Без рубрики

О принятии Положения о порядке учета и хранения документации органов местного самоуправления городского поселения Запрудня

Решение Совета депутатов городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района МО от 28.02.2007 N 27

Рассмотрев предложения и выводы комиссии по муниципальной собственности и местному самоуправлению о внесении изменений и дополнений в проект Положения о порядке учета и хранения документации органов местного самоуправления городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района Московской области, Совет депутатов решил:
1. Принять Положение о порядке учета и хранения документации органов местного самоуправления городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района Московской области с изменениями и дополнениями.
2. Положение по п. 1 вступает в силу с момента опубликования в СМИ.

Председатель Н.В. Бадулин

Глава С.М. Молнар

Утверждено решением Совета депутатов городского поселения Запрудня Московской области от 28 февраля 2007 г. N 27

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ЗАПРУДНЯ ТАЛДОМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок учета и хранения документации органов местного самоуправления и должностных лиц администрации городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района Московской области (далее — администрация).
1.2. Учету в администрации подлежит вся входящая и исходящая документация.
1.3. Документы регистрируют в журналах учета (далее — журнал учета).
1.4. Организация работы по учету и хранению документации возлагается на начальников отделов администрации городского поселения Запрудня.

2. Оформление, ведение, хранение журнала учета и хранение документации администрации городского поселения Запрудня

2.1. Журналы учета заводятся с начала календарного года. Обложки журналов оформляются по форме.
2.2. Листы журнала учета должны быть пронумерованы в валовом порядке и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати администрации. При этом на последней странице журнала сверху должна быть сделана заверительная надпись.
2.3. Если для регистрации заведенных в течение календарного года дел одного журнала окажется недостаточно, заводится новый журнал, который является продолжением первого.
2.4. Срок хранения журналов учета — 5 лет. Журналы учета хранятся в структурных подразделениях, где были заведены, в течение двух лет, следующих за годом их заведения. По истечении указанного срока они сдаются по описи в архив администрации, где хранятся три года.
2.5. Журналы учета дел являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам без разрешения главы городского поселения Запрудня, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Составление номенклатуры дел и формирование дел

3.1. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел утверждается руководством администрации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом городского поселения Запрудня, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
3.2. Формирование дел.
Группировка исполненных документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
3.3. Оперативное хранение документов и дел.
С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях администрации, представительном органе городского поселения Запрудня).
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения главы городского поселения Запрудня. На выданное дело заводится карта — заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы городского поселения Запрудня с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив

4.1. Экспертиза ценности документов.
Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
4.2. Составление описей дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
— заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
4.3. Передача дел на хранение.
Документы, образовавшиеся в деятельности администрации, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Передача дел производится по описям.

5. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Порядок передачи дел в архив

5.1. Составление номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в администрации городского поселения Запрудня, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел администрации городского поселения Запрудня составляется консультантом отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации на основе номенклатур дел подразделений администрации при методической помощи Центрального государственного архива Московской области и районного архива администрации Талдомского муниципального района.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации городского поселения Запрудня.
Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации городского поселения Запрудня, второй — используется в качестве рабочего, третий — в районном архиве администрации Талдомского муниципального района, четвертый — в Главном архивном управлении Московской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Названиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.
5.1.2. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
5.1.3. Утвержденная номенклатура дел администрации хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Главного архивного управления Московской области не реже чем раз в 5 лет.

5.2. Формирование дел

5.2.1. Формирование дел — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в администрации формируются децентрализованно, т.е. в подразделениях администрации.
Формированием дел в подразделениях администрации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.
Контроль за формированием дел осуществляется консультантом отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации.
5.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— помещать приложения вместе с основными документами;
— группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Дело не должно превышать 250 листов.
5.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

5.3. Экспертиза ценности документов

5.3.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, предприятий и учреждений.
Экспертиза ценности документов проводится:
— при составлении номенклатуры дел;
— при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
— при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации городского поселения Запрудня создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, разработанным на основании типового положения, утвержденного Росархивом, согласованным с Управлением по делам архивов Московской области.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
5.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
5.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (раздел 12.5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, предприятий и учреждений) и акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 39 к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, предприятий и учреждений).

5.4. Оформление дел

5.4.1. Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.
5.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов в деле;
— составление заверительной надписи дела — составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.
5.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись "имеются документы за ____ годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

5.5. Составление описей дел

5.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются. Описи дел в подразделениях администрации городского поселения Запрудня составляются работником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством архива.
Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит консультант отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации и по которой передаются дела в районный архив администрации Талдомского муниципального района.
В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.

5.6. Хранение и использование документов архива

5.6.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
Руководители подразделений администрации городского поселения Запрудня обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
5.6.2. С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования — совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.
5.6.3. Архив администрации городского поселения Запрудня может выдавать работникам администрации для работы во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.

5.7. Передача дел в архив и использование документов архива

5.7.1. Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в аппарате Правительства, государственных органах образуются ведомственные архивы. Деятельность архивов регламентирована Законом Московской области "Об архивном фонде Московской области и архивах" и Основными правилами работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2002).
5.7.2. В архив передаются дела по утвержденному графику постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Дела со сроком хранения до 3 лет в архив не передаются.
5.7.3. Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы — картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
В случае ликвидации (реорганизации) органов местного самоуправления при отсутствии правопреемника документы передаются на государственное хранение в архивные учреждения Московской области по принадлежности.
Порядок эвакуации документов в администрации городского поселения Запрудня при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями администрации городского поселения Запрудня.

Добавить комментарий