О Порядке подготовки, регистрации и хранения договоров, контрактов и соглашений, подписываемых главой города Подольска и руководителями органов администрации города Подольска, обладающих правом заключения договоров, контрактов и соглашений

В целях упорядочения согласования и хранения договоров, контрактов и соглашений, подписываемых главой города Подольска и руководителями органов администрации города Подольска, обладающих правом заключения договоров, контрактов и соглашений, за исключением Комитета имущественных и земельных отношений, постановляю:

1. Утвердить Порядок подготовки, регистрации и хранения контрактов, договоров и соглашений, подписываемых главой города Подольска и руководителями органов администрации города, обладающих правом заключения договоров, контрактов и соглашений (приложение N 1).

2. Утвердить Порядок ведения Реестра контрактов, договоров и соглашений, подписываемых главой города Подольска и руководителями органов администрации города, обладающих правом заключения договоров, контрактов и соглашений (приложение N 2).

3. Руководителям органов администрации города, обладающих правом заключения договоров:

3.1. Назначить ответственных лиц за хранение договоров, контрактов и соглашений (в виде копий), исполнение и своевременную сдачу оправдательных документов о надлежащем исполнении договоров в сектор по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города.

3.2. Внести соответствующие изменения в Положения о комитетах и управлениях, ведущих работу с договорами, контрактами и соглашениями.

4. Руководителям органов и структурных подразделений администрации города, за исключением Комитета имущественных и земельных отношений, в течение 10 дней с момента издания настоящего постановления представить в сектор по экспертизе договоров Юридического комитета договоры, контракты и соглашения, заключенные в 2006 году и ранее, срок действия которых еще не истек.

5. Постановление главы города Подольска от 14.04.2006 N 583-П "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой города Подольска и руководителями органов администрации, обладающих правом заключения договоров" признать утратившим силу.

6. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

1. Настоящий Порядок устанавливает порядок подготовки проектов контрактов, договоров и соглашений (далее по тексту — договоры), подписываемых главой города Подольска или руководителями органов администрации города, обладающих правом заключения договоров, ведения реестра договоров, порядок регистрации изменений и дополнений к ним, определяет порядок хранения договоров.

Настоящий Порядок распространяется на все органы администрации города, кроме Комитета имущественных и земельных отношений администрации города Подольска, который самостоятельно ведет договорную работу в пределах своей компетенции.

Договоры, вытекающие из трудовых отношений, подлежат регистрации и хранению в общем отделе Управления по обеспечению деятельности администрации.

2. Подготовка проектов договоров, их регистрация, внесение изменений и дополнений в них производится в следующем порядке:

— подготовка договорной документации (проекта договора и поименных в нем приложений);

— согласование проекта договора с заинтересованными органами и структурными подразделениями администрации города;

— согласование проекта договора с председателем Юридического комитета администрации города;

— направление проекта договора на подписание главе города Подольска или руководителю органа администрации города, обладающему правом заключения договора;

— регистрация договора.

3. Подготовка проекта договора и документации к нему возлагается на исполнителя.

4. Проект договора должен быть согласован с органами и структурными подразделениями администрации города, в компетенцию которых входят вопросы, указанные в договоре. При этом к договору прикладывается лист согласования, на котором руководители указанных органов и структурных подразделений визируют заключаемый договор.

5. Перечень органов, структурных подразделений и должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект договора, определяет председатель Юридического комитета администрации города.

6. Для согласования проекта договора представляются следующие документы:

— подлинные экземпляры проекта договора с поименными в нем приложениями, являющимися его неотъемлемой частью. Перечень и содержание приложений к договору определяются при подготовке договора;

— копии устава и иных учредительных документов другой стороны, включая свидетельство о государственной регистрации, а также при необходимости лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

— обоснование необходимости заключения договора, согласованное и завизированное главой города.

Документы представляются на русском языке, в случае представления документов, составленных на иностранном языке, должен быть представлен также и их перевод на русском языке.

В зависимости от сделки могут быть затребованы и иные документы.

7. Непосредственно до направления проекта согласованного договора на подписание главе города Подольска или руководителю органа администрации города, обладающим правом заключения договора, данный проект договора представляется в сектор по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города для проведения правовой экспертизы проекта договора на соответствие его федеральному законодательству и законодательству Московской области.

По итогам проведения правовой экспертизы председатель Юридического комитета администрации города согласовывает проект договора путем визирования одного экземпляра договора (каждого его листа), на первом листе договора ставится штамп Юридического комитета администрации города Подольска.

8. Окончательный вариант договора, завизированный и согласованный, подписывается главой города или руководителем органа администрации города, обладающим правом заключения договора.

9. Договор, подписанный главой города или руководителем органа администрации города, обладающим правом заключения договора, передается на регистрацию и хранение в сектор по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города.

10. Сектор по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города осуществляет регистрацию заключенных договоров путем занесения их в Реестр договоров или в Реестр инвестиционных контрактов в зависимости от вида поступившего договора.

11. Подлинный экземпляр договора хранится в секторе по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города и является контрольным экземпляром. Копия договора с отметкой о регистрации выдается исполнителям для исполнения под роспись с указанием даты выдачи, фамилии, имени, отчества и должности исполнителя.

12. Подлинник договора может выдаваться на руки с письменного разрешения главы города.

Подлинник договора представляется по запросам суда, органов прокуратуры и иных государственных органов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Информация о досрочном исполнении договора, продлении его действия либо о нарушении условий договора другой стороной, а также сведения об исполнении договора представляются в сектор по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города. Ответственность за своевременное представление и достоверность информации несет исполнитель. Сведения об исполнении договора представляются в письменном виде с приложением актов выполненных работ и иных документов, подтверждающих полное исполнение обязательств по договору обеими сторонами.

14. Все документы, свидетельствующие о полном исполнении обязательств по договору обеими сторонами, хранятся в секторе по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города Подольска в течение трех лет, после чего сдаются в архив вместе с договором.

15. После исполнения договора или окончания срока его действия договор хранится в секторе по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города Подольска в течение трех лет. После истечения трех лет с момента исполнения договора или окончания срока его действия договор направляется на хранение в архив.

16. Любые изменения и дополнения к договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для договоров.

1. Ведение Реестра договоров, подписываемых главой города Подольска и руководителями органов администрации города, обладающих правом заключения договоров, осуществляет сектор по экспертизе договоров Юридического комитета администрации города Подольска.

2. Регистрация договоров производится путем внесения соответствующих записей в реестровую книгу с присвоением реестрового номера. Сведения, вносимые в Реестр, также фиксируются в электронном виде.

3. При внесении договора в Реестр указываются следующие данные:

— номер по порядку;

— реестровый номер договора (реестровый номер состоит из входящего номера договора и номера, присваиваемого ему при поступлении);

— реквизиты договора (стороны, содержание, дата заключения и номер договора);

— изменения и дополнения, вносимые в договоры;

— фамилия, имя, отчество и должность исполнителя, получившего на руки копию договора для исполнения;

— отметки об исполнении или окончании срока действия договоров и сдачи их в архив;

— фамилия, имя, отчество и должность лица, получившего на руки подлинник договора.