Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа Рошаля

В целях упорядочения системы документационного обеспечения деятельности администрации городского округа Рошаля, совершенствования ведения делопроизводства в администрации городского округа Рошаля постановляю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в администрации городского округа Рошаля (далее — Инструкция) с 01.01.2006 (прилагается).

2. Общему отделу администрации города Рошаля (Лашнева Т.Г.) обеспечить ознакомление работников администрации города Рошаля с Инструкцией до 01.01.2006.

3. Работникам администрации города Рошаля в работе с документами соблюдать требования Инструкции.

4. Признать утратившим силу постановление главы города Рошаля от 09.08.2005 N 205 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рошаля".

5. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа Рошаля (далее — Инструкция) разработана в соответствии с законами Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, Уставом городского округа Рошаля, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 511141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в администрации городского округа Рошаля (далее — Администрация).

1.2. Администрация организует и ведет делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, законодательству Московской области и настоящей Инструкции.

1.3. Организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности Администрации осуществляет общий отдел Администрации городского округа Рошаля (далее — общий отдел).

1.4. Делопроизводство в Администрации ведется с использованием средств организационной и вычислительной техники.

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации (далее — подразделения Администрации) возлагается на их руководителей.

1.7. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в Администрации в соответствии с требованиями настоящей Инструкции осуществляет общий отдел.

1.8. Методическое руководство работниками, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства в подразделениях Администрации, осуществляет общий отдел.

Функции управления в Администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемые акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление — нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Постановления главы городского округа Рошаля принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Московской области, решений Совета депутатов городского округа Рошаля, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением им своих полномочий.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа.

Констатирующая часть в проектах постановлений завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ".

В постановляющей части в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

Распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации, подразделений Администрации, отдельных должностных лиц, работников Администрации. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.

Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

Распоряжения, издаваемые главой городского округа Рошаля, имеют обязательную силу для должностных лиц и организаций, работников Администрации, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения готовят и вносят заместители главы Администрации городского округа Рошаля, подразделения Администрации на основании поручений соответствующих руководителей либо в инициативном порядке.

Приказы, подготавливаемые и издаваемые руководителями подразделений Администрации в соответствии с Положениями о подразделениях Администрации, имеют обязательную силу для лиц и организаций, которым эти приказы адресованы.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения…". Лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Указание — распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.

Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции Администрации, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений Администрации, порядок действия работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения о подразделениях Администрации, правила, инструкции, штатное расписание, должностные инструкции работников.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются главой городского округа Рошаля или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Положение о подразделении Администрации является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию его работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрашивается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты, подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав Администрации с указанием должностных окладов (тарифных ставок) работников.

В штатном расписании указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.

Штатное расписание утверждается главой городского округа Рошаля.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

Информационно-справочные документы — документы, контролирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и т.д.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во второй части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали — список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем — приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.

Повестка дня.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

Служебные письма в Администрации готовятся:

как ответы о выполнении поручений главы городского округа Рошаля;

как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов главы городского округа Рошаля;

как ответы на запросы юридических и физических лиц;

как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица: "прошу", "направляю".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению главой городского округа Рошаля.

Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.

В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

План — это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами плана являются:

— наименование (содержание) работы или мероприятия;

— исполнитель;

— срок исполнения;

— отметка об исполнении.

План работ или мероприятий должен подписываться лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания.

Планы, как правило, подлежат утверждению.

Отчет — это документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

3.1.1. Доставка корреспонденции в адрес Администрации осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.

3.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции производится в централизованном порядке общим отделом. В нерабочее время корреспонденция, поступающая в адрес Администрации, принимается дежурным Администрации с последующей передачей ее в общий отдел.

3.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.

Общий отдел принимает документы, поступающие в Администрацию, по адресу: город Рошаль, ул. Косякова, дом 9.

3.1.4. Все поступающие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждения документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" не регистрируются, а передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.1.5. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в журнал. Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется штамп с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный номер и через дробь — количество повторных поступлений. Например: 15 — номер первого документа (по определенному вопросу), второй — по этому же вопросу будет зарегистрирован за N 15/1, третий — за N 15/2 и т.д.

Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу, но через тире. Например: основной N 15, первый ответ на него будет за N 15-1; второй — за N 15-2 и т.д.

3.1.6. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются работниками общего отдела, а затем направляются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

— требующие обязательного рассмотрения главой городского округа Рошаля и заместителями главы администрации городского округа Рошаля;

— направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

3.1.7. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.

После рассмотрения документы возвращаются в общий отдел для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.

3.1.8. Документы, направляемые общим отделом на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

3.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.

3.1.10. На документах с отметкой "Контроль" и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату".

В Администрации ответы на поручения руководства направляются в общий отдел вместе с документом, по которому дано поручение исполнителю (исполнителям).

3.1.11. Поступившие в Администрацию документы после первичной обработки и регистрации в общем отделе передаются в день их поступления главе городского округа Рошаля. Документы с резолюцией направляются в общий отдел для учета прохождения документа.

3.1.12. Доставка корреспонденции осуществляется работниками общего отдела в установленном порядке.

Документы, отправляемые подразделениями Администрации, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, фамилию исполнителя и телефон, отметку о наличии приложения, заголовок к тексту (если документ имеет более 1 страницы печатного текста). Обращать особое внимание на срочные документы.

3.1.13. Подпись должностного лица, списывающего документ в дело, должна быть расшифрована.

Списанная в дело служебная корреспонденция формируется в дела текущего архива и хранится 2 года (текущий и предыдущий ему).

При необходимости дела выдаются из текущего архива работнику под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.

3.1.14. Поступившие телеграммы принимаются в общий отдел под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение.

3.2.1. Документы, отправляемые Администрацией, передаются почтовой и электронной связью, нарочными.

3.2.2. Обработка документов для отправки осуществляется общим отделом.

3.2.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.2.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются главой городского округа Рошаля.

В Администрации исходящие документы оформляются на бланках и подписываются соответствующим должностным лицом.

3.2.5. Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

3.2.6. Телеграммы на отправку принимаются работниками общего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложение N 2).

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

3.2.7. Телеграмма печатается в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах) с указанием почтовых и телеграфных адресов.

3.3.1. Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом по Администрации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в подразделениях Администрации (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

4.1. Организацию и ведение делопроизводства в подразделениях Администрации, прием и учет поступивших документов осуществляет работник подразделения Администрации, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Учет поступления, прохождения и использования документов в подразделениях Администрации ведется посредством записей в журнале установленной формы (приложения N 3, 4).

4.2. Поступившие документы передаются руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) — на исполнение под расписку в используемой учетной форме. При ознакомлении с документом работники проставляют свою подпись на документе либо на специальном листе ознакомления.

Руководители подразделений Администрации организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или отдельном листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ, исх. N 4 и дата", "Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.

На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа руководителем подразделения Администрации проставляется отметка "В дело".

Специалисты общего отдела периодически, не реже одного раза в месяц, сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе исполнения документов.

4.3. Подготовленный ответ на исполненный документ передается на подпись руководителю подразделения Администрации. Подписанный руководителем подразделения Администрации ответ передается вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа — ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.

4.4. Формирование и ведение дел в подразделениях Администрации осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в главе 12 настоящей Инструкции.

4.5. При работе с документами в подразделениях Администрации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

работники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя подразделения Администрации, где работает сотрудник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с объяснительным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение N 5);

при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в общий отдел.

5.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений главы городского округа Рошаля необходимо руководствоваться порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с Регламентом Администрации города Рошаля и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Проекты нормативных правовых и распорядительных актов главы городского округа Рошаля, распорядительных актов (распоряжения, приказы) руководителей структурных подразделений Администрации оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых главой городского округа Рошаля и изготовляемых с помощью средств оперативной полиграфии, протоколы заседаний Администрации оформляются на бланках.

Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.

Использование ксерокопий бланков запрещено.

5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу органов или организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

5.1.4. Обязательными реквизитами нормативных правовых и распорядительных актов являются:

Герб городского округа Рошаля (на бланке — герб городского округа Рошаля в черно-белом изображении на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа (должностного лица)".

Наименование органа (должностного лица) — автора документа.

Название вида документа (постановление, распоряжение, приказ).

Дата, регистрационный номер, место принятия документа.

Заголовок.

Текст документа.

Подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ).

Печать.

Лист согласования.

5.1.5. Датой принятия нормативного правового и распорядительного акта является дата его подписания.

Датой совместного нормативного правового и распорядительного акта является последняя дата его подписания.

5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов необходимо соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "О чем (о ком)?" и располагается в центральной части листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных актов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области, городского округа Рошаля и другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) — автора документа, дата, регистрационный номер (например: "в соответствии с постановлением главы городского округа Рошаля от 08.09.2005 N 230 "Об утверждении Порядка подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой города Рошаля, руководителями структурных подразделений Администрации города Рошаля").

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно — Российская Федерация), МО (правильно — Московская область) и т.д.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановления главы городского округа Рошаля завершается словом "постановляю", после которого ставится двоеточие.

Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

В постановляющей (распорядительной) части акта в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается подразделение Администрации, после названия в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя в именительном падеже, например "Начальнику управления экономики Иванову А.И." или "Управлению экономики (Иванов А.И.)".

5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

поручения по осуществлению контроля за исполнением акта;

сроки исполнения поручений;

указания по опубликованию в официальных изданиях (в обязательном порядке для актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина);

указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой или распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;

указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.

5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения, в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера по форме:

 Приложение к постановлению (или к распоряжению) Главы городского округа Рошаля от _____________ N _________

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Если в тексте акта записано: "утвердить Положение (или иной документ)", перед заголовком, в правом верхнем углу помещается гриф:

 УТВЕРЖДЕН (в роде, соответствующем виду документа) постановлением Главы городского округа Рошаля от ______________ N ______________

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в тексте неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках — сокращенное наименование (по форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например, "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации городского округа Рошаля (далее — Инструкция)".

5.2.6. Наименования упоминаемых в акте государственных органов, органов местного самоуправления, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).

5.2.7. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых и распорядительных актов устанавливаются Регламентом Администрации города Рошаля. Согласование проекта постановления (распоряжения) осуществляется путем визирования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемому образцу (приложение N 7).

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих органов, организаций и лиц и печатается на отдельном листе с грифом "Продолжение листа согласования".

Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его у лица, представившего проект, а также в правовом отделе Администрации (далее — правовой отдел). Прежний вариант проекта с визами прилагается.

При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).

5.2.8. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам, организациям и лицам.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается его регистрация в согласующем органе (организации).

На основании полученных письменных ответов от согласующих лиц, органов (организаций) исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых указываются:

наименование согласующего органа;

должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты (приложение N 8).

5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и в электронном виде (дискете), с пояснительной запиской (к проекту постановления главы городского округа Рошаля или при наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе и дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем в общий отдел.

Общий отдел передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений главе городского округа Рошаля на подпись.

5.3.2. Подписанные главой городского округа Рошаля постановления (распоряжения) регистрируются в специальных журналах установленной формы в течение календарного года.

5.3.3. Подписанные документы тиражируются с указанием и согласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение 3 дней.

Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляются по согласованию с исполнителем.

Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и распорядительных актов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения руководителя подразделения Администрации.

5.3.4. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актов после их тиражирования и рассылки хранятся в течение пяти лет в общем отделе, а затем передаются в архив.

5.3.5. Оформление и заверение соответствия копии постановления (распоряжения) подлиннику акта осуществляется заведующим общим отделом, а в его отсутствие — ведущим специалистом общего отдела.

5.3.7. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания главе городского округа Рошаля, их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, Регламентом Администрации города Рошаля и Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой города Рошаля, руководителями структурных подразделений Администрации города Рошаля.

5.3.8. Договор (соглашение) регистрируется общим отделом в соответствии с номенклатурой дел.

6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя в целях своевременного и качественного исполнения поручений.

6.2. Контролю исполнения подлежат принятые нормативные правовые и распорядительные акты, зарегистрированные в общем отделе, служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, а также порученные для контроля мероприятия.

6.3. Организация контроля включает:

— распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

— определение порядка, форм и методов обмена информацией между контрольными инстанциями и исполнителями документов;

— осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;

— обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

— обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

— проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;

— обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажном или электронном носителях) по состоянию исполнения мероприятий.

6.4. Руководитель, на которого возложен контроль, при постановке задачи работнику, осуществляющему непосредственно контрольные функции, определяет, какой результат (документ) и в какие конечные сроки должен быть получен.

6.5. В поручениях, как правило, устанавливается контрольный срок (календарная дата) их исполнения.

Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.

В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

6.6. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:

для доработки рассмотренного проекта документа — до 5 рабочих дней;

исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса, — до 1 месяца.

6.7. По истечении срока и проведении всех мероприятий общий отдел докладывает о результатах по контрольному вопросу главе городского округа Рошаля для получения резолюции "Выполнено, с контроля снять" или "Продолжить контроль до устранения недостатков".

6.8. Снятие с контроля нормативных правовых и распорядительных актов и поручений производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.

6.9. Доклад о состоянии исполнения документов главе городского округа Рошаля осуществляется ежемесячно.

При этом по указанию главы городского округа Рошаля доклад может быть полным или сокращенным (только мероприятия с нарушенными сроками исполнения).

Доклад, как правило, включает:

служебную записку со сводным анализом состояния исполнения документов;

систематический анализ состояния исполнения документов по подразделениям Администрации за отчетный период или нарастающим итогом, обычно с начала года;

таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками исполнения.

6.10. Контроль за выполнением правовых актов Российской Федерации, поручений руководителей федеральных исполнительных органов государственной власти организуется аналогичным образом.

7.1.1. В соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" в настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан.

7.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан в Администрации ведется отдельно от других видов документов общим отделом.

7.1.3. Поступившие обращения подлежат регистрации в информационной системе в течение суток со дня их получения. Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, анонимные телеграммы и письма, газетные вырезки, копии писем, переданные по факсу.

7.1.4. В соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" работа с обращениями граждан производится в соответствии с утвержденным главой города Рошаля Порядком рассмотрения обращений граждан в Администрации города Рошаля. Общий отдел в пределах своей компетенции оказывает необходимую методическую помощь, а также ведет информационно-справочную и аналитическую работу по обращениям граждан, поступившим в Администрацию.

7.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции понимаются письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов Совета депутатов городского округа Рошаля, адресованные главе городского округа Рошаля или руководителям подразделений Администрации, оформленные на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.

7.2.2. Поступившие в Администрацию обращения депутатов регистрируются в общем отделе и в тот же день направляются на рассмотрение.

7.3.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое на заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное постановлением в соответствии с регламентом соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

7.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной форме (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

8.1.1. Оформленные документы Администрации должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мм) и (210 x 210 мм).

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

8.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.

Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

8.1.3. Установлены следующие виды бланков документов:

общие бланки;

бланки письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

8.2.1. Бланки документов с воспроизведением герба городского округа Рошаля (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

8.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

8.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

При поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления, номер сопроводительного документа;

наименование организации — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров, серия и номер гербовых бланков.

При выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

номера гербовых бланков;

наименование подразделения Администрации — получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

8.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Администрации, выдача их подразделениям Администрации возлагаются на общий отдел.

8.2.5. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовых бланков Администрации обеспечивает общий отдел.

8.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие обязательные реквизиты: герб городского округа Рошаля, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

8.3.2. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:

8.3.3. Наименование организации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

8.3.4. При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.

8.3.5. Наименование вида документа.

Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.

8.3.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.

Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок их вступления в силу.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2002 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например, 12.03.2003) (при ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "письмо… от 12.03.2003 N…").

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними ставится ноль, например: 08.02.2003.

При обозначении в документах временного периода (план 2001-2005 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова включительно) или слов "по состоянию на", например: "с 2001 по 2003 гг.", "за период с 15.12.2001 по 31.12.2002", "по состоянию на 15.12.2001". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается ("в марте 2003 года", а не "в марте месяце 2003 года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой ("в I квартале 2003 года"). Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2002 года".