Руководство по качеству испытательной лаборатории "Галс"

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель испытательной лаборатории "Галс" В.П. Шевчук 5 февраля 1997 года

РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ "ГАЛС"


1. Назначение и область применения

Настоящее Руководство по качеству (далее - Руководство) является обязательным нормативным документом аккредитованной на техническую компетентность и независимость испытательной лаборатории "Галс" Государственной инспекции по маломерным судам г. Москвы (далее - ГИМС).
Руководство устанавливает систему работ по подготовке и проведению испытаний туристских и прогулочных судов (далее - продукция) в соответствии с областью аккредитации испытательной лаборатории (ИЛ).
Положения настоящего Руководства соответствуют руководству ИСО/МЭК 25 "Общие требования к оценке технической компетентности испытательных лабораторий" и руководству ИСО/МЭК 49 "Руководящие положения по разработке руководства по качеству для испытательных лабораторий".
В Руководство по мере совершенствования системы качества вносятся необходимые изменения (дополнения), влияющие на качество проведения испытаний.

2. Терминология

Термины и определения, используемые в настоящем Руководстве, соответствуют руководству ИСО/МЭК 2 "Общие термины и определения в области стандартизации и смежных видов деятельности" и руководящим документам Системы сертификации ГОСТ Р.

3. Политика в области обеспечения качества

3.1. Цель

Главной целью политики в области обеспечения качества испытаний является достижение и поддержание высокого уровня организации и проведения испытаний продукции и оформление их результатов для получения объективной и достоверной информации о фактических значениях показателей категории испытываемой продукции и определения соответствия ее требованиям нормативно - технической документации.
Достижение цели обеспечивается внедрением системы обеспечения качества испытаний, устанавливающей организационные и административные процедуры, распределение ответственности и полномочий, кадровый состав, ресурсы, рабочие методы проведения испытаний и их контроль.

3.2. Используемые ресурсы

Для достижения цели политики в области обеспечения качества испытаний используются следующие ресурсы:
- технические ресурсы, включающие все необходимое испытательное оборудование и средства измерений (далее - средства испытаний), вспомогательные устройства и приспособления;
- квалифицированный персонал, компетентный в вопросах организации и проведения испытаний, обработки и оформления их результатов;
- организационная структура ИЛ, позволяющая должным образом организовать проведение испытаний на высоком уровне, четко определить ответственность персонала и обеспечить контроль качества выполняемых работ;
- нормативно - технические и организационные документы, регламентирующие требования к продукции и методы испытаний, требования к средствам испытаний и порядку их использования.

3.3. Управление обеспечением качества

Политику в области управления качеством испытаний продукции формирует руководитель ИЛ. Он отвечает за ее реализацию, несет персональную ответственность за качество и контроль испытаний.

4. Описание испытательной лаборатории

4.1. Сведения об ИЛ

Наименование: Испытательная лаборатория туристских и прогулочных судов "Галс" (ИЛ "Галс").
Адрес: 103009, Москва, ул. Тверская, 9, стр. 3а.
Телефон: (095) 229-88-48, факс: (095) 229-60-55.
Наименование организации, в составе которой функционирует ИЛ "Галс": Государственная инспекция по маломерным судам г. Москвы.
Начальник ГИМС (он же руководитель ИЛ "Галс") - Шевчук Владимир Петрович.
Телефон: (095) 229-88-48.

4.2. Область деятельности ИЛ

ИЛ "Галс" аккредитована Госстандартом России на техническую компетентность и независимость в проведении сертификационных и других видов испытаний по закрепленной номенклатуре продукции согласно приложению к аттестату аккредитации.

4.3. Организационная структура ИЛ

ИЛ имеет организационную структуру, обеспечивающую ее техническую компетентность, получение достоверных и воспроизводимых результатов испытаний.
Структура ИЛ, ее функции и функции структурных подразделений приведены в Положении об ИЛ.

4.4. Ответственность за обеспечение качества

Ответственным за разработку, развитие и актуализацию системы качества является руководитель ИЛ. Он принимает меры к тому, чтобы весь персонал ИЛ был ознакомлен с требованиями системы обеспечения качества испытаний.
Ответственность за качество и своевременность выполнения работ по конкретным направлениям деятельности персонально несут сотрудники структурных подразделений ИЛ в пределах их компетентности.
Руководитель ИЛ ставит задачи по испытаниям и их обеспечению конкретным сотрудникам ИЛ. Последние отчитываются перед руководителем ИЛ о результатах выполненных работ.

4.5. Документация, определяющая ответственность сотрудника

Документом, устанавливающим требования к образованию, квалификации, стажу работы по специальности, задачи в области обеспечения качества, меры ответственности и полномочия каждой категории сотрудников ИЛ, является должностная инструкция.
Должностные инструкции разрабатывает руководитель группы качества и утверждает руководитель ИЛ.
Должностные инструкции пересматриваются в случае изменения квалификационных требований к персоналу или функциональных обязанностей должностного лица.
Все сотрудники ИЛ должны быть ознакомлены с должностными инструкциями и по возможности иметь их на своем рабочем месте.

4.6. Передача полномочий

В случае отсутствия руководителя ИЛ его обязанности выполняет заместитель руководителя ИЛ по качеству (руководитель группы качества).
При отсутствии руководителя группы качества либо любого сотрудника ИЛ их обязанности выполняют назначенные заместители.

4.7. Предупреждение негативных воздействий

Действия всех должностных лиц ИЛ при проведении испытаний продукции и оформлении их результатов должны исключать оказание на них административного и морального давления или нажима, субъективно влияющего на фактически полученные результаты испытаний.
Сотрудник ИЛ в случае противозаконного давления обязан сообщить об этом руководителю ИЛ или в Госстандарт России.
Лицо, допустившее намеренное искажение результатов испытаний, подвергается наказанию в соответствии с принятыми внутренними правилами (административными, экономическими, юридическими мерами).

4.8. Права собственности и конфиденциальность информации

4.8.1. Образцы продукции и сопроводительная документация, представленные на испытания, являются собственностью заказчика. После проведения испытаний образцы продукции и сопроводительная документация (в зависимости от условий договора на проведение испытаний) возвращаются заказчику.
4.8.2. Протоколы испытаний или другая документация, содержащая информацию о результатах испытаний, проведенных на основе хозяйственного договора с заказчиком и в соответствии с изложенными в нем условиями, передаются заказчику после оплаты проведенных испытаний.
В случае отказа заказчика от оплаты проведенных испытаний документация с результатами испытаний становится собственностью ИЛ.
4.8.3. При необходимости сохранения конфиденциальности информации об испытаниях (условия оговариваются при заключении договора на испытания) весь персонал инструктируется руководителем ИЛ о запрете на разглашение соответствующей информации и об ответственности в связи с этим.
В случае преднамеренного нарушения сотрудником ИЛ правил передачи информации он подвергается наказанию в соответствии с принятыми внутренними правилами.
4.8.4. Для ограничения круга лиц, владеющих информацией о результатах испытаний, к последним допускаются только сотрудники, непосредственно участвующие в проведении испытаний, подготовке и оформлении протоколов испытаний и отчетов по ним.
Разрешение на доступ к результатам испытаний других сотрудников ИЛ может быть дано только руководителем ИЛ или лицом, его замещающим.

5. Персонал испытательной лаборатории

5.1. Персонал ИЛ должен быть достаточен по составу и включать специалистов, имеющих соответствующее образование, профессиональную подготовку, квалификацию и опыт в проведении испытаний в соответствии с областью аккредитации.
5.2. Компетентность и квалификация персонала оценивается и подтверждается периодической аттестацией.
5.3. Персонал, имеющий непосредственное отношение к работам, связанным с опасностью для их здоровья и жизни, периодически в установленные сроки проходит техническое обучение, проверку знаний техники безопасности и медицинский осмотр.
5.4. Повышение квалификации сотрудников ИЛ осуществляется:
- обучением на курсах повышения квалификации;
- стажировкой (обменом опытом работы) в других испытательных лабораториях, проводящих испытания в той же области;
- периодическими занятиями на месте, организуемыми руководством ИЛ.
5.5. В личные дела сотрудников заносятся сведения о квалификации и ее повышении, о разрешении работы на специальном оборудовании и другие необходимые сведения.
Личные дела сотрудников ИЛ хранятся в канцелярии ГИМС.

6. Испытательное оборудование и средства измерений

6.1. Испытательное оборудование и средства измерений, используемые при проведении испытаний, приведены в паспорте ИЛ.
6.2. Эксплуатация и применение средств испытаний осуществляется в соответствии со следующей документацией:
- паспорт (формуляр);
- руководство по эксплуатации;
- инструкция по обслуживанию;
- инструкция по технике безопасности;
- свидетельство о поверке или аттестации.

6.3. Техническое обслуживание

Техническое обслуживание средств испытаний включает регламентированные в НД мероприятия и операции по поддержанию их в работоспособном и исправном состоянии в течение срока службы при использовании по назначению, хранении и транспортировке.
Техническое обслуживание средств испытаний производится персоналом, эксплуатирующим конкретные средства испытаний, специализированными службами Госстандарта России, ремонтными организациями на договорной основе.
Ответственность за качество технического обслуживания средств испытаний несет лицо, ответственное за метрологическое обеспечение.

6.4. Поверка и аттестация

Поверка и аттестация средств испытаний проводится в соответствии с графиком, утвержденным руководителем ИЛ.
Ответственность за своевременность поверки и аттестации средств испытаний, ведение журнала учета поверок и аттестации возлагается на лицо, ответственное за метрологическое обеспечение.
Персональная ответственность за использование только поверенных и аттестованных средств испытаний с учетом срока их проверки и аттестации возлагается на руководителя ИЛ.
Калибровку и поверку средств испытаний выполняют поверители службы Главного метролога регионального органа Госстандарта России.

7. Окружающая среда

Окружающая среда в помещениях, в которых проводятся испытания, поддерживается в состоянии, соответствующем требованиям НД и исключающем отрицательные воздействия на результаты испытаний.
Контроль за обеспечением условий испытаний осуществляют испытатели перед началом испытаний и на протяжении всего цикла испытаний. Текущие значения параметров окружающей среды заносятся в журнал испытаний.
Контроль параметров окружающей среды осуществляется при помощи соответствующих приборов. При несоответствии параметров окружающей среды требуемым условиям проведения испытаний последние прекращаются.
Производственные помещения ИЛ отвечают требованиям, предусмотренным санитарными нормами безопасности труда.

8. Актуализация и контроль документов

8.1. Реестр банка стандартов и технических условий находится у сотрудника ИЛ, ответственного за качество.
Все стандарты и технические условия учтены и актуализированы.
8.2. ИЛ располагает следующими документами:
- стандартами, в том числе международными, и техническими условиями, регламентирующими технические требования к испытываемой продукции и методы испытаний;
- программами и методиками испытаний закрепленных видов продукции.
8.3. Уполномоченный сотрудник группы качества занимается обеспечением сотрудников ИЛ стандартами и другой нормативной документацией, внесением изменений, отменой и изъятием из обращения нормативных документов, утративших силу.

9. Испытания образцов

9.1. Идентификация и хранение образцов

Отбор образцов, подлежащих испытаниям, производится у изготовителя (заявителя) согласно Порядку отбора и обращения с образцами, используемыми для проведения испытаний (см. приложение А).
Отобранные образцы маркируются согласно п. 1.2.1 ГОСТ 19356-79.
ИЛ "Галс" является передвижной лабораторией и испытания продукции проводит как на своей базе, так и на базе или акватории изготовителя.
Отобранные и идентифицированные для испытаний образцы хранятся на складе изготовителя в специально отведенном месте в соответствии с требованиями технических условий.

9.2. Испытания

Испытания образцов проводятся по утвержденным программам и методикам испытаний. Протокол испытаний должен содержать необходимые данные об объекте испытаний, применяемых методах, средствах и условиях испытаний, а также заключение по результатам испытаний.
Протокол подписывается испытателем и утверждается руководителем ИЛ.
Форма протокола сертификационных испытаний приведена в типовой Методике проведения испытаний на безопасность туристских и прогулочных судов.
Протоколы испытаний и рабочие журналы испытаний хранятся в архиве ИЛ.

9.3. Проверка результатов

Руководитель ИЛ проводит выборочную проверку правильности результатов испытаний.
В случае неоднозначности в результатах испытаний они выносятся на обсуждение и принятие решения на экспертном совете ИЛ, составленном из ведущих специалистов ИЛ.
Периодический контроль за ходом проведения испытаний и оформлением их результатов организует и проводит руководитель группы качества. По результатам контроля вырабатываются рекомендации по совершенствованию методов испытаний, улучшению технологического процесса испытаний. Рекомендации докладываются руководителю ИЛ, который принимает меры для внесения необходимых корректур в действующие процедуры испытаний.

10. Техническая диагностика и корректирующие действия

10.1. Обратная информация и корректирующие действия

Основным видом обратной связи являются рекламации по результатам испытаний.
Рассмотрение рекламаций проводится комиссией ИЛ, назначаемой руководителем ИЛ.
Результаты работы комиссии доводятся до заказчика.
По результатам рассмотрения рекламаций руководитель ИЛ с учетом рекомендаций экспертного совета решает вопрос о необходимости внесения каких-либо корректур в процедуру испытаний.
В случае, если заказчик не удовлетворен результатами рассмотрения рекламации, вопрос рассматривается органом по сертификации либо Госстандартом России в соответствии с принятыми процедурами.

10.2. Внутренний контроль системы качества

Анализ внутренней системы качества проводится руководителем ИЛ с периодичностью, не превышающей 12 месяцев. Ответственность за представление всех необходимых для проведения анализа документов несет руководитель группы качества.
Анализ проводится с целью удостоверения, что политика, цели и обязательства ИЛ в области качества достигаются и что система качества ИЛ работоспособна и эффективна. При этом:
- оцениваются результаты внутренних проверок, выполненных в ИЛ;
- анализируются результаты устранения несоответствий, выявленных при проверках ИЛ экспертами Госстандарта России;
- определяется достаточность документов, обеспечивающих работу системы качества ИЛ, а также соблюдение запланированных сроков пересмотра документов системы качества;
- анализируются процессы разработки применения документов (программ, методик, инструкций), описывающих порядок проведения испытаний продукции в области аккредитации;
- анализируются поступившие претензии (рекламации) заказчиков и подразделений ИЛ и проделанная работа по этим претензиям;
- анализируются несоответствия, корректирующие воздействия и проделанная работа по устранению несоответствий, выявленных в повседневной деятельности ИЛ;
- даются предложения по совершенствованию системы качества ИЛ.
По результатам анализа составляется отчет.

11. Архивы

11.1. На каждый вид продукции, прошедшей испытания, заводится отдельная папка, в которой хранится следующая документация:
- договор (копия договора) на проведение испытаний;
- акт отбора образцов;
- программа и методика испытаний;
- протокол испытаний;
- акт списания образца (при необходимости).
Продолжительность хранения документов - 5 лет.
11.2. ИЛ сохраняет и накапливает информацию производственного характера в порядке, обеспечивающем ее классификацию по видам:
- правовая;
- организационно - методическая;
- система качества;
- НД (ГОСТ, ОСТ, ТУ) на испытываемую продукцию;
- испытательное оборудование и средства измерений;
- программы (методики) испытаний;
- регистрация данных;
- архив.
11.3. Порядок управления отчетными документами описан в соответствующей процедуре (см. приложение Б).
11.4. Документация хранится в специальных шкафах (на стеллажах) в специальном помещении лаборатории.
За правильность хранения, регистрации, выдачи, изъятия, списания и уничтожения дел в архиве ответственность несет руководитель группы качества.

Приложение А к Руководству

ПОРЯДОК ОТБОРА И ОБРАЩЕНИЯ С ОБРАЗЦАМИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫМИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИСПЫТАНИЙ


1. Настоящий Порядок соответствует действующим документам - Правилам по проведению сертификации в Российской Федерации, Порядку проведения сертификации продукции, ПР 50.3.002-95 "Типовой порядок обращения с образцами, используемыми при проведении обязательной сертификации продукции".
2. Количество образцов, порядок их отбора, правила идентификации, условия хранения и транспортировки устанавливаются в соответствии с нормативными документами на сертифицируемую продукцию и методиками испытаний.
3. Заявитель представляет к образцу (образцам) протоколы приемочных испытаний и технические условия.
4. Отбор образцов для сертификационных испытаний осуществляет испытательная лаборатория или по ее поручению другая компетентная организация. Произведенный отбор образцов оформляют актом по форме согласно приложению 1. Отобранные образцы изолируют от основной продукции, упаковывают (при необходимости), пломбируют или опечатывают на месте отбора.
Ответственность за правильность отбора образцов, их хранение, упаковки, транспортировки и другие процедуры, влияющие на достоверность испытаний, несет испытательная лаборатория.
5. При сертификации продукции у заявителя - изготовителя отбирают образцы готовой продукции, проверенной и принятой соответствующими службами и должностными лицами предприятия и подготовленной для использования по назначению.
Отпуск отобранных образцов продукции оформляется в установленном на предприятии порядке. Отобранные образцы могут передаваться на ответственное хранение должностным лицам предприятия, выделенным для этого его руководителем.
6. При сертификации продукции заявителя - продавца отбор образцов продукции проводится в присутствии заявителя, а для импортной нерастаможенной продукции - также представителя таможни.
7. Все этапы движения образцов продукции в ходе испытаний регистрируются в журнале (приложение 2) и подтверждаются подписью лиц, ответственных за отбор образцов и проведение испытаний.
7. По окончании испытаний испытанные образцы возвращаются заявителю с оформлением необходимых документов и протоколом испытаний.
В случае, когда при проверке (испытаниях) отобранные образцы приведены в негодное для дальнейшего использования по прямому назначению состояние, составляется акт на их списание. Указанный акт составляется представителем заявителя и руководителем лаборатории или лицами, ими уполномоченными. Форма акта на списание приведена в приложении 3.

Приложение 1 к Порядку

__________________________ (наименование лаборатории __________________________ или органа по сертификации)

АКТ ОТБОРА ОБРАЗЦОВ

N ______ от "___"_________ 19__ г.

   Наименование изготовителя (заявителя) _________________________
__________________________________________________________________
   Наименование и адрес организации, где проводился отбор образцов
__________________________________________________________________
   Наименование вида продукции ___________________________________
   Единица измерений _____________________________________________
   Размер партии _________________________________________________
   Результат наружного осмотра партии ____________________________
                                  (состояние упаковки, маркировки)
   Дата выработки ________________________________________________
   Образец отобран в соответствии с ГОСТ _________________________
   Количество отобранных образцов ________________________________
   Цель отбора:  испытание продукции по показателям безопасности в
соответствии с требованиями ГОСТ (ОСТ, ТУ) и т.п.
   Место и дата отбора образцов __________________________________
   Подписи:
   От изготовителя (заказчика) ______________ ____________________
                                 (подпись)          (Ф.И.О.)
   От лаборатории или органа
   по сертификации             ______________ ____________________
                                 (подпись)          (Ф.И.О.)

Приложение 2 к Порядку

ЖУРНАЛ ДВИЖЕНИЯ ОБРАЗЦОВ СЕРТИФИЦИРУЕМОЙ ПРОДУКЦИИ

┌───┬──┬─────────────┬─────────┬────────────┬────────┬──────────┬─────────────────────────┬──────────┬────────┬────────┬─────────┬───────────┐
│N  │  │Наименование │Срок     │Наименование│Дата    │Количество│Распределение образца    │Результаты│Решение │Номер   │Дата     │Подпись    │
│п/п│  │продукции.   │годности │заявителя   │отбора  │продукции │(выборки)                │испытаний │о выдаче│сертифи-│возврата │заявителя  │
│   │  │Изготовитель,│продукции│            │образцов│в образце ├────────────┬────────────┤(номер    │(отказе)│ката,   │или      │(при       │
│   │  │обозначение  │         │            │        │(выборке),│Отправлено  │Оставлено   │протокола,│сертифи-│срок    │списания │возврате)  │
│   │  │партии, дата │         │            │        │шт., кг,  │на          │на          │дата)     │ката    │действия│контроль-│или лица,  │
│   │  │выработки    │         │            │        │упаковка  │испытание   │контроль    │          │(номер, │        │ного     │осуществив-│
│   │  │             │         │            │        │и т.п.    │(количество,│(количество)│          │дата)   │        │образца  │шего       │
│   │  │             │         │            │        │          │дата)       │            │          │        │        │         │списание   │
├───┼──┼─────────────┼─────────┼────────────┼────────┼──────────┼────────────┼────────────┼──────────┼────────┼────────┼─────────┼───────────┤
│ 1 │ 2│     3       │    4    │     5      │   6    │     7    │      8     │     9      │    10    │   11   │   12   │   13    │     14    │
├───┼──┼─────────────┼─────────┼────────────┼────────┼──────────┼────────────┼────────────┼──────────┼────────┼────────┼─────────┼───────────┤
└───┴──┴─────────────┴─────────┴────────────┴────────┴──────────┴────────────┴────────────┴──────────┴────────┴────────┴─────────┴───────────┘

Приложение 3 к Порядку

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель лаборатории или органа по сертификации __________________________ (Ф.И.О.) "____"___________ 19__ г.

АКТ НА СПИСАНИЕ ОБРАЗЦОВ

   Наименование изготовителя (заявителя) _________________________
__________________________________________________________________
   Наименование и  адрес  лаборатории  или органа по сертификации,
где проводились испытания ________________________________________
__________________________________________________________________
   Наименование вида продукции ___________________________________
   Единица измерения _____________________________________________
   Количество образцов ___________________________________________
   Состояние образцов после испытаний (описать состояние) ________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
   Заключение: Отобранные образцы приведены в негодное состояние и
подлежат списанию.
   Подписи:
   От руководителя предприятия          От лаборатории
   (представителя заявителя)            или органа по сертификации
   ___________________________          ___________________________
          (должность)                           (должность)
   ___________________________          ___________________________
            (Ф.И.О.)                             (Ф.И.О.)

Приложение Б к Руководству

ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ИЛ "ГАЛС" ГИМС Г. МОСКВЫ


1. Область распространения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает порядок учета, анализа, идентификации, хранения и периодических проверок отчетных документов и дел ИЛ "Галс".
1.2. Учтенные экземпляры настоящей процедуры находятся:
- у руководителя ИЛ;
- у секретаря - делопроизводителя.

2. Отчетные документы, ведущиеся в ИЛ

2.1. В ИЛ ведутся отчетные документы, отражающие выполнение ИЛ работ и услуг в соответствии с областью аккредитации, а также эффективность работы ее системы качества.
Типовой перечень таких документов определяется Руководством по качеству ИЛ.
К таким документам относятся:
- копии протоколов испытаний;
- рабочие журналы испытаний;
- акты о результатах проверки системы качества с приложениями;
- акты о несоответствиях;
- заявки на проведение испытаний;
- договоры на проведение испытаний;
- акты отбора образцов на испытания и списания образцов (при необходимости);
- журнал учета движения образцов;
- программы и методики испытаний;
- переписка с заявителями;
- рекламации и материалы по их рассмотрению;
- список признанных ИЛ субподрядчиков и договоры (соглашения, контракты) с ними;
- документы, подтверждающие квалификацию персонала ИЛ;
- документы по результатам проверки ИЛ экспертами Госстандарта;
- переписка с Госстандартом России;
- журналы учета входящей (исходящей) корреспонденции;
- журнал регистрации претензий (рекламаций) клиентов, несоответствий системы качества ИЛ, выявленных в повседневной деятельности и в процессе внутренних проверок системы качества.

3. Номенклатура дел и другие перечни документов ИЛ

3.1. В ИЛ ведется номенклатура дел по установленной форме (см. приложение).
Номенклатура дел - специализированный список наименования дел в ИЛ с указанием сроков их хранения.
Пересмотр номенклатуры дел производится ежегодно с учетом предложений структурных подразделений ИЛ.
3.2. Разработка, ведение и пересмотр номенклатуры дел ИЛ возлагается на руководителя группы качества.
3.3. Все дела, входящие в номенклатуру дел ИЛ, хранятся у секретаря - делопроизводителя. Руководитель группы качества обеспечивает хранение документов и конфиденциальность информации.
3.4. Для дел, не вошедших в номенклатуру дел, заводится дополнительный перечень. Ответственность за его разработку и ведение возлагается на руководителя группы качества.

4. Порядок учета и анализа документов перед подшивкой в дела

4.1. Секретарь - делопроизводитель ежедневно производит изъятие документов, поступивших в адрес ИЛ, в канцелярии ГИМС.
Все документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции ИЛ. Ответственность за его ведение и пересмотр возлагается на секретаря - делопроизводителя.
4.2. Зарегистрированные документы секретарь - делопроизводитель передает руководителю ИЛ, а при его отсутствии - руководителю группы качества. После соответствующего анализа документы направляются исполнителям для отработки. При этом делается письменная отметка на чистом поле документа с указанием исполнителя и срока отработки (если это необходимо).
4.3. По завершении работы исполнитель направляет (докладывает) документы руководителю ИЛ для их анализа и направления в дело.
4.4. Документы, имеющие отметку руководителя ИЛ о направлении в дело, подшиваются в соответствующую папку согласно номенклатуре дел или дополнительному перечню дел. Ответственность за подшивку документов в дела возлагается на секретаря - делопроизводителя и ответственных лиц в структурных подразделениях ИЛ.

5. Порядок ведения дел

5.1. Для обеспечения опознания и прослеживаемости в работе все дела идентифицируются посредством присвоения им номера и названия согласно действующей номенклатуре дел и перечню дел.
5.2. Дела оформляются в виде папок и журналов. На обложке каждого дела проставляется номер в соответствии с номенклатурой.
После окончания дела на обложке проставляется количество листов данного дела и срок его хранения. В комплекте каждого дела должен находиться лист учета периодических проверок.
5.3. Ответственность за периодические проверки дел возлагается распоряжением руководителя ИЛ на персонал ИЛ. Проверки производятся не реже одного раза в год.
По результатам периодических проверок определяются дела, подлежащие хранению, и дела, подлежащие уничтожению, определяется также правомерность и соответствие нахождения документов в данном деле.
5.4. В каждой папке предусматривается опись находящихся в ней документов в порядке их направления в дело.
5.5. Документы из дел выдаются персоналу ИЛ только по указанию руководителя ИЛ.

6. Порядок хранения дел и архива

6.1. Все дела хранятся в специально выделенных для этого местах.
Место хранения дела определяется номенклатурой дел и перечнем.
6.2. Законченные дела хранятся в архиве ИЛ в течение установленного срока хранения.
6.3. Ответственность за ведение и хранение дел в архиве ИЛ несет специально назначенное для этого лицо.
6.4. В обязанность лиц, несущих ответственность за ведение и хранение дел, входит обеспечение защиты этих дел от доступа неуполномоченных лиц и обеспечение доступа уполномоченного персонала ИЛ к делам, исключающее повреждение или утрату документов из дел.
Исключение утраты документов обеспечивается применением карточек - заместителей для дел и карточек - заместителей для документов, выдаваемых из дел.
Дела и документы из дел персоналу ИЛ выдаются специально уполномоченными на это лицами.
6.5. Все документы, принятые на хранение в архив, регистрируются в журнале дел, хранящихся в архиве ИЛ.
6.6. Установленный срок хранения документов и дел ИЛ - 5 лет.

7. Требования к окружающим условиям

7.1. Помещения для хранения документов располагаются в помещениях ГИМС.
7.2. Помещения для хранения оборудуются стеллажами и, где необходимо, запирающимися шкафами и сейфами.
7.3. В помещениях для хранения поддерживаются необходимые температурные, влажностные и санитарно - гигиенические режимы, обеспечивающие надлежащую сохранность документов.
7.4. Лица, ответственные за хранение документов, постоянно осуществляют надзор за состоянием документов и за соблюдением условий хранения.
Ежегодно производится выборочный просмотр сохранности документов.

8. Распределение ответственности

8.1. Руководитель ИЛ:
- проводит анализ документов, поступивших в адрес ИЛ;
- определяет ответственных исполнителей и сроки отработки документов;
- принимает решение о направлении отработанных документов в дело;
- определяет ответственных лиц за разработку и ведение номенклатуры дел и перечня дел, за периодические проверки ведения и хранения дел.
8.2. Ответственные исполнители:
- отрабатывают документы в установленные сроки;
- ведут дела в соответствии с перечнем дел;
- разрабатывают и подают предложения по изменению номенклатуры и перечня дел.
8.3. Руководитель группы качества:
- в отсутствие руководителя ИЛ выполняет его функции по п. 8.1;
- с учетом предложений структурных подразделений ИЛ ежегодно разрабатывает номенклатуру дел и перечень дел, ведущихся в ИЛ;
- организует регистрацию входящих и исходящих документов, ведение и хранение соответствующих журналов и дел ИЛ.
8.4. Секретарь - делопроизводитель отвечает за доставку, рассылку, регистрацию и подшивку в дела документов, сохранность документов и дел.

9. Отчетные документы

9.1. Номенклатура дел ИЛ.
9.2. Перечень дел, не вошедших в номенклатуру дел ИЛ.
9.3. Листы периодических проверок дел.

Руководитель ИЛ "Галс" В.П. Шевчук

Приложение к Порядку управления отчетными документами

Форма номенклатуры дел

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ИЛ "Галс" _________ В.П. Шевчук

"___"_________ 199_ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ИЛ "ГАЛС" ЗА 199 __ Г.

   ┌───┬──────┬────────────┬───────────┬──────────┬──────────┐
   │N  │Индекс│Наименование│Количество │Срок      │Примечание│
   │п/п│дел   │дел         │дел (томов)│хранения  │          │
   │   │      │            │           │и ст.     │          │
   │   │      │            │           │по перечню│          │
   ├───┼──────┼────────────┼───────────┼──────────┼──────────┤
   │ 1 │   2  │      3     │      4    │    5     │    6     │
   ├───┼──────┼────────────┼───────────┼──────────┼──────────┤
   └───┴──────┴────────────┴───────────┴──────────┴──────────┘

Похожие документы: