Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области"

В соответствии со статьей 32 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Московской области от 02.11.1999 N 76/99-ОЗ "Об обращениях граждан" Совет депутатов муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области" решил:

1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области", муниципальных предприятиях и муниципальных учреждениях муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области".

2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на председателя Совета депутатов муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области" Поликарпова В.А.

1.1. Настоящий Порядок в соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в органах местного самоуправления муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области" (далее — органы местного самоуправления).

1.2. Органы местного самоуправления рассматривают обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении городского поселения Ногинск, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Московской области и Уставом муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области".

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится руководителем органа местного самоуправления.

1.4. Делопроизводство по обращениям граждан в органах местного самоуправления осуществляет отдел, на который руководителем органа местного самоуправления возложено данное направление деятельности.

1.5. Все сотрудники органа местного самоуправления, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель органа местного самоуправления.

1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан руководителю органа местного самоуправления.

2.1. Все письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, адресованные органу местного самоуправления, поступают в отдел, на который руководителем местного самоуправления возложено данное направление деятельности.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, наличия указанных приложений, к письму подкладывается конверт. В случае отсутствия указанных приложений сотрудником отдела, на который руководителем органа местного самоуправления возложено данное направление деятельности, составляется акт об отсутствии какого-либо документа с датой и личной подписью, который приобщается к поступившему обращению.

2.3. При получении обращения, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах, цвет, в котором прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок, провода и т.п.), сотрудник органа местного самоуправления обязан, не вскрывая обращение, сообщить об этом руководителю отдела.

2.4. Ошибочно (не по адресу) поступившие письма возвращаются на почту невскрытыми.

2.5. Обращение с пометкой "лично", поступившее на имя руководителя органа местного самоуправления и не являющееся письмом личного характера, регистрируется в отделе, на который руководителем органа местного самоуправления возложено делопроизводство по обращениям граждан.

2.6. Обращения граждан, поступившие по факсу, электронной почте, по информационной сети Интернет, передаются на регистрацию в отдел, на который руководителем органа местного самоуправления возложено делопроизводство по обращениям граждан.

3.1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в органы местного самоуправления. При регистрации поступивших обращений в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Регистрация обращений производится с использованием системы автоматизированного документооборота или в учетно-регистрационной карточке.

3.3. При регистрации:

— письму присваивается регистрационный номер, который состоит из порядкового номера документа и начальной буквы фамилии автора;

— указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый или автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Коллективные письма обозначаются буквами "КОЛ";

— если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы, Правительства Московской области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма;

— обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

— составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

— отмечаются социальное положение и льготная категория авторов обращений;

— делаются специальные отметки, свидетельствующие о направлении письма на рассмотрение с контролем или без него.

4.1. После регистрации сотрудник отдела, на который руководителем органа местного самоуправления возложено данное направление деятельности, передает обращение на рассмотрение. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

4.2. Обращения, по которым имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, Председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, Председателя Московской областной Думы, Губернатора Московской области, направляются руководителю органа местного самоуправления. Депутатские запросы, адресованные заместителям руководителя органа местного самоуправления, направляются соответствующим заместителям.

4.3. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не относится к вопросам местного значения, находящимся в компетенции муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области", то обращение списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по принадлежности из других государственных органов, возвращаются в направившую организацию.

5.1. Депутаты Совета депутатов муниципального образования "Городское поселение Ногинск Московской области" рассматривают обращения граждан в соответствии с Законом Московской области от 02.11.1999 N 76/99-ОЗ "Об обращениях граждан" и настоящим Порядком.

Обращения граждан, являющихся избирателями, адресованные депутату избирательного округа, на территории которого они проживают, рассматриваются депутатом в первоочередном порядке.

Обращения граждан к депутату другого избирательного округа рассматриваются в пределах его депутатской деятельности. Не относящиеся к ним обращения могут быть переданы по согласованию депутату соответствующего избирательного округа или возвращены без рассмотрения с извещением об органе местного самоуправления или должностном лице, к компетенции которого относится рассмотрение данного вопроса.

6.1. Поступившие в структурные подразделения органов местного самоуправления письменные обращения граждан рассматриваются в срок до тридцати дней со дня их регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, — в срок до пятнадцати дней.

6.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место), или их рассмотрение может быть поручено иному органу или должностному лицу. Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.

6.3. Поручение к поступившему обращению должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

6.4. В случае если поручение о рассмотрении обращения дается организациям и их должностным лицам или подлежит рассмотрению на комиссии, то соответствующее подразделение уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, автор обращения извещается по телефону или при личной беседе.

6.5. Не уведомляются, как правило, авторы писем, если:

— по содержанию письмо является некорректным или бессмысленным;

— отсутствует полный адрес заявителя;

— письмо анонимное.

6.6. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

6.7. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

6.8. На письма, не являющиеся заявлениями, предложениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.

6.9. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

6.10. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям, что и в обращении, находится в производстве суда или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

6.11. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

7.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на тридцать дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину.

8.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции.

8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

8.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

8.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт. В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

8.5. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы.

8.6. На лицевой или оборотной стороне последнего листа ответа в левом нижнем углу обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

8.7. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

8.8. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

8.9. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел, на который руководителем органа местного самоуправления возложено данное направление деятельности, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в учетной карточке системы автоматизированного документооборота или в учетно-регистрационной карточке установленного образца.

8.10. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела, и т.д.).

8.11. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления.

9.1. При решении вопроса о постановке обращения на контроль необходимо иметь в виду, что контроль за рассмотрением писем должен преследовать такие цели, как устранение недостатков в работе органов местного самоуправления; получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации; выявление принимавшихся ранее мер либо получение справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно. В каждом конкретном случае должностное лицо или сотрудник отдела, на который руководителем органа местного самоуправления возложено данное направление деятельности, вправе принимать решение самостоятельно исходя из содержания обращения.

9.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Московской областной Думы, Губернатора Московской области, Правительства Московской области о рассмотрении обращений граждан, а также за обращениями инвалидов и участников ВОВ.

9.3. Срок рассмотрения поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан — до 15 дней с выездом на место; обращения депутатов — до 20 дней; депутатского запроса — до 15 дней; телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, в остальных случаях — в течение 10 дней.

9.4. На обращениях, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль".

9.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет руководитель отдела, на который руководителем органа местного самоуправления возложено данное направление деятельности.

10.1. Личный прием граждан в органах местного самоуправления ведется в соответствии с утвержденным графиком. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

10.2. Руководитель, ведущий прием, или его помощник ведет журнал учета посетителей, куда заносятся данные о посетителе, краткое содержание обращения, сведения об исполнении.

10.3. Во время личного приема руководителями каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, которое регистрируется руководителем или его помощником в журнале учета заявлений с личного приема.

10.4. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему управлений и отделов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан.

10.5. В случае если руководитель в ходе беседы дал ответ на все поставленные вопросы заявителю, в журнале учета ставится отметка "Дано разъяснение" и обращение считается завершенным.

10.6. Если требуется дополнительное рассмотрение, в ходе приема руководитель уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

10.7. Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема руководителей осуществляет помощник руководителя или сотрудник отдела, на который руководителем органа местного самоуправления возложено данное направление деятельности.

11.1. Обращения граждан и документы к ним в соответствии с утвержденной номенклатурой дел формируются в дела по порядку номеров (по 50 в каждом деле).

11.2. Срок хранения дел по обращениям граждан — 5 лет. По истечении установленного срока хранения обращения граждан и связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном порядке.