по данному обращению автоматически закрываются в ИС.

10. Если поручение не может быть исполнено в указанный контрольный срок и принято решение поставить исполнение обращения на дополнительный контроль, публикуется ответ о причинах задержки. При опубликовании ответа исполнитель во всплывающем контрольном окне делает отметку в опции "Поставить на доп. контроль". Отметка "Закрыть в дело" автоматически снимается. Текущее поручение закрывается. А ИС предлагает создать новое поручение с атрибутами дополнительного контроля. Исполнение такого поручения выполняется в соответствии с установленными требованиями отработки поручений.

Срок выполнения операций пп. 5, 6, 7, 8, 9 — в соответствии с резолюцией первого заместителя, заместителя префекта, главы управы, но не более 14 дней.

Общий срок подготовки и публикации ответа с момента публикации обращения на сайте префектуры — не более 21 дня.

Приложение 5 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. N 823-рп

РЕГЛАМЕНТ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ОДНО ОКНО"

Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры в режиме "одного окна" с использованием технологии электронного документооборота.

1. Специалист службы "одного окна" проводит прием обращения заявителя в соответствии с Регламентом организации работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна", утвержденным постановлением Правительства Москвы от 30.05.2006 N 352-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна". Регистрация обращения заявителя производится в ИС "Одно окно" (далее — ИС) единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления префектуры.

Если гражданин делает отметку в заявлении о желании получить уведомление о готовности документа по SMS, наличие личной подписи заявителя под отметкой об уведомлении обязательно.

Обращению заявителя в ИС присваивается уникальный регистрационный номер с указанием даты поступления. Для заявлений с требованием о SMS-уведомлении в регистрационно-контрольной карточке ставится отметка "Подтвержденное SMS-уведомление", при этом в карточке заявителя поле "Телефоны — мобильный" заполняется после проверки прохождения вызова специалистом службы "одного окна" по указанному номеру в присутствии заявителя (по желанию заявителя).

2. Специалист службы "одного окна" сканирует полученные от заявителя документы с использованием технологии поточного сканирования, прикрепляет к регистрационной карточке и подписывает личной ЭЦП <*>. Оригиналы документов подшиваются в соответствующие архивные папки службы "одного окна".

3. Специалист службы "одного окна" формирует в ИС окончательный вариант электронного поручения по обращению заявителя, передает его электронным способом в адрес ответственного исполнителя префектуры и управы по компетенции (в зависимости от характера обращения) и при необходимости направляет в городские организации.

Для лиц и организаций, не подключенных к ЕАСДОУ префектуры, рассылка документов проводится без использования технологии электронного документооборота в установленном соответствующими регламентами порядке.

Срок выполнения операции пп. 1-3 — 1 (один) рабочий день.

4. Порядок обработки электронного поручения ответственными исполнителями префектуры, секретарями заместителей префекта, специалистами управ и городских организаций.

4.1. Ответственные исполнители префектуры просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. В случае поступления электронного поручения организуют исполнение поручения, при необходимости заводят ответ по поручению в ИС, прикрепляют к карточке поручения файл ответа, подписывают личной ЭЦП <*> и передают электронным способом специалистам службы "одного окна".

Срок выполнения операции в зависимости от испрашиваемого заявителем документа определяется регламентами подготовки, согласования и выдачи документов в режиме "одного окна", утвержденными в установленном порядке.

4.2. Секретари заместителя префекта (специалисты управ и городских организаций) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных обращений. В случае поступления электронного поручения распечатывают его на бумажном носителе и передают его заместителю префекта (главе управы, руководителю городской организации) для вынесения резолюции.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

После получения секретарем заместителя префекта (специалистом управы, городской организации) бумажных документов с резолюцией заместителя префекта (главы управы, руководителя городской организации) он вносит их в информационную систему "Одно окно" и передает их специалисту на исполнение в бумажном и электронном виде <**>.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

4.3. Специалист готовит необходимые документы с ответом на бумажном носителе и передает его секретарю заместителя префекта (специалисту управы, городской организации) для утверждения заместителем префекта (главой управы).

4.4. После утверждения пакета документов с ответом заместителем префекта (главой управы, руководителем городской организации) секретарь заместителя префекта (специалист управы, городской организации) вводит ответ в ИС, при необходимости прикрепляет к карточке поручения файлы с ответом, полученные в том числе с использованием технологии поточного сканирования, подписывает личной ЭЦП <*> и передает электронным способом специалистам службы "одного окна".

Секретарь заместителя префекта (специалист управы, городской организации) несет ответственность за соответствие между информацией, подписанной его ЭЦП <*>, и документом на бумажном носителе, подписанным заместителем префекта (главой управы, руководителем городской организации) <**>.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

———————————

<*> Требование на использование ЭЦП распространяется на сотрудников, обладающих указанными средами аутентификации, и только после проведенного обучения правилам использования в ЕАСДОУ.

<**> Требования пунктов 4.2-4.4 выполняются в том случае, если регламент подготовки конкретного документа Единого реестра предусматривает необходимость участия в его подготовке заместителя префекта (специалиста управы, городской организации).

5. После получения запрашиваемой в соответствии с поручением информации (или подготовленного ответственным исполнителем ответа) специалист службы "одного окна" направляет отправителю электронное уведомление о получении ответа. SMS-уведомление о готовности автоматически направляется заявителю, заказавшему указанную услугу. Формат сообщения: "Документ рег. N xxxx/xx готов". Запись об отправлении уведомления производится в истории изменений документа.

Приложение 6 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. N 823-рп

РЕГЛАМЕНТ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ПИСЬМА ГРАЖДАН"

Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры с официальными письмами граждан с использованием технологии электронного документооборота.

1. Письма граждан в установленном порядке регистрируются специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в ИС "Письма граждан" ЕАСДОУ (далее — ИС), каждому письму присваивается уникальный регистрационный номер. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан сканирует документы с использованием технологии поточного сканирования, прикрепляет к регистрационной карточке и подписывает личной ЭЦП.

2. Письма, содержащие требование уведомить о готовности ответа через SMS, регистрируют с отметкой "Подтвержденное SMS-уведомление", при этом в карточке заявителя поле "Телефоны — мобильный" должно быть заполнено на основе данных, представленных заявителем. Письмо должно содержать следующую необходимую информацию:

— явно выраженное требование о SMS-уведомлении о готовности;

— номер мобильного телефона заявителя;

— личную подпись заявителя.

На мобильный телефон заявителя после регистрации автоматически отправляется уведомление: "Ваше обращение принято. Рег. N хххххх/хх отв. Исп. ххххххххххххххх. Ориент. дата ответа хх.хх.хххх г.".

Обращения, не содержащие указанные атрибуты в полном объеме, не подлежат рассылке уведомлений с использованием SMS-каналов информационного обмена.

3. Формирование проекта поручения и передача документов на резолюцию префекту выполняются в установленном порядке, без использования технологии электронного документооборота.

Срок выполнения операций пп. 1, 2 — 3 (три) рабочих дня с момента поступления письма.

4. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан на основании резолюции префекта формирует в ИС поручение по письму, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом в адрес секретаря первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов. Бумажные документы передаются секретарям в установленном порядке.

Срок выполнения операции — 1 (один) рабочий день.

5. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Внутреннюю переписку между секретарем и специалистами префектуры по подготовке проекта поручения от заместителя префекта/главы управы проводить с использованием средств ИС "Письма граждан".

6. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) формируют в ИС "Письма граждан" проект поручения, распечатывают проект поручения на бумажном носителе и передают комплект бумажных документов на резолюцию заместителю префекта/главе управы.

Срок выполнения операций пп. 4, 5 — 1 (один) рабочий день с момента поступления электронного поручения.

7. После получения секретарем (специалистом управы) бумажных документов с резолюцией заместителя префекта/главы управы секретарь (специалист управы) при необходимости корректирует в ИС "Письма граждан" электронное поручение, подписывает его ЭЦП и передает поручение начальнику отдела/специалисту электронным способом на исполнение.

Срок выполнения операции п. 6 — 1 рабочий день с момента поступления письма в секретариат.

Страницы документа:

Распоряжение префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10.10.2008 N 823-рп

Добавить комментарий Отменить ответ