Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Правительства Московской области, установления единого порядка ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской области:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее — Инструкция) и ввести ее в действие с 1 января 2003 года.

2. Руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, государственных учреждений Московской области, министру Правительства Московской области — руководителю аппарата Правительства Московской области Пархоменко И.О. обеспечить соблюдение Инструкции работниками исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области, аппарата Правительства Московской области.

3. Центральным исполнительным органам государственной власти Московской области, государственным органам Московской области разработать на основе настоящей Инструкции соответствующие инструкции по делопроизводству в каждом центральном исполнительном органе государственной власти Московской области, государственном органе Московской области и ввести их в действие до 1 июня 2003 года.

4. Управлению по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области (Тарасов С.Я.) обеспечить изготовление Инструкции в количестве 1000 экземпляров.

5. Признать утратившими силу с 1 января 2003 г. распоряжения Губернатора Московской области от 29.12.2000 N 1165-РГ "Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области", от 23.04.2002 N 313-РГ "Об образовании рабочей группы по подготовке Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области".

1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее — Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в аппарате высшего исполнительного органа государственной власти Московской области — Правительства Московской области (далее — Правительство), центральных и территориальных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее — государственные органы). Действия Инструкции распространяются также на государственные учреждения Московской области, созданные для реализации отдельных функций государственного управления Московской областью (далее — государственные учреждения).

1.2. Государственные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, законодательству Московской области и настоящей Инструкции.

1.3. Организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности Правительства осуществляет аппарат Правительства Московской области (далее — аппарат Правительства).

1.4. Делопроизводство в аппарате Правительства ведется с использованием средств организационной и вычислительной техники, технологий системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее — САДД). Программное и информационное обеспечение системы делопроизводства в процессе ее эксплуатации в аппарате Правительства осуществляется Управлением по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области.

1.5. Применение САДД и других автоматизированных технологий в делопроизводстве в аппарате Правительства, государственных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее — подразделения аппарата Правительства), государственных органах возлагается на их руководителей.

1.8. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в аппарате Правительства, государственных органах в соответствии с требованиями настоящей Инструкции осуществляет комиссия, создаваемая Губернатором Московской области.

1.9. Методическое руководство службами делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Правительства, государственных органах осуществляется общим отделом аппарата Правительства Московской области (далее — общий отдел). По этим и другим вопросам ведения делопроизводства общий отдел взаимодействует с соответствующими подразделениями аппарата Правительства и государственных органов.

Деятельность Правительства, государственных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства, государственных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством, государственными органами, другими органами управления и организациями.

Функции управления в Правительстве, государственных органах реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление — нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Постановления Губернатора Московской области, Правительства Московской области принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Московской области, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий (см. главу V Инструкции).

Распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности аппарата Правительства, государственных органов, их подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.

2.2.1. Распоряжение, приказ.

Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

Распоряжения, издаваемые Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области — руководителем аппарата Правительства Московской области, имеют обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.

По вопросам, находящимся в их компетенции, центральные исполнительные органы государственной власти Московской области вправе принимать распоряжения, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области.

Приказ принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.

Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности государственных органов.

Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения аппарата Правительства и государственных органов на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовят кадровые службы.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения…". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.2.2. Указание.

Указание — распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.

Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции организации (учреждения), устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения о государственных органах, структурных подразделениях, правила, инструкция, структура, штатное расписание, должностные инструкции работников.

2.3.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции государственного органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Положение об организации (учреждении), структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3.2. Штатное расписание.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав государственного органа с указанием должностных окладов работников.

В штатном расписании указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.

Штатное расписание утверждается руководителем государственного органа.

2.3.3. Должностная инструкция.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

2.4.1. Протокол.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

— председатель или председательствующий;

— секретарь;

— присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем — приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;

— повестка дня;

— докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

2.4.2. Служебные письма.

Служебные письма в аппарате Правительства, государственных органах готовятся:

— как ответы о выполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства;

— как исполнение поручений Губернатора Московской области и Правительства в связи с обращениями граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

— как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и актов Правительства;

— как ответы на запросы юридических и физических лиц;

— как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу…", "направляю…".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

2.4.3. Акт.

Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записка.

Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.4.5. Стенограмма.

Стенограмма — дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

2.4.6. План.

План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

— наименование (содержание) работы или мероприятия;

— исполнитель;

— срок исполнения;

— отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

2.4.7. Отчет.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

3.1.1. Доставка корреспонденции в адрес Правительства, государственных органов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.

3.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Правительство корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом служебной корреспонденции аппарата Правительства Московской области (далее — отдел служебной корреспонденции), в государственных органах — службами делопроизводства. В нерабочее время корреспонденция, поступающая в адрес Правительства, принимается отделом дежурной службы Губернатора Московской области с последующей передачей ее в отдел служебной корреспонденции, в государственных органах корреспонденция принимается ответственными дежурными.

3.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.

Отдел служебной корреспонденции принимает документы, поступающие только для Губернатора Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области и его заместителей, подразделений аппарата Правительства, расположенных по адресу: Москва, Старая площадь, д. 6, 8.

3.1.4. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.1.5. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журналах (на карточках). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь — количество повторных поступлений. Например: 1569 — номер первого документа (по определенному вопросу), второй — по этому же вопросу будет зарегистрирован за N 1569/1, третий — за N 1569/2 и т.д.

Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу, но через тире. Например: основной N 1569, первый ответ на него будет за N 1569-1, второй — за N 1569-2 и т.д.

3.1.6. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются работниками отдела служебной корреспонденции, служб делопроизводства государственных органов, а затем направляются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

— требующие обязательного рассмотрения членами Правительства, руководителями государственных органов;

— направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

3.1.7. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.

После рассмотрения членами Правительства, руководителями государственных органов документы возвращаются соответственно в отдел служебной корреспонденции и службы делопроизводства государственных органов для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.

3.1.8. Документы в аппарате Правительства, направляемые отделом служебной корреспонденции на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов передается в отдел служебной корреспонденции подразделением аппарата Правительства, руководителем которого дано поручение.

3.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.

3.1.10. На документах с отметкой "Контроль" и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату".

В аппарате Правительства ответы на поручения руководства направляются в отдел служебной корреспонденции, в государственных органах — в службы делопроизводства вместе с документом, по которому дано поручение исполнителю (исполнителям).

3.1.11. Поступившие в Правительство документы после первичной обработки и регистрации в отделе служебной корреспонденции передаются в день их поступления Губернатору Московской области, Вице-губернатору Московской области, первым заместителям и заместителям Председателя Правительства Московской области, министрам Правительства Московской области, а также в государственные органы и государственные учреждения Московской области по вопросам, отнесенным к их компетенции. Обращения граждан передаются в Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области (далее — управление по работе с обращениями граждан).

Документы с резолюциями руководителей Правительства направляются отделом служебной корреспонденции на исполнение соответствующим подразделениям аппарата Правительства, государственным органам после введения всех сведений о прохождении документа в компьютерную базу данных.

3.1.12. Доставка корреспонденции в секретариаты Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области осуществляется работниками отдела служебной корреспонденции по установленному графику.

Работники подразделений аппарата Правительства, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в отдел служебной корреспонденции и забирают документы из этого отдела 2 раза в день (в 10.00 и 15.00). О поступивших срочных документах после 15.00 отдел служебной корреспонденции сообщает подразделениям аппарата Правительства по телефону. Отправка пакетов с документами через фельдъегерскую службу осуществляется в 9.00 и 14.00.

В государственных органах доставка и отправка корреспонденции осуществляется по графику, утвержденному руководителем государственного органа.

Документы, направляемые подразделениями аппарата Правительства в отдел служебной корреспонденции, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, фамилию исполнителя и телефон, отметку о наличии приложения, заголовок к тексту (если документ имеет более 1 страницы печатного текста).

При сдаче документов в отдел служебной корреспонденции работники подразделений аппарата Правительства должны в обязательном порядке обращать внимание сотрудников этого отдела на срочные документы.

3.1.13. Подпись должностного лица, списывающего документ в дело, должна быть расшифрована.

Списанные в дело и сданные в отдел служебной корреспонденции документы формируются в дела текущего архива и хранятся 2 года (текущий и предыдущий ему, т.е. 2002 и 2001 гг.).

При необходимости дела выдаются из текущего архива работникам под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.

3.1.14. Поступившие телеграммы принимаются в отделе служебной корреспонденции и службах делопроизводства государственных органов под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение должностным лицам.

3.2.1. Документы, отправляемые аппаратом Правительства, государственными органами, передаются фельдъегерской, почтовой и электросвязью.

3.2.2. Обработка документов для отправки почтой и фельдсвязью осуществляется отделом служебной корреспонденции аппарата Правительства и службами делопроизводства государственных органов.

3.2.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.2.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области — руководителем аппарата Правительства Московской области и его первым заместителем (приложения N 11, 14, 16, 18, 20, 23-25).

Документы, оформленные на бланках письма аппарата Правительства (приложение N 26), подписываются заместителями министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области, руководителями управлений и самостоятельных отделов аппарата Правительства, на бланках секретариата Губернатора Московской области — заведующим секретариатом Губернатора Московской области, на бланках советника Губернатора Московской области — советниками Губернатора Московской области (приложения N 49-51).

В государственных органах исходящие документы оформляются на бланках государственных органов, утверждаемых руководителями государственных органов, и подписываются соответствующими должностными лицами (приложения N 44-46).

3.2.5. Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

3.2.6. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела служебной корреспонденции и службами делопроизводства государственных органов правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения N 4, 5).

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

3.2.7. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение N 6).

При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам муниципальных образований указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема сто девять" (приложение N 7).

3.3.1. Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом по Правительству и в государственных органах с обязательным учетом документов, зарегистрированных в их подразделениях (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

4.1. Организация и ведение делопроизводства в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах, прием и учет поступивших документов осуществляются службами делопроизводства.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах, подключенных к САДД, ведется в соответствии с технологией этой системы. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров (ПК) либо посредством записей в журналах установленной формы (приложения N 2, 3).

4.2. Поступившие документы передаются службами делопроизводства руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение работнику под расписку в используемой учетной форме. При ознакомлении с документом работники проставляют свою подпись на документе либо на специальном листе ознакомления.

Руководители подразделений аппарата Правительства, государственных органов организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.

На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа руководителем подразделения аппарата Правительства, государственного органа проставляется отметка "В дело".

Службы делопроизводства периодически, не реже одного раза в месяц, сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе исполнения документов.

4.3. Подготовленный ответ на исполненный документ передается на подпись руководителю подразделения аппарата Правительства, государственного органа вместе с документом. Подписанный руководителем ответ передается вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа — ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства, государственного органа вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.

4.4. Формирование и ведение дел в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах осуществляются в соответствии с требованиями, изложенными в главе 12 настоящей Инструкции.

4.5. При работе с документами в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах необходимо руководствоваться следующими требованиями:

— работники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя подразделения, где работает работник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

— сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

— не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

— документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело листа — расписки о выдаче документа из дела (приложение N 8);

— при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

5.1.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области (далее — нормативные правовые и распорядительные акты) подразделения аппарата Правительства, государственные органы руководствуются порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с Регламентом Правительства Московской области и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Проекты нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Московской области, Правительства оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области и изготовляемых типографским способом (приложения N 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 22, 27, 28), протоколы заседаний Правительства оформляются на бланках (приложение N 29).

В государственных органах нормативные правовые и распорядительные акты (распоряжения, приказы) оформляются на бланках, утверждаемых руководителями государственных органов (приложения N 47, 48).

Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.

Использование ксерокопий бланков запрещено.

5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу органов или организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

5.1.4. Обязательными реквизитами нормативных правовых и распорядительных актов являются:

— герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа (должностного лица)";

— наименование органа (должностного лица) — автора документа;

— название вида документа (постановление, распоряжение, приказ);

— дата, регистрационный номер, место принятия документа;

— заголовок;

— текст документа;

— подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

— печать;

— лист согласования.

5.1.5. Датой принятия нормативного правового и распорядительного акта является дата его подписания.

Датой совместного нормативного правового и распорядительного акта является последняя дата его подписания.

5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов необходимо соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "о чем (о ком)?" и располагаются в центральной части листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных актов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) — автора документа, дата, регистрационный номер (например: "…в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области"…).

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно — Российская Федерация), МО (правильно — Московская область) и т.д.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом "постановляю", постановлений Правительства Московской области — словами "Правительство Московской области постановляет", после которых ставится двоеточие.

Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

В постановляющей (распорядительной) части акта в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается государственный орган или подразделение аппарата Правительства, после названия государственного органа (подразделения) в скобках указываются фамилия и инициалы его руководителя в именительном падеже, например: "Министру финансов Правительства Московской области Кузнецову А.В. …" или "Министерству финансов Московской области (Кузнецов А.В.)…".

5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

— поручения членам Правительства или руководителям государственных органов по осуществлению контроля за исполнением акта;

— сроки исполнения поручений;

— указания по опубликованию в официальных изданиях (в обязательном порядке для актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина);

— указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой или распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;

— указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.

5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера по форме:

 Приложение к постановлению (или к распоряжению) Губернатора Московской области от ___________ N ______________

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Если в тексте акта записано: "утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

 УТВЕРЖДЕН (в роде, соответствующем виду документа) постановлением Губернатора Московской области (или постановлением Правительства Московской области) от ____________ N ______________

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в акте неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее — Инструкция)".

Наименования упоминаемых в акте государственных органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).

5.2.6. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых и распорядительных актов устанавливаются Регламентом Правительства Московской области.

5.2.7. Согласование проекта постановления (распоряжения) осуществляется путем визирования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемому образцу (приложение N 30).

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих органов, организаций и лиц и печатается на отдельном листе с грифом "Продолжение листа согласования".

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его у должностного лица, представившего проект, а также в Правовом управлении аппарата Правительства Московской области (далее — правовое управление). Прежний вариант проекта с визами прилагается.

При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).

5.2.8. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам, организациям и лицам.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующем органе (организации).

На основании полученных письменных ответов от согласующих органов (организаций) исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых указываются:

— наименование согласующего органа;

— должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

— дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты (приложение N 31).

5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и в электронном виде (дискете) с пояснительной запиской (к проекту постановления Правительства или при наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе и дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства Московской области (далее — протокольный отдел).

Протокольный отдел передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области на подпись в секретариат Губернатора Московской области.

Распоряжения Вице-губернатора Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области сдаются в протокольный отдел после их подписания для оформления, тиражирования и рассылки.

5.3.2. Постановление Правительства после доработки представляется исполнителем в правовое управление для проверки соответствия текста доработанного постановления стенографической записи заседания Правительства. После повторного визирования в правовом управлении постановление Правительства сдается исполнителем в протокольный отдел для передачи на подпись Губернатору Московской области.

5.3.3. Подписанное Губернатором Московской области постановление (распоряжение) возвращается в протокольный отдел для оформления, тиражирования и рассылки.

Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в специальных журналах установленной формы в течение календарного года.

Регистрация постановлений Правительства ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через дробь) номера протокола заседания Правительства. Пример: 41/9, где "41" — порядковый номер постановления, а "9" — номер протокола заседания.

Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса: "ПГ" — постановление Губернатора Московской области, "РГ" — распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" — распоряжение Вице-губернатора Московской области.

Регистрация распоряжений первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".

Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

5.3.4. Документы, подготовленные совместно двумя или более органами, после согласования представляются на подпись и регистрацию в протокольный отдел в количестве экземпляров, равном числу органов, подготовивших документ. Регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров документов каждого органа, проставляемых в порядке указания авторов в документе (через дробь).

5.3.5. Подписанные документы тиражируются с указанием и согласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение 3 дней.

Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляется по согласованию с исполнителем.

Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и распорядительных актов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области.

5.3.6. В протокольном отделе на каждый нормативный правовой и распорядительный акт оформляется кодификационная карточка для формирования информационно-поисковой картотеки.

5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актов после их тиражирования и рассылки хранятся в протокольном отделе в течение двух календарных лет, а затем передаются в архив общего отдела.

5.3.8. Оформление и заверение соответствия копии постановления (распоряжения) подлиннику акта осуществляется заведующим протокольным отделом, а в его отсутствие — заместителем заведующего отделом по письменным обращениям на имя министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области.

5.3.9. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания Губернатору Московской области, их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, Регламентом Правительства Московской области и Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области, утверждаемыми Губернатором Московской области.

5.3.10. В государственных органах договор (соглашение) регистрируется и хранится в службах делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.