Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области

1. В целях упорядочения системы документационного обеспечения деятельности Правительства Московской области, совершенствования ведения делопроизводства в аппарате Правительства Московской области утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее — Инструкция) и ввести ее в действие с 1 января 2001 г.

2. Управлению делами аппарата Правительства Московской области (Кольяк М.А.) обеспечить изготовление Инструкции в количестве 500 экземпляров.

3. Обязать структурные подразделения аппарата Правительства Московской области руководствоваться в своей работе настоящей Инструкцией.

4. Распоряжение Главы Администрации Московской области от 10 августа 1994 года N 746-р "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Московской области" с 1 января 2001 г. признать утратившим силу.

5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области И.О. Пархоменко.

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее — Инструкция) определяет порядок работы с документами в аппарате Правительства Московской области (далее — аппарат Правительства).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, Законом Московской области "О Правительстве Московской области", Регламентом Правительства Московской области, Положением об аппарате Правительства Московской области, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными правилами работы ведомственных архивов и Государственными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее — подразделения) возлагается на их руководителей.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в аппарате Правительства осуществляется общим отделом аппарата Правительства.

1.5. Делопроизводство в аппарате Правительства организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство" (далее — система "Делопроизводство").

Программное и информационное обеспечение системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется отделом информационных систем Управления делами аппарата Правительства.

1.6. Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативно — методических документов, не противоречащих требованиям настоящей Инструкции.

1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.8. При утрате документов руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует общий отдел аппарата Правительства.

1.9. Требования к работе с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений аппарата Правительства.

1.10. Сотрудники аппарата Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2.1. Состав документационной базы аппарата Правительства.

Деятельность аппарата Правительства обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией аппарата Правительства, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между подразделениями, органами государственной власти, организациями и учреждениями. Состав документационной базы аппарата Правительства включает следующие основные документы:

— организационные;

— нормативные правовые и распорядительные;

— информационно — справочные.

2.1.1. Организационные документы.

Организационные документы — документы, определяющие организацию работы аппарата Правительства, его подразделений, должностных лиц. К организационным документам относятся: Положение об аппарате Правительства Московской области, штатное расписание аппарата Правительства, положения о его подразделениях, должностные инструкции работников аппарата Правительства.

2.1.1.1. Положение.

Положение — нормативный правовой акт, который определяет порядок образования, задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы аппарата Правительства и его подразделений.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи и функции, полномочия, ответственность, организацию работы аппарата Правительства или его подразделений.

Положение об аппарате Правительства Московской области утверждается Губернатором Московской области.

Положение о подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается в соответствии с Положением об аппарате Правительства Московской области.

2.1.1.2. Штатное расписание.

Штатное расписание — организационный документ, определяющий должностной, численный состав аппарата Правительства и устанавливающий фонд оплаты труда.

Штатное расписание утверждается постановлением Губернатора Московской области.

2.1.1.3. Должностная инструкция.

Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность должностного лица.

Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции работников подразделений аппарата Правительства утверждаются руководителями, курирующими соответствующие подразделения.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

2.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы.

Под нормативными правовыми документами понимаются принимаемые исполнительными органами государственной власти Московской области акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неопределенный круг лиц и многократное применение. Нормативным правовым документом является постановление.

Распорядительные документы — документы, носящие административный характер, обращенные к подчиненным подразделениям, органам государственной власти или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание, инструкция.

2.1.2.1. Постановление.

Постановление — нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил поведения.

Постановления Правительства Московской области, Губернатора Московской области принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, принятых по вопросам совместного ведения Российской Федерации и Московской области, законов и нормативных правовых актов Московской области, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий.

Постановления Правительства и Губернатора Московской области не могут противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Московской области (см. раздел 6 Инструкции).

2.1.2.2. Распоряжение.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый Губернатором Московской области, Вице — губернатором Московской области, первым заместителем, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области — руководителем аппарата Правительства Московской области в целях разрешения оперативных вопросов в процессе деятельности Правительства Московской области, имеющий обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса.

Губернатором Московской области предоставлено право издавать распоряжения министрам Правительства Московской области в пределах своих полномочий для решения главным образом оперативных вопросов.

2.1.2.3. Приказ.

Приказ — правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия, для решения основных оперативных задач, а также может быть нормативным актом управления (например, при назначении на должность).

В аппарате Правительства дано право издавать приказы министру Правительства Московской области — руководителю аппарата Правительства Московской области в целях разрешения задач, стоящих перед подразделениями.

Содержащиеся в проектах приказов предложения должны быть конкретными и реальными, соответствовать действующему законодательству, обеспечиваться необходимыми материально — техническими средствами и финансированием.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

В случае, если предписываемое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны подразделения. В этом случае указываются инициалы и фамилия руководителя подразделения.

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании сотрудников аппарата Правительства прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего подразделения.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

2.1.2.4. Указание.

Указание — предписываемое действие конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно — методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.

2.1.2.5. Инструкция.

Инструкция — документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные и другие вопросы деятельности аппарата Правительства и его подразделений.

2.1.3. Информационно — справочные документы.

Информационно — справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно — справочным документам относятся: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная и служебная записка, доверенность, телеграмма, телефонограмма, стенограмма, план, справка и др.

2.1.3.1. Протокол.

Протокол — официальный документ, фиксирующий какие-либо фактические обстоятельства.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводной части протокола лишь при небольшом составе участников совещания или заседания, к протоколам больших заседаний или совещаний прилагается список присутствующих.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ").

Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или прилагается к нему.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (протокол заседания Правительства Московской области подписывается председательствующим на заседании).

Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или совещания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка из протокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания, номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос и принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным организациям.

Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

2.1.3.2. Акт.

Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

2.1.3.3. Письмо.

Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма — запросы, письма — извещения, письма — приглашения, письма — ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

— письмо оформляется на должностном бланке;

— письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

2.1.3.4. Докладная записка.

Докладная записка — документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

2.1.3.5. Объяснительная записка.

Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Объяснительные записки, как приложения к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на бланках.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.1.3.6. Служебная записка.

Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся подразделения аппарата Правительства или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.

Текст служебной записки составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

2.1.3.7. Доверенность.

Доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

— полное наименование организации;

— подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати организации;

— фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

— содержание полномочий;

— дата выдачи доверенности;

— срок действия доверенности.

2.1.3.8. Телеграмма.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько пунктов и адресатов необходимо сдавать на телеграф столько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указано адресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кроме перечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимо указывать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.

Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче большому количеству адресатов и во многие населенные пункты (города), должны быть подготовлены в каждый пункт (город) и каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать лишь один экземпляр телеграммы с приложением списка рассылки всех адресатов, остальные экземпляры телеграммы размножаются с указанием на каждом размноженном экземпляре отдельного адреса, куда следует ее доставить.

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

2.1.3.9. Телефонограмма.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть сначала застенографирована и записана с помощью звукозаписывающей техники с последующей расшифровкой. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.

2.1.3.10. Стенограмма.

Стенограмма — дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения.

Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

2.1.3.11. План.

План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

— наименование (содержание) работы или мероприятия;

— исполнитель;

— срок исполнения;

— примечание или отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания.

Порядок составления планов регламентируется соответствующими инструкциями.

2.1.3.12. Отчет.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

2.1.3.13. Справка.

Справка — документ информационно — справочного, аналитического, служебного, отчетного характера или подтверждающий биографические и другие сведения.

2.1.3.14. Совместные документы.

Правительством Московской области могут быть приняты документы совместно с органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, организациями и учреждениями (соглашения, договоры, постановления, распоряжения, инструкции, положения, письма и др.).

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов и организаций, участвующих в подписании документа. Организация, являющаяся инициатором создания документа, указывается первой. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Датой принятия документа является последняя дата подписания документа.

На подписанном документе проставляется номер, состоящий из номеров, присвоенных документу в каждой организации, через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции:

3.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в аппарат Правительства корреспонденции производится в централизованном порядке канцелярией общего отдела аппарата Правительства (далее — канцелярия).

В нерабочее время документы принимаются Дежурной службой Губернатора Московской области с последующей передачей их в канцелярию.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются в канцелярии. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу и третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.1.2. Регистрация поступивших документов производится в канцелярии с вводом информации о них в систему "Делопроизводство". Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер.

3.1.3. Документы регистрируются и передаются для рассмотрения руководству Правительства Московской области (в соответствии с распределением обязанностей) или непосредственным исполнителям, как правило, в день их поступления.

3.1.4. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителям (исполнителю), которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дату.

После рассмотрения руководством Правительства документы возвращаются в канцелярию, а затем направляются на исполнение в подразделения аппарата Правительства.

3.1.5. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

3.1.6. На документах, подлежащих формированию в дела в соответствии с номенклатурой дел канцелярии, перед направлением на исполнение в подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в канцелярию".

3.1.7. Подготовленный и подписанный должностным лицом в аппарате Правительства документ также регистрируется в канцелярии. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.1.8. Исходящие документы обрабатываются и отправляются в день их поступления в канцелярию.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование и оформление почтового отправления.

3.2. Документооборот:

Документооборот — движение документов в аппарате Правительства с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

3.2.1. Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

3.2.2. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, анализа различных аспектов управленческой деятельности, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами.

3.2.3. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.

Подсчет документооборота осуществляется в целом по аппарату Правительства с обязательным учетом документов, зарегистрированных в подразделениях аппарата Правительства (докладные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

4.1. Организация работы с документами, ведение делопроизводства в подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемых руководителями подразделений в соответствии с их должностными инструкциями.

В обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении, входят:

— прием и распределение документов, поступающих в подразделение;

— направление документов на рассмотрение руководителю подразделения и в соответствии с его поручением — исполнителю;

— оформление исходящих документов и передача их на отправку;

— контроль за прохождением документов в подразделении, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

— организация справочно — информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

— разработка номенклатуры дел подразделения; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

— прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи;

— контроль за использованием копировально — множительной техники, установленной в подразделении;

— подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, организация их учета и выдачи.

4.2. Все документы направляются для исполнения в подразделения только через канцелярию.

Передача документов из одного подразделения в другое производится также через канцелярию.

4.3. Руководители подразделений организуют оперативное и качественное рассмотрение документов в установленные сроки.

4.4. В соответствии с содержанием документа (поручения) руководители подразделений осуществляют следующие основные мероприятия:

— разрабатывают план по исполнению документа или поручения и при необходимости выносят его на оперативное совещание с руководителями взаимодействующих подразделений с целью распределения задач и определения порядка взаимодействия в работе;

— дают конкретные, вытекающие из содержания документа поручения сотрудникам подчиненного подразделения;

— организуют контроль исполнения документа по вопросам, относящимся к компетенции подразделения;

— своевременно информируют руководителей при возникновении угрозы срыва выполнения контролируемого вопроса или возникновения условий, требующих внесения кардинальных изменений в принятое ранее решение.

4.5. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Все остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

4.6. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных документов:

5.1.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице — губернатора Московской области, первого заместителя, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области (далее — нормативные правовые и распорядительные документы) подразделения аппарата Правительства руководствуются порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных документов в соответствии с Регламентом Правительства Московской области и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланках установленного образца, утвержденных Губернатором Московской области и изготовленных типографским способом. Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.

Использование ксерокопий бланков запрещено.

5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, с указанием всех обязательных реквизитов организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

5.1.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу нормативных правовых и распорядительных документов, являются:

— герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование организации (должностного лица)";

— наименование организации (должностного лица) — автора документа (в соответствии с законодательством Московской области авторами документа являются: Правительство Московской области, Губернатор Московской области, Вице — губернатор Московской области, первый заместитель, заместители Председателя Правительства Московской области, министры Правительства Московской области);

— название вида документа (постановление, распоряжение, приказ);

— дата, регистрационный номер, место принятия документа;

— заголовок;

— текст документа;

— подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

— печать;

— лист согласования.

5.1.5. Датой принятия нормативного правового и распорядительного документа является дата его подписания.

Датой совместного нормативного правового и распорядительного документа является последняя дата его подписания.

5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовых и распорядительных документов:

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных документов следует соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту дается в краткой форме, точно отражает содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос о чем (о ком) и располагается в центральной части листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных документов подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование организации — автора документа, дата, регистрационный номер (например: "…в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области…").

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно — Российская Федерация), МО (правильно — Московская область) и т.д.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом "постановляю", постановлений Правительства Московской области словами "Правительство Московской области постановляет", после которых ставится двоеточие.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты, подпункты (абзацы), которые нумеруются арабскими цифрами.

В постановляющей (распорядительной) части документа в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается организация или подразделение аппарата Правительства, после названия организации (подразделения) в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя организации (подразделения) в именительном падеже. Например: "Поручить министру финансов Правительства Московской области Кузнецову А.В. выделить средства из областного бюджета…" или "Поручить Министерству финансов Московской области (Кузнецов А.В.) выделить средства из областного бюджета…".

5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:

— поручения должностным лицам, членам Правительства Московской области по осуществлению контроля за исполнением данного документа;

— сроки исполнения поручений;

— указания на обязательность опубликования в официальных изданиях (для документов, затрагивающих права человека и гражданина);

— указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов, если вновь принимаемый распорядительный документ исключает их действие;

— указания о снятии с контроля ранее принятого распорядительного документа в случае его выполнения либо если новый документ издается взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый документ влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого документа или представляются одновременно в виде отдельного проекта документа.

5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:

 Приложение к постановлению (распоряжению) Губернатора Московской области от N

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Если в тексте документа записано: "Утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

 УТВЕРЖДЕН (в падеже, соответствующем виду документа) постановлением Губернатора Московской области (Правительства Московской области) от N

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках — сокращенное наименование (по форме: "далее именуется -" или "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "Согласно Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее именуется — Инструкция)".

Наименования упоминаемых в документе центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти, организаций приводятся в полном соответствии их официальным названиям, закрепленным положениями об этих органах и организациях, уставами.

5.2.6. Исполнитель (отдел, управление), которому поручена подготовка проекта нормативного правового, распорядительного документа, проводит редакторскую обработку текста и согласование проекта с руководителем подразделения, представляющего данный проект на рассмотрение, а затем передает проект документа в Правовое управление аппарата Правительства на правовую экспертизу и определение перечня должностных лиц, с которыми необходимо согласовать проект.

Согласование проектов документов исполнитель проводит по следующей схеме (приложение N 2):

— с руководителями центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, организаций, в компетенции которых находится вопрос, регулируемый данным актом;

— министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных Губернатором Московской области;

— Правовым управлением аппарата Правительства (повторно после согласования проекта с членами Правительства Московской области (в соответствии с распределением обязанностей) и руководителями заинтересованных организаций);

— Юридической службой Правительства Московской области;

— министром Правительства Московской области — руководителем аппарата Правительства Московской области;

— первым заместителем Председателя Правительства Московской области;

— Вице — губернатором Московской области.

Согласованный проект документа передается на подпись Губернатору Московской области через протокольный отдел в Секретариат Губернатора Московской области.

5.2.7. Проекты постановлений Правительства Московской области подлежат обязательному согласованию до рассмотрения их на заседании Правительства Московской области.

Порядок подготовки, согласования и рассмотрения проектов постановлений Правительства Московской области определяется Регламентом Правительства Московской области.

5.2.8. Согласовывается проект постановления (распоряжения) путем визирования.

Лист согласования печатается на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложениях к нему).

На листе согласования указываются (приложение N 3):

Проект представлен:

— должность, фамилия, инициалы руководителя, представившего проект, дата представления документа.

Проект согласован:

— должность, фамилия, инициалы лиц, согласующих проект, дата визирования;

— исполнитель указывает должность, фамилию, инициалы, дату и номер служебного телефона.

При наличии разногласий по проекту постановления (распоряжения) и невозможности найти взаимоприемлемое решение замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "замечания прилагаются", личная подпись, дата.

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого числа согласующих органов, организаций и лиц.

Допускается при наличии большого числа согласующих органов, организаций и лиц в целях ускорения процесса согласования, исполнителю рассылать проект нормативного правового и распорядительного документа одновременно нескольким согласующим организациям.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующей организации.

На основании полученных письменных ответов от согласующих организаций исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в котором указываются:

— наименование согласующего органа;

— должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

— дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, фамилии, инициалов и даты (приложение N 4).

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

5.2.9. Срок согласования проектов нормативных правовых и распорядительных документов определяется Регламентом Правительства Московской области.

5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых и распорядительных документов:

5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и дискете передаются исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства.

Протокольный отдел аппарата Правительства передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области на подпись в Секретариат Губернатора Московской области.

Распоряжения Вице — губернатора Московской области, первого заместителя, заместителей Председателя Правительства, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области сдаются в протокольный отдел аппарата Правительства после их подписания для оформления, тиражирования и рассылки.

5.3.2. Постановления Правительства Московской области, принятые на заседании Правительства Московской области, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных в ходе их рассмотрения замечаний и предложений в течение 5 рабочих дней, если на заседании Правительства не установлен иной срок. Ответственность за своевременную доработку постановлений несут члены Правительства Московской области (согласно распределению обязанностей), а также руководители центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, представившие проект.

Постановление Правительства Московской области после доработки представляется исполнителем в Правовое управление аппарата Правительства для проверки соответствия текста доработанного постановления стенографической записи рассмотрения вопроса на заседании Правительства Московской области. После повторного визирования в Правовом управлении постановление Правительства Московской области сдается исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства для передачи на подпись Губернатору Московской области.

5.3.3. Подписанное Губернатором Московской области постановление (распоряжение) возвращается в протокольный отдел аппарата Правительства для оформления, тиражирования и рассылки.

Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в специальных журналах установленной формы в течение года.

Регистрация постановлений Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через дробь) номера протокола заседания Правительства Московской области. Пример: 41/9, где "41" — порядковый номер постановления, а "9" — номер протокола заседания.

Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице — губернатора Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса: "ПГ" — постановление Губернатора Московской области, "РГ" — распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" — распоряжение Вице — губернатора Московской области.

Регистрация распоряжений первого заместителя, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".

Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

5.3.4. Документы, подготовленные совместно двумя или более организациями, после согласования представляются на подпись и регистрацию в протокольный отдел аппарата Правительства в количестве экземпляров, равном числу организаций, подготовивших документ. Регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из организаций, проставляемых через тире в порядке указания авторов в документе.

5.3.5. Список организаций и должностных лиц, которым необходимо разослать постановление (распоряжение), составляется автором проекта документа и сдается в протокольный отдел аппарата Правительства вместе с проектом и дискетой.

Подписанные документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение 3 дней.

Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляется по согласованию с исполнителем.

Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и распорядительных документов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения министра Правительства Московской области — руководителя аппарата Правительства Московской области или его первого заместителя.

5.3.6. В протокольном отделе аппарата Правительства на каждый нормативный правовой и распорядительный документ оформляется кодификационная карточка для формирования информационно — поисковой картотеки.

5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительных документов после их тиражирования и рассылки хранятся в протокольном отделе аппарата Правительства в течение двух календарных лет, а затем сдаются в архив общего отдела аппарата Правительства.

6.1. Задачи контроля исполнения:

6.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные в делопроизводстве документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, снятие исполненных документов (поручений) с контроля.

6.1.2. Непосредственный контроль за исполнением документов и поручений в аппарате Правительства осуществляют должностные лица, на которых возложен контроль в постановлениях, распоряжениях Губернатора Московской области или других распорядительных документах.

6.1.3. В центральных исполнительных органах государственной власти, государственных органах Московской области контроль за исполнением документов возлагается на службы делопроизводства или специально уполномоченных лиц, назначенных распоряжениями (приказами) руководителей этих органов.

6.1.4. Осуществление контроля за исполнением федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в части, касающейся Московской области, законов Московской области, иных нормативных правовых актов Московской области, принятых Московской областной Думой, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области и ревизий деятельности центральных исполнительных органов государственной власти возложено на Главное контрольно — ревизионное управление Московской области.

6.2. Организация контроля исполнения:

6.2.1. Организация контроля за исполнением документов в подразделениях предусматривает:

— получение регулярной информации о ходе контролируемых мероприятий и поручений;

— систематическую (промежуточную и окончательную по истечении срока) проверку исполнения конкретных заданий, вытекающих из содержания документа или поручения;

— изучение поступающей информации, связанной с исполнением документа или поручения, ее анализ и обобщение;

— обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения документа или поручения в части, касающейся деятельности подразделения;

— выезды сотрудников подразделения на места с целью проверки и оказания помощи соответствующим подразделениям и их сотрудникам в работе по исполнению документов (поручений);

— отметку о ходе выполнения очередного этапа работы, а по ее завершении — об итоговых данных исполнения контролируемого документа и поручения.

6.2.2. Контроль исполнения организуется с использованием банка данных системы "Делопроизводство" и должен обеспечить оперативное информирование руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, а также предварительный контроль за сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, анализ исполнительской дисциплины.

На документах, подлежащих контролю, ставится штамп "Контроль".

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям и видам документов.

6.3. Сроки исполнения документов:

6.3.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа.

Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или в резолюции должностного лица, устанавливается в один месяц.

Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Губернатора Московской области с пометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов — в течение 10 дней.

Правительственные телеграммы исполняются безотлагательно, но не более 3 дней, остальные — в течение 10 дней.

6.3.2. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель или должностное лицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

О дате изменения срока сообщается исполнителю.

Изменение срока исполнения постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области осуществляется по служебной записке на имя Губернатора Московской области, направляемой в Главное контрольно — ревизионное управление Московской области.