Без рубрики
О разработке Положения о службе страхового фонда документации в подсистеме (группе страхового фонда документации в ведомстве) системы территориального страхового фонда документации города Москвы" "Методическими рекомендациями по разработке Положения о службе страхового фонда документации в подсистеме (группе страхового фонда документации в ведомстве) системы территориального страхового фонда документации города Москвы)
Распоряжение первого заместителя Мэра в Правительстве Москвы от 28.12.2006 N 284-РЗМ
Cтр. 1
В соответствии с Положением о системе территориального страхового фонда документации города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 27 апреля 2004 г. N 278-ПП, решением рабочей группы Межведомственного координационного совета по территориальному страховому фонду документации города Москвы от 5 сентября 2006 г. и в целях создания нормативной базы по организации служб страхового фонда документации в подсистемах (групп страхового фонда документации в ведомствах) системы территориального страхового фонда документации города Москвы:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2007 года Типовое положение о службе страхового фонда документации в подсистеме (группе страхового фонда документации в ведомстве) системы территориального страхового фонда документации города Москвы (приложение 1).
2. Органам исполнительной власти и организациям города Москвы, участвующим в создании территориального страхового фонда документации города Москвы, в трехмесячный срок обеспечить разработку положений о службах страхового фонда документации в подсистемах (группах страхового фонда документации в ведомствах), руководствуясь Типовым положением и Методическими рекомендациями по разработке Положения о службе страхового фонда документации в подсистеме (группе страхового фонда документации в ведомстве) системы территориального страхового фонда документации города Москвы (приложение 2).
В подсистеме территориального страхового фонда документации по объектам недвижимого национального достояния (СФД-ННД) исполнение функций службы страхового фонда документации на объектах недвижимого национального достояния возложить на головную организацию подсистемы — Комитет по культурному наследию города Москвы.
В Главном архивном управлении города Москвы выполнение работ, возлагаемых на службу страхового фонда документации в подсистеме СФД-АНД, осуществлять в соответствии с нормативными документами Федерального архивного агентства и настоящим Типовым положением.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы Ю.В. Росляк
Приложение 1 к распоряжению первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы от 28 декабря 2006 г. N 284-РЗМ
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ПОДСИСТЕМЕ (ГРУППЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ВЕДОМСТВЕ) СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ГОРОДА МОСКВЫ
1. Общие положения
1.1. Служба страхового фонда документации в подсистеме (далее — служба СФД), группа страхового фонда документации в ведомстве (далее — группа СФД) создаются приказами руководителей подсистемы и ведомства (указываются полные наименования подсистемы и ведомства и должности их руководителей) от ___ _______ __ N __
Служба (группа) СФД является постоянно действующим руководящим органом по организации и непосредственному выполнению мероприятий по созданию страхового фонда документации в подсистеме (ведомстве).
1.2. Служба (группа) СФД назначается приказами руководителей подсистем и ведомств (указываются должности руководителей) из числа руководящего состава и квалифицированных специалистов под общим руководством первых заместителей (указываются должности заместителей руководителей). Служба (группа) СФД подчиняется непосредственно руководителям подсистемы СФД, ведомства.
Функции служб СФД возложены:
— в подсистеме СФД-МЗ, на Головную службу ТСФД города Москвы;
— в подсистеме СФД-В — на отдел координации инженерных изысканий и ведения страхового фонда документации Комитета по архитектуре и градостроительству города Москвы;
— в подсистеме СФД-ЧС — на службу СФД-ЧС города Москвы;
— в подсистеме СФД-АНД — на Центр микрографии и реставрации документов Главного архивного управления города Москвы;
— в подсистеме СФД-ННД — на отдел документальных фондов Комитета по культурному наследию города Москвы;
— в подсистеме СФД-КНД — на службу страхового фонда документации Комитета по культуре города Москвы.
1.3. Руководители службы (группы) СФД назначаются и освобождаются от занимаемых должностей приказами руководителей подсистем и ведомств (указываются должности руководителей).
1.4. В своей деятельности служба (группа) СФД руководствуется:
— законами, нормативными и распорядительными документами Правительства РФ и города Москвы;
— государственными стандартами 33 класса "Страховой фонд документации" и 13 класса "Репрография. Микрография", а также международными стандартами в области репрографии;
— организационно-распорядительными и методическими документами Головных организаций подсистем территориального страхового фонда документации города Москвы в пределах их компетенции (указываются органы исполнительной власти города Москвы);
— отраслевыми нормативными документами по вопросам создания СФД ____________________ (указываются виды СФД);
— приказами и распоряжениями руководителей органов исполнительной власти, регламентирующими работу по созданию страховых фондов документации в подсистеме территориального страхового фонда документации города Москвы и в ведомстве;
— уставными документами соответствующих органов исполнительной власти города Москвы;
— настоящим Положением.
2. Основные задачи и функции службы (группы) СФД
2.1. Основные задачи службы СФД (группы) СФД:
— планирование проводимых в подсистеме ТСФД города Москвы и в ведомстве мероприятий по созданию и ведению страхового фонда документации;
— разработка перечней предприятий (организаций, объектов), на которые создаются соответствующие виды СФД;
— определение перечней документации, подлежащей микрофильмированию;
— методическое руководство группами страхового фонда документации, созданными в подведомственных предприятиях и организациях;
— учет документации, заложенной в страховой фонд, отчетность перед вышестоящими органами управления;
— организация использования СФД (указать вид).
2.2. Основные функции службы СФД и группы СФД:
— разработка проектов планов подготовки и поставки документации для создания конкретного вида СФД (указывается вид страхового фонда) и выполнение других мероприятий в рамках подсистемы и ведомства;
— подготовка предложений по финансированию проводимых в подсистеме СФД и в ведомстве работ;
— участие в разработке и реализации целевых комплексных программ развития ТСФД города Москвы;
— разработка проектов перечней предприятий, ведомств и граждан — владельцев документов для включения в состав подсистемы и ведомства, определение состава и объема документации, подлежащей микрофильмированию;
— организация работ с выданными копиями страховых документов;
— организационно-методическое руководство объектами и ведомствами по организации и проведению экспертиз документации, подготовке ее и поставке на микрофильмирование;
— обеспечение формирования и ведения баз данных конкретного вида СФД;
— организация проведения НИОКР по вопросам совершенствования процессов создания сохранения и использования СФД, совершенствования управления подсистемой и др. (проводят только подсистемы ТСФД);
— разработка проектов распорядительных и нормативно-методических и других документов по вопросам создания, хранения и использования конкретного вида СФД;
— взаимодействие со службами (группами) СФД других подсистем ТСФД города Москвы и со смежными системами федерального уровня;
— оказание помощи группам страховых фондов документации ведомств и предприятий в подготовке и поставке документации на микрофильмирование и в выполнении других плановых мероприятий;
— подготовка проектов договоров с Головной службой ТСФД города Москвы на поставку и микрофильмирование документации для создания СФД;
— оформление запросов на выдачу копий страховых документов;
— организация специальной подготовки руководителей и сотрудников предприятий и организаций, участвующих в создании СФД подсистемы ТСФД, ведомств и групп СФД объектов городского хозяйства Москвы;
— организация и проведение проверок хода подготовки и представления документации на микрофильмирование и выполнения других мероприятий в подсистеме и в ведомстве;
— представление отчетов в вышестоящие инстанции (ведомства — в Головную организацию вида страхового фонда, МКС ТСФД города Москвы и в Правительство Москвы; Головная организация вида страхового фонда — в МКС ТСФД города Москвы и в Правительство Москвы) о ходе выполнения планов подготовки документации на микрофильмирование и других мероприятий.
3. Структура и состав службы (группы) СФД
3.1. Служба СФД подсистемы ТСФД города Москвы и группа СФД ведомства формируются из руководящего состава и сотрудников подсистемы и ведомства, руководителей и специалистов предприятий и организаций в составе руководителя, заместителя(ей) руководителя, секретаря и членов службы и группы СФД.
3.2. Руководителями службы (группы) СФД назначаются первые заместители руководителя подсистемы ТСФД города Москвы (ведомства) (называется штатная должность).
Руководители службы (группы) СФД несут персональную ответственность за выполнение возложенных на службу и группу задач.
3.3. Заместителем(ями) руководителя службы (группы) СФД назначаются руководители структурных подразделений (указываются должности по штатному расписанию).
На заместителей возлагается руководство работой той части службы СФД и группы СФД, которая обеспечивает создание вида СФД (указывается вид СФД: СФД-МЗ, СФД-ЧС, СФД-В, СФД-КНД, СФД-ННД и СФД-АНД).
3.4. Секретарями службы (группы) СФД назначаются специалисты структурных подразделений (указывается должность по штатному расписанию).
Секретарь работает под руководством руководителя службы СФД и группы СФД.
3.5. Членами службы СФД и группы СФД назначаются руководители (заместители) функциональных подразделений подсистемы ТСФД города Москвы и ведомства, а также ведущие специалисты предприятий и организаций.
Члены служб СФД и группы СФД организационно объединяются в отдельные группы (в подсистемах ТСФД города Москвы) и в подгруппы (в ведомствах) по видам документации СФД. Группы и подгруппы подчиняются соответствующим заместителям руководителей служб и групп СФД.
3.6. Руководители служб (групп) СФД определяют обязанности заместителям руководителя и секретарю.
Руководители групп и подгрупп определяют обязанности членам подчиненных им групп и подгрупп.
3.7. В составы групп и подгрупп на постоянной или временной основе могут включаться специалисты сторонних предприятий и организаций.
3.8. Персональные составы службы (группы) СФД утверждаются руководителями подсистем ТСФД и ведомств.
3.9. Сотрудники подсистем ТСФД и ведомств, включенные в состав служб (групп) СФД, от своих прямых обязанностей по занимаемым должностям не освобождаются.
4. Права и обязанности служб и групп СФД
4.1. Службе (группе) СФД предоставляются права:
— готовить проекты распорядительных документов по вопросам создания СФД в подсистеме и в ведомстве;
— заслушивать отчеты входящих в состав подсистемы ТСФД и ведомства организаций и предприятий;
— вести переписку с вышестоящими органами управления, с входящими в состав подсистемы и ведомства организациями и предприятиями, а также с другими организациями по вопросам создания СФД;
— разрабатывать и вносить представления в вышестоящие органы управления по вопросам, входящим в компетенцию службы СФД (группы) СФД;
— создавать рабочие группы из представителей предприятий, организаций для решения вопросов, стоящих перед подсистемой и ведомством по созданию СФД;
— определять состав документации, подлежащей микрофильмированию;
— формировать перечни организаций (предприятий) — поставщиков документации;
— запрашивать от входящих в состав подсистемы ТСФД и ведомства предприятий и организаций информацию по вопросам, входящим в компетенцию службы (группы) СФД;
— представительствовать в Межведомственном координационном совете по территориальному страховому фонду документации города Москвы и в его рабочей группе;
— представлять руководителю подсистемы ТСФД города Москвы и ведомства предложения о поощрении членов служб (групп) СФД, а также работников предприятий и организаций за активную работу по выполнению плановых заданий.
4.2. Служба СФД подсистемы ТСФД и группы СФД ведомства несут ответственность за:
— своевременное и качественное выполнение возложенных задач и функций;
— соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;
— обеспечение контроля за эффективным расходованием выделяемых материальных и денежных средств;
— обеспечение пользователей подсистемы техническими средствами для практического использования микроформ.
Ответственность членов служб (групп) СФД устанавливается должностными инструкциями.
5. Взаимоотношения (служебные связи)
5.1. Служба (группа) СФД взаимодействует с предприятиями и организациями, входящими в состав подсистемы ТСФД города Москвы и ведомства, другими организациями, участвующими в создании и использовании ТСФД города Москвы, по вопросам:
— разработки перечней предприятий (организаций) — поставщиков документации;
— определения перечней и объема документации, подлежащей микрофильмированию для создания СФД (указывается вид СФД);
— разработки планирующих документов и предоставления информации об их выполнении;
— подготовки и представления документации на микрофильмирование и др.
5.2. Служба (группа) СФД взаимодействует с Головной службой ТСФД города Москвы и аналогичными службами города Москвы и министерств (ведомств) Российской Федерации по вопросам создания, сохранения СФД.
Приложение 2 к распоряжению первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы от 28 декабря 2006 г. N 284-РЗМ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ПОДСИСТЕМЕ (ГРУППЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ВЕДОМСТВЕ) СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ГОРОДА МОСКВЫ
Методические рекомендации по разработке Положения о службе страхового фонда документации в подсистеме (группе страхового фонда документации в ведомстве) системы территориального страхового фонда документации города Москвы (далее — Методические рекомендации) предназначены в помощь руководителям и специалистам предприятий, учреждений, организаций, находящихся в ведении органов исполнительной власти Москвы (далее — объекты городского хозяйства), а также главных управлений, управлений, комитетов и департаментов, участвующих в создании, сохранении и использовании территориального страхового фонда документации города Москвы (далее — ТСФД г. Москвы).
Методические рекомендации дают общую информацию о роли и месте службы (группы) страхового фонда документации (далее — СФД) в общей системе ТСФД г. Москвы, ее структуре, задачах и функциях, правах, обязанностях и ответственности, организации работы, взаимоотношений с другими структурными подразделениями организации и органами управления ТСФД.
Методические рекомендации подготовлены Головной службой территориального страхового фонда документации города Москвы (далее — Головная служба ТСФД г. Москвы) под общей редакцией заместителя председателя Межведомственного координационного совета ТСФД города Москвы — заместителя начальника Второго управления Правительства Москвы А.А. Якимычева. В разработке Методических рекомендаций принимали участие головные организации подсистем территориального страхового фонда документации города Москвы.
Замечания и предложения по Методическим рекомендациям, возникшие в процессе их практического применения, просим направлять в Головную службу ТСФД города Москвы по адресу: 115184, Москва, ул. Бахрушина, д. 1/7, пом. 22.
1. Общие положения
1.1. В соответствии с Федеральным законом от 26 февраля 1997 года N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации" одним из мероприятий мобилизационной подготовки является создание и сохранение страхового фонда документации на вооружение, военную технику, важнейшую гражданскую продукцию, объекты повышенного риска, системы жизнеобеспечения населения и объекты, являющиеся национальным достоянием (статья 2, пункт 3, подпункт 15).
1.2. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 18 января 1995 г. N 65 создан единый российский страховой фонд документации (далее — ЕР СФД), который представляет собой находящуюся в государственной собственности совокупность упорядоченных и надежно хранимых массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, зафиксированной на микрофильмах и других компактных носителях информации и необходимой для обеспечения устойчивого функционирования экономики страны, сохранения ее национального научного, культурного и исторического наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуациях.
1.3. Структурно ЕР СФД состоит из федерального и территориальных страховых фондов документации. Территориальный страховой фонд документации является государственной собственностью субъекта Российской Федерации, создается органом исполнительной власти субъекта Российской федерации и находящимися в его ведении предприятиями и организациями.
1.4. Во исполнение распоряжения Премьера Правительства Москвы от 30 июля 1997 г. N 823-РП создан и функционирует территориальный страховой фонд документации (далее — ТСФД) города Москвы как составная часть ЕР СФД.
ТСФД города Москвы — это надежно хранимый на компактных носителях информации (микроформы, электронные) упорядоченный массив копий подлинных документов, необходимых для обеспечения выполнения мобилизационных заданий и устойчивого функционирования экономики города, сохранения и использования его научно-производственного потенциала и историко-культурного наследия в условиях военного и чрезвычайных ситуаций мирного времени. ТСФД также предназначен для документального обеспечения проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий нападения противника, восстановления (воссоздания) при необходимости объектов или отдельных сооружений в случае их разрушений или повреждений.
1.5. ТСФД города Москвы является государственной собственностью города и находится в ведении его органов исполнительной власти, а также создаваемых Правительством Москвы органов управления системы ТСФД, пределы которых определены соответствующими нормативными документами.
Постановлением Правительства Москвы от 27 апреля 2004 г. N 278-ПП утверждено Положение о системе Территориального страхового фонда документации города Москвы.
В состав системы ТСФД города Москвы включены: ТСФД города Москвы; поставщики документации для создания ТСФД; органы управления системы ТСФД; специализированные технологические объекты, осуществляющие создание и хранение ТСФД; пользователи ТСФД и обеспечивающие компоненты.
ТСФД города Москвы формируется из страховых копий следующих видов документации:
документация, необходимая для выпуска военной и иной продукции, а также для выполнения других заданий по мобилизационной подготовке и повышению устойчивости функционирования экономики города в военное время, — СФД-МЗ;
документация на объекты повышенного риска, объекты систем жизнеобеспечения и объекты, являющиеся национальным достоянием, необходимая для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий нападения противника, а также для осуществления мероприятий гражданской обороны в военное время, — СФД-ЧС;
документация, необходимая для восстановления или завершения строительства объектов систем жизнедеятельности города и жизнеобеспечения его населения, а также объектов мобилизационного назначения, — СФД-В;
документация, необходимая для государственной охраны, сохранения, использования и воссоздания утраченных недвижимых объектов культурного наследия (памятников истории и культуры), — СФД-ННД;
документация, являющаяся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящаяся в библиотеках, музеях и других учреждениях культуры, — СФД-КНД;
документация, являющаяся национальным научным, культурным и историческим наследием, представляющая особую ценность для предприятий города и социально-правовую значимость для населения Москвы и хранящаяся в городских архивах и архивах, находящихся в ведении органов исполнительной власти, предприятий, организаций и учреждений, — СФД-АНД.
Перечисленные виды СФД создаются на ведомства и объекты городского хозяйства Москвы. Ведомства — это органы исполнительной власти города Москвы, осуществляющие исполнительно-распорядительные функции в конкретных отраслях и сферах управления городом. Под объектами городского хозяйства понимаются юридические лица, находящиеся в ведении органов исполнительной власти Москвы.
1.6. Страховой фонд документации ведомства и объекта городского хозяйства в зависимости от характера их производственной деятельности может создаваться на документацию, необходимую для выполнения установленного ведомству и объекту мобилизационного задания, проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий нападения противника, восстановления поврежденных зданий и сооружений, обеспечения сохранения, использования, государственной охраны и воссоздания утраченного недвижимого культурного наследия, а также принадлежащую объекту документацию, являющуюся национальным научным, культурным и историческим наследием. Таким образом, на ведомство и объект городского хозяйства может создаваться страховой фонд одного или одновременно нескольких видов документации.
1.7. Страховой фонд документации ведомства создается на документы объектов городского хозяйства, находящихся в его ведении, а также на документы общеотраслевого значения, не входящие в состав СФД на указанные объекты.
1.8. Система управления ТСФД города Москвы представляет собой совокупность штатных и временно создаваемых органов управления, осуществляющих непосредственное, организационно-методическое руководство и взаимодействующих между собой при создании, сохранении, развитии и использовании страхового фонда документации.
Общее руководство ТСФД города Москвы как собственностью субъекта федерации осуществляется Правительством Москвы. Им создается коллегиальный орган управления — Межведомственный координационный совет (далее — МКС) по ТСФД, возглавляемый первым заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы.
МКС организует координацию проведения комплекса работ по созданию, сохранению и использованию ТСФД города Москвы. Для оперативного рассмотрения вопросов в области создания, сохранения и использования ТСФД города Москвы в период между заседаниями МКС, а также для подготовки заседаний Совета создается Рабочая группа.
Второе управление Правительства Москвы непосредственно организует и контролирует проведение мероприятий по созданию и сохранению ТСФД города, являющихся составной частью мобилизационной подготовки городского хозяйства.
Головная служба ТСФД города Москвы создана при Правительстве Москвы. Головная служба совместно со службами подсистем ТСФД города Москвы организует и обеспечивает практическое выполнение решений Правительства Москвы, МКС, организационных и планово-производственных задач по созданию, сохранению и использованию ТСФД. На нее возложено организационно-методическое руководство и координация деятельности служб и групп СФД объектов и ведомств.
В состав Головной службы ТСФД города Москвы входят специальная лаборатория, осуществляющая микрофильмирование документов, и техническая лаборатория, предназначенная для хранения основного фонда ТСФД.
Правительством Москвы определены головные организации — органы исполнительной власти города Москвы, на которые возложено руководство созданием конкретного вида СФД: СФД-МЗ — Второе управление Правительства Москвы; СФД-ЧС — Главное управление МЧС России по городу Москве; СФД-В — Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы (Москомархитектура); СФД-ННД — Комитет по культурному наследию города Москвы (Москомнаследие); СФД-КНД — Комитет по культуре города Москвы; СФД-АНД — Главное архивное управление города Москвы (Главархив Москвы). Указания и распоряжения головных организаций по видам СФД обязательны для исполнения ведомствами и объектами городского хозяйства при создании соответствующего страхового фонда.
Для непосредственного выполнения работ по созданию, сохранению и использованию видов СФД головные организации на базе своих структурных подразделений или подведомственных предприятий создают службы СФД подсистем ТСФД города Москвы. Для координации деятельности по созданию СФД-ЧС Головная организация подсистемы создает Рабочую группу из своих сотрудников, ведомств, организаций и предприятий.
Для организации и непосредственного выполнения работ по созданию СФД в ведомствах городского хозяйства в зависимости от объема работ приказом руководителя ведомства формируются группы СФД или назначаются ответственные должностные лица. Рекомендуемая форма приказа о создании службы (группы) СФД в ведомстве приведена в приложении 1.
1.9. Создание и ведение ТСФД города Москвы включает:
— подготовку документов и поставку их на микрофильмирование в специальные лаборатории;
— изготовление страховых документов;
— передачу страховых копий на постоянное хранение;
— проведение работ, обеспечивающих сохранность ТСФД;
— актуализацию ТСФД (внесение необходимых изменений в содержание страховых документов);
— использование ТСФД (изготовление и предоставление пользователям копий страховых документов).
Подготовка документов и поставка их на микрофильмирование в специальные лаборатории осуществляются подсистемами, ведомствами и объектами городского хозяйства на основании годовых планов подсистем ТСФД и ведомств.
1.10. Финансирование работ по подготовке документации, поставке ее на страховое копирование осуществляется подсистемами, ведомствами и объектами городского хозяйства. Оплата труда сотрудников, входящих в состав служб СФД (групп СФД ведомств), осуществляется за счет средств, предусмотренных в бюджетах этих организаций, на обеспечение функционирования подсистем ТСФД, подготовку и представление документов на страховое копирование.
2. Разработка Положения о службе СФД в подсистеме и о группе СФД в ведомстве
2.1. Положение о службе СФД и о группе СФД — это правовой акт, устанавливающий статус службы (группы) СФД, ее структуру, задачи и функции, права и ответственность, а также взаимоотношения с органами управления города Москвы, федеральных органов управления и др.
2.2. Положение о службе (группе) СФД разрабатывается руководителями службы (группы) СФД с участием сотрудников кадровой, финансовой и юридической служб подсистем и ведомств, согласовывается с руководителями этих служб и утверждается руководителями подсистем и ведомств. Положение оформляется на бланке подсистемы, ведомства, организации, предприятия и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации (предприятия), гриф утверждения, место издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
2.3. Текст Положения о службе (группе) СФД включает следующие разделы:
— общие положения (в нем приводится полное официальное наименование службы (группы) и указываются дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует служба (группа); порядок назначения должностных лиц и освобождения от должности; нормативные правовые акты, которыми руководствуется группа в своей практической деятельности);
— основные задачи (формулируются цели, которых служба (группа) должна достичь в своей работе);
— функции (устанавливаются конкретные виды работ);
— структура и состав службы (группы) (раскрываются подразделения или должности, входящие в состав службы (группы), порядок их подчиненности);
— права и обязанности (указываются действия, которые может и обязана выполнять служба (группа) для осуществления своих функций);
— ответственность (устанавливается дисциплинарная, административная и уголовная ответственность, которую могут понести руководитель и работники службы (группы);
— взаимоотношения (указываются органы управления системы ТСФД города Москвы, федеральные органы исполнительной власти, предприятия и организации, с которыми служба (группа) тесно сотрудничает; дается краткое описание такого сотрудничества).
Положение о службе (группе) СФД подписывает руководитель службы (группы) СФД и утверждает руководитель подсистемы (ведомства).
Положение разрабатывается на основании Типового положения о службе СФД в подсистеме (группе СФД в ведомстве), рекомендованного распоряжением первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы.
2.4. Руководитель службы (группы) СФД назначается и освобождается от занимаемой должности приказами руководителей подсистемы (ведомства) по представлению заместителя руководителя, отвечающего за мобилизационную работу, или по персоналу.
Руководители службы (группы) СФД: разрабатывают положения о службе (группе) и должностные инструкции ее сотрудникам; обеспечивают подбор и расстановку кадров; организуют и координируют работу службы (группы); планируют работы по подготовке и поставке документов для создания страхового фонда документации в подсистеме (ведомстве) и осуществляют контроль за их исполнением; организуют и проводят мероприятия, способствующие профессиональной подготовке сотрудников службы (группы) и специалистов предприятия, привлекаемых к подготовке документов для создания СФД.
В состав служб (групп) СФД включаются сотрудники из числа специалистов, имеющих необходимую квалификацию и опыт работы с технической документацией по производству военной и другой продукции, строительства и эксплуатации зданий, обращения с документами, являющимися национальным научным, культурным и историческим наследием.
Работники службы (группы) СФД назначаются на должности и освобождаются от них приказами руководителей подсистемы (ведомства) по представлению руководителей службы (группы) СФД.
2.5. В своей деятельности служба (группа) СФД руководствуется:
— законами и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации (приложение 5);
— уставными документами организации;
— Положением о службе СФД и о группе СФД.
2.6. Служба (группа) СФД подсистемы (ведомства) решает следующие основные задачи:
планирование проводимых в подсистеме (в ведомстве) мероприятий по созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации;
разработка перечней предприятий и организаций, на которые создаются соответствующие виды СФД;
определение перечней и объема документации, подлежащей микрофильмированию в подсистеме (в ведомстве);
методическое руководство группами СФД предприятий и организаций;
контроль за ходом выполнения мероприятий по подготовке и предоставлению документации на микрофильмирование;
учет документации, заложенной в страховой фонд, и отчетность перед вышестоящей инстанцией.
2.7. Для решения перечисленных в пункте 2.6 задач на службу (группу) СФД могут возлагаться следующие основные функции:
— разработка проектов перечней предприятий и организаций, подлежащих включению в состав подсистемы и ведомства, списков граждан — владельцев документов для последующего их утверждения Правительством Москвы;
— формирование проектов планов поставки документации на микрофильмирование для создания конкретного вида СФД Москвы, а также выполнения других работ и мероприятий в рамках функциональной подсистемы и ведомства;
— разработка и обоснование предложений по финансированию работ, выполняемых в подсистеме (ведомстве);
— организация сбора, подготовки, комплектования и поставки документов на микрофильмирование, предназначенных для создания конкретного вида СФД, обеспечение качества и достоверности (подлинности) поставляемых документов. Организация проведения в этих целях нормоконтроля, а при необходимости и специальной экспертизы;
— разработка предложений и реализация принятых решений по повышению заинтересованности в работе и стимулированию поставщиков документации на микрофильмирование;
— обеспечение внесения изменений в ранее поставленную документацию для создания страхового фонда;
— участие в разработке и реализации программ по развитию и совершенствованию системы ТСФД города Москвы;
— организационно-методическое руководство и координация работы входящих в состав подсистемы (ведомства) объектов — поставщиков документации по комплектованию и поставке документации для создания СФД;
— взаимодействие со смежными системами федерального уровня по вопросам, представляющим взаимный интерес;
— формирование и ведение баз данных по конкретным видам СФД Москвы;
— контроль за текущим выполнением планов поставки документации на микрофильмирование;
— формирование запросов на изготовление и выдачу пользователям копий страховых документов из ТСФД города Москвы;
— организация проведения НИОКР по организационно-техническому и методическому обеспечению решения специализированных задач в подсистеме (в ведомстве);
— разработка проектов нормативно-методических и других документов по вопросам создания, хранения и использования СФД;
— организация специальной подготовки сотрудников объектов — поставщиков документации;
— представление отчетности о выполнении плановых заданий;
— разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы службы (группы) СФД;
— организация учета затрат на создание СФД.
2.8. Структура и состав службы (группы) СФД устанавливаются приказом руководителя подсистемы и ведомства исходя из объема и сроков выполняемых работ, количества видов СФД, создаваемых подведомственными объектами.
В составе группы СФД целесообразно создавать подгруппы по СФД-МЗ, СФД-ЧС, СФД-В, СФД-ННД, СФД-КНД, СФД-АНД.
2.9. Для руководителя и членов службы СФД и группы СФД разрабатываются их должностные инструкции, которые регламентируют обязанности, права и ответственность. Обязанности руководителя и сотрудников службы СФД и группы СФД могут распределяться следующим образом:
2.9.1. На руководителей службы (группы) СФД возлагается непосредственное руководство работой службы (группы) СФД, а также оперативное решение организационных и других задач и, в частности:
— определение обязанностей членов службы (группы), постановка конкретных задач, координация их деятельности, контроль и оказание помощи в работе;
— организация специальной подготовки членов службы (группы) к выполнению возлагаемых на них задач;
— организация проведения экспертиз документов;
— обеспечение эффективного использования денежных средств, выделяемых для работы службы (группы);
— разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы службы (группы);
— организация учета затрат на создание страхового фонда документации подсистемы и ведомства;
— обеспечение сохранения государственной и коммерческой тайны, прав собственности на документацию и содержащуюся в ней информацию в процессе работы по созданию СФД;
— разработка и представление на утверждение руководителю подсистемы и ведомства отчетных и планирующих документов.
Руководителям службы (группы) СФД могут быть предоставлены права:
— заключать от имени организации хоздоговоры с юридическими и физическими лицами на выполнение мероприятий по созданию СФД;
— проводить совещания для обсуждения конкретных вопросов создания СФД;
— привлекать специалистов предприятий и организаций по согласованию с их руководителями для временной работы в составе службы (группы);
— устанавливать регламент работы службы (группы);
— вносить предложения руководителю предприятия по изменению состава службы СФД и группы СФД;
— представлять подсистему (ведомство) в сторонних организациях и органах управления ТСФД города Москвы по вопросам создания СФД;
— подписывать документы по вопросам создания СФД, адресуемые организациям, входящим в состав ТСФД города Москвы, а также организациям, участвующим в формировании и использовании СФД;
— распоряжаться денежными средствами, предусмотренными для создания, сохранения и использования СФД.
2.9.2. На секретаря службы (группы) СФД возлагается:
— разработка проектов планов работы службы (группы);
— ведение переписки по вопросам создания СФД;
— разработка и оформление сопроводительных документов;
— отправка и прием возвращаемых из специальной лаборатории документов;
— учет выполняемых мероприятий;
— подготовка совещаний и заседаний службы (группы);
— контроль за выполнением утвержденных планов и принятых руководством подсистемы (ведомства), а также службы (группы) решений;
— выполнение указаний руководителя службы (группы);
— выполнение других задач, вытекающих из его функциональных обязанностей по занимаемой должности.
2.10. Службе (группе) СФД могут предоставляться следующие права:
— готовить проекты распорядительных документов по вопросам планирования, подготовки и поставки документов для создания страхового фонда;
— вести переписку по вопросам комплектования документации для создания страхового фонда, подготовки и отправки документов для обработки в специальную лабораторию;
— в пределах своей компетенции давать указания предприятиям и организациям по вопросам отбора документов для создания страхового фонда, экспертизы их ценности, подготовки документов к микрофильмированию;
— заслушивать на заседаниях службы (группы) руководителей предприятий и организаций о ходе подготовки и отправки документации в специальную лабораторию;
— представительствовать по поручению руководителя предприятия в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями в системе ТСФД города Москвы.
2.11. Служба (группа) СФД несет ответственность:
— за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций;
— соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;
— обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и денежных средств.
Ответственность работников службы (группы) СФД устанавливается должностными инструкциями.
2.12. Служба (группа) СФД осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами управления подсистемы (ведомства), Головной организацией подсистемы ТСФД, Головной службой ТСФД города Москвы и предприятиями и организациями, входящими в состав подсистемы (ведомства) в области создания, сохранения и использования страхового фонда документации.
3. Организация работы службы и группы страхового фонда документации
3.1. Работа службы (группы) СФД по выполнению возложенных на нее задач и функций организуется в соответствии с планом работы службы СФД и группы СФД, а также приказами руководителя подсистемы (ведомства) об организации (совершенствовании, ходе) работы по созданию СФД. Форма плана приведена в приложении 2. Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию приведены в приложении 3.
В подсистеме СФД системы ТСФД города Москвы помимо плана работы службы СФД на _______ год разрабатываются:
— план представления на микрофильмирование документации в подсистеме ______________________ (указывается вид подсистемы) на ______ год;
— план развития и функционирования подсистемы ________________ (указывается вид подсистемы) на _______ год.
В ведомстве помимо плана работы группы СФД на ________ год разрабатываются:
— план представления документации на микрофильмирование находящимися в ведении ведомства объектами на ________ год;
— план подготовки документации на микрофильмирование для создания СФД-ЧС аппарата ведомства на ____- ___ годы;
— план представления документации на микрофильмирование для создания СФД-ЧС аппарата ведомства на ____- ___ годы.
В приказе об организации работ по созданию СФД в подсистеме (ведомстве) целесообразно отразить следующие вопросы:
— основание для развертывания работ;
— решение о создании службы СФД (группы СФД), ее структура, персональный состав, основные задачи группы;
— порядок привлечения к работе сторонних юридических и физических лиц;
— порядок материально-технического обеспечения, финансирования и учета затрат на создание СФД;
— основные положения регламента работы службы СФД и группы СФД;
— меры по обеспечению сохранения государственной и коммерческой тайны.
Этим же приказом могут быть утверждены Положение о службе СФД (о группе СФД), а также планирующие документы. Вариант приказа приведен в приложении 4.
Контроль за работой службы (группы) СФД осуществляет руководитель подсистемы (ведомства).
Итоги работ по выполнению плановых заданий, результаты проверок хода работ по подготовке и представлению документации на микрофильмирование в подсистеме (ведомстве) не реже одного раза в квартал подводятся на заседании службы (группы) СФД. Материалы заседания докладываются руководителю подсистемы (ведомства). На заседания могут приглашаться руководители и специалисты предприятий и организаций, не являющиеся членами группы.
Результаты работы по созданию страхового фонда документации и меры по ее совершенствованию отражаются в приказе руководителя подсистемы (ведомства). В приказе могут быть отражены следующие вопросы:
— итоги работы по созданию СФД за определенный период, недостатки в работе и причины их появления;
— решение об изменении персонального состава службы (группы) СФД, уточнении ее задач;
— конкретные указания по устранению выявленных недостатков.
В своей деятельности служба (группа) СФД руководствуется законами Российской Федерации и города Москвы, иными нормативными актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации, перечень которых приведен в приложении 5.
3.2. На основе утвержденных планов специалистами службы СФД и группы СФД совместно с экономической службой подсистемы (ведомства) разрабатывается годовая плановая смета затрат на отбор, подготовку и поставку документации для создания страхового фонда. Утвержденная руководителем объекта смета является основным документом для обеспечения работы по созданию СФД финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.
3.3. В годовой плановой смете затрат предусматриваются денежные средства на проведение мероприятий, указанных в п. 2.7 настоящих Методических рекомендаций.
3.4. По итогам года, а также после завершения работ по отбору, подготовке и поставке документации (если эта работа продолжается более одного года) за подписью руководителя службы (группы) СФД составляется акт о завершении указанных работ и итоговый отчет о фактических расходах. Акт и отчет согласовываются с главным бухгалтером и представляются на утверждение руководителю подсистемы (ведомства).
Приложение 1 к Методическим рекомендациям
ПРИКАЗ
"___" __________ 200__ года
N ____
г. Москва
О создании службы (группы)
страхового фонда документации
Во исполнение постановления Правительства Москвы от 24 апреля 2004 года N 278-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и повышению эффективности функционирования системы территориального страхового фонда документации города Москвы" приказываю:
1. Образовать службу (группу) страхового фонда документации в составе:
руководитель службы — первый заместитель председателя Комитета А.И. Петров;
заместители руководителя службы (группы):
— по страховому фонду документации для обеспечения организации и проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций — начальник штаба ГО А.И. Свиридов;
— по страховому фонду документации для обеспечения восстановления и завершения строительства — В.Г. Семенов;
— по страховому фонду документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, — начальник отдела Ю.Д. Егоров;
— секретарь группы — главный специалист подразделения мобилизационной подготовки А.М. Воронов.
2. Руководителю группы в месячный срок определить состав группы, разработать положение о группе и должностные инструкции членов группы.
Положение о группе СФД представить мне на утверждение до ________________ 200_ г.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Председатель Комитета ______________ И.Г. СоболевНачальник юридического отдела ______________ В.А. Никонов
С приказом ознакомлены:
"___" ______________ 200__ г.
Приложение 2 к Методическим рекомендациям
УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (руководитель подсистемы (ведомства) ____________________________________ (подпись, Ф.И.О.) "___" ___________________ 200____ г.
ПЛАН РАБОТЫ СЛУЖБЫ (ГРУППЫ) СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ПОДСИСТЕМЫ __________ (ВИДЫ СФД) СИСТЕМЫ ТСФД ГОРОДА МОСКВЫ (ВЕДОМСТВА — УКАЗЫВАЕТСЯ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА МОСКВЫ)
┌───┬─────────────────────────┬────────────┬────────────────┬──────────────────┬────────────┬───────────┐│N │Наименование мероприятий │Срок │Объем и источник│Чем заканчивается │Исполнитель │Примечание ││п/п│(работ) │выполнения │финансирования │работа │ │(отметка о ││ │ │ │(тыс. руб.) │ │ │выполнении)│├───┼─────────────────────────┼────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────┼───────────┤│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │└───┴─────────────────────────┴────────────┴────────────────┴──────────────────┴────────────┴───────────┘ Руководитель службы (группы) СФД подсистемы (ведомства) ___________ __________ (подпись) (Ф.И.О.)
Приложение 3 к Методическим рекомендациям
ТИПОВЫЕ НОРМЫ ТРУДОВЫХ ЗАТРАТ НА ПОДГОТОВКУ ДОКУМЕНТАЦИИ К СТРАХОВОМУ КОПИРОВАНИЮ
1. Общие положения
Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию, выполняемые группой страхового фонда документации объекта городского хозяйства Москвы, предназначены для организации нормирования и учета труда работников. Типовые нормы могут быть использованы для технико-экономического обоснования планирования объемов работ, численности работников, привлекаемых к подготовке документации для страхового копирования, определения стоимости работ для включения их в себестоимость производимых товаров или услуг.
Типовые нормы приведены в соответствии со следующими нормативными актами:
1. Сборник типовых норм трудовых и материальных затрат на основные технологические операции создания, хранения и размножения страхового фонда документации. ФГУП "Научно-исследовательский институт репрографии". Тула. 2001.
2. Рекомендации Р 50.1.047-2003 "ЕР СФД. Порядок создания СФД на программное обеспечение для изготовления, эксплуатации и ремонта продукции".
3. Приказ Минкультуры РФ от 14 января 2003 г. N 22 "Об утверждении норм косвенных (накладных) расходов при определении платы за проведение государственной экспертизы культурных ценностей" (с изменениями от 24 сентября 2003 г.).
4. Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках (утверждены постановлением Минтруда РФ от 3 февраля 1997 г. N 6).
5. Типовые нормы выработки на основные виды работ, выполняемые лабораториями микрофильмирования и реставрации документов государственных архивов.
Типовые нормы приведены с учетом рациональной организации рабочих процессов. В них учтено время на подготовительно-заключительную работу, обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности. В нормы трудозатрат включено время, затрачиваемое работником на получение и сдачу документов, получение материалов для выполнения работ, заполнение первичной документации по учету выработки.
Типовые нормы не предусматривают работы по доработке (переоформлению) документации, реставрации особо ценных и уникальных архивных документов. Решение об объеме связанных с этим работ и их финансированию принимает руководитель объекта городского хозяйства. На эти виды работ разрабатываются местные нормы выработки или они учитываются по фактически затраченному времени.
1. Нормативы на комплекс работ по подготовке и поставке документации для создания СФД на продукцию мобилизационного назначения
1.1. Нормативы трудоемкости на разработку Перечня изделий предприятия.
┌───────────────────────────────────┬──────────┬─────────────────┐│Наименование работ │Единица │Трудоемкость на ││ │объема │единицу объема, ││ │работы │нормо-час │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│1. Анализ плана расчетного года │Одна │ 0,1 ││ │позиция │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│2. Разработка выписок из плана │Одна │ 0,097 ││расчетного года и направление в │позиция │ ││ОГК, ОГТ, ОГ сварщика и ОГМ │ │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│3. Формирование в подразделениях │Одна │Конструкторская ││разделов Перечня..., определение │позиция │ 0,2 ││объемов конструкторской и │ │ ││технологической документации, │ │Технологическая ││установление сроков страхового │ │ 0,8 ││копирования, выделение составных │ │ ││частей неоднократного применения │ │ ││и т.д. │ │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│4. Формирование перечня │Одна │ 0,15 ││нестандартного оборудования │позиция │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│5. Формирование перечня │Одна │ 0,15 ││научно-технической документации │позиция │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│6. Обобщение данных подразделений, │Одна │ 0,30 ││согласование с главными │позиция │ ││специалистами, ПЗ и отправка │ │ ││Перечня... в Головную службу │ │ │└───────────────────────────────────┴──────────┴─────────────────┘
1.2. Нормативы трудоемкости на разработку проекта Плана представления документации на микрофильмирование "Плана микрофильмирования".
┌───────────────────────────────────┬──────────┬─────────────────┐│Наименование работ │Единица │Трудоемкость на ││ │объема │единицу объема, ││ │работы │нормо-час │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│1. Разработка подразделениями │Одна │ 0,25 ││предприятия проекта Плана │позиция │ ││представления документации │ │ ││на микрофильмирование │ │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│2. Составление заявок на поставку │Одна │ 0,097 ││документов, примененных │позиция │ ││предприятием, и отправка их в │ │ ││Головную службу │ │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│3. Обобщение данных подразделений, │Одна │ 0,13 ││оформление проекта Плана │позиция │ ││представления документации │ │ ││на микрофильмирование и отправка │ │ ││в Головную службу │ │ │└───────────────────────────────────┴──────────┴─────────────────┘
1.3. Нормативы трудоемкости на разработку ведомости комплекта конструкторской (технологической) документации (ВККД, ВКТД).
┌───────────────────────────────────┬──────────┬─────────────────┐│Наименование работ │Единица │Трудоемкость на ││ │объема │единицу объема, ││ │работы │нормо-час │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│1. Анализ технической документации,│Одна │ 0,13 ││определение структуры изделий, │позиция │ ││выделение составных частей │ │ ││неоднократного применения, │ │ ││технологических документов │ │ ││неоднократного применения, │ │ ││примененных документов │ │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│2. Разработка проекта ВККД (ВКТД) │Одна │ 0,11 ││подразделениями предприятия │позиция │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│3. Обобщение данных подразделений, │Одна │ 0,13 ││оформление ВККД (ВКТД) на изделия, │позиция │ ││составные части или нестандартное │ │ ││оборудование, согласование и │ │ ││утверждение │ │ │└───────────────────────────────────┴──────────┴─────────────────┘
1.4. Нормативы трудоемкости по подготовке и отправке документации на страховое копирование.
┌───────────────────────────────────┬──────────┬─────────────────┐│Наименование работ │Единица │Трудоемкость на ││ │объема │единицу объема, ││ │работы │нормо-час │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│1. Подбор технической документации │Один │ 0,1 ││в соответствии с ВККД (ВКТД) │лист │ │├───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────────┤│2. Определение пригодности │Один │ 0,03 ││документации к страховому │лист ф. А4│ ││копированию │ │ │
Страницы документа: