Примерное положение о формировании и содержании архива муниципального образования

———————————

<1> Настоящее Положение не является нормативным правовым актом и носит рекомендательный характер.

<2> Здесь и далее в тексте Положения слова "муниципальное образование" в соответствующем падеже следует заменить официальным наименованием муниципального образования в соответствующем падеже.

Например, "Положение о формировании и содержании архива Ленинского муниципального района".

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в целях обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, комплектования архива документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.

1.1. Муниципальный архив — структурное подразделение администрации МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ или муниципальное учреждение, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов.

1.2. Комплектование (формирование) муниципального архива — комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, иными архивными документами, включающими в себя определение состава организаций — источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях — источниках комплектования муниципального архива, прием документов в муниципальный архив.

1.3. Содержание муниципального архива — деятельность администрации МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставлению архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

1.4. Администрация МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ в целях обеспечения сохранности и учета архивных документов образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.5. Возглавляет отдел заведующий. Назначает и освобождает от занимаемой должности заведующего и специалистов отдела руководитель администрации МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.

1.6. При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также Главного архивного управления Московской области. Акт приема-передачи утверждается руководителем администрации МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ и представляется в Главное архивное управление Московской области.

1.7. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

1.8. При реорганизации муниципальных предприятий и учреждений архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых предприятий и учреждений.

1.9. При ликвидации органов местного самоуправления МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, муниципальных предприятий и учреждений включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел.

1.10. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, передающих документы.

2.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

2.1.1. Хранение и учет принятых документов.

2.1.2. Представление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управление Московской области.

2.1.3. Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.

2.1.4. Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

2.1.5. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности.

2.1.6. Хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения.

2.1.7. Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.

2.1.8. Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела.

2.1.9. Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

2.1.10. Хранение документов, находящихся в собственности Московской области, на основании договоров между собственником документов и архивным отделом от имени администрации.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, в том числе:

2.2.1. Отбор и прием документов постоянного хранения.

2.2.2. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

2.3. Руководство организационно-методической деятельностью ведомственных архивов, муниципальных организаций и содействие организациям других форм собственности.

2.3.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу.

2.3.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях — источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.

2.3.3. Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций.

2.3.4. Рассмотрение и представление в Главное архивное управление Московской области поступивших от организации описей дел постоянного хранения.

2.3.5. Рассмотрение и согласование описей дел по личному составу.

2.3.6. Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по организации и методике работы с документами.

2.3.7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

— информирование органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

— организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

— исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан по вопросам компетенции отдела;

— создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

Администрация МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ:

— организует исполнение муниципальных правовых актов, муниципальных целевых программ развития архивного дела и управление архивным делом на территории МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ;

— содержит муниципальный архив, обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет муниципальному архиву здание и (или) помещение, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов;

— заключает договоры с государственными (в том числе федеральными) и негосударственными организациями о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства;

— осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Московской области об архивном деле, Уставом МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, настоящим Положением.

4.1. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также документы, хранящиеся в муниципальном архиве, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договоров хранения без передачи их в собственность).

4.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

— постоянно — в муниципальном архиве, музеях, библиотеках;

— временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

4.3. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, продаже, мене, дарению.

В случае приватизации муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том числе по личному составу, остаются в муниципальной собственности.

5.1. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляются за счет средств местного бюджета МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Московской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия, проводимые в МУНИЦИПАЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ).

5.2. Администрация МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ предоставляет архивному отделу здание и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников. Принимая решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен отдел, предоставляет здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов. Земельные участки, используемые отделом, передаются в его бессрочное (безвозмездное) пользование.

 Глава МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И.О. Фамилия "___" _________ 20___ г.