О Порядке рассмотрения обращений граждан в администрации Рузского муниципального района

В соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 N 131-ФЗ, Законом Московской области "Об обращениях граждан" от 02.11.2003 N 76/99-ОЗ, на основании Устава Рузского муниципального района Совет депутатов Рузского района решил:

1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Рузского муниципального района (прилагается)

2. Направить настоящий Порядок главе района для подписания и обнародования.

3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на комиссию по регламенту и процедурам (Ю.В. Занегин).

Настоящее решение вступает в силу с момента опубликования.

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Рузского муниципального района (далее — Порядок) разработан в соответствии с законодательством Московской области и муниципальными нормативными актами. Порядок устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Рузского муниципального района (далее — администрация).

1.2. В администрации рассматриваются обращения граждан (далее — обращения) по вопросам, находящимся в ведении Рузского муниципального района Московской области в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Московской области и Уставом Рузского района.

1.3. Рассмотрение обращений производится главой администрации Рузского муниципального района, заместителями главы администрации, руководителями и работниками структурных подразделений администрации (далее — подразделения).

1.4. Справочную и аналитическую работу по обращениям ведет сектор по работе с обращениями граждан организационного отдела администрации (далее — сектор).

Сектор готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях и представляет их главе Рузского района.

1.5. Сотрудники администрации, работающие с обращениями граждан (далее — исполнители), несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в целях объективного рассмотрения обращения и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

При утрате исполнителем письменных обращений должно быть назначено служебное расследование, о результатах которого информируется глава района.

При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в подразделении исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в данном подразделении.

1.6. Администрация района периодически организует повышение квалификации работников, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2.1. Присланные по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и материалы, связанные с их рассмотрением, поступают в сектор.

2.2. При приеме и первичной обработке поступивших обращений:

— проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

— проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

— вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подклеивают конверт;

— поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются впереди текста письма;

— ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.

2.3. На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется соответствующий акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в секторе, второй приобщается к поступившему обращению.

2.4. При приеме письменных обращений непосредственно от граждан не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина, а также адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.5. Обращения с пометкой "Лично" передаются адресатам невскрытыми. В случае если обращение, поступившее с пометкой "Лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в сектор.

2.6. Обращение, нестандартное по весу, размеру или форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет или конверт, в котором прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не распечатывается. Исполнитель должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом управляющему делами администрации.

2.7. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, факсу, Интернету, телефонным "прямым" и "горячим" линиям, учитываются сотрудниками сектора в журнале регистрации.

3.1. На поступившем в сектор письменном обращении в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп администрации Рузского района. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Письма на иностранных языках или написанные точечно-рельефным шрифтом слепых до регистрации направляются для перевода в соответствующие организации. Их регистрация производится после поступления перевода.

3.3. При регистрации:

— письму присваивается регистрационный номер;

— указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя или более авторами, то регистрируются первые две или три фамилии, в том числе фамилия автора, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма;

— отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Губернатора или Правительства Московской области, Московской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль". На поручениях Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей — штамп "Особый контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль. Срок_____ ";

— обращение проверяется на повторность, для чего при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

— проставляется шифр темы обращения согласно действующему классификатору тем обращений. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

— составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

— от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4.1. После регистрации обращения в секторе оно передается главе Рузского муниципального района или заместителям главы администрации Рузского муниципального района на рассмотрение и определение исполнителя.

4.2. Главой Рузского муниципального района или заместителями главы администрации района на обращение накладывается резолюция, в которой указываются фамилия и инициалы лиц, на исполнение которым передается обращение, и лаконично формулируется текст, предписывающий определенные действия исполнителя.

При необходимости скорейшего исполнения указывается срок, в течение которого поручение должно быть исполнено: указывается дата направления обращения исполнителю и подпись должностного лица, наложившего резолюцию.

4.3. Зарегистрированные обращения передаются исполнителю под личную расписку. Доставку документов исполнителям осуществляют работники сектора.

5.1. Поступившие в администрацию обращения рассматриваются в срок до 30 дней со дня их регистрации в секторе, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, — в срок до пятнадцати дней.

5.2. Обращения в подразделениях рассматриваются (в том числе с выездом на место) непосредственно исполнителями, указанными в резолюции. Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений осуществляется в пятнадцатидневный срок с выездом на место.

5.3. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

5.5. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в сектор, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.6. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях сектор направляет такие письма в правоохранительные органы.

5.7. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело сотрудниками соответствующих подразделений. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело сотрудниками сектора. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.

5.8. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

5.9. В случае если обращение одного и того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было рассмотрено ранее и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении решения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, руководителем сектора может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

5.10. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

5.11. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

5.12. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается. Возражение должно быть представлено в письменной форме.

6.1. В случаях если для разрешения вопросов, поставленных в обращении, требуется проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, принятие других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя главой Рузского муниципального района. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральными либо областными органами, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ними продление срока рассмотрения обращения.

7.1. Ответы на обращения подписывают руководители и должностные лица администрации в пределах своей компетенции. В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации, ответ подписывается этим должностным лицом.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко и давать исчерпывающий ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в федеральные и областные органы должно быть указано, когда и в какой форме заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи и др.). В случае если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовка специального ответа не требуется.

7.5. Ответы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

7.6. Подлинники обращений в федеральные и областные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.7 Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.8. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в сектор, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка о выполнении с указанием краткого содержания ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим порядком, возвращаются исполнителю для доработки.

7.9. После регистрации в секторе ответ направляется заявителю. Отправление ответа без регистрации не допускается.

7.10. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, а также если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.11. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

8.1. Организацию личного приема граждан в приемной администрации (далее — приемная) осуществляет сектор, а также предварительную запись на личный прием к главе Рузского муниципального района и проработку вопросов к личному приему осуществляют сотрудники сектора.

8.2. Прием граждан в приемной ведут: глава Рузского муниципального района, заместители главы администрации и работники сектора.

8.3. Глава Рузского муниципального района, заместители главы администрации ведут прием в соответствии с утвержденным графиком приема.

8.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

8.5. Запись на прием к руководителям осуществляют сотрудники сектора ежедневно с 9.00 до 13.00 (кроме выходных и праздничных дней). Запись предварительная, в отдельных случаях — в день приема. Руководитель сектора по согласованию с должностным лицом, ведущим прием, может принять решение о досрочном прекращении записи.

8.6. На каждого гражданина, обратившегося на прием, заполняется карточка личного приема, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество и адрес места жительства, а также фамилия, имя и отчество должностного лица, ведущего прием.

8.7. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в секторе материалов, касающихся этого заявителя. Подобранные материалы представляются должностному лицу, ведущему личный прием.

8.8. Запись на повторный прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения). Необходимость в записи на повторный прием определяется работником сектора исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

8.9. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

8.10. По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение, информирует его о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обеспечению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

8.11. В приемной администрации могут не рассматриваться:

— повторные обращения лиц (группы лиц) и по вопросам, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;

— обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке и настоящим Порядком;

— обращения, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения;

— обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законную силу, признаны недееспособными;

— обращения, поданные в интересах третьих лиц, которые возражают против их рассмотрения (кроме недееспособных лиц);

— обращения, в которых содержатся материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

8.12. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений принимает должностное лицо, ведущее прием.

8.13. После завершения личного приема должностными лицами и согласно их поручениям сектор оформляет рассылку документов.

8.14. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

8.15. В конце каждого месяца сотрудниками сектора уточняется и корректируется график приема граждан руководителями администрации.

9.1. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе администрации и ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, а также получения материалов, в т.ч. обзоров почты, аналитических записок и информации, для выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан и получения справок по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

9.2. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

9.3. Контроль за сроками исполнения поручений по устному обращению граждан с личного приема руководителей осуществляет сотрудник сектора, который ежемесячно по телефону или письменно направляет исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек.

9.4. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Московской областной Думы, его заместителей, Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, Правительства Московской области и заместителей Председателя Правительства Московской области о рассмотрении обращений граждан.

9.5. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять глава Рузского муниципального района или заместители главы администрации.

9.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет сектор.

9.7. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль". В том случае все материалы, направленные исполнителю, подлежат возврату в сектор.