Без рубрики
О Порядке подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы
Распоряжение Департамента здравоохранения г. Москвы от 31.07.2003 N 307-р
В целях упорядочения подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы, в соответствии с Регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 17.09.2002 N 754-ПП, и Регламентом Департамента здравоохранения города Москвы, утвержденным приказом Департамента от 19.03.2003 N 129:
1. Утвердить Порядок подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы (приложение).
2. Заместителям руководителя Департамента, начальникам структурных подразделений, начальникам управлений здравоохранения административных округов обеспечить неукоснительное выполнение Порядка подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя руководителя Департамента Полякова С.В.
Руководитель Департамента здравоохранения А.П. Сельцовский
Приложение к распоряжению Департамента здравоохранения города Москвы от 31 июля 2003 г. N 307-р
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
1. Настоящий Порядок подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы регламентирует подготовку и проведение совещаний у руководителя и первого заместителя руководителя Департамента здравоохранения города Москвы, оформление принятых на них решений, контроль исполнения предусмотренных ими мероприятий. В основу Порядка положены Регламент Правительства Москвы, утвержденный постановлением Правительства Москвы от 17.09.2002 N 754-ПП, и Регламент Департамента здравоохранения города Москвы, утвержденный приказом Департамента от 19.03.2003 N 129.
2. Совещания у руководителя Департамента и его первого заместителя проводятся в соответствии с их поручениями и перечнем мероприятий на текущую (предстоящую) неделю.
3. Организация совещаний у руководителя и первого заместителя руководителя Департамента поручается заместителям руководителя, начальнику отдела руководителя либо начальникам других структурных подразделений Департамента в соответствии с распределением функциональных обязанностей и характером рассматриваемого вопроса.
4. Ответственные за подготовку и проведение совещания не менее чем за два рабочих дня до планируемого совещания обеспечивают представление руководителю (первому заместителю руководителя) Департамента для утверждения следующих материалов:
а) повестки (плана) с указанием списка участников, в котором выделяются:
— докладчик(и);
— ответственный за подготовку и проведение совещания;
— ответственный за оформление протокола (сотрудник из состава ответственного за подготовку и проведение совещания структурного подразделения) (приложение 1);
б) сводной информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта протокола совещания, согласованного с соответствующими должностными лицами Департамента (со справкой по имеющимся разногласиям).
5. После утверждения повестки (плана) совещания дата и время проведения совещания с руководителем (первым заместителем руководителя) Департамента согласовываются заместителем руководителя, курирующим структурное подразделение, отвечающее за подготовку и проведение совещания, начальником указанного структурного подразделения или начальником отдела руководителя.
Если дата совещания установлена более чем за 6-10 дней до его проведения, начальник подразделения, ответственного за его подготовку и проведение, представляет соответствующую информацию в отдел руководителя Департамента для учета при формировании предложений Правительству Москвы в Свод основных мероприятий органов исполнительной и законодательной власти Москвы на предстоящую неделю.
6. Ответственные за подготовку и проведение совещания обеспечивают не менее чем за один рабочий день подготовку помещения и необходимых технических средств для его проведения (совместно с отделом материально-технического обеспечения), приглашение участников, оповещение их при отмене совещания или переносе даты его проведения.
7. При необходимости в ходе совещания ведется магнитограмма.
8. После проведения совещания подразделением, ответственным за его подготовку и проведение, готовится протокол (приложение 2), который в срок не более трех рабочих дней представляется на утверждение руководителю (первому заместителю руководителя) Департамента.
Протокол — служебный документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятые на совещании решения. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц, их утвердивших, являются обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами Департамента и подведомственных Департаменту учреждений.
Протоколы совещаний оформляются следующим образом: указываются тема совещания, дата проведения совещания, участники, записываются рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков и выступавших. Основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки (плана) совещания. Разделы протокола могут строиться по форме "слушали — выступили — решили". Допускается не фиксировать ход обсуждения вопроса, а кратко записывать констатирующую часть (состояние обсуждаемого вопроса) и полностью поручения председательствующего на совещании с указанием наименований структурных подразделений или подведомственных учреждений, которым даются поручения, а также сроков их исполнения. В последнем пункте протокола указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе (как правило, контроль возлагается на одного из заместителей руководителя или начальников структурных подразделений с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса). В протоколе указывается круг должностных лиц, которым с учетом данных на совещании поручений рассылается протокол. Протокол визируется сотрудником, его подготовившим, руководителем подразделения, ответственным за подготовку и проведение совещания, при необходимости — другими должностными лицами Департамента, утверждается председательствующим на совещании.
Из подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания, копии протокола либо выписки из него с поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после утверждения протокола.
Протокол не менее двух лет хранится в подразделении, ответственном за подготовку и проведение совещания, а затем в установленном порядке передается в Центральный объединенный архив Департамента для долговременного хранения.
Начальник отдела руководителя Департамента В.А. Кузнецов
Приложение 1 к Порядку
ПРИМЕРНАЯ СХЕМА ПЛАНА (ПОВЕСТКИ) ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ (ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ) ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Департамента здравоохранения города Москвы А.П. Сельцовский "__" ________ 2003 года ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ НА ТЕМУ "____________________________________________________ ____________________________________________________"Дата, время и место проведения совещания: _________________________________Участники совещания:1. _______________________________________________ (доклад(ы) - ___ минут).2. ________________________________________________________________________3. ________________________________________________________________________4. ________________________________________________________________________5. ________________________________________________________________________6. ________________________________________________________________________7. ________________________________________________________________________8. ________________________________________________________________________Ответственные: за подготовку и проведение совещания - _______________________________, за оформление протокола - _____________________________________________Заместитель руководителя Департамента (начальник Управления (отдела) ______Визы:________________ __________________ _________________ __________________
Приложение 2 к Порядку
ПРИМЕРНАЯ СХЕМА ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ (ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ) ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Департамента здравоохранения города Москвы А.П. Сельцовский "__" ________ 2003 года ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ НА ТЕМУ "_____________________________________________________ ____________________________________________________" "__" _________ 2003 годаПрисутствовали: список (лист регистрации) прилагается.Доклад _________________________ (текст прилагается или кратко излагается).Выступили (как правило, кратко излагается суть выступлений):1) _______________________________________________________________________;2) _______________________________________________________________________;3) _______________________________________________________________________;4) ________________________________________________________________________Решили:1) _______________________________________________________________________;2) _______________________________________________________________________;3) _______________________________________________________________________;4) ________________________________________________________________________(фиксируются поручения председательствующего, срок исполнения иответственный за исполнение каждого поручения).Контроль исполнения решения настоящего совещания возложить на _________________________________________________ (как правило, контроль возлагается наодного из заместителей руководителя или начальников структурныхподразделений с учетом распределения обязанностей и характерарассматриваемого вопроса).Заместитель руководителя Департамента (начальник Управления (отдела) ______Вел протокол _______________, тел. __________Рассылка: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________